Buchhaltung & Lohn einfach erklärt

Laufende Buchhaltung bedeutet, jeden Geschäftsvorfall – jede Rechnung, jede Ausgabe, jede Zahlung – zeitnah zu erfassen, dem richtigen Konto zuzuordnen (kontieren) und ordentlich abzulegen. Dazu gehören klassischerweise: Eingangs- und Ausgangsrechnungen buchen, das Kassenbuch führen (falls Bargeld im Spiel ist), Kontoauszüge abgleichen und die Belege so archivieren, dass sie im Bedarfsfall – etwa bei einer Betriebsprüfung – schnell auffindbar sind. Sie ist die Grundlage für alles Weitere: Ohne saubere laufende Buchhaltung lässt sich weder eine Umsatzsteuervoranmeldung korrekt erstellen noch am Jahresende ein Abschluss erstellen. Digitale Werkzeuge wie ein Mandantenportal erleichtern das, weil Belege direkt beim Entstehen fotografiert und hochgeladen werden können, statt sich in einem Schuhkarton zu sammeln.

Quelle für vertiefende Informationen: Bundesfinanzministerium

Beide sind Wege, den Gewinn eines Geschäftsjahres zu ermitteln – aber unterschiedlich gründlich. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist die einfachere Variante: Sie stellt nur tatsächlich geflossene Einnahmen den tatsächlich geflossenen Ausgaben gegenüber (Zufluss-Abfluss-Prinzip). Sie dürfen sie nutzen, wenn Sie nicht buchführungspflichtig sind – das betrifft die meisten Freiberufler und kleinere Gewerbetreibende unterhalb bestimmter Umsatz- und Gewinngrenzen. Die Bilanz (zusammen mit der Gewinn- und Verlustrechnung) ist aufwendiger: Sie erfasst zusätzlich Vermögen und Schulden zu einem Stichtag, arbeitet mit Forderungen/Verbindlichkeiten statt nur mit Zahlungsflüssen und ist für Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH) sowie größere Gewerbebetriebe verpflichtend. Welche Pflicht für Sie gilt, hängt von Rechtsform, Umsatz und Gewinn ab – die Erstellung einer Bilanz selbst gehört zu den Leistungen, die nur ein Steuerberater übernehmen darf.

Die Kleinunternehmerregelung ist eine Vereinfachung für kleine Umsätze: Wer die gesetzlich festgelegten Umsatzgrenzen (Vorjahr und laufendes Jahr) nicht überschreitet, muss auf Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und auch keine an das Finanzamt abführen – im Gegenzug entfällt aber auch der Vorsteuerabzug (die Erstattung der Umsatzsteuer, die Sie selbst beim Einkauf bezahlt haben). Das reduziert vor allem den administrativen Aufwand: keine Umsatzsteuervoranmeldungen, einfachere Rechnungen. Die genauen Euro-Grenzwerte werden vom Gesetzgeber von Zeit zu Zeit angepasst, deshalb hier bewusst ohne veraltete Zahl – die aktuell gültigen Werte finden Sie beim Bundesfinanzministerium oder Ihrem Finanzamt. Die Regelung ist freiwillig: Man kann auch bei geringem Umsatz freiwillig auf sie verzichten, wenn sich das lohnt (z. B. bei hohen Investitionen mit Vorsteuer).

Quelle für aktuelle Grenzwerte: §19 UStG, gesetze-im-internet.de

Wer umsatzsteuerpflichtig ist (also kein Kleinunternehmer), muss dem Finanzamt regelmäßig melden, wie viel Umsatzsteuer er eingenommen und wie viel Vorsteuer er selbst gezahlt hat – das ist die Umsatzsteuervoranmeldung (USt-VA). Aus der Differenz ergibt sich, ob eine Zahlung ans Finanzamt fällig wird oder eine Erstattung. Die Meldung erfolgt elektronisch über ELSTER. Wie oft sie abgegeben werden muss – monatlich, vierteljährlich oder (bei sehr geringer Steuerlast) gar nicht mehr laufend – hängt von der Höhe der Steuerzahllast des Vorjahres ab und wird vom Finanzamt festgelegt bzw. ändert sich in den ersten Gründungsjahren häufig automatisch. Neu gegründete Unternehmen müssen in der Regel in den ersten Jahren monatlich melden.

Seit dem 1. Januar 2025 muss grundsätzlich jedes Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im B2B-Geschäft zu empfangen. Wichtig dabei: Eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format wie XRechnung oder ZUGFeRD – ein reines PDF per E-Mail gilt rechtlich nicht mehr als E-Rechnung, sondern nur noch als „sonstige Rechnung“. Für die eigene Ausstellung solcher Rechnungen gelten gestaffelte Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen weiterhin auch Papier- oder PDF-Rechnungen ausgestellt werden, für kleinere Unternehmen verlängert sich das teils bis Ende 2027 – spätestens ab 2028 wird die E-Rechnung auch beim Ausstellen für alle verpflichtend. Betroffen sind zunächst nur inländische Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B); Rechnungen an Privatpersonen sind ausgenommen. Wer frühzeitig auf ein geeignetes System umstellt, vermeidet späteren Zeitdruck.

Quelle: Bundesfinanzministerium, §14 UStG

Für fast jede Buchung braucht es einen Beleg – Rechnung, Quittung, Kontoauszug. Wichtig ist nicht nur das Sammeln, sondern auch das Aufbewahren: Für die meisten geschäftlichen Unterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen von 6 bis 10 Jahren (z. B. nach §147 Abgabenordnung und §257 Handelsgesetzbuch), abhängig von der Art des Dokuments. Rechnungen, Kontoauszüge, Lohnunterlagen und Jahresabschlüsse gehören typischerweise zu den länger aufzubewahrenden Unterlagen. Digitale Belege (z. B. ein Foto mit dem Handy) sind grundsätzlich zulässig, solange sie unveränderbar archiviert und im Bedarfsfall lesbar reproduzierbar sind – ein guter Grund, Belege direkt beim Entstehen zu digitalisieren, statt Papier zu horten.

Quelle: §147 AO, gesetze-im-internet.de

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – die Regeln der Finanzverwaltung dafür, wie digitale Buchführung ablaufen muss, damit sie bei einer Betriebsprüfung anerkannt wird. Die Kernanforderungen: Nachvollziehbarkeit (jede Buchung muss sich lückenlos herleiten lassen), Unveränderbarkeit (einmal erfasste Belege und Buchungen dürfen nicht nachträglich unbemerkt geändert werden), zeitgerechte Erfassung (zeitnah statt erst Monate später) sowie eine geordnete, vollständige Aufbewahrung samt Verfahrensdokumentation. Für die Praxis heißt das unter anderem: Ein digitalisierter Beleg – etwa ein Foto mit dem Handy – muss danach unveränderbar archiviert werden. Ein GoBD-konformes digitales System nimmt Ihnen diese Sorgfalt technisch ab, statt sie manuell sicherstellen zu müssen.

Quelle: BMF-Schreiben zu den GoBD, Bundesfinanzministerium

Ein Minijob ist eine geringfügige Beschäftigung mit einem Verdienst bis zu einer gesetzlich festgelegten Monatsgrenze. Als Arbeitgeber müssen Sie eine Minijobberin oder einen Minijobber bei der Minijob-Zentrale (der zentralen Einzugsstelle) anmelden, bevor die Beschäftigung beginnt. Dafür brauchen Sie u. a. die Sozialversicherungsnummer der Beschäftigten, Beginn des Arbeitsverhältnisses und die vereinbarte Vergütung. Als Arbeitgeber zahlen Sie pauschale Abgaben (u. a. Kranken- und Rentenversicherung, Umlagen, ggf. Steuer) direkt an die Minijob-Zentrale – die oder der Beschäftigte selbst zahlt in der Regel nichts oder nur einen geringen Eigenanteil zur Rentenversicherung, von dem sie/er sich befreien lassen kann. Die laufende Lohnabrechnung für Minijobs gehört zu den Aufgaben, die eine Buchhaltungsstelle wie Steuerwerk Bonn im Rahmen der Lohnabrechnung übernehmen kann.

Quelle: Minijob-Zentrale

Eine Gehaltsabrechnung wirkt oft unübersichtlich, folgt aber immer demselben Grundschema: Oben steht das Bruttogehalt (die vereinbarte Vergütung vor Abzügen), ggf. plus Zulagen oder geldwerte Vorteile. Davon werden zwei Gruppen abgezogen: die Steuern (Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, ggf. Kirchensteuer – abhängig von Steuerklasse und Freibeträgen) und die Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, jeweils der Arbeitnehmer-Anteil). Was übrig bleibt, ist das Nettogehalt – der tatsächlich ausgezahlte Betrag. Zusätzlich weist die Abrechnung meist den Arbeitgeber-Anteil der Sozialversicherung aus, den zwar der Arbeitgeber zahlt, der aber nicht vom Bruttogehalt der/des Beschäftigten abgezogen wird. Bei Fragen zu einzelnen Positionen auf der eigenen Abrechnung hilft in der Regel ein Blick auf die mitgelieferte Erläuterung oder eine Nachfrage bei der lohnabrechnenden Stelle.

Beschäftigt Ihr Unternehmen sozialversicherungspflichtige Mitarbeitende, zahlen Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Beiträge zu den vier Hauptzweigen der Sozialversicherung in der Regel je zur Hälfte: Krankenversicherung (Grundbeitrag plus ein von der Krankenkasse festgelegter Zusatzbeitrag), Pflegeversicherung, Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung. Hinzu kommt die vom Arbeitgeber allein getragene Unfallversicherung über die zuständige Berufsgenossenschaft. Die genauen Beitragssätze werden regelmäßig angepasst und variieren teils je Krankenkasse (beim Zusatzbeitrag). Angemeldet und abgerechnet wird über die jeweilige Krankenkasse der/des Beschäftigten als sogenannte Einzugsstelle, die die Beiträge dann an die anderen Versicherungszweige weiterleitet.

Quelle: GKV-Spitzenverband, Deutsche Rentenversicherung

Wer teilweise oder vollständig von zu Hause arbeitet, kann die Homeoffice-Pauschale (auch Tagespauschale genannt) steuerlich geltend machen: pro Kalendertag im Homeoffice ein fester Euro-Betrag, bis zu einem jährlichen Höchstbetrag – ohne dass dafür ein separates, abgeschlossenes Arbeitszimmer nachgewiesen werden muss. Das unterscheidet sie vom klassischen häuslichen Arbeitszimmer, das strengere Voraussetzungen hat (ein eigener Raum, der nahezu ausschließlich beruflich genutzt wird), dafür aber unter Umständen höhere tatsächliche Kosten absetzbar macht. Für die meisten Selbstständigen und Kleinunternehmer, die etwa am Küchentisch oder in einer Ecke des Wohnzimmers arbeiten, ist die einfachere Pauschale in der Praxis meist der unkompliziertere Weg. Wie viele Tage angesetzt werden können und ob sich im Einzelfall das Arbeitszimmer stattdessen lohnt, ist individuell verschieden.

Quelle: §4 Abs. 5 EStG, gesetze-im-internet.de

Wer beruflich unterwegs ist, kann bestimmte Kosten pauschal oder nach Beleg absetzen. Die wichtigsten Bestandteile: die Verpflegungspauschale (ein fester Tagessatz, gestaffelt nach Abwesenheitsdauer – ab 8 Stunden ein reduzierter, für volle Kalendertage ein voller Satz; im Ausland gelten eigene, länderspezifische Sätze), Fahrtkosten (beim eigenen Pkw meist über eine Kilometerpauschale, bei Bahn, Flug oder Mietwagen die tatsächlichen Belege) sowie gegebenenfalls Übernachtungskosten nach Beleg. Entscheidend für die steuerliche Anerkennung ist die Abgrenzung zur ersten Tätigkeitsstätte: Nur Fahrten, die über den normalen Arbeitsweg hinausgehen, zählen als Dienstreise mit den genannten Pauschalen; der übliche Arbeitsweg wird stattdessen über die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) erfasst. Der Reisekosten-Rechner unter „Services“ hilft bei einer ersten Schätzung der Verpflegungspauschale.

Quelle: §9 EStG, gesetze-im-internet.de

Wird ein Firmen- oder Dienstwagen auch privat genutzt, muss dieser geldwerte Vorteil versteuert werden – dafür gibt es zwei Methoden. Die 1-%-Regelung ist die pauschale, einfachere Variante: Monatlich wird 1 % des Bruttolistenpreises (des Neuwagens, unabhängig vom tatsächlichen Kaufpreis) als geldwerter Vorteil versteuert, zuzüglich 0,03 % je Entfernungskilometer zur ersten Tätigkeitsstätte pro Monat. Die Fahrtenbuch-Methode ist genauer, aber aufwendiger: Jede Fahrt wird lückenlos dokumentiert (Datum, Kilometerstand, Ziel, Zweck), und nur der tatsächliche private Nutzungsanteil an den Gesamtkosten des Fahrzeugs wird versteuert – das lohnt sich vor allem bei geringer Privatnutzung oder hochpreisigen Fahrzeugen. Für Elektro- und bestimmte Hybridfahrzeuge gelten reduzierte Bemessungsgrundlagen (0,25 % bzw. 0,5 % statt 1 %), abhängig von Kaufpreis und Anschaffungsjahr. Der Firmenwagen-Rechner unter „Services“ bildet die 1-%-Regelung ab.

Quelle: §8 EStG, gesetze-im-internet.de

Kurzarbeitergeld ist eine Leistung der Bundesagentur für Arbeit, die einen Teil des Lohnausfalls ausgleicht, wenn ein Betrieb vorübergehend und unvermeidbar weniger Arbeit hat – etwa bei einem Auftragseinbruch – und deshalb die Arbeitszeit reduziert, statt zu kündigen. Der Arbeitgeber meldet den Arbeitsausfall zunächst bei der zuständigen Agentur für Arbeit an und zahlt für die ausgefallenen Stunden das Kurzarbeitergeld an die Beschäftigten aus – erstattet bekommt er es anschließend von der Agentur für Arbeit. Für den Arbeitgeber bedeutet das zusätzlichen Abrechnungsaufwand: Die Kurzarbeit muss korrekt in der laufenden Lohnabrechnung berücksichtigt und die Erstattung fristgerecht beantragt werden. Die genauen Voraussetzungen – etwa der Mindestanteil betroffener Beschäftigter und die Anzeigefristen – prüft im Einzelfall die zuständige Agentur für Arbeit.

Quelle: Bundesagentur für Arbeit

Bei Steuerwerk Bonn läuft die Zusammenarbeit weitgehend digital über das Mandantenportal: Sie fotografieren oder laden Belege hoch (der eingebaute Dokumentenscanner erkennt und begradigt Dokumente automatisch), wir übernehmen die laufende Buchführung bzw. Lohnabrechnung im gesetzlich zulässigen Rahmen, und Sie behalten jederzeit über das Portal den Überblick über hochgeladene und bearbeitete Unterlagen. Für Fragen zwischendurch stehen Kontaktformular, E-Mail und WhatsApp zur Verfügung. Das ersetzt weder den persönlichen Kontakt noch – wo nötig – die Einbindung eines Steuerberaters, macht die laufende Zusammenarbeit aber ortsunabhängig und papierarm.

Die Wahl der Rechtsform beeinflusst Haftung, Buchführungspflichten und steuerliche Behandlung. Ein grober, rein beschreibender Überblick: Das Einzelunternehmen (inkl. Freiberufler) ist am einfachsten zu gründen, haftet aber mit dem gesamten Privatvermögen. Die GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) funktioniert ähnlich, nur mit mehreren Gründern, ebenfalls mit persönlicher Haftung. Die UG (haftungsbeschränkt) und die GmbH sind Kapitalgesellschaften: Die Haftung ist grundsätzlich auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt, dafür sind Gründung und laufende Pflichten (u. a. Bilanzierungspflicht, Handelsregistereintrag) aufwendiger. Welche Rechtsform im Einzelfall passt, hängt von Haftungsrisiko, geplantem Wachstum, Mitgründern und steuerlichen Überlegungen ab – eine individuelle Empfehlung dazu ist eine Frage für Steuerberater bzw. Rechtsanwalt, nicht für diese Übersicht.

Quelle: BMWK-Existenzgründungsportal

Nicht jede selbstständige Tätigkeit erfordert eine Gewerbeanmeldung. Wer einen der im Gesetz genannten freien Berufe ausübt (klassisch u. a. Ärzte, Anwälte, Steuerberater, aber auch viele schreibende, beratende, künstlerische oder unterrichtende Tätigkeiten – §18 EStG), meldet sich stattdessen direkt beim Finanzamt an, ohne Gewerbeamt und ohne Gewerbesteuer. Alle anderen selbstständigen Tätigkeiten gelten als Gewerbe und müssen beim örtlichen Gewerbeamt angemeldet werden; es fällt ggf. Gewerbesteuer an (mit einem Freibetrag für Einzelunternehmen/Personengesellschaften). Die Abgrenzung ist nicht immer eindeutig und wird im Zweifel vom Finanzamt anhand der konkreten Tätigkeit beurteilt – bei Unsicherheit lohnt sich eine frühzeitige Klärung, bevor Rechnungen geschrieben werden.

Wiederkehrende Termine, die je nach Situation relevant sein können: die Umsatzsteuervoranmeldung (monatlich/vierteljährlich, jeweils bis zum 10. des Folgemonats zzgl. evtl. Dauerfristverlängerung), die Lohnsteuer-Anmeldung für Arbeitgeber (ebenfalls i. d. R. bis zum 10. des Folgemonats), die jährliche Einkommensteuererklärung (Regelfrist i. d. R. 31. Juli des Folgejahres, mit steuerlicher Vertretung entsprechend später) sowie ggf. Termine für Gewerbesteuer-Vorauszahlungen und – bei Bilanzierungspflicht – die Erstellung des Jahresabschlusses. Welche Fristen im Einzelfall gelten und wie sie sich durch Dauerfristverlängerung oder steuerliche Vertretung verschieben, ist individuell verschieden – ein verlässlicher Kalender mit den tatsächlich für Sie geltenden Terminen ist Teil dessen, was eine laufende Buchhaltungsbetreuung im Blick behält. Die konkreten Termine für 2026 (inkl. Schonfrist) finden Sie im Abgabefristen-Kalender.

Der Übergangsbereich – umgangssprachlich „Midijob“ genannt – schließt sich oberhalb der Minijob-Grenze an: Wer in diesem Verdienstbereich beschäftigt ist, zahlt bereits Sozialversicherungsbeiträge, aber zu einem reduzierten, gleitend ansteigenden Arbeitnehmeranteil statt dem vollen Beitragssatz – das soll den Übergang von einem Minijob in eine „normale“ sozialversicherungspflichtige Beschäftigung finanziell abfedern. Der Arbeitgeberanteil bleibt dabei regulär in voller Höhe bestehen. Anders als beim Minijob besteht im Übergangsbereich voller Krankenversicherungsschutz sowie Anspruch auf Arbeitslosengeld, und es werden reguläre Rentenversicherungsansprüche aufgebaut. Für die Lohnabrechnung bedeutet der Übergangsbereich eine eigene Berechnungsformel für den Arbeitnehmeranteil, die von der Gehaltshöhe innerhalb der Verdienstgrenzen abhängt.

Quelle: Deutsche Rentenversicherung, GKV-Spitzenverband

Die Lohnsteuerklasse bestimmt, wie viel Lohnsteuer monatlich direkt vom Gehalt einbehalten wird – sie ist eine Vorauszahlung, keine endgültige Steuerfestsetzung. Steuerklasse I gilt für Ledige, Geschiedene und dauernd Getrenntlebende ohne Kinder. Steuerklasse II ist für Alleinerziehende gedacht und berücksichtigt den Entlastungsbetrag. Steuerklasse III gilt für Verheiratete, wenn der Partner Steuerklasse V wählt – meist für den Hauptverdiener, mit spürbar geringerem Lohnsteuerabzug. Steuerklasse IV ist der Standard für Verheiratete mit ähnlich hohem Einkommen beider Partner. Steuerklasse V ist das Gegenstück zu III, mit höherem Abzug. Steuerklasse VI gilt für ein zweites oder weiteres Dienstverhältnis, ohne die üblichen Freibeträge – hier fällt der Abzug am höchsten aus. Welche Kombination im Einzelfall günstiger ist, hängt vom tatsächlichen Verhältnis der Einkommen beider Partner ab.

Quelle: §38b EStG, gesetze-im-internet.de

Damit eine Rechnung steuerlich anerkannt wird – insbesondere für den Vorsteuerabzug des Empfängers – müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten sein: vollständiger Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer, Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung, der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie der anzuwendende Steuersatz (oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung, etwa bei der Kleinunternehmerregelung) und der Steuerbetrag. Bei Kleinbeträgen gelten vereinfachte Anforderungen. Fehlt eine Pflichtangabe, kann das Finanzamt dem Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug verweigern – ein guter Grund, Rechnungsvorlagen einmal sorgfältig einzurichten statt bei jeder Rechnung neu zu prüfen.

Quelle: §14 UStG, gesetze-im-internet.de

Der Vorsteuerabzug erlaubt es umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, die Umsatzsteuer, die sie selbst beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen bezahlt haben, mit der von ihnen selbst eingenommenen Umsatzsteuer zu verrechnen – im Ergebnis wird nur die Differenz, die tatsächliche Wertschöpfung, besteuert. Voraussetzung ist unter anderem eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben, die auf das eigene Unternehmen ausgestellt ist, sowie dass der Einkauf tatsächlich für unternehmerische Zwecke erfolgt ist. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen – im Gegenzug müssen sie aber auch keine Umsatzsteuer auf eigene Rechnungen ausweisen und abführen. Bei gemischter Nutzung (teils privat, teils geschäftlich, z. B. bei einem Fahrzeug) ist nur der unternehmerisch genutzte Anteil vorsteuerabzugsfähig.

Quelle: §15 UStG, gesetze-im-internet.de

In Deutschland gibt es im Wesentlichen zwei Umsatzsteuersätze: den Regelsteuersatz von 19 %, der für die meisten Lieferungen und Leistungen gilt, und den ermäßigten Steuersatz von 7 % für einen im Gesetz konkret aufgezählten Katalog von Ausnahmen – dazu zählen unter anderem die meisten Lebensmittel (nicht aber z. B. Getränke oder der Verzehr vor Ort in der Gastronomie, hier gelten Sonderregeln), Bücher und Zeitungen, der öffentliche Personennahverkehr sowie bestimmte kulturelle und soziale Leistungen. Welcher Satz im Einzelfall zutrifft, ist nicht immer offensichtlich – etwa bei Kombinationen aus mehreren Leistungen (z. B. Essen zum Mitnehmen vs. vor Ort) oder bei neueren Sonderregeln wie dem Nullsteuersatz für bestimmte Photovoltaikanlagen (siehe eigener Artikel). Der Umsatzsteuer-Rechner unter „Services“ nutzt den jeweils passenden Satz zur Schätzung.

Quelle: §12 UStG, gesetze-im-internet.de

Wird ein Wirtschaftsgut angeschafft, das voraussichtlich länger als ein Jahr genutzt wird – etwa ein Firmenwagen, ein Laptop oder eine Maschine – darf der Kaufpreis in aller Regel nicht sofort in voller Höhe als Betriebsausgabe abgezogen werden. Stattdessen wird er über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben: die sogenannte Absetzung für Abnutzung (AfA). Die Finanzverwaltung veröffentlicht dazu amtliche AfA-Tabellen, die für viele Wirtschaftsgüter eine typische Nutzungsdauer in Jahren vorgeben. Am gebräuchlichsten ist die lineare AfA: Der Kaufpreis wird gleichmäßig über die Nutzungsdauer verteilt, sodass jedes Jahr derselbe Betrag als Aufwand gebucht wird. Für geringwertige Wirtschaftsgüter unterhalb einer bestimmten Wertgrenze gibt es vereinfachte Regeln (siehe den Artikel zu GWG).

Quelle: Bundesfinanzministerium, AfA-Tabellen

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) sind bewegliche, abnutzbare Anlagegüter, deren Anschaffungskosten eine gesetzlich festgelegte Wertgrenze nicht überschreiten – klassische Beispiele sind ein Bürostuhl, ein Drucker oder ein einfaches Werkzeug. Für solche Anschaffungen gibt es eine Vereinfachung gegenüber der regulären Abschreibung über mehrere Jahre: Sie können wahlweise im Jahr der Anschaffung sofort in voller Höhe als Betriebsausgabe abgesetzt werden, statt über die AfA-Tabelle verteilt zu werden. Das reduziert den Buchhaltungsaufwand erheblich, da für jedes einzelne GWG sonst eine eigene Abschreibungsdauer nachgehalten werden müsste. Die genaue Wertgrenze wird gelegentlich angepasst – die aktuell gültige Grenze findet sich beim Bundesfinanzministerium.

Quelle: §6 Abs. 2 EStG, gesetze-im-internet.de

Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind – sie mindern den steuerpflichtigen Gewinn. Dazu zählen typischerweise Wareneinkäufe, Miete für Geschäftsräume, Personalkosten, Versicherungsbeiträge, Fachliteratur, Fortbildungen, Telefon- und Internetkosten (anteilig bei gemischter Nutzung) sowie Abschreibungen. Entscheidend ist stets der betriebliche Veranlassungszusammenhang: Rein private Ausgaben zählen nicht, auch wenn sie im weiteren Sinne mit der Tätigkeit zusammenhängen. Bei gemischt genutzten Kosten – etwa einem privat und geschäftlich genutzten Telefon – wird nur der betrieblich veranlasste Anteil angesetzt, häufig anhand einer nachvollziehbaren, im Zweifel geschätzten Aufteilung. Eine saubere Belegführung ist die Grundvoraussetzung dafür, dass Betriebsausgaben im Zweifel auch nachgewiesen werden können.

Quelle: §4 Abs. 4 EStG, gesetze-im-internet.de

Enthält eine bereits ausgestellte Rechnung einen Fehler – etwa einen falschen Betrag, eine fehlende Pflichtangabe oder einen falschen Steuersatz – gibt es zwei gängige Wege, das zu korrigieren. Bei der Rechnungsberichtigung wird die ursprüngliche Rechnung unter eindeutigem Bezug auf die fehlerhafte Rechnungsnummer inhaltlich korrigiert. Bei größeren Fehlern ist häufig eine vollständige Stornorechnung (auch Gutschrift oder Korrekturrechnung genannt) der einfachere Weg: Die ursprüngliche Rechnung wird komplett storniert und anschließend eine neue, korrekte Rechnung ausgestellt. In beiden Fällen sollte der Bezug zur ursprünglichen Rechnung eindeutig nachvollziehbar bleiben, damit die Korrektur bei einer Prüfung klar zugeordnet werden kann.

Quelle: Bundesfinanzministerium

Wer seine Umsatzsteuervoranmeldung monatlich abgeben muss, hat dafür regulär bis zum 10. des Folgemonats Zeit – das kann knapp werden, wenn Buchhaltungsunterlagen erst spät vollständig vorliegen. Die Dauerfristverlängerung verschiebt diese Frist einmalig beantragt um einen weiteren Monat nach hinten, gilt dann aber dauerhaft für alle künftigen Voranmeldungen, bis sie widerrufen wird. Bei monatlicher Abgabe ist im Gegenzug eine Sondervorauszahlung in Höhe eines Elftels der Vorjahres-Umsatzsteuerzahllast zu leisten, die am Jahresende mit der letzten Voranmeldung verrechnet wird. Bei vierteljährlicher Abgabe entfällt diese Sondervorauszahlung. Beantragt wird die Dauerfristverlängerung elektronisch über ELSTER.

Quelle: §§46-48 UStDV, Bundesfinanzministerium

Für kleinere Photovoltaikanlagen gelten seit einigen Jahren deutliche steuerliche Vereinfachungen. Einkommensteuerlich sind Einnahmen aus dem Betrieb bestimmter, nach installierter Leistung begrenzter PV-Anlagen auf oder an Gebäuden steuerfrei gestellt – die Anlage muss dafür nicht mehr als eigener Gewerbebetrieb mit Gewinnermittlung in der Einkommensteuererklärung geführt werden. Umsatzsteuerlich gilt für die Lieferung und Installation solcher Anlagen ein Nullsteuersatz (0 % statt 19 %): Der Käufer zahlt effektiv keine Umsatzsteuer auf Kauf und Montage, muss dafür aber auch nicht mehr freiwillig zur Umsatzsteuerpflicht optieren, um sich die Vorsteuer erstatten zu lassen. Die genauen Leistungsgrenzen, ab denen diese Vereinfachungen nicht mehr greifen, sind gesetzlich festgelegt und sollten im Einzelfall geprüft werden.

Quelle: §3 Nr. 72 EStG, §12 Abs. 3 UStG

Wer als umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen Waren oder bestimmte Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Mitgliedstaaten liefert bzw. erbringt, muss diese Umsätze zusätzlich zur Umsatzsteuervoranmeldung in einer Zusammenfassenden Meldung (ZM) an das Bundeszentralamt für Steuern melden. Sie listet die Umsätze aufgeschlüsselt nach der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des jeweiligen EU-Geschäftspartners auf und dient dem Abgleich zwischen den Finanzverwaltungen der Mitgliedstaaten, damit steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen auf beiden Seiten korrekt erfasst werden. Die Meldung erfolgt elektronisch, in der Regel monatlich oder quartalsweise je nach Umsatzhöhe, und ist unabhängig von der Umsatzsteuervoranmeldung eine eigene, zusätzliche Meldepflicht.

Quelle: Bundeszentralamt für Steuern

Wer ein Gewerbe anmeldet, wird damit automatisch Pflichtmitglied der für den Standort zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK) – bei einem Handwerksbetrieb zusätzlich bzw. stattdessen der Handwerkskammer (HWK). Diese Mitgliedschaft ist gesetzlich vorgeschrieben, nicht freiwillig, und mit einem jährlichen Beitrag verbunden, der sich meist aus einem Grundbetrag und einer umlagebezogenen Komponente (abhängig vom Gewerbeertrag) zusammensetzt. Kleingewerbetreibende mit sehr geringem Ertrag sind häufig ganz oder teilweise von der Umlage befreit – die genauen Freigrenzen legt die jeweilige Kammer fest und unterscheiden sich regional. Freiberufler (siehe den Artikel zu Gewerbe vs. Freiberufler-Status) sind von der IHK-Pflichtmitgliedschaft grundsätzlich nicht betroffen, da sie kein Gewerbe anmelden.

Quelle: DIHK

Wer nebenberuflich in bestimmten gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Bereichen tätig ist – etwa als Trainer im Sportverein, Chorleiter oder Betreuer in der Erwachsenenbildung – kann die Übungsleiterpauschale nutzen: Einnahmen aus einer solchen Tätigkeit bleiben bis zu einem jährlichen Freibetrag komplett steuer- und sozialversicherungsfrei. Für andere nebenberufliche ehrenamtliche Tätigkeiten, die nicht unter die engeren Voraussetzungen der Übungsleiterpauschale fallen, gibt es zusätzlich die niedrigere Ehrenamtspauschale. Beide Freibeträge können nicht für dieselbe Tätigkeit gleichzeitig genutzt werden, wohl aber nebeneinander für unterschiedliche Tätigkeiten – ein echter, unbürokratischer Steuervorteil für Vereine und Ehrenamtliche.

Quelle: §3 Nr. 26 und Nr. 26a EStG

Wer Bareinnahmen erzielt und dafür eine elektronische Registrierkasse oder ein PC-Kassensystem nutzt, muss seit einigen Jahren eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) einsetzen – sie protokolliert jeden Kassenvorgang manipulationssicher und lückenlos. Das Kassenbuch selbst muss zeitnah, vollständig und nachvollziehbar geführt werden (siehe auch den Artikel zu GoBD); tägliche Kassenabschlüsse und der Export der TSE-Daten für eine mögliche Kassennachschau des Finanzamts gehören zur laufenden Pflicht dazu. Auch eine offene Ladenkasse (ohne elektronisches System, mit handschriftlichem Kassenbuch) bleibt zulässig, unterliegt aber ähnlich strengen formalen Anforderungen. Wer eine TSE-pflichtige Kasse neu anschafft oder in Betrieb nimmt, muss dies zudem dem zuständigen Finanzamt melden.

Quelle: Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), Bundesfinanzministerium

Seit 2023 läuft die Krankmeldung von gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmern weitgehend elektronisch: Die Arztpraxis übermittelt die Arbeitsunfähigkeitsdaten direkt an die Krankenkasse, und Arbeitgeber rufen die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) selbst bei der Krankenkasse ab, statt eine Papierbescheinigung von der/dem Beschäftigten zu erhalten. Die/der Beschäftigte ist weiterhin verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer dem Arbeitgeber rechtzeitig mitzuteilen – nur der Nachweis selbst läuft jetzt digital über die Krankenkasse. Für privat Krankenversicherte sowie in bestimmten Ausnahmefällen (z. B. Auslandsaufenthalt) gilt die eAU nicht, hier bleibt die Papierbescheinigung nötig.

Quelle: §109 SGB IV, GKV-Spitzenverband

In bestimmten, besonders missbrauchsanfälligen Branchen – etwa Bau, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Speditionen, Gebäudereinigung oder Fleischwirtschaft – müssen Arbeitgeber neue Beschäftigte nicht wie sonst üblich innerhalb von sechs Wochen, sondern bereits mit Beginn der Beschäftigung bei der Minijob-Zentrale melden: die sogenannte Sofortmeldung. Sie dient der Bekämpfung von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung und muss spätestens bei Arbeitsantritt elektronisch übermittelt werden. Die Sofortmeldung ersetzt nicht die reguläre Sozialversicherungsmeldung, sondern ergänzt sie um diesen vorgezogenen ersten Meldeschritt.

Quelle: §28a Abs. 4 SGB IV, Minijob-Zentrale

Wer als Unternehmen regelmäßig Aufträge an selbstständige Künstler oder Publizisten vergibt – etwa Grafikdesign, Texterstellung, Fotografie oder Webdesign mit gestalterischem Anteil – kann abgabepflichtig zur Künstlersozialkasse (KSK) werden. Die KSK ermöglicht selbstständigen Künstlern und Publizisten den Zugang zur gesetzlichen Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung zu Arbeitnehmerkonditionen; finanziert wird das je zur Hälfte durch die Versicherten selbst und durch eine Umlage, die auftraggebende Unternehmen auf die an solche Selbstständige gezahlten Honorare entrichten müssen. Die Abgabepflicht entsteht oft unbemerkt – schon ein einzelner größerer Auftrag oder mehrere kleinere Aufträge pro Jahr an künstlerisch/publizistisch Tätige können sie auslösen.

Quelle: Künstlersozialkasse

Selbstständige und Gewerbetreibende zahlen ihre Einkommensteuer nicht erst mit der Jahreserklärung, sondern unterjährig in vierteljährlichen Vorauszahlungen (jeweils zum 10. März, Juni, September und Dezember) – sie orientieren sich an der zuletzt festgesetzten Steuerschuld und werden vom Finanzamt per Bescheid festgesetzt. Das soll verhindern, dass am Jahresende eine große, schwer zu stemmende Steuernachzahlung fällig wird. Ändert sich die zu erwartende Einkommenssituation während des Jahres deutlich – etwa durch einen Umsatzeinbruch oder ungewöhnlich hohe Investitionen – kann beim Finanzamt eine Anpassung (Herabsetzung oder Erhöhung) der Vorauszahlungen beantragt werden, statt das ganze Jahr auf Basis veralteter Zahlen zu zahlen.

Quelle: §37 EStG, gesetze-im-internet.de

Erwirtschaftet ein Unternehmen in einem Jahr einen steuerlichen Verlust, geht dieser nicht einfach verloren, sondern kann mit Gewinnen anderer Jahre verrechnet werden. Beim Verlustrücktrag wird der Verlust auf das unmittelbar vorangegangene Jahr zurückgetragen und mindert dort nachträglich die Steuerlast (bis zu einem gesetzlich begrenzten Höchstbetrag) – das kann zu einer Erstattung bereits gezahlter Steuer führen. Beim Verlustvortrag wird der verbleibende Verlust stattdessen in künftige Jahre vorgetragen und mindert dort spätere Gewinne. Welche Variante im Einzelfall günstiger ist, hängt von der erwarteten Einkommensentwicklung ab; ohne ausdrücklichen Antrag wendet das Finanzamt meist automatisch den Rücktrag an, ein Verzicht darauf zugunsten des Vortrags ist aber möglich.

Quelle: §10d EStG, gesetze-im-internet.de

Zahlt ein Kunde eine Rechnung nicht fristgerecht, gerät er unter bestimmten Voraussetzungen automatisch in Verzug – bei Verbrauchern in der Regel erst nach einer Mahnung oder spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (sofern darauf hingewiesen wurde), bei Geschäftskunden teils schon früher. Ab Verzug dürfen Verzugszinsen sowie – im B2B-Geschäft – eine gesetzliche Pauschale von 40 Euro pro verspäteter Zahlung berechnet werden, ohne dass dafür ein Schaden konkret nachgewiesen werden muss. Ein strukturiertes Mahnwesen – freundliche Zahlungserinnerung, dann eine oder mehrere förmliche Mahnungen mit Fristsetzung, im Bedarfsfall gefolgt vom gerichtlichen Mahnverfahren – hilft, offene Forderungen konsequent zu verfolgen, statt sie schleifen zu lassen.

Quelle: §286, §288 BGB

Rechnungen an Unternehmen (B2B) unterliegen den vollen umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach §14 UStG (siehe eigener Artikel). Gegenüber Privatpersonen (B2C) besteht umsatzsteuerlich meist keine generelle Rechnungspflicht – mit einer wichtigen Ausnahme: Bei Bauleistungen an einem Privatgrundstück ist der leistende Unternehmer verpflichtet, auch gegenüber der Privatperson eine Rechnung auszustellen, unter anderem um Schwarzarbeit im Baubereich einzudämmen. Wird freiwillig eine Rechnung an eine Privatperson ausgestellt, empfiehlt es sich trotzdem, möglichst vollständige Angaben zu machen – für die eigene Buchhaltung und als Nachweis im Streitfall. Bei Kleinbetragsrechnungen bis zu einer gesetzlichen Grenze gelten ohnehin vereinfachte Anforderungen, unabhängig vom Rechnungsempfänger.

Quelle: §14 Abs. 2 UStG

Beantragt eine/ein Beschäftigte/r Elternzeit, hat der Arbeitgeber bestimmte Pflichten zu beachten. Der besondere Kündigungsschutz beginnt bereits mit der Anmeldung der Elternzeit, frühestens jedoch acht Wochen vor deren Beginn, und dauert bis zu deren Ende. Während der Elternzeit ruht das Arbeitsverhältnis grundsätzlich, es besteht aber die Möglichkeit einer Teilzeitbeschäftigung beim bisherigen Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen (Mindestbetriebsgröße, Mindestbeschäftigungsdauer). Für die Personalplanung relevant: Die Elternzeit kann auf bis zu drei Zeitabschnitte innerhalb eines gesetzlich festgelegten Zeitraums verteilt werden. Für die Lohnabrechnung endet mit Beginn der vollständigen Elternzeit in der Regel die Entgeltzahlung; die/der Beschäftigte kann stattdessen Elterngeld bei der zuständigen Stelle beantragen.

Quelle: Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG), gesetze-im-internet.de

Wer als Unternehmen Waren im Onlinehandel an Privatpersonen in andere EU-Länder verkauft (innergemeinschaftliche Fernverkäufe), muss ab Überschreiten einer länderübergreifenden Bagatellgrenze die Umsatzsteuer eigentlich im jeweiligen Bestimmungsland des Kunden abführen – früher bedeutete das im Zweifel eine umsatzsteuerliche Registrierung in jedem einzelnen EU-Land. Das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) vereinfacht das erheblich: Über eine einzige Registrierung beim Bundeszentralamt für Steuern lassen sich alle betroffenen EU-Umsätze zentral in einer einzigen elektronischen Meldung erklären und die Steuer gesammelt abführen – die Verteilung an die einzelnen Mitgliedstaaten übernimmt anschließend die Finanzverwaltung. Die Teilnahme ist freiwillig, aber für Unternehmen mit regelmäßigem EU-weitem Onlinehandel in aller Regel die deutlich unkompliziertere Alternative zu einzelnen Auslandsregistrierungen.

Quelle: Bundeszentralamt für Steuern

Beim Reverse-Charge-Verfahren kehrt sich die Steuerschuldnerschaft um: Nicht der leistende Unternehmer, sondern der Leistungsempfänger schuldet die Umsatzsteuer und muss sie selbst anmelden und abführen. Das betrifft vor allem bestimmte grenzüberschreitende Leistungen zwischen Unternehmen (z. B. viele Dienstleistungen von im Ausland ansässigen Unternehmen) sowie einzelne im Gesetz aufgezählte Inlandsfälle wie Bauleistungen zwischen Bauunternehmen. Auf der Rechnung weist der leistende Unternehmer keine Umsatzsteuer aus, sondern vermerkt „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“; der Empfänger versteuert den Umsatz selbst und kann die Steuer bei Vorsteuerabzugsberechtigung im selben Zug wieder als Vorsteuer geltend machen.

Quelle: §13b UStG, gesetze-im-internet.de

Für Rechnungen bis zu einem gesetzlich festgelegten Bruttobetrag gelten vereinfachte Pflichtangaben gegenüber der vollständigen Rechnung nach §14 UStG. Bei einer Kleinbetragsrechnung reichen unter anderem: vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie der Bruttobetrag inklusive des anzuwendenden Steuersatzes (oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung) – eine gesonderte Ausweisung von Netto-Betrag, Steuersatz und Steuerbetrag ist nicht zwingend erforderlich. Das erleichtert vor allem den Alltag bei kleinen Belegen wie Quittungen aus dem Einzelhandel oder der Gastronomie, aus denen sich die enthaltene Umsatzsteuer trotzdem rechnerisch ermitteln lässt.

Quelle: §33 UStDV, gesetze-im-internet.de

Erhalten Beschäftigte zusätzlich zum Gehalt geldwerte Vorteile in Form von Waren oder Dienstleistungen statt Bargeld – etwa einen Warengutschein, eine Tankkarte oder einen Zuschuss zum Fitnessstudio – spricht man von Sachbezügen. Bis zu einer monatlichen Freigrenze bleiben solche Sachbezüge komplett steuer- und sozialversicherungsfrei, sofern sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Wichtig: Es handelt sich um eine Freigrenze, keinen Freibetrag – wird sie auch nur um einen Cent überschritten, ist der komplette Betrag steuer- und beitragspflichtig, nicht nur der übersteigende Teil. Für Arbeitgeber lohnt sich daher eine sorgfältige monatliche Kontrolle, insbesondere wenn mehrere Sachbezüge parallel gewährt werden.

Quelle: §8 Abs. 2 EStG, gesetze-im-internet.de

Übernimmt oder bezuschusst der Arbeitgeber die Kosten für den öffentlichen Nahverkehr – etwa in Form eines Jobtickets oder eines Zuschusses zum Deutschlandticket – ist dieser geldwerte Vorteil unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei, wenn er zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Das gilt für Fahrten im öffentlichen Personennahverkehr sowie im öffentlichen Personenfernverkehr für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Die steuerfreien Leistungen mindern allerdings die abziehbare Entfernungspauschale der/des Beschäftigten in der eigenen Steuererklärung – ein Punkt, der bei der Kommunikation an Mitarbeitende oft übersehen wird. Alternativ kann der Arbeitgeber das Jobticket auch pauschal versteuern, dann bleibt die Entfernungspauschale beim Beschäftigten ungekürzt.

Quelle: §3 Nr. 15 EStG, gesetze-im-internet.de

Weihnachtsgeld und Urlaubsgeld sind freiwillige oder tarifvertraglich/arbeitsvertraglich vereinbarte Sonderzahlungen des Arbeitgebers – einen gesetzlichen Anspruch gibt es dafür grundsätzlich nicht, sofern er sich nicht aus Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung, Arbeitsvertrag oder betrieblicher Übung ergibt. Steuerlich und sozialversicherungsrechtlich zählen beide zum regulären Arbeitslohn und unterliegen damit ganz normal der Lohnsteuer sowie den Sozialversicherungsbeiträgen. Da solche Sonderzahlungen die Höhe des Jahresgehalts in einem einzelnen Monat spürbar erhöhen, kann das bei der Lohnsteuerberechnung durch die Jahreslohnsteuertabelle für sonstige Bezüge zu einem höheren Abzug in diesem Monat führen, als es bei gleichmäßiger Verteilung übers Jahr der Fall wäre – das gleicht sich über die Jahreseinkommensteuererklärung wieder aus.

Quelle: gesetze-im-internet.de, allgemeine lohnsteuerliche Grundsätze

Neben dem Minijob (geringfügig entlohnte Beschäftigung, siehe eigener Artikel) gibt es die kurzfristige Beschäftigung als zweite Form der geringfügigen Beschäftigung – hier zählt nicht die Höhe des Verdienstes, sondern die Dauer: Die Beschäftigung darf im Kalenderjahr eine gesetzlich festgelegte Anzahl von Arbeitstagen bzw. Monaten nicht überschreiten und muss von vornherein auf diese kurze Dauer befristet oder ihrer Eigenart nach kurzfristig sein. Der Vorteil: Unabhängig von der Verdiensthöhe fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an, weder für Arbeitgeber noch für Beschäftigte. Klassische Beispiele sind Ferienjobs oder kurzfristige Aushilfen in der Erntezeit oder bei saisonalen Veranstaltungen.

Quelle: §8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV, Minijob-Zentrale

Eine Betriebsprüfung (Außenprüfung) ist die umfassendste Form der steuerlichen Prüfung: Das Finanzamt untersucht dabei vor Ort oder anhand elektronisch übermittelter Daten systematisch, ob die steuerlichen Angaben eines Unternehmens über mehrere Jahre hinweg korrekt waren. Angekündigt wird sie in der Regel rechtzeitig schriftlich per Prüfungsanordnung, die auch den zeitlichen und sachlichen Umfang festlegt. Eine gut geführte, GoBD-konforme Buchhaltung mit lückenlos nachvollziehbaren Belegen ist der beste Schutz vor unangenehmen Überraschungen. Davon zu unterscheiden ist die schlankere Umsatzsteuer-Nachschau, die unangekündigt und ohne vorherige Prüfungsanordnung erfolgen kann, aber auf umsatzsteuerliche Sachverhalte beschränkt ist.

Quelle: §193 ff. Abgabenordnung (AO), gesetze-im-internet.de

Bezieht ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen Waren von einem Unternehmen aus einem anderen EU-Mitgliedstaat, handelt es sich in der Regel um einen innergemeinschaftlichen Erwerb: Der liefernde Unternehmer stellt die Rechnung ohne Umsatzsteuer des Herkunftslandes aus, und der erwerbende Unternehmer versteuert den Einkauf stattdessen selbst nach den Sätzen seines eigenen Landes im Rahmen der eigenen Umsatzsteuervoranmeldung – meist im selben Schritt auch wieder als Vorsteuer abziehbar, sodass sich der Vorgang bei vollem Vorsteuerabzug wirtschaftlich neutralisiert. Voraussetzung ist unter anderem, dass beide Seiten mit gültiger Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auftreten. Das Gegenstück beim Verkauf ins EU-Ausland ist die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung, die zusätzlich über die Zusammenfassende Meldung zu melden ist.

Quelle: §1a UStG, gesetze-im-internet.de

Grundsätzlich müssen steuerlich relevante Buchführungsunterlagen im Inland aufbewahrt werden. Bei elektronischer Buchführung ist unter bestimmten Voraussetzungen – etwa mit vorheriger Bewilligung des Finanzamts – auch eine Aufbewahrung im europäischen Ausland zulässig, wenn der Datenzugriff für die Finanzverwaltung weiterhin vollständig gewährleistet bleibt. Bei der Nutzung von Cloud-Buchhaltungssoftware oder externen Rechenzentren lohnt sich deshalb ein Blick darauf, wo die Server tatsächlich stehen und ob der Anbieter die GoBD-Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Datenzugriff erfüllt. Unabhängig vom Speicherort bleibt der Unternehmer selbst dafür verantwortlich, dass seine Aufbewahrungspflichten eingehalten werden.

Quelle: §146 Abs. 2 und 2a AO, gesetze-im-internet.de

Schüttet eine Kapitalgesellschaft – etwa eine GmbH – Gewinne an ihre Gesellschafter aus, muss sie auf diese Ausschüttung Kapitalertragsteuer einbehalten und an das Finanzamt abführen, bevor der Nettobetrag beim Gesellschafter ankommt. Für die GmbH selbst bedeutet das eine zusätzliche steuerliche Pflicht im Zusammenhang mit dem Ausschüttungsbeschluss: Anmeldung und Abführung der Kapitalertragsteuer binnen einer gesetzlich festgelegten Frist nach der Ausschüttung. Beim Gesellschafter ist mit der einbehaltenen Kapitalertragsteuer die Einkommensteuer auf diese Kapitalerträge in der Regel bereits abgegolten (Abgeltungsteuer) – eine gesonderte Angabe in der eigenen Einkommensteuererklärung ist meist nur dann sinnvoll, wenn der persönliche Steuersatz niedriger ist als der pauschale Abgeltungsteuersatz.

Quelle: §43 ff. EStG, gesetze-im-internet.de

Kleinere und mittlere Unternehmen können für geplante Investitionen in bewegliche Wirtschaftsgüter bereits vor der eigentlichen Anschaffung einen Investitionsabzugsbetrag (IAB) gewinnmindernd bilden – bis zu einem gesetzlich festgelegten Anteil der voraussichtlichen Anschaffungskosten. Das verschafft einen steuerlichen Vorteil schon im Jahr der Bildung, obwohl das Wirtschaftsgut noch gar nicht angeschafft wurde. Wird innerhalb der gesetzlichen Frist tatsächlich investiert, kann zusätzlich eine Sonderabschreibung von bis zu 20 % der Anschaffungskosten im Jahr der Anschaffung sowie den folgenden vier Jahren zusätzlich zur regulären AfA genutzt werden. Wird die geplante Investition nicht fristgerecht umgesetzt, muss der IAB rückwirkend wieder aufgelöst werden – das kann zu Nachzahlungszinsen führen.

Quelle: §7g EStG, gesetze-im-internet.de

Erhält der Arbeitgeber einen Pfändungs- und Überweisungsbeschluss für einen Beschäftigten, muss er den pfändbaren Teil des Nettolohns einbehalten und an den Gläubiger abführen, statt ihn regulär auszuzahlen. Wie viel tatsächlich pfändbar ist, richtet sich nach der Pfändungstabelle, die abhängig vom Nettoeinkommen und der Anzahl der gesetzlichen Unterhaltspflichten einen unpfändbaren Grundbetrag sowie eine gestaffelte Pfändungsquote für den darüberliegenden Betrag vorsieht. Für die Lohnbuchhaltung bedeutet eine Pfändung zusätzlichen Aufwand: korrekte Berechnung nach Tabelle, gesonderte Abführung an den Gläubiger und Führung einer entsprechenden Dokumentation, solange die Pfändung besteht.

Quelle: §850c ZPO, gesetze-im-internet.de

Endet ein Arbeitsverhältnis gegen Zahlung einer Abfindung, zählt diese steuerlich als außerordentliche Einkunft und wird in voller Höhe im Jahr des Zuflusses versteuert – dafür gibt es aber die sogenannte Fünftelregelung, die eine progressionsmildernde Wirkung hat: Die Steuer wird rechnerisch so ermittelt, als wäre nur ein Fünftel der Abfindung zusätzlich zum übrigen Jahreseinkommen angefallen, das Ergebnis wird anschließend verfünffacht. Das senkt die Steuerlast spürbar gegenüber einer regulären vollen Versteuerung im selben Jahr. Sozialversicherungsbeiträge fallen auf echte Abfindungen für den Verlust des Arbeitsplatzes in der Regel nicht an, da sie kein Arbeitsentgelt für geleistete Arbeit darstellen.

Quelle: §34 EStG, gesetze-im-internet.de

Wächst ein Einzelunternehmen, kann eine Umwandlung in eine GmbH steuerlich und haftungsrechtlich sinnvoll werden – vor allem wegen der auf das Gesellschaftsvermögen beschränkten Haftung. Die Umwandlung kann grundsätzlich steuerneutral erfolgen, das heißt ohne dass stille Reserven im Betriebsvermögen sofort aufgedeckt und versteuert werden müssen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen des Umwandlungssteuergesetzes eingehalten werden – etwa bestimmte Fristen und die Fortführung der bisherigen Buchwerte. Neben der eigentlichen Umwandlung sind auch praktische Punkte zu klären: notarielle Gründung der GmbH, Handelsregistereintrag, ein neues Bankkonto sowie die Umstellung der laufenden Buchhaltung auf die für Kapitalgesellschaften geltenden, strengeren Bilanzierungspflichten.

Quelle: Umwandlungssteuergesetz (UmwStG), gesetze-im-internet.de

Für die E-Rechnungspflicht kommen in Deutschland vor allem zwei strukturierte Formate zum Einsatz. XRechnung ist ein rein maschinenlesbares XML-Format ohne visuelle Darstellung – es wurde ursprünglich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber entwickelt und ist dort inzwischen verbindlich vorgeschrieben. ZUGFeRD verbindet dagegen ein für Menschen lesbares PDF mit eingebetteten strukturierten XML-Daten in derselben Datei – die Rechnung lässt sich also wie gewohnt öffnen und lesen, während Buchhaltungssysteme die eingebetteten Daten automatisch maschinell verarbeiten können. Für die meisten Unternehmen im B2B-Geschäft ist ZUGFeRD durch diese Doppelfunktion oft die praktischere Wahl, während XRechnung bei Rechnungen an Behörden meist ohnehin vorgeschrieben ist.

Quelle: KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards), Bundesfinanzministerium

Lädt ein Beschäftigter ein Elektro- oder Hybridfahrzeug – ob privates oder Dienstfahrzeug – kostenlos oder vergünstigt beim Arbeitgeber auf, bleibt dieser geldwerte Vorteil unter bestimmten Voraussetzungen vollständig steuerfrei, wenn das Aufladen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt. Lädt der/die Beschäftigte dagegen privat, etwa zu Hause, kann der Arbeitgeber die dafür entstandenen Stromkosten pauschal – mit gesetzlich festgelegten Pauschalbeträgen je nach Vorhandensein einer zusätzlichen Lademöglichkeit beim Arbeitgeber – steuerfrei erstatten, ohne dass dafür Einzelnachweise über den tatsächlichen Verbrauch nötig sind. Diese Vergünstigungen gelten befristet und sollen den Umstieg auf elektrisch betriebene Fahrzeuge zusätzlich fördern.

Quelle: §3 Nr. 46 EStG, gesetze-im-internet.de

Beiträge zu einer Berufshaftpflichtversicherung – die gegen Schäden absichert, die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit gegenüber Dritten entstehen können – sind als Betriebsausgabe voll steuerlich absetzbar, wenn die Versicherung ausschließlich oder überwiegend betrieblich veranlasst ist. Für bestimmte Berufsgruppen, etwa Steuerberater, Rechtsanwälte oder Architekten, ist eine solche Versicherung sogar gesetzlich vorgeschrieben; für viele andere Selbstständige und Freiberufler ist sie freiwillig, aber angesichts des persönlichen Haftungsrisikos beim Einzelunternehmen oder bei Personengesellschaften häufig sinnvoll. Die Absetzbarkeit als Betriebsausgabe gilt unabhängig davon, ob die Versicherung gesetzlich vorgeschrieben oder freiwillig abgeschlossen wurde.

Quelle: §4 Abs. 4 EStG, gesetze-im-internet.de

Überschreitet der Umsatz die für die Kleinunternehmerregelung geltenden Grenzen oder wird freiwillig auf die Anwendung verzichtet, wechselt ein Unternehmen zur regulären Umsatzbesteuerung. Ab dem Zeitpunkt des Wechsels müssen Rechnungen die Umsatzsteuer gesondert ausweisen, dafür steht im Gegenzug der Vorsteuerabzug für eigene Einkäufe zur Verfügung. Der freiwillige Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bindet für mehrere Jahre – ein Rückwechsel ist erst nach Ablauf dieser Bindungsfrist wieder möglich, weshalb die Entscheidung nicht kurzfristig getroffen werden sollte. Besonders bei hohen geplanten Investitionen mit ausweisbarer Vorsteuer kann der freiwillige Verzicht wirtschaftlich sinnvoll sein, auch wenn die Umsatzgrenzen noch nicht erreicht sind.

Quelle: §19 UStG, gesetze-im-internet.de

Für berufliche Reisen ins Ausland gelten eigene, länderspezifische Verpflegungspauschalen anstelle der Inlandssätze – das Bundesfinanzministerium veröffentlicht dazu jährlich eine aktualisierte Übersicht mit Sätzen für die meisten Reiseländer, gestaffelt wie im Inland nach Abwesenheitsdauer. Maßgeblich ist in der Regel das Land, in dem die Übernachtung vor Ort stattfindet bzw. das zuletzt erreichte Land vor Rückkehr; bei mehreren Ländern an einem Reisetag zählt meist der Ort, der bis 24 Uhr erreicht wird. Auch Fahrt- und Übernachtungskosten im Ausland werden grundsätzlich genauso behandelt wie im Inland – nach tatsächlichem Beleg oder, bei Übernachtung, unter bestimmten Voraussetzungen ebenfalls pauschal.

Quelle: Bundesfinanzministerium, Auslandstagegelder

Für die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und externer Buchhaltungs- bzw. Steuerberatungsstelle hat sich in Deutschland ein weitgehend standardisierter digitaler Datenaustausch etabliert, häufig über DATEV-kompatible Schnittstellen und Formate. Viele Kassensysteme, Rechnungsprogramme und Online-Banking-Anwendungen können Belege, Kontoumsätze und Rechnungsdaten in einem Format exportieren, das sich ohne manuelle Nacherfassung direkt in die Buchhaltungssoftware der betreuenden Stelle einlesen lässt – das spart Zeit und reduziert Übertragungsfehler gegenüber der manuellen Eingabe. Auch ein digitales Mandantenportal mit direkter Belegübergabe verfolgt letztlich dasselbe Ziel: Belege sollen möglichst ohne Medienbruch vom Entstehungsort direkt in die Buchhaltung gelangen.

Quelle: DATEV eG (allgemeine Branchenpraxis)

Sonderausgaben sind private Ausgaben, die trotz fehlendem direktem Zusammenhang mit einer Einkunftsart das zu versteuernde Einkommen mindern dürfen, weil der Gesetzgeber sie als besonders förderungswürdig einstuft. Dazu zählen unter anderem Vorsorgeaufwendungen (Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung), Kirchensteuer, bestimmte Versicherungsbeiträge, Spenden an gemeinnützige Organisationen sowie Kinderbetreuungskosten. Für viele Sonderausgaben gelten Höchstbeträge oder prozentuale Grenzen, ab denen eine weitere steuerliche Berücksichtigung entfällt. Da Sonderausgaben in der privaten Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden – unabhängig davon, ob die Einkünfte aus selbstständiger oder angestellter Tätigkeit stammen – lohnt sich ein jährlicher Blick darauf, welche Belege dafür gesammelt werden sollten.

Quelle: §10 EStG, gesetze-im-internet.de

Für Handwerkerleistungen sowie haushaltsnahe Dienstleistungen und Beschäftigungsverhältnisse im eigenen Haushalt gewährt der Gesetzgeber eine direkte Steuerermäßigung – anders als bei Betriebsausgaben oder Werbungskosten wird hier nicht die Bemessungsgrundlage gemindert, sondern ein Teil der Kosten direkt von der Steuerschuld abgezogen. Begünstigt sind zum Beispiel Reparaturen, Renovierungen, Gartenarbeiten oder die Reinigung der Wohnung, jeweils nur der Arbeitslohn (nicht das Material), und nur bei unbarer Zahlung gegen Rechnung. Für Unternehmer, die selbst solche Leistungen an Privathaushalte erbringen – etwa Handwerksbetriebe – ist relevant, dass Kunden auf eine ordnungsgemäße, unbar bezahlte Rechnung angewiesen sind, um die Steuerermäßigung nutzen zu können.

Quelle: §35a EStG, gesetze-im-internet.de

Wer die private Nutzung eines Firmenwagens statt über die 1-%-Regelung über ein Fahrtenbuch versteuern möchte, muss dieses lückenlos und zeitnah führen, damit es vom Finanzamt anerkannt wird. Für jede Fahrt sind erforderlich: Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende, Reiseziel, Reisezweck sowie bei geschäftlichen Fahrten der aufgesuchte Geschäftspartner. Nachträgliche Änderungen müssen bei einem Papier-Fahrtenbuch als solche erkennbar bleiben; bei elektronischen Fahrtenbüchern verlangt die Finanzverwaltung eine vergleichbare Unveränderbarkeit wie bei der GoBD-konformen Buchführung allgemein. Bereits kleinere, aber durchgängige Lücken oder Widersprüche können dazu führen, dass das gesamte Fahrtenbuch verworfen und stattdessen die pauschale 1-%-Regelung angesetzt wird – die meist teurer ist.

Quelle: BMF-Schreiben zum Fahrtenbuch, §8 EStG

Geschenke an Geschäftspartner oder Kunden sind als Betriebsausgabe nur absetzbar, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten pro Empfänger und Jahr eine gesetzlich festgelegte Freigrenze nicht überschreiten – wird sie überschritten, entfällt der Betriebsausgabenabzug für das gesamte Geschenk, nicht nur für den übersteigenden Teil. Zusätzlich müssen solche Geschenke einzeln und getrennt von anderen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden, damit die Einhaltung der Freigrenze im Zweifel nachgewiesen werden kann. Der Beschenkte muss ein solches Geschenk grundsätzlich selbst als Betriebseinnahme versteuern – der Schenkende kann diese Steuerlast aber durch eine Pauschalversteuerung übernehmen, was in der Praxis häufig genutzt wird, um dem Empfänger die Versteuerung zu ersparen.

Quelle: §4 Abs. 5 Nr. 1 EStG, §37b EStG

Bewirtet ein Unternehmen aus geschäftlichem Anlass Geschäftspartner – etwa bei einem gemeinsamen Essen – sind die Kosten zu 70 % als Betriebsausgabe absetzbar, die restlichen 30 % gelten steuerlich als nicht abziehbar, obwohl sie tatsächlich gezahlt wurden. Die Vorsteuer aus der Bewirtungsrechnung ist dagegen bei ordnungsgemäßer Rechnung in voller Höhe abziehbar. Für die steuerliche Anerkennung ist ein spezieller Bewirtungsbeleg mit zusätzlichen Angaben nötig: Anlass der Bewirtung, Teilnehmer sowie Ort und Datum – ein normaler Kassenbon allein reicht nicht aus. Bewirtet ein Unternehmen dagegen eigene Mitarbeitende, etwa bei einer Betriebsveranstaltung, gelten andere, teils günstigere Regeln.

Quelle: §4 Abs. 5 Nr. 2 EStG, gesetze-im-internet.de

Wer aus der Arbeitslosigkeit heraus eine selbstständige Tätigkeit aufnimmt, kann unter bestimmten Voraussetzungen einen Gründungszuschuss der Agentur für Arbeit beantragen – eine Ermessensleistung, auf die anders als beim Arbeitslosengeld selbst kein Rechtsanspruch besteht. Gefördert wird in zwei Phasen: Zunächst für einen Zeitraum in Höhe des zuletzt bezogenen Arbeitslosengeldes zuzüglich eines pauschalen Betrags für die soziale Absicherung, anschließend optional für einen weiteren, kürzeren Zeitraum nur noch der pauschale Betrag. Voraussetzung ist unter anderem ein noch ausreichender Restanspruch auf Arbeitslosengeld sowie die Vorlage einer Tragfähigkeitsbescheinigung einer fachkundigen Stelle (z. B. IHK, HWK oder Steuerberater) zum Gründungskonzept.

Quelle: §93 SGB III, Bundesagentur für Arbeit

Nicht jedes Gewerbe unterliegt automatisch dem Handelsgesetzbuch (HGB). Ein Kleingewerbetreibender ist von den kaufmännischen Buchführungs- und Bilanzierungspflichten des HGB befreit und kann seinen Gewinn per EÜR ermitteln, solange bestimmte Umsatz- und Gewinngrenzen nicht überschritten werden. Wird diese Grenze überschritten oder erfolgt eine freiwillige Eintragung ins Handelsregister, gilt das Unternehmen als Kaufmann im Sinne des HGB – mit zusätzlichen Pflichten wie doppelter Buchführung, Bilanzierung und der Pflicht, im Geschäftsverkehr eine Firma (den im Handelsregister eingetragenen Namen) zu führen. Eine GmbH oder UG ist dagegen immer Kaufmann kraft Rechtsform, unabhängig von der Umsatzhöhe.

Quelle: §1 ff. HGB, gesetze-im-internet.de

Für Kapitalgesellschaften wie eine GmbH ist ein eigenes Geschäftskonto praktisch zwingend, da das Gesellschaftsvermögen rechtlich strikt vom Privatvermögen der Gesellschafter getrennt werden muss. Für Einzelunternehmer und Freiberufler gibt es dagegen keine gesetzliche Pflicht zu einem separaten Geschäftskonto – private und geschäftliche Zahlungen dürfen theoretisch über ein einziges Konto laufen. In der Praxis ist ein getrenntes Geschäftskonto trotzdem dringend zu empfehlen: Es erleichtert die laufende Buchhaltung erheblich, macht den Überblick über Geschäftszahlungen bei einer Betriebsprüfung deutlich einfacher und vermeidet Diskussionen darüber, ob eine bestimmte Kontobewegung privat oder betrieblich veranlasst war.

Quelle: §238 HGB, allgemeine Grundsätze

Bei wiederkehrenden Leistungen über einen längeren Zeitraum – etwa Mietverträgen, Wartungsverträgen oder Software-Abonnements – muss nicht für jeden einzelnen Zeitraum eine neue Rechnung gestellt werden. Ein einmaliger Vertrag, der alle Pflichtangaben einer Rechnung enthält (Vertragspartner, Leistungsbeschreibung, Entgelt, Steuersatz), kann als Dauerrechnung gelten und deckt dann sämtliche künftigen Teilleistungen ab, solange sich die Konditionen nicht ändern. Für den Vorsteuerabzug ist bei solchen Dauerleistungen wichtig, in welchem Zeitraum die jeweilige Teilleistung tatsächlich erbracht wurde – üblicherweise monatlich bei Miete oder Abos – nicht der Zeitpunkt der ursprünglichen Vertragsunterzeichnung.

Quelle: §14 Abs. 4 UStG, gesetze-im-internet.de

Skonto ist ein Preisnachlass für besonders schnelle Zahlung – etwa 2 % Abzug bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen statt der vollen Zahlungsfrist von 30 Tagen. Wird Skonto genutzt, mindert sich damit auch die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer nachträglich: Der ursprünglich in der Rechnung ausgewiesene Steuerbetrag war auf den vollen Rechnungsbetrag berechnet, tatsächlich zahlt der Kunde aber weniger. In der Buchhaltung wird das über ein eigenes Skonto-Konto verbucht, das den Umsatzsteuerbetrag entsprechend korrigiert – wichtig, damit die eigene Umsatzsteuervoranmeldung am Ende mit den tatsächlich vereinnahmten Beträgen übereinstimmt, nicht mit den ursprünglich fakturierten.

Quelle: §17 UStG, gesetze-im-internet.de

Erhält ein Unternehmen eine Anzahlung, bevor die eigentliche Lieferung oder Leistung erbracht wurde, entsteht die Umsatzsteuer darauf bereits mit Vereinnahmung der Anzahlung – nicht erst bei Ausführung der eigentlichen Leistung. Für die Anzahlung selbst muss eine eigene Rechnung mit gesondertem Steuerausweis gestellt werden. Bei der späteren Schlussrechnung über die vollständige Leistung wird die bereits versteuerte Anzahlung samt der darauf entfallenden Umsatzsteuer wieder abgezogen, damit der Umsatz nicht doppelt versteuert wird. Für die Buchhaltung bedeutet das: Anzahlungen werden zunächst auf einem gesonderten Konto erfasst und erst mit Erbringung der eigentlichen Leistung endgültig als Umsatzerlös umgebucht.

Quelle: §13 Abs. 1 Nr. 1a UStG, gesetze-im-internet.de

Im umsatzsteuerlichen Sinn ist eine „Gutschrift" nicht dasselbe wie im allgemeinen Sprachgebrauch (dort meist eine Rechnungskorrektur zugunsten des Kunden). Steuerlich bezeichnet Gutschrift eine Rechnung, die nicht der leistende Unternehmer, sondern der Leistungsempfänger ausstellt – üblich zum Beispiel bei Handelsvertreterprovisionen oder in Branchen mit vielen Kleinlieferanten, wo es praktischer ist, wenn der Empfänger selbst abrechnet. Damit eine solche Gutschrift wie eine reguläre Rechnung wirkt, muss vorab eine Vereinbarung zwischen beiden Parteien bestehen und das Dokument ausdrücklich als „Gutschrift" gekennzeichnet sein. Widerspricht der leistende Unternehmer der erhaltenen Gutschrift, verliert sie ihre Wirkung als Rechnung.

Quelle: §14 Abs. 2 Satz 5 UStG, gesetze-im-internet.de

Trinkgelder, die Arbeitnehmer von Kunden anlässlich einer Arbeitsleistung freiwillig und zusätzlich erhalten, sind unter bestimmten Voraussetzungen vollständig steuer- und sozialversicherungsfrei – unabhängig von der Höhe, solange es sich um eine freiwillige Zuwendung eines Dritten (des Kunden) handelt und nicht um eine vom Arbeitgeber selbst organisierte Zahlung. Anders sieht es aus, wenn der Arbeitgeber ein Trinkgeld einsammelt und anschließend nach einem festen Schlüssel an die Belegschaft verteilt (sogenanntes Poolen) – hier kann je nach Ausgestaltung eine Steuer- und Beitragspflicht entstehen. Für Arbeitgeber in der Gastronomie lohnt sich deshalb eine klare, dokumentierte Regelung, wie mit Trinkgeldern im Betrieb umgegangen wird.

Quelle: §3 Nr. 51 EStG, gesetze-im-internet.de

Nicht jeder muss eine Einkommensteuererklärung abgeben – bei ausschließlich angestellter Tätigkeit mit korrektem Lohnsteuerabzug ist das oft freiwillig (Antragsveranlagung), etwa um zu viel gezahlte Steuer zurückzuholen. In bestimmten Fällen besteht dagegen eine Pflichtveranlagung: etwa bei Einkünften aus selbstständiger Arbeit oder Gewerbebetrieb, bei mehreren gleichzeitigen Arbeitsverhältnissen, beim Bezug bestimmter Lohnersatzleistungen (z. B. Elterngeld, Kurzarbeitergeld) oberhalb einer Bagatellgrenze, oder wenn Ehepartner die Steuerklassenkombination III/V gewählt haben. Für Selbstständige und Gewerbetreibende ist die Pflichtveranlagung praktisch immer gegeben – die Frage stellt sich hier meist nicht, ob überhaupt, sondern nur bis wann die Erklärung eingereicht werden muss.

Quelle: §46 EStG, gesetze-im-internet.de

Wird ein Teil der privaten Wohnung als häusliches Arbeitszimmer unternehmerisch genutzt, kann unter Umständen auch die anteilige Vorsteuer aus damit zusammenhängenden Kosten – etwa Renovierung oder Ausstattung des Raums – geltend gemacht werden, wenn der Raum tatsächlich für umsatzsteuerpflichtige unternehmerische Zwecke genutzt wird und die Kosten entsprechend aufgeteilt werden können. Das ist strikt zu unterscheiden von der einkommensteuerlichen Behandlung über die Homeoffice-Pauschale oder das häusliche Arbeitszimmer – dort geht es um die Gewinnminderung, hier um die separate Frage des Vorsteuerabzugs bei der Umsatzsteuer. Bei gemischt genutzten Räumen ist eine nachvollziehbare, im Zweifel plausibel geschätzte Aufteilung zwischen privater und unternehmerischer Nutzung erforderlich.

Quelle: §15 UStG, gesetze-im-internet.de

Kapitalerträge wie Zinsen oder Dividenden unterliegen grundsätzlich der Kapitalertragsteuer, die die Bank direkt einbehält. Bis zu einem jährlichen Sparer-Pauschbetrag bleiben Kapitalerträge jedoch steuerfrei – damit die Bank diesen Freibetrag bereits beim Steuerabzug berücksichtigt, statt die Steuer erst einzubehalten und über die Steuererklärung zurückzuerstatten, kann bei der jeweiligen Bank ein Freistellungsauftrag bis zur Höhe des Pauschbetrags eingerichtet werden. Wer Konten bei mehreren Banken hat, kann den Pauschbetrag entsprechend aufteilen, darf ihn insgesamt aber nicht überschreiten – bei versehentlicher Überschreitung gleicht das Finanzamt spätestens über die Steuererklärung wieder aus.

Quelle: §20 Abs. 9 EStG, §44a EStG

Bei der betrieblichen Altersvorsorge (bAV) wandelt eine/ein Beschäftigte/r einen Teil des Bruttogehalts in einen Beitrag zu einer betrieblichen Altersversorgung um – häufig als Entgeltumwandlung bezeichnet. Bis zu bestimmten, gesetzlich festgelegten Höchstbeträgen bleiben diese Beiträge steuer- und sozialversicherungsfrei, was den Aufbau einer zusätzlichen Altersvorsorge im Vergleich zu einer privaten Vorsorge aus bereits versteuertem und verbeitragtem Einkommen attraktiver macht. Arbeitgeber sind seit einigen Jahren verpflichtet, einen Teil der dadurch eingesparten Sozialversicherungsbeiträge als Zuschuss an die Beschäftigten weiterzugeben, sofern eine Entgeltumwandlung über den Betrieb erfolgt.

Quelle: §3 Nr. 63 EStG, Betriebsrentengesetz (BetrAVG)

Wird eine als selbstständig beauftragte Person tatsächlich wie eine reguläre Arbeitnehmerin oder ein regulärer Arbeitnehmer in den Betrieb eingegliedert und weisungsgebunden beschäftigt, spricht man von Scheinselbstständigkeit – mit erheblichen finanziellen Risiken für den Auftraggeber: Wird das bei einer Prüfung durch die Deutsche Rentenversicherung festgestellt, kann er rückwirkend für bis zu vier Jahre (bei Vorsatz länger) als Arbeitgeber zur Nachzahlung sämtlicher Sozialversicherungsbeiträge herangezogen werden. Typische Indizien sind unter anderem feste Arbeitszeiten und -orte, die Nutzung der Betriebsmittel des Auftraggebers, eine überwiegende oder alleinige Tätigkeit für einen einzigen Auftraggeber sowie fehlendes eigenes unternehmerisches Risiko. Bei Unsicherheit bietet die Deutsche Rentenversicherung ein Statusfeststellungsverfahren an, das vorab Rechtssicherheit schafft.

Quelle: §7 SGB IV, Deutsche Rentenversicherung

Eine Pflichtangabe jeder Rechnung ist eine einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer, die zur eindeutigen Identifizierung dient. „Fortlaufend" bedeutet dabei nicht zwingend eine lückenlose numerische Reihenfolge ohne jede Ausnahme – zulässig sind auch mehrere parallele Nummernkreise, etwa getrennt nach Geschäftsbereich, Jahr oder Standort, solange innerhalb jedes Kreises keine Nummer doppelt vergeben wird und das System nachvollziehbar und manipulationssicher ist. Bewusst ausgelassene oder gelöschte Nummern sollten möglichst vermieden oder zumindest nachvollziehbar dokumentiert werden, da auffällige Lücken bei einer Prüfung Rückfragen auslösen können, auch wenn sie oft harmlos erklärbar sind.

Quelle: §14 Abs. 4 Nr. 4 UStG, gesetze-im-internet.de

Rechnungen von Kleinunternehmern nach §19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus – aus der Rechnung sollte trotzdem klar hervorgehen, warum kein Steuerbetrag ausgewiesen ist. Üblich und empfehlenswert ist ein Hinweis wie „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" oder „Kein Ausweis von Umsatzsteuer nach §19 Abs. 1 UStG (Kleinunternehmerregelung)". Ein solcher Hinweis ist zwar nicht in jedem Fall zwingend gesetzlich vorgeschrieben, schützt aber vor Rückfragen des Rechnungsempfängers und macht deutlich, dass es sich nicht um ein versehentliches Fehlen der Umsatzsteuer handelt. Ändert sich der Status während des Jahres, muss der Hinweis auf neuen Rechnungen entsprechend entfallen.

Quelle: §19 UStG, allgemeine Praxis

Wer gewerbsmäßig mit gebrauchten beweglichen Gegenständen handelt – etwa Gebrauchtwagen, Antiquitäten oder gebrauchte Elektronik – kann unter bestimmten Voraussetzungen die Differenzbesteuerung nach §25a UStG anwenden. Dabei wird die Umsatzsteuer nicht auf den vollen Verkaufspreis berechnet, sondern nur auf die Differenz zwischen Verkaufs- und Einkaufspreis – sinnvoll vor allem, wenn beim Einkauf (z. B. von Privatpersonen) keine Vorsteuer abgezogen werden konnte. Voraussetzung ist unter anderem, dass der Gegenstand von einer Privatperson oder einem anderen Unternehmer ohne Vorsteuerabzugsmöglichkeit erworben wurde. Auf der Rechnung darf dabei keine Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen werden, stattdessen ist ein Hinweis auf die Differenzbesteuerung erforderlich.

Quelle: §25a UStG, gesetze-im-internet.de

Liefert ein Unternehmen Waren an Kunden außerhalb der EU (Drittland), ist diese Ausfuhrlieferung unter bestimmten Voraussetzungen von der Umsatzsteuer befreit – anders als bei Lieferungen innerhalb der EU reicht hier allerdings nicht allein die Rechnung ohne Steuerausweis: Die tatsächliche Ausfuhr muss zusätzlich belegt und buchmäßig nachgewiesen werden, üblicherweise über einen elektronischen Ausfuhrnachweis im ATLAS-Verfahren der Zollverwaltung. Fehlt dieser Nachweis, kann das Finanzamt die Steuerbefreiung nachträglich versagen und Umsatzsteuer nachfordern. Für Unternehmen mit regelmäßigem Export in Drittländer lohnt sich deshalb ein sauberer, dokumentierter Ablauf für jede einzelne Ausfuhr.

Quelle: §6 UStG, gesetze-im-internet.de

Bei der Ausgabe von Gutscheinen unterscheidet das Umsatzsteuerrecht zwei Arten. Bei einem Einzweck-Gutschein stehen Leistungsort und geschuldete Umsatzsteuer bereits bei Ausgabe eindeutig fest – hier entsteht die Umsatzsteuer bereits beim Verkauf des Gutscheins, nicht erst bei dessen Einlösung. Bei einem Mehrzweck-Gutschein – etwa einem allgemeinen Einkaufsgutschein, der für verschiedene Waren mit unterschiedlichen Steuersätzen eingelöst werden kann – steht die Umsatzsteuer beim Verkauf noch nicht fest; sie entsteht erst bei der tatsächlichen Einlösung. Die richtige Einordnung ist wichtig, damit die Umsatzsteuer zum richtigen Zeitpunkt und in richtiger Höhe erfasst wird.

Quelle: §3 Abs. 13-15 UStG, gesetze-im-internet.de

Erhalten Beschäftigte kostenlose oder verbilligte Verpflegung oder Unterkunft vom Arbeitgeber – etwa in der Gastronomie oder bei Saisonarbeit mit Werkswohnung – wird dieser geldwerte Vorteil nicht nach den tatsächlichen Kosten, sondern nach amtlich festgelegten, bundeseinheitlichen Sachbezugswerten bewertet, die jährlich angepasst werden. Das vereinfacht die Lohnabrechnung erheblich, da keine Einzelkostenermittlung für jede Mahlzeit oder Übernachtung nötig ist. Die Sachbezugswerte fließen als zusätzlicher geldwerter Vorteil in die Berechnung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen ein, auch wenn kein Geld dafür geflossen ist.

Quelle: Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV)

Gehört nur ein Ehepartner einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft an, der andere nicht, und werden beide gemeinsam zur Einkommensteuer veranlagt, kann das sogenannte besondere Kirchgeld anfallen – es bemisst sich nicht wie die reguläre Kirchensteuer an der individuellen Lohn-/Einkommensteuer, sondern an einer gestaffelten Tabelle auf Basis des gemeinsamen zu versteuernden Einkommens beider Partner. Der Gedanke dahinter: Der kirchenangehörige Partner profitiert wirtschaftlich vom gemeinsamen Haushaltseinkommen, auch wenn er selbst wenig oder nichts verdient. Für die Lohnabrechnung ist das besondere Kirchgeld ohne Bedeutung, da es nicht über die monatliche Lohnsteuer, sondern ausschließlich über die Einkommensteuerveranlagung erhoben wird.

Quelle: Kirchensteuergesetze der Bundesländer

Für bestimmte Lohnbestandteile kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer mit einem festen Pauschalsatz übernehmen, statt sie individuell nach der Steuerklasse der/des Beschäftigten zu berechnen – etwa bei bestimmten Sachzuwendungen, Erholungsbeihilfen oder Betriebsveranstaltungen oberhalb der Freigrenze. Für die/den Beschäftigte/n hat das den Vorteil, dass der entsprechende Betrag nicht in der individuellen Lohnsteuerbescheinigung auftaucht und sozialversicherungsfrei bleiben kann. Der Arbeitgeber übernimmt dafür die pauschale Steuer selbst, anstatt sie vom Gehalt einzubehalten – das vereinfacht die Abrechnung bei bestimmten wiederkehrenden Zuwendungen an mehrere oder alle Beschäftigten gleichzeitig.

Quelle: §40 EStG, gesetze-im-internet.de

Kosten für Betriebsveranstaltungen wie eine Weihnachtsfeier oder ein Sommerfest bleiben für die teilnehmenden Beschäftigten bis zu einer gesetzlich festgelegten Freigrenze pro Veranstaltung und Person steuer- und sozialversicherungsfrei – begünstigt sind maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr. Wird die Freigrenze überschritten, ist der komplette Betrag steuerpflichtig, nicht nur der übersteigende Teil; alternativ kann der Arbeitgeber den übersteigenden Teil pauschal versteuern. Bei der Berechnung der Kosten pro Kopf werden grundsätzlich alle Gesamtkosten der Veranstaltung anteilig auf die tatsächlich teilnehmenden Personen umgelegt, nicht auf die ursprünglich eingeladene Zahl.

Quelle: §19 Abs. 1 Nr. 1a EStG, gesetze-im-internet.de

Zahlt der Arbeitgeber einen Zuschuss zu den Fahrtkosten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte – etwa für die Nutzung des privaten Pkw statt öffentlicher Verkehrsmittel – ist dieser Zuschuss grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn, kann aber unter bestimmten Voraussetzungen pauschal mit 15 % versteuert werden, sofern er die Höhe der ansonsten als Werbungskosten abziehbaren Entfernungspauschale nicht übersteigt. Diese Pauschalversteuerung führt gleichzeitig zur Sozialversicherungsfreiheit des Zuschusses. Anders als beim steuerfreien Jobticket für öffentliche Verkehrsmittel mindert ein pauschal versteuerter Fahrtkostenzuschuss für den Pkw ebenfalls die bei der Steuererklärung ansetzbare Entfernungspauschale der/des Beschäftigten.

Quelle: §40 Abs. 2 EStG, gesetze-im-internet.de

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt bei einer Fünf-Tage-Woche 20 Arbeitstage pro Jahr – viele Arbeits- und Tarifverträge sehen freiwillig mehr vor. Der Anspruch entsteht anteilig während des ersten halben Jahres eines neuen Arbeitsverhältnisses und ist danach in voller Höhe fällig. Nicht genommener Urlaub verfällt grundsätzlich zum Jahresende bzw. bis zum 31. März des Folgejahres, sofern eine Übertragung sachlich gerechtfertigt ist – als Arbeitgeber besteht dabei allerdings eine aktive Hinweispflicht: Wird die/der Beschäftigte nicht rechtzeitig und konkret auf den drohenden Verfall hingewiesen, kann der Urlaubsanspruch bestehen bleiben, selbst über das Jahresende hinaus. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist nicht genommener Urlaub finanziell abzugelten.

Quelle: Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), gesetze-im-internet.de

Wird eine/ein Beschäftigte/r krankheitsbedingt arbeitsunfähig, muss der Arbeitgeber das Gehalt für bis zu sechs Wochen in voller Höhe weiterzahlen, sofern das Arbeitsverhältnis zu diesem Zeitpunkt bereits mindestens vier Wochen ununterbrochen bestanden hat. Erst danach übernimmt die Krankenkasse mit dem geringeren Krankengeld. Kleinere Betriebe können einen Großteil dieser Kosten über das Umlageverfahren U1 bei der zuständigen Krankenkasse erstattet bekommen – eine für kleine Unternehmen wichtige finanzielle Entlastung, da eine längere krankheitsbedingte Ausfallzeit sonst empfindlich ins Gewicht fallen kann. Bei wiederholter Erkrankung an derselben Krankheit gelten besondere Regeln zur Anrechnung bereits verbrauchter Entgeltfortzahlungszeiträume.

Quelle: Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG), gesetze-im-internet.de

Auszubildende erhalten während ihrer Berufsausbildung eine Ausbildungsvergütung, die lohnsteuerlich und sozialversicherungsrechtlich grundsätzlich wie reguläres Arbeitsentgelt behandelt wird – reguläre Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht eingeschlossen, sofern die Vergütung die entsprechenden Freibeträge übersteigt. Für die Lohnbuchhaltung gelten ansonsten weitgehend dieselben Regeln wie bei anderen Arbeitnehmern – inklusive Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und regulären Urlaubsanspruch, oft sogar mit gesetzlich erhöhtem Mindesturlaub für minderjährige Azubis. Vermögenswirksame Leistungen oder eine betriebliche Altersvorsorge kommen bei Azubis seltener vor, sind aber grundsätzlich genauso möglich wie bei regulär Beschäftigten.

Quelle: Berufsbildungsgesetz (BBiG), allgemeine lohnsteuerliche Grundsätze

Ob ein Praktikum sozialversicherungspflichtig ist, hängt maßgeblich von seiner Art ab. Pflichtpraktika, die im Rahmen einer Schul-, Studien- oder Ausbildungsordnung vorgeschrieben sind, sind unabhängig von der Vergütungshöhe grundsätzlich sozialversicherungsfrei. Freiwillige Praktika außerhalb einer solchen Vorgabe unterliegen dagegen ab einer bestimmten Dauer und Vergütungshöhe der regulären Sozialversicherungspflicht wie ein normales Arbeitsverhältnis. Beim gesetzlichen Mindestlohn gilt: Pflichtpraktika sowie freiwillige Praktika bis zu einer bestimmten Dauer sind vom Mindestlohn ausgenommen, längere freiwillige Praktika dagegen nicht. Arbeitgeber sollten die Art des Praktikums daher sorgfältig dokumentieren, bevor die Lohnabrechnung aufgesetzt wird.

Quelle: §8 SGB IV, Mindestlohngesetz (MiLoG)

Der gesetzliche Mindestlohn legt einen bundesweit einheitlichen Mindeststundenlohn fest, der für nahezu alle Arbeitsverhältnisse gilt – mit einigen im Gesetz genannten Ausnahmen, etwa für bestimmte Pflichtpraktika, Auszubildende oder ehrenamtlich Tätige. Für Arbeitgeber besonders relevant: Der Mindestlohn bezieht sich auf tatsächlich geleistete Arbeitsstunden, weshalb bei Pauschal- oder Akkordlöhnen genau dokumentiert werden muss, wie viele Stunden tatsächlich gearbeitet wurden, um eine Unterschreitung nachweisbar auszuschließen. In bestimmten, im Gesetz genannten Branchen (etwa Bau- oder Gastgewerbe) bestehen zusätzliche Dokumentationspflichten zu Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Verstöße können empfindliche Bußgelder nach sich ziehen.

Quelle: Mindestlohngesetz (MiLoG), gesetze-im-internet.de

Anders als bei der einfacheren Homeoffice-Pauschale können die tatsächlichen Kosten eines häuslichen Arbeitszimmers unbegrenzt als Betriebsausgabe oder Werbungskosten abgesetzt werden, wenn der Raum den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit bildet – das ist typischerweise der Fall, wenn keine andere feste Arbeitsstätte zur Verfügung steht und der wesentliche, prägende Teil der Tätigkeit tatsächlich im Arbeitszimmer stattfindet. Voraussetzung ist zusätzlich, dass es sich um einen eigenen, abgeschlossenen Raum handelt, der so gut wie ausschließlich beruflich genutzt wird – ein Schreibtisch in der Wohnzimmerecke reicht dafür nicht aus. Wer diese strengeren Voraussetzungen nicht erfüllt, ist auf die Homeoffice-Pauschale oder einen begrenzten Abzug beschränkt.

Quelle: §4 Abs. 5 Nr. 6b EStG, gesetze-im-internet.de

Beide Begriffe klingen ähnlich, bedeuten aber Unterschiedliches. Rückstellungen sind ungewisse Verbindlichkeiten oder drohende Verluste, die bereits wirtschaftlich verursacht, aber der Höhe oder dem Zeitpunkt nach noch nicht sicher sind – etwa für ausstehende Prozesskosten oder Gewährleistungsrisiken; sie mindern den steuerlichen Gewinn bereits im Jahr ihrer Bildung. Rücklagen dagegen sind Teile des bereits versteuerten Eigenkapitals, die im Unternehmen einbehalten statt ausgeschüttet werden – sie sind ein Mittelverwendungsnachweis, kein zusätzlicher Aufwand, und mindern den Gewinn nicht erneut. Beide Begriffe sind vor allem für Kapitalgesellschaften mit Bilanzierungspflicht relevant; im vereinfachten EÜR-Verfahren spielen sie keine Rolle.

Quelle: §249 HGB, gesetze-im-internet.de

Sinkt der tatsächliche Wert eines Wirtschaftsguts dauerhaft unter seinen Buchwert – etwa weil eine Maschine technisch veraltet oder ein Warenbestand nicht mehr zum ursprünglichen Preis verkäuflich ist – kann bei bilanzierenden Unternehmen eine außerplanmäßige Teilwertabschreibung vorgenommen werden, die den Buchwert zusätzlich zur regulären Abschreibung auf den niedrigeren tatsächlichen Wert reduziert. Voraussetzung ist eine voraussichtlich dauerhafte, nicht nur vorübergehende Wertminderung – bei einer bloß kurzfristigen Marktschwankung ist eine Teilwertabschreibung steuerlich meist nicht anerkannt. Erholt sich der Wert später wieder, kann unter Umständen eine Zuschreibung erforderlich werden, die den Buchwert wieder anhebt.

Quelle: §6 Abs. 1 Nr. 1 EStG, gesetze-im-internet.de

Eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) liegt vor, wenn eine Kapitalgesellschaft – etwa eine GmbH – ihrem Gesellschafter einen Vermögensvorteil zuwendet, der einem fremden Dritten unter denselben Umständen nicht gewährt worden wäre, und dieser Vorteil durch das Gesellschaftsverhältnis veranlasst ist – zum Beispiel ein unangemessen hohes Geschäftsführergehalt oder ein Darlehen zu unüblichen Konditionen. Steuerlich wird eine vGA bei der GmbH nicht als Betriebsausgabe anerkannt und erhöht damit deren Gewinn nachträglich, während sie beim Gesellschafter als Kapitalertrag versteuert wird – im Ergebnis droht dadurch häufig eine wirtschaftliche Doppelbelastung. Ein sogenannter Fremdvergleich – wie hätten fremde Dritte eine vergleichbare Vereinbarung gestaltet – ist der zentrale Maßstab der Finanzverwaltung.

Quelle: §8 Abs. 3 KStG, gesetze-im-internet.de

Gewährt ein Gesellschafter seiner eigenen GmbH ein Darlehen – etwa zur Überbrückung eines kurzfristigen Liquiditätsengpasses – muss dieses Darlehen zu marktüblichen Konditionen (insbesondere Verzinsung) vereinbart und tatsächlich durchgeführt werden, um steuerlich anerkannt zu werden; andernfalls droht die Umqualifizierung als verdeckte Einlage oder verdeckte Gewinnausschüttung. Umgekehrt ist auch ein Darlehen der GmbH an ihren Gesellschafter möglich, unterliegt aber besonders strenger Prüfung durch die Finanzverwaltung, da hier das Risiko einer verdeckten Gewinnausschüttung noch größer ist, wenn Konditionen oder Rückzahlungsmodalitäten nicht fremdüblich sind. In beiden Fällen empfiehlt sich eine schriftliche, klar dokumentierte Vereinbarung mit klaren Zins- und Rückzahlungskonditionen.

Quelle: §8 Abs. 3 KStG, allgemeine körperschaftsteuerliche Grundsätze

Neben der einkommensteuerlichen Behandlung der Firmenwagen-Privatnutzung über die 1-%-Regelung fällt auf den privaten Nutzungsanteil auch Umsatzsteuer an, da die private Nutzung eines dem Unternehmen zugeordneten Fahrzeugs umsatzsteuerlich als unentgeltliche Wertabgabe gilt. Vereinfachend wird dafür meist derselbe Wert wie bei der einkommensteuerlichen 1-%-Regelung herangezogen, von dem pauschal ein Abschlag für nicht vorsteuerbelastete Kosten (üblicherweise 20 %) vorgenommen wird, bevor darauf die Umsatzsteuer berechnet wird. Alternativ kann auch hier auf Basis eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs der tatsächliche Privatanteil ermittelt werden. Für Kleinunternehmer nach §19 UStG entfällt diese umsatzsteuerliche Zusatzbetrachtung, da sie ohnehin keine Umsatzsteuer ausweisen.

Quelle: Abschn. 15.23 UStAE

Schließen sich mehrere Personen zu einer gemeinsamen selbstständigen Tätigkeit zusammen, ohne eine Kapitalgesellschaft zu gründen, entsteht meist eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) – die einfachste Form der Personengesellschaft, ohne besondere Gründungsformalitäten und grundsätzlich ohne eigene Buchführungspflicht nach HGB. Wird dagegen ein Handelsgewerbe betrieben oder erfolgt eine freiwillige Eintragung ins Handelsregister, wird daraus eine offene Handelsgesellschaft (OHG) – mit den zusätzlichen kaufmännischen Pflichten des HGB, aber ansonsten ähnlicher unbeschränkter persönlicher Haftung aller Gesellschafter wie bei der GbR. Für kleinere gemeinsame Projekte oder Zusammenschlüsse von Freiberuflern bleibt die GbR meist die praktikablere, formfreiere Variante.

Quelle: §705 ff. BGB, §105 ff. HGB

Für die Gründung einer GmbH ist ein Mindeststammkapital gesetzlich vorgeschrieben, das bei Gründung mindestens zur Hälfte tatsächlich eingezahlt sein muss, bevor die Eintragung ins Handelsregister erfolgen kann – die andere Hälfte kann später eingefordert werden. Das Stammkapital bildet die wirtschaftliche Haftungsgrundlage der Gesellschaft gegenüber Gläubigern, da die Gesellschafter selbst grundsätzlich nicht mit ihrem Privatvermögen haften. Wird das geforderte Mindeststammkapital unterschritten, kommt alternativ die Gründung als UG (haftungsbeschränkt) infrage, die bereits mit einem symbolischen Stammkapital ab einem Euro gegründet werden kann, dafür aber verpflichtet ist, einen Teil ihrer Jahresgewinne anzusparen, bis das reguläre GmbH-Mindeststammkapital erreicht ist.

Quelle: §5 GmbHG, gesetze-im-internet.de

Die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt), kurz UG, ist eine Variante der GmbH für Gründer mit wenig Startkapital – sie kann bereits mit einem symbolischen Stammkapital ab einem Euro gegründet werden, muss dafür aber gesetzlich verpflichtend einen Teil ihres jährlichen Gewinns (ein Viertel) in eine gesetzliche Rücklage einstellen, bis das reguläre GmbH-Mindeststammkapital erreicht ist – erst dann kann sie sich formlos in eine reguläre GmbH umbenennen. Ansonsten gelten für die UG praktisch dieselben Regeln wie für die GmbH: beschränkte Haftung auf das Gesellschaftsvermögen, notarielle Gründung, Handelsregistereintrag und die kaufmännischen Buchführungspflichten.

Quelle: §5a GmbHG, gesetze-im-internet.de

Für besonders einfache, standardisierte GmbH- oder UG-Gründungen – mit höchstens drei Gesellschaftern und einem Geschäftsführer – sieht der Gesetzgeber ein vereinfachtes Musterprotokoll vor, das Gesellschaftsvertrag, Geschäftsführerbestellung und Gesellschafterliste in einem einzigen, standardisierten Dokument zusammenfasst. Das spart gegenüber einem individuell ausgehandelten Gesellschaftsvertrag Zeit und reduziert die Notarkosten, da weniger Beurkundungsaufwand anfällt. Der Nachteil: Individuelle Regelungen – etwa zu Nachfolgeklauseln, unterschiedlichen Stimmrechten oder speziellen Wettbewerbsverboten – lassen sich im Musterprotokoll nicht abbilden. Bei komplexeren Gesellschafterkonstellationen ist ein individueller Gesellschaftsvertrag meist die bessere Wahl.

Quelle: §2 Abs. 1a GmbHG, gesetze-im-internet.de

Der im Handelsregister eingetragene Name eines Unternehmens – die sogenannte Firma – unterliegt bestimmten rechtlichen Anforderungen: Sie muss Unterscheidungskraft besitzen, darf nicht irreführend sein (etwa durch Vortäuschen einer nicht vorhandenen Größe oder eines nicht vorhandenen Tätigkeitsbereichs) und muss den Rechtsformzusatz enthalten (z. B. „GmbH", „UG (haftungsbeschränkt)"). Vor der endgültigen Wahl lohnt sich eine Prüfung, ob der gewünschte Name am selben Ort bereits von einem anderen Unternehmen verwendet wird – die zuständige Industrie- und Handelskammer bietet dafür häufig eine kostenlose Vorabprüfung an. Zusätzlich sollte geprüft werden, ob der Name gegen bereits bestehende Markenrechte Dritter verstößt.

Quelle: §18 HGB, gesetze-im-internet.de

In der deutschen Buchhaltungspraxis haben sich zwei Standard-Kontenrahmen etabliert, nach denen Konten systematisch nummeriert werden: SKR03 ist nach dem Ablauf des Geschäftsprozesses gegliedert (Prozessgliederungsprinzip), SKR04 orientiert sich stärker an der Struktur von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (Abschlussgliederungsprinzip). Beide sind inhaltlich gleichwertig und werden von praktisch aller gängigen Buchhaltungssoftware unterstützt – welcher verwendet wird, ist meist eine Frage der Gewohnheit der Buchhaltungsstelle oder eine Vorgabe der verwendeten Software. Für den laufenden Geschäftsbetrieb macht es keinen inhaltlichen Unterschied, welcher Kontenrahmen genutzt wird, solange konsequent bei einem geblieben wird.

Quelle: DATEV eG, allgemeine Buchhaltungspraxis

In der doppelten Buchführung wird jeder Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Konten erfasst: einmal im Soll (der linken Seite eines Kontos) und einmal im Haben (der rechten Seite) – daher der Name „doppelte" Buchführung. Ob eine Buchung ein Konto erhöht oder mindert, hängt von der Kontenart ab: Bei Aktivkonten (z. B. Bankkonto, Anlagevermögen) bedeutet eine Buchung im Soll eine Erhöhung, im Haben eine Minderung; bei Passivkonten (z. B. Verbindlichkeiten, Eigenkapital) ist es umgekehrt. Diese Systematik stellt sicher, dass die Bilanz am Ende stets ausgeglichen ist. Für die EÜR ist diese doppelte Erfassung nicht zwingend erforderlich, da dort nur Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt werden.

Quelle: allgemeine buchhalterische Grundprinzipien

Bilanzierungspflichtige Unternehmen müssen mindestens einmal jährlich eine Inventur durchführen – die vollständige, mengen- und wertmäßige Erfassung aller Vermögensgegenstände und Schulden zu einem bestimmten Stichtag. Das Ergebnis, das Inventar, bildet die Grundlage für die Bilanz. Neben der klassischen Stichtagsinventur erlauben die gesetzlichen Vorschriften unter bestimmten Voraussetzungen auch eine zeitverschobene Inventur (Erfassung innerhalb eines Zeitraums vor oder nach dem Stichtag, wertmäßig fortgeschrieben) oder eine permanente Inventur (laufende, das ganze Jahr über dokumentierte Bestandsführung). Für nicht bilanzierungspflichtige Kleinunternehmer mit EÜR entfällt die gesetzliche Inventurpflicht.

Quelle: §240 ff. HGB, gesetze-im-internet.de

Für bilanzierungspflichtige Kapitalgesellschaften wie eine GmbH besteht der Jahresabschluss mindestens aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung; je nach Größenklasse kommen zusätzlich ein Anhang und – bei mittelgroßen und großen Gesellschaften – ein Lagebericht hinzu. Kleine und Kleinstkapitalgesellschaften profitieren von zahlreichen gesetzlichen Erleichterungen bei Umfang und Offenlegungspflichten. Der Jahresabschluss muss innerhalb gesetzlicher Fristen erstellt, von den Gesellschaftern festgestellt und anschließend beim Bundesanzeiger elektronisch offengelegt werden – bei Nichteinhaltung drohen Ordnungsgelder. Einzelunternehmer und Personengesellschaften ohne Bilanzierungspflicht sind von diesen umfangreichen Offenlegungspflichten befreit.

Quelle: §264 ff. HGB, gesetze-im-internet.de

In der Bilanz wird das Vermögen eines Unternehmens grundlegend in zwei Kategorien unterteilt. Das Anlagevermögen umfasst Vermögensgegenstände, die dauerhaft dem Geschäftsbetrieb dienen sollen – etwa Maschinen, Firmenwagen, Gebäude oder Software-Lizenzen – und wird über die Nutzungsdauer abgeschrieben. Das Umlaufvermögen dagegen umfasst Gegenstände, die kurzfristig verbraucht, verkauft oder in Geld umgewandelt werden sollen – etwa Warenbestände, Forderungen aus Lieferungen und Leistungen oder liquide Mittel auf dem Bankkonto. Diese Unterscheidung ist vor allem für bilanzierungspflichtige Unternehmen relevant und beeinflusst unter anderem, wie ein Wirtschaftsgut steuerlich und bilanziell behandelt wird.

Quelle: §247 Abs. 2-3 HGB, gesetze-im-internet.de

Kosten für einen Steuerberater sind unterschiedlich zu behandeln, je nachdem, welchen Zweck die jeweilige Beratung hatte. Steuerberatungskosten, die im Zusammenhang mit dem eigenen Betrieb stehen – etwa für die Erstellung der Buchführung, des Jahresabschlusses oder betrieblicher Steuererklärungen (z. B. Umsatzsteuer, Gewerbesteuer) – sind als Betriebsausgabe voll absetzbar. Kosten, die die rein private Einkommensteuererklärung betreffen (etwa für private Kapitalerträge oder Werbungskosten aus nichtselbstständiger Arbeit), sind dagegen nicht als Betriebsausgabe absetzbar – in der Praxis stellen Steuerberater ihre Rechnungen deshalb oft nach betrieblichem und privatem Anteil getrennt aus, um diese Abgrenzung zu erleichtern.

Quelle: allgemeine ertragsteuerliche Grundsätze

Werbungskosten sind Aufwendungen, die Arbeitnehmern zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung ihrer Einnahmen aus nichtselbstständiger Arbeit entstehen – das Gegenstück zu Betriebsausgaben bei Selbstständigen. Dazu zählen typischerweise Fahrtkosten zur ersten Tätigkeitsstätte (über die Entfernungspauschale), Arbeitsmittel, Fortbildungskosten, Bewerbungskosten oder doppelte Haushaltsführung. Ohne Einzelnachweis wird automatisch ein Arbeitnehmer-Pauschbetrag berücksichtigt; erst wenn die tatsächlichen Werbungskosten diesen Pauschbetrag übersteigen, lohnt sich eine detaillierte Einzelauflistung in der Steuererklärung. Für Arbeitgeber selbst sind Werbungskosten ohne Bedeutung – sie betreffen ausschließlich die private Einkommensteuererklärung der Beschäftigten.

Quelle: §9 EStG, gesetze-im-internet.de

Gegenstände, die überwiegend beruflich genutzt werden – etwa ein Laptop, Fachliteratur, ein Schreibtischstuhl oder Werkzeug – können als Arbeitsmittel steuerlich abgesetzt werden: bei Selbstständigen als Betriebsausgabe, bei Arbeitnehmern als Werbungskosten. Bei rein beruflicher Nutzung sind die vollen Kosten absetzbar; bei gemischter privater und beruflicher Nutzung nur der beruflich veranlasste Anteil, der im Zweifel nachvollziehbar geschätzt werden muss. Für geringwertige Arbeitsmittel unterhalb der GWG-Grenze ist ein Sofortabzug im Jahr der Anschaffung möglich; teurere Arbeitsmittel müssen über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden.

Quelle: §9 Abs. 1 Nr. 6 EStG, §4 Abs. 4 EStG

Erfolgt ein Umzug aus beruflichem Anlass – etwa wegen eines neuen Arbeitsplatzes, eines Arbeitgeberwechsels oder einer deutlichen Verkürzung des täglichen Arbeitswegs – können die Umzugskosten als Werbungskosten oder Betriebsausgabe abgesetzt werden. Dazu zählen unter anderem Transportkosten, Maklergebühren für die neue Wohnung und doppelte Mietzahlungen in der Übergangszeit. Für sonstige Umzugsauslagen, die schwer einzeln zu belegen sind, gewährt die Finanzverwaltung pauschale Beträge, die regelmäßig angepasst werden. Ein rein privat veranlasster Umzug ohne beruflichen Anlass ist dagegen steuerlich grundsätzlich nicht absetzbar.

Quelle: Bundesumzugskostengesetz (BUKG), allgemeine Grundsätze

Unterhält eine berufstätige Person aus beruflichem Anlass eine Zweitwohnung am Beschäftigungsort, während der eigentliche Lebensmittelpunkt an einem anderen Ort bestehen bleibt, spricht man von doppelter Haushaltsführung – die damit verbundenen Kosten (Zweitwohnung, wöchentliche Familienheimfahrten, Verpflegungsmehraufwand in der Anfangszeit) sind als Werbungskosten oder Betriebsausgabe absetzbar. Voraussetzung ist unter anderem, dass am Erstwohnsitz eine finanzielle Beteiligung an den dortigen Haushaltskosten besteht und dieser tatsächlich weiterhin den Lebensmittelpunkt bildet. Für die Zweitwohnung selbst gilt eine monatliche Höchstgrenze für die absetzbaren Unterkunftskosten.

Quelle: §9 Abs. 1 Nr. 5 EStG, gesetze-im-internet.de

Kosten für berufliche Fortbildung – etwa Seminare, Fachliteratur, Lehrgangsgebühren oder ein berufsbegleitendes Studium, das auf einer bereits abgeschlossenen Erstausbildung aufbaut – sind in voller Höhe als Werbungskosten oder Betriebsausgabe absetzbar. Anders behandelt wird die reine Erstausbildung (etwa ein Erststudium direkt nach dem Abitur ohne vorherige Berufsausbildung): Die Kosten dafür sind steuerlich nur eingeschränkt als Sonderausgaben absetzbar, nicht als vorweggenommene Werbungskosten – ein Unterschied, der sich für Berufseinsteiger finanziell deutlich auswirken kann, da Sonderausgaben nicht vor- oder rückgetragen werden können, wenn in dem Jahr kaum Einkommen erzielt wird.

Quelle: §9 Abs. 6 EStG, §10 Abs. 1 Nr. 7 EStG

Für Kinder wird entweder monatlich Kindergeld ausgezahlt oder stattdessen bei der Einkommensteuerveranlagung ein Kinderfreibetrag vom zu versteuernden Einkommen abgezogen – das Finanzamt prüft im Rahmen der sogenannten Günstigerprüfung automatisch, welche Variante für die Familie steuerlich günstiger ist. Bei niedrigeren und mittleren Einkommen ist meist das Kindergeld vorteilhafter, bei höheren Einkommen kann der Kinderfreibetrag zu einer größeren Steuerersparnis führen, die das bereits erhaltene Kindergeld übersteigt – dieses wird dann bei der Veranlagung gegengerechnet. Für Arbeitgeber ist nur das monatlich ausgezahlte Kindergeld relevant.

Quelle: §31, §32 EStG, gesetze-im-internet.de

Alleinerziehende, die mit mindestens einem minderjährigen, kindergeldberechtigten Kind in einem gemeinsamen Haushalt ohne weitere volljährige Person leben, können den Entlastungsbetrag für Alleinerziehende geltend machen – einen festen Freibetrag, der sich mit jedem weiteren im Haushalt lebenden Kind erhöht. In der Lohnabrechnung wird der Entlastungsbetrag über die Steuerklasse II automatisch berücksichtigt, sofern die/der Beschäftigte diese beim Finanzamt beantragt und dem Arbeitgeber mitgeteilt hat. Zieht eine weitere volljährige Person dauerhaft in den Haushalt ein, entfällt der Anspruch ab diesem Zeitpunkt.

Quelle: §24b EStG, gesetze-im-internet.de

Menschen mit anerkannter Behinderung können anstelle des Einzelnachweises behinderungsbedingter Mehraufwendungen einen gestaffelten Pauschbetrag in der Einkommensteuererklärung geltend machen, dessen Höhe sich nach dem festgestellten Grad der Behinderung richtet. Der Pauschbetrag deckt laufende, typische behinderungsbedingte Kosten ab, ohne dass dafür einzelne Belege gesammelt werden müssen – außergewöhnliche Kosten (etwa ein behindertengerechter Umbau) können zusätzlich als außergewöhnliche Belastung geltend gemacht werden. Ein festgestellter Grad der Behinderung kann zudem arbeitsrechtlich relevante Schutzrechte auslösen, etwa einen besonderen Kündigungsschutz.

Quelle: §33b EStG, gesetze-im-internet.de

Ändert sich der gesetzliche Umsatzsteuersatz kommt es für die Rechnungsstellung darauf an, wann die Leistung tatsächlich ausgeführt wurde, nicht wann die Rechnung gestellt oder bezahlt wird. Bei Lieferungen ist das der Zeitpunkt der Übergabe, bei Dienstleistungen der Zeitpunkt der Fertigstellung. Erstreckt sich eine Leistung über den Stichtag einer Steuersatzänderung hinweg, muss im Zweifel eine sachgerechte Abgrenzung erfolgen, welcher Teil der Leistung vor und welcher nach der Änderung erbracht wurde. Bei Dauerleistungen wie Mietverträgen gilt der jeweils zum Zeitpunkt der Teilleistung aktuelle Steuersatz.

Quelle: allgemeine umsatzsteuerliche Grundsätze

Ändern sich bei einem Wirtschaftsgut nachträglich die Verhältnisse, die für den ursprünglichen Vorsteuerabzug maßgeblich waren – etwa weil ein Gebäude zunächst steuerpflichtig vermietet und später steuerfrei genutzt wird – muss die ursprünglich abgezogene Vorsteuer anteilig über einen gesetzlich festgelegten Berichtigungszeitraum (bei Gebäuden meist zehn Jahre, bei anderen Wirtschaftsgütern kürzer) korrigiert werden. Das soll sicherstellen, dass der Vorsteuerabzug der tatsächlichen, über die gesamte Nutzungsdauer betrachteten unternehmerischen Verwendung entspricht. Bei größeren Investitionsgütern lohnt sich deshalb eine Dokumentation der ursprünglichen Nutzungsabsicht.

Quelle: §15a UStG, gesetze-im-internet.de

Neben der Kleinunternehmerregelung gibt es zahlreiche sachliche Steuerbefreiungen, die unabhängig von der Unternehmensgröße gelten – etwa für die Vermietung von Grundstücken, viele Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin, bestimmte Bildungsleistungen sowie Finanz- und Versicherungsdienstleistungen. Anders als bei der Kleinunternehmerregelung entfällt hier grundsätzlich auch der Vorsteuerabzug für damit zusammenhängende Eingangsleistungen, es sei denn, es besteht ausnahmsweise eine Option zur Steuerpflicht. Wer in einer dieser Branchen tätig ist, sollte frühzeitig prüfen, welche konkrete Befreiungsvorschrift greift.

Quelle: §4 UStG, gesetze-im-internet.de

Bei der Soll-Versteuerung (dem gesetzlichen Regelfall) entsteht die Umsatzsteuer bereits mit Ausführung der Leistung, unabhängig davon, wann der Kunde tatsächlich zahlt – das kann bei längeren Zahlungszielen zu einem spürbaren Liquiditätsnachteil führen. Bei der Ist-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuer dagegen erst mit tatsächlichem Zahlungseingang. Die Ist-Versteuerung kann auf Antrag genutzt werden, wenn bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschritten werden oder bei bestimmten Berufsgruppen ohne Buchführungspflicht – sie ist für die meisten kleineren Unternehmen liquiditätsschonender und sollte aktiv beim Finanzamt beantragt werden.

Quelle: §20 UStG, gesetze-im-internet.de

Zahlt ein Unternehmen einem Verein, einer Veranstaltung oder einer Person Sponsoring-Gelder und erhält dafür eine Gegenleistung – etwa Werbung auf Trikots, Bannern oder in Programmheften – handelt es sich umsatzsteuerlich um einen tauschähnlichen Umsatz: Der Gesponserte erbringt eine Werbeleistung, die grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig ist, sofern er selbst nicht Kleinunternehmer ist. Für den Sponsor sind die Aufwendungen in der Regel als Betriebsausgabe absetzbar, wenn ein wirtschaftlicher Vorteil in Form von Öffentlichkeitswirkung erkennbar ist – reines Spenden ohne Gegenleistung wird dagegen steuerlich anders behandelt.

Quelle: allgemeine umsatzsteuerliche und ertragsteuerliche Grundsätze

Elterngeld ersetzt einen Teil des vor der Geburt erzielten Nettoeinkommens für einen begrenzten Zeitraum nach der Geburt eines Kindes – die Höhe richtet sich nach dem durchschnittlichen Nettoeinkommen der letzten zwölf Monate vor der Geburt und beträgt gestaffelt zwischen 65 % und 100 % dieses Einkommens, mit gesetzlichem Mindest- und Höchstbetrag. Für Arbeitgeber ist relevant, dass sie auf Anfrage der Elterngeldstelle eine Arbeitgeberbescheinigung mit den Gehaltsdaten ausstellen müssen. Es gibt verschiedene Bezugsvarianten (Basiselterngeld, ElterngeldPlus, Partnerschaftsbonus), die sich in Höhe und Bezugsdauer unterscheiden.

Quelle: Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG)

Während der Schwangerschaft und einer bestimmten Zeit nach der Geburt gilt für Arbeitnehmerinnen ein besonderer gesetzlicher Schutz: unter anderem ein grundsätzliches Beschäftigungsverbot in den letzten sechs Wochen vor und den ersten acht Wochen nach der Geburt, ein besonderer Kündigungsschutz während der gesamten Schwangerschaft und bis vier Monate nach der Entbindung, sowie Einschränkungen bei bestimmten Tätigkeiten schon während der Schwangerschaft. Der Arbeitgeber muss eine Schwangerschaft unverzüglich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde melden und eine individuelle Gefährdungsbeurteilung vornehmen. Während der Schutzfristen zahlt meist die Krankenkasse Mutterschaftsgeld, ergänzt um einen Arbeitgeberzuschuss.

Quelle: Mutterschutzgesetz (MuSchG), gesetze-im-internet.de

Der Sozialversicherungsausweis weist die Versicherungsnummer einer Person in der gesetzlichen Rentenversicherung aus und wird bei erstmaliger Aufnahme einer versicherungspflichtigen Beschäftigung automatisch ausgestellt. In bestimmten, im Gesetz genannten Branchen (etwa Bau- oder Gebäudereinigungsgewerbe, Gastronomie) besteht für Beschäftigte eine Pflicht, den Ausweis während der Arbeit mitzuführen – Kontrollen durch den Zoll im Rahmen der Schwarzarbeitsbekämpfung prüfen das regelmäßig. Für Arbeitgeber in diesen Branchen ist es sinnvoll, neue Beschäftigte frühzeitig auf diese Mitführungspflicht hinzuweisen.

Quelle: §2a SchwarzArbG, gesetze-im-internet.de

Das Nachweisgesetz verpflichtet Arbeitgeber, die wesentlichen Vertragsbedingungen eines Arbeitsverhältnisses – etwa Beginn, Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung, Arbeitszeit, Vergütung und Kündigungsfristen – spätestens am ersten Arbeitstag schriftlich niederzulegen und auszuhändigen. Seit einer Gesetzesverschärfung sind zusätzliche Angaben verpflichtend geworden, unter anderem zu Probezeit, Überstundenregelungen und dem Kündigungsverfahren. Verstöße können als Ordnungswidrigkeit mit Bußgeld geahndet werden. In der Praxis wird die Nachweispflicht meist direkt über einen schriftlichen Arbeitsvertrag erfüllt, der alle geforderten Angaben ohnehin enthält.

Quelle: Nachweisgesetz (NachwG), gesetze-im-internet.de

Ein Arbeitsvertrag kann entweder mit sachlichem Grund (z. B. Vertretung, Projektbefristung) zeitlich unbegrenzt oft befristet werden, oder ohne sachlichen Grund für maximal zwei Jahre, innerhalb derer eine Verlängerung bis zu dreimal möglich ist – eine sachgrundlose Befristung ist ausgeschlossen, wenn mit derselben Person bereits zuvor ein Arbeitsverhältnis bestand. Eine Befristung muss zwingend schriftlich vereinbart werden, bevor die Tätigkeit beginnt – fehlt die Schriftform, gilt der Vertrag automatisch als unbefristet. Für Arbeitgeber ist eine sorgfältige Dokumentation der Befristungsgründe wichtig, da unwirksame Befristungen zu einem unbeabsichtigten unbefristeten Arbeitsverhältnis führen können.

Quelle: Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG), gesetze-im-internet.de

Eine Abmahnung ist die förmliche Rüge eines konkreten Fehlverhaltens durch den Arbeitgeber, verbunden mit der klaren Warnung, dass im Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung drohen. Sie ist bei vielen verhaltensbedingten Kündigungsgründen eine rechtliche Voraussetzung, bevor überhaupt gekündigt werden darf. Damit eine Abmahnung wirksam ist, muss sie das Fehlverhalten konkret benennen (Datum, Vorfall, betroffene Pflicht) und unmissverständlich auf die Konsequenzen bei Wiederholung hinweisen – eine pauschale, unspezifische Ermahnung reicht dafür nicht aus. Aus Beweisgründen empfiehlt sich stets die Schriftform mit Zugangsnachweis.

Quelle: allgemeine arbeitsrechtliche Grundsätze

Die gesetzliche Kündigungsfrist für Arbeitgeber verlängert sich gestaffelt mit der Dauer der Betriebszugehörigkeit – von vier Wochen zum 15. oder Monatsende in den ersten beiden Jahren bis zu mehreren Monaten bei langjähriger Beschäftigung. Für Arbeitnehmer selbst gilt bei einer Eigenkündigung meist durchgehend die kürzere Grundkündigungsfrist von vier Wochen, sofern nicht arbeits- oder tarifvertraglich etwas anderes vereinbart wurde. Während einer vereinbarten Probezeit (maximal sechs Monate) kann mit einer verkürzten Frist von zwei Wochen gekündigt werden. Abweichende, für Arbeitnehmer nicht ungünstigere Kündigungsfristen können vertraglich vereinbart werden.

Quelle: §622 BGB, gesetze-im-internet.de

Ab einer Mindestanzahl wahlberechtigter Beschäftigter in einem Betrieb können diese einen Betriebsrat wählen – eine gesetzliche Pflicht zur Gründung besteht dabei grundsätzlich nicht, die Initiative muss von der Belegschaft selbst ausgehen. Ist ein Betriebsrat einmal gewählt, hat er weitreichende Mitbestimmungs-, Informations- und Anhörungsrechte, etwa bei der Gestaltung von Arbeitszeiten, bei Kündigungen oder bei der Einführung neuer technischer Systeme. Arbeitgeber, die die Wahl eines Betriebsrats behindern, können sich strafbar machen. Für kleinere Unternehmen ohne Betriebsrat gelten diese besonderen Mitbestimmungsrechte nicht, die allgemeinen arbeitsrechtlichen Regeln bleiben aber unverändert anwendbar.

Quelle: Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), gesetze-im-internet.de

Beim Ausscheiden aus einem Arbeitsverhältnis hat jede/jeder Beschäftigte einen gesetzlichen Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis – wahlweise ein einfaches Zeugnis oder ein qualifiziertes Zeugnis, das zusätzlich Leistung und Verhalten bewertet. In der Praxis hat sich für qualifizierte Zeugnisse eine sogenannte Zeugnissprache mit feststehenden, wohlwollend klingenden Formulierungen etabliert – ein Zeugnis muss wahr, aber gleichzeitig wohlwollend formuliert sein. Wird das Zeugnis nicht rechtzeitig oder nicht ordnungsgemäß ausgestellt, kann die/der ehemalige Beschäftigte die Ausstellung bzw. Korrektur gerichtlich durchsetzen.

Quelle: §109 GewO, gesetze-im-internet.de

Ob und wie Überstunden vergütet oder in Freizeit ausgeglichen werden, richtet sich in erster Linie nach dem Arbeits- oder Tarifvertrag – ohne besondere Regelung sind Überstunden grundsätzlich wie reguläre Arbeitszeit zusätzlich zu vergüten. Pauschale Klauseln, nach denen sämtliche Überstunden „mit dem Gehalt abgegolten" sind, sind von der Rechtsprechung nur noch eingeschränkt wirksam. Lohnsteuerlich sind Überstundenvergütungen regulärer, steuerpflichtiger Arbeitslohn – anders als etwa Nacht- oder Feiertagszuschläge gibt es dafür keine generelle Steuerbefreiung. Eine sorgfältige Arbeitszeiterfassung ist die Grundlage dafür, Überstunden überhaupt korrekt nachweisen zu können.

Quelle: allgemeine arbeitsrechtliche Grundsätze

Zuschläge für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit sind bis zu bestimmten, gesetzlich festgelegten Prozentsätzen des Grundlohns steuer- und sozialversicherungsfrei – Voraussetzung ist, dass die Arbeit tatsächlich zu den begünstigten Zeiten geleistet wurde und der Zuschlag zusätzlich zum regulären Grundlohn gezahlt wird. Wird ein überdurchschnittlich hoher Grundstundenlohn zugrunde gelegt, um die steuerfreien Zuschläge künstlich zu erhöhen, kann die Finanzverwaltung das bei einer Prüfung beanstanden. Für Branchen mit regelmäßiger Schicht-, Nacht- oder Wochenendarbeit ist diese Steuerbefreiung ein spürbarer finanzieller Vorteil für die Beschäftigten.

Quelle: §3b EStG, gesetze-im-internet.de

Das Gesetz zählt bestimmte Berufe ausdrücklich zu den freien Berufen (Katalogberufe) – etwa Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Architekten, Journalisten oder Dolmetscher. Daneben gibt es sogenannte katalogähnliche Berufe, die zwar nicht ausdrücklich genannt sind, aber vom Tätigkeitsbild her vergleichbar sind. Entscheidend für die Einordnung als Freiberufler ist letztlich die tatsächlich ausgeübte Tätigkeit, nicht allein die Berufsbezeichnung. Bei Unsicherheit über die eigene Einordnung lohnt sich eine frühzeitige Klärung, da eine spätere Umqualifizierung rückwirkend Gewerbesteuer auslösen kann.

Quelle: §18 EStG, gesetze-im-internet.de

Wer neben einer Hauptbeschäftigung als Angestellte/r zusätzlich selbstständig tätig ist, muss diese Nebentätigkeit ebenfalls beim Finanzamt anmelden und gegebenenfalls ein Gewerbe anmelden. Sozialversicherungsrechtlich bleibt die Hauptbeschäftigung meist ausschlaggebend, solange die selbstständige Tätigkeit zeitlich und wirtschaftlich untergeordnet bleibt; wird sie zum wirtschaftlichen Schwerpunkt, kann sich das auf die Versicherungspflicht auswirken. Steuerlich werden die Einkünfte aus beiden Tätigkeiten zusammengerechnet und gemeinsam veranlagt. Vor Aufnahme der Nebentätigkeit lohnt sich zudem ein Blick in den bestehenden Arbeitsvertrag, ob eine Nebentätigkeit angezeigt werden muss.

Quelle: allgemeine Grundsätze

Einzelunternehmen und Personengesellschaften (nicht Kapitalgesellschaften wie die GmbH) profitieren bei der Gewerbesteuer von einem jährlichen Freibetrag, der vom Gewerbeertrag abgezogen wird, bevor die eigentliche Gewerbesteuer berechnet wird – bei kleineren Gewerbebetrieben kann dadurch überhaupt keine Gewerbesteuer anfallen. Die Höhe der tatsächlichen Gewerbesteuer hängt zusätzlich vom individuellen Hebesatz der jeweiligen Gemeinde ab. Auf die Einkommensteuer wird die Gewerbesteuer bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften über eine pauschale Anrechnung teilweise wieder angerechnet, um eine Doppelbelastung abzumildern.

Quelle: §11 GewStG, gesetze-im-internet.de

Die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerregelung und die Gewerbesteuer sind zwei vollständig unabhängige Regelungen – ein Kleinunternehmer im umsatzsteuerlichen Sinn ist deshalb nicht automatisch auch von der Gewerbesteuer befreit. Ob Gewerbesteuer anfällt, richtet sich allein danach, ob überhaupt eine gewerbliche Tätigkeit vorliegt und ob der Gewerbeertrag den gesetzlichen Freibetrag übersteigt. In der Praxis bleiben viele kleinere Gewerbetreibende trotzdem gewerbesteuerfrei, weil ihr Gewinn unterhalb des Freibetrags liegt – das ist aber eine Folge des niedrigen Gewinns, nicht des Kleinunternehmerstatus.

Quelle: allgemeine Grundsätze, §11 GewStG

Nach der Gewerbe- oder Tätigkeitsanmeldung übersendet das Finanzamt den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung" – darin werden unter anderem Art der Tätigkeit, voraussichtlicher Umsatz und Gewinn der ersten Jahre sowie die gewünschte umsatzsteuerliche Behandlung abgefragt. Die hier gemachten Angaben zum voraussichtlichen Gewinn bilden häufig die Grundlage für die ersten Einkommensteuer-Vorauszahlungen, weshalb realistische, nicht zu niedrig angesetzte Schätzungen sinnvoll sind, um spätere Nachzahlungen mit Zinsen zu vermeiden. Aus diesem Fragebogen ergibt sich auch die zugeteilte Steuernummer, die auf allen Rechnungen anzugeben ist.

Quelle: §138 AO, ELSTER

Ein mit dem Handy fotografierter Beleg ist steuerlich grundsätzlich als digitale Erfassung zulässig und kann anschließend das Papieroriginal ersetzen, sofern bestimmte Anforderungen eingehalten werden: Das Foto muss das Original vollständig, lesbar und ohne inhaltliche Veränderung wiedergeben, zeitnah erstellt und danach unveränderbar archiviert werden. Nach erfolgreicher, ordnungsgemäßer Digitalisierung darf das Papieroriginal grundsätzlich vernichtet werden – bei besonders wichtigen Dokumenten empfiehlt sich trotzdem eine zusätzliche physische Aufbewahrung. Digitale Scanner-Apps mit direkter Anbindung an ein Mandantenportal erleichtern diesen Prozess erheblich.

Quelle: GoBD, BMF-Schreiben zur Digitalisierung von Belegen

Beim Zahlungsabgleich werden eingehende und ausgehende Zahlungen auf dem Bankkonto den entsprechenden offenen Rechnungen in der Buchhaltung zugeordnet, um festzustellen, welche Rechnungen bereits beglichen sind und welche noch offen stehen. Ein sauberer, zeitnaher Zahlungsabgleich ist die Grundlage für ein funktionierendes Mahnwesen, da nur so zuverlässig erkannt wird, welche Forderungen tatsächlich überfällig sind. Digitale Buchhaltungssysteme mit Bankanbindung können einen Großteil dieses Abgleichs automatisiert vornehmen – bei abweichenden Beträgen, etwa durch genutztes Skonto, ist dennoch häufig eine manuelle Prüfung nötig.

Quelle: allgemeine buchhalterische Praxis

Ein praktisch bedeutsamer Sonderfall des Reverse-Charge-Verfahrens betrifft Bauleistungen zwischen Unternehmen, die selbst nachhaltig Bauleistungen erbringen: Hier schuldet nicht der leistende Bauunternehmer, sondern der bauleistende Auftraggeber selbst die Umsatzsteuer. Ob der Auftraggeber als „nachhaltig bauleistend" gilt, wird meist über eine gültige Bescheinigung des Finanzamts (USt 1 TG) nachgewiesen, die der Auftraggeber dem leistenden Unternehmer vorlegt. Fehlt eine solche Bescheinigung oder besteht Unsicherheit über die Anwendbarkeit, sollte dies vor Rechnungsstellung geklärt werden.

Quelle: §13b Abs. 2 Nr. 4 UStG, gesetze-im-internet.de

Geschäftliche Kontoauszüge gehören zu den Unterlagen, für die die gesetzliche Aufbewahrungsfrist gilt – in der Regel zehn Jahre. Werden Kontoauszüge nur noch elektronisch von der Bank bereitgestellt, muss das Unternehmen selbst für eine GoBD-konforme, unveränderbare digitale Archivierung sorgen, statt sich allein auf den fortlaufenden Online-Zugriff beim Kreditinstitut zu verlassen – ein Bankwechsel oder eine technische Umstellung könnte diesen Zugriff sonst nachträglich erschweren. Ein regelmäßiger, etwa monatlicher Export und revisionssicherer Import der Kontoauszüge in das eigene Buchhaltungssystem beugt diesem Risiko vor.

Quelle: §147 AO, GoBD

Für regelmäßig gleich oder ähnlich anfallende Geschäftsvorfälle – etwa Miete, Versicherungsbeiträge oder Abo-Gebühren – lassen sich in den meisten Buchhaltungsprogrammen wiederkehrende Buchungsvorlagen einrichten, die automatisch zum jeweils passenden Zeitpunkt vorgeschlagen oder direkt gebucht werden. Das reduziert manuellen Erfassungsaufwand und senkt das Risiko, dass eine wiederkehrende Position versehentlich vergessen wird. Wichtig bleibt trotzdem eine regelmäßige Kontrolle: Ändert sich ein Betrag oder entfällt eine Position ganz, muss die automatisierte Vorlage entsprechend angepasst werden, damit die Buchhaltung nicht veraltete Beträge fortschreibt.

Quelle: allgemeine buchhalterische Praxis

Ein Rechnungseingangsbuch erfasst systematisch alle eingehenden Rechnungen mit den wichtigsten Eckdaten – Eingangsdatum, Rechnungsnummer, Lieferant, Betrag und Zahlungsziel – und dient vor allem der Übersicht über offene Verbindlichkeiten sowie als Kontrollinstrument, damit keine Eingangsrechnung übersehen oder doppelt bezahlt wird. Eine gesetzliche Pflicht zur Führung eines separaten Rechnungseingangsbuchs besteht nicht – in modernen digitalen Buchhaltungssystemen übernimmt diese Funktion meist automatisch die Kreditorenbuchhaltung. Für kleinere Unternehmen ohne spezialisierte Software kann eine einfache Tabelle trotzdem sinnvoll sein.

Quelle: allgemeine buchhalterische Praxis

Wird durch eine Photovoltaikanlage erzeugter Strom ins öffentliche Netz eingespeist, erhält der Betreiber dafür eine gesetzlich garantierte Einspeisevergütung. Bei den nach dem Nullsteuersatz begünstigten kleineren Anlagen ist diese Einspeisevergütung meist auch einkommensteuerlich steuerfrei, da die gesamte Anlage von der Ertragsbesteuerung ausgenommen ist. Umsatzsteuerlich ist die Einspeisung grundsätzlich ein steuerbarer Umsatz an den Netzbetreiber – bei begünstigten Kleinanlagen entsteht dadurch praktisch keine steuerliche Belastung. Bei größeren, nicht begünstigten Anlagen gelten dagegen die regulären Regeln zur Unternehmereigenschaft.

Quelle: Erneuerbare-Energien-Gesetz (EEG), §3 Nr. 72 EStG

Einkünfte aus der Vermietung von Immobilien oder der Verpachtung von Sachgesamtheiten gehören zu einer eigenen Einkunftsart im Einkommensteuerrecht, getrennt von den Einkünften aus Gewerbebetrieb oder selbstständiger Arbeit. Absetzbar sind hier insbesondere die Abschreibung des Gebäudes, Zinsen für ein zur Finanzierung aufgenommenes Darlehen, Instandhaltungskosten sowie weitere mit der Vermietung zusammenhängende Aufwendungen. Übersteigen die Werbungskosten die Mieteinnahmen, entsteht ein steuerlich anrechenbarer Verlust – bei dauerhaft verlustbringender Vermietung prüft das Finanzamt allerdings, ob überhaupt eine steuerlich relevante Einkünfteerzielungsabsicht vorliegt.

Quelle: §21 EStG, gesetze-im-internet.de

Wird eine privat gehaltene Immobilie innerhalb einer gesetzlich festgelegten Frist (grundsätzlich zehn Jahre) nach der Anschaffung wieder verkauft, unterliegt ein dabei erzielter Gewinn der Einkommensteuer als privates Veräußerungsgeschäft – umgangssprachlich oft „Spekulationssteuer" genannt. Ausgenommen sind Immobilien, die im Verkaufsjahr sowie den beiden vorangegangenen Kalenderjahren durchgehend selbst zu eigenen Wohnzwecken genutzt wurden. Für Unternehmen, die Immobilien im Betriebsvermögen halten, gilt diese Zehnjahresfrist nicht – hier ist ein Veräußerungsgewinn grundsätzlich immer steuerpflichtiger Betriebsgewinn, unabhängig von der Haltedauer.

Quelle: §23 EStG, gesetze-im-internet.de

Wird ein Unternehmen im Wege der Erbschaft oder Schenkung übertragen, unterliegt der Übergang grundsätzlich der Erbschaft- bzw. Schenkungsteuer – für Betriebsvermögen gibt es dabei besondere, unter engen gesetzlichen Voraussetzungen anwendbare Verschonungsregeln, die einen erheblichen Teil des Betriebsvermögens von der Steuer befreien können, wenn der Betrieb fortgeführt und bestimmte Lohnsummen-Grenzen eingehalten werden. Die Ausgestaltung dieser Verschonungsregeln ist komplex und hängt stark von Größe und Rechtsform des übertragenen Unternehmens ab – eine frühzeitige, langfristige Nachfolgeplanung ist daher besonders wichtig.

Quelle: Erbschaftsteuer- und Schenkungsteuergesetz (ErbStG)

Auch Verkäufe über Online-Marktplätze wie Amazon, eBay oder Etsy unterliegen denselben steuerlichen Grundregeln wie jeder andere Verkauf – bei regelmäßiger, auf Gewinnerzielung ausgerichteter Verkaufstätigkeit liegt eine gewerbliche Tätigkeit vor, die beim Finanzamt und in der Regel auch beim Gewerbeamt angemeldet werden muss. Die Kleinunternehmerregelung kann dabei genauso genutzt werden wie bei jedem anderen Kleingewerbe. Seit einigen Jahren sind Marktplatzbetreiber zudem verpflichtet, Verkäuferdaten an die Finanzverwaltung zu melden – ein rein „privater" Verkauf über solche Plattformen wird bei regelmäßiger, umfangreicher Tätigkeit zunehmend kritisch geprüft.

Quelle: Plattformen-Steuertransparenzgesetz (PStTG), allgemeine Grundsätze

Wer als Content Creator oder Influencer regelmäßig Einnahmen erzielt – etwa durch Werbekooperationen, Plattform-Monetarisierung oder den Verkauf eigener Produkte – übt damit steuerlich in aller Regel eine gewerbliche oder je nach Tätigkeit auch künstlerisch-freiberufliche Tätigkeit aus, die entsprechend beim Finanzamt anzumelden ist. Auch Sachzuwendungen ohne Geldfluss – etwa kostenlos erhaltene Produkte im Rahmen einer Kooperation – zählen grundsätzlich als steuerpflichtige Betriebseinnahme in Höhe ihres Marktwerts. Bei erheblichem Umsatz über Werbekooperationen mit ausländischen Unternehmen können zusätzlich Fragen der grenzüberschreitenden Umsatzbesteuerung relevant werden.

Quelle: allgemeine ertrag- und umsatzsteuerliche Grundsätze

Provisionseinnahmen aus Affiliate-Marketing – etwa über Partnerprogramme von Onlineshops – sind umsatzsteuerlich als Vermittlungsleistung an das jeweilige Partnerunternehmen zu behandeln und entsprechend zu fakturieren, sofern der Affiliate nicht selbst Kleinunternehmer ist. Bei Partnerprogrammen ausländischer, insbesondere außereuropäischer Unternehmen kann sich der Ort der Leistung ins Ausland verlagern, mit der Folge, dass unter Umständen keine deutsche Umsatzsteuer anfällt, dafür aber besondere Nachweispflichten zu beachten sind. Einkommensteuerlich zählen Affiliate-Einnahmen regulär zu den gewerblichen Einkünften.

Quelle: allgemeine umsatzsteuerliche Grundsätze zu grenzüberschreitenden Dienstleistungen

Hält oder handelt ein Unternehmen mit Kryptowährungen, hängt die steuerliche Behandlung stark vom Einzelfall ab: Werden Kryptowerte im Betriebsvermögen gehalten, zählen realisierte Gewinne beim Verkauf grundsätzlich zum laufenden steuerpflichtigen Betriebsgewinn, unabhängig von einer Haltedauer. Umsatzsteuerlich gilt der reine Tausch bestimmter Kryptowährungen gegen gesetzliche Zahlungsmittel als steuerfrei, während die Annahme von Kryptowährung als Zahlungsmittel für eine reguläre Leistung umsatzsteuerlich wie eine normale Zahlung behandelt wird. Da sich die Rechtsauffassung der Finanzverwaltung hier weiterentwickelt, lohnt sich bei umfangreicheren Kryptoaktivitäten eine laufende Prüfung der Rechtslage.

Quelle: BMF-Schreiben zur ertragsteuerlichen Behandlung von Kryptowerten

Über ein Zeitwertkonto können Beschäftigte Teile ihres Gehalts oder nicht genommene Überstunden ansparen, um sie später für eine längere bezahlte Freistellung – etwa ein Sabbatical oder einen vorgezogenen Ruhestand – zu nutzen. Die eingezahlten Beträge werden zum Zeitpunkt der Einzahlung noch nicht als Arbeitslohn versteuert, sondern erst bei der späteren Auszahlung während der Freistellungsphase – ein Steuerstundungseffekt, der bei niedrigerem Einkommen während der Freistellung sogar zu einer geringeren Gesamtsteuerlast führen kann. Damit diese aufgeschobene Besteuerung anerkannt wird, muss das Zeitwertkonto bestimmte formale Anforderungen erfüllen, unter anderem eine insolvenzsichere Anlage.

Quelle: §7b SGB IV, allgemeine lohnsteuerliche Grundsätze

Viele Arbeitgeber – teils tarifvertraglich verpflichtet, teils freiwillig – stocken das von der Agentur für Arbeit gezahlte Kurzarbeitergeld um einen zusätzlichen Betrag auf, damit Beschäftigte finanziell nicht zu stark einbüßen. Diese Aufstockungsbeträge sind lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn, während das eigentliche Kurzarbeitergeld selbst steuerfrei bleibt, aber dem Progressionsvorbehalt unterliegt – es erhöht also indirekt den Steuersatz auf das übrige steuerpflichtige Einkommen. Für die Lohnabrechnung bedeutet das: Kurzarbeitergeld und Aufstockung müssen getrennt ausgewiesen und unterschiedlich steuerlich behandelt werden.

Quelle: allgemeine lohnsteuerliche Grundsätze, §32b EStG

Elektronisch erhaltene oder erstellte Rechnungen müssen auch elektronisch aufbewahrt werden – ein bloßer Ausdruck auf Papier reicht für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht nicht aus. Die Archivierung muss GoBD-konform erfolgen: unveränderbar, vollständig, maschinell auswertbar und innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar reproduzierbar. Mit der zunehmenden E-Rechnungspflicht gewinnt eine strukturierte digitale Archivierung noch mehr an Bedeutung, da strukturierte Formate wie XRechnung ohne geeignete Software gar nicht mehr sinnvoll lesbar sind – ein reines PDF-Backup reicht hier nicht aus, die strukturierten Daten müssen mitarchiviert werden.

Quelle: GoBD

Für einige bestimmte, in Verwaltungsanweisungen genannte Berufsgruppen – etwa hauptberuflich selbstständige Schriftsteller, Journalisten oder bestimmte künstlerische Tätigkeiten – akzeptiert die Finanzverwaltung anstelle des Einzelnachweises tatsächlicher Betriebsausgaben eine pauschale Betriebsausgabenpauschale bis zu einem Höchstbetrag, ohne dass dafür Einzelbelege vorgelegt werden müssen. Das vereinfacht die Buchhaltung bei überschaubaren, typischen Kosten erheblich, lohnt sich aber nur, wenn die tatsächlichen Betriebsausgaben die Pauschale nicht deutlich übersteigen.

Quelle: BMF-Schreiben zu Betriebsausgabenpauschalen bestimmter Berufsgruppen

Öffentliche Zuschüsse und Fördermittel – etwa für Investitionen, Digitalisierung oder Existenzgründung – sind steuerlich in der Regel als Betriebseinnahme zu erfassen und erhöhen damit grundsätzlich den steuerpflichtigen Gewinn, auch wenn sie nicht zurückgezahlt werden müssen. Bei investitionsbezogenen Zuschüssen besteht häufig ein Wahlrecht, den Zuschuss entweder sofort als Ertrag zu versteuern oder ihn von den Anschaffungskosten des geförderten Wirtschaftsguts abzuziehen, was die Bemessungsgrundlage für die spätere Abschreibung mindert. Da Förderprogramme oft an strenge Voraussetzungen geknüpft sind, lohnt sich vor der Antragstellung ein genauer Blick in die Förderrichtlinien.

Quelle: allgemeine ertragsteuerliche Grundsätze

Am Ende eines Kalenderjahres bzw. bei Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses muss der Arbeitgeber für jede/jeden Beschäftigte/n eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung erstellen und elektronisch an die Finanzverwaltung übermitteln – sie enthält unter anderem das gezahlte Bruttogehalt, einbehaltene Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge sowie steuerfreie Bezüge des Jahres. Diese Daten werden automatisch mit der Steuer-Identifikationsnummer der/des Beschäftigten verknüpft und stehen dem Finanzamt bei der späteren Veranlagung direkt zur Verfügung. Fehler in der übermittelten Bescheinigung sollten zeitnah korrigiert werden, da sie sonst in eine fehlerhafte Steuerveranlagung einfließen.

Quelle: §41b EStG, gesetze-im-internet.de

Ob ein Unternehmen die vereinfachte EÜR nutzen darf oder zur vollständigen doppelten Buchführung mit Bilanzierung verpflichtet ist, hängt von Rechtsform, Umsatz und Gewinn ab. Kapitalgesellschaften wie die GmbH sind kraft Rechtsform immer bilanzierungspflichtig, unabhängig von ihrer Größe. Einzelunternehmer und Personengesellschaften werden dagegen erst buchführungspflichtig, wenn sie entweder als Kaufmann ins Handelsregister eingetragen sind oder gesetzlich festgelegte Umsatz- und Gewinngrenzen überschreiten – wird eine dieser Grenzen überschritten, teilt das Finanzamt dies förmlich mit, und die Buchführungspflicht beginnt ab dem folgenden Wirtschaftsjahr.

Quelle: §141 AO, gesetze-im-internet.de

Wer sich selbstständig macht, steht am Anfang vor einer Reihe von buchhalterischen Weichenstellungen, die über die gesamte weitere Tätigkeit hinweg wirken. Der erste Schritt ist die Anmeldung: Freiberufler melden sich direkt beim Finanzamt an, Gewerbetreibende zusätzlich beim örtlichen Gewerbeamt (siehe Artikel zu Gewerbeanmeldung vs. Freiberufler-Status). Im Anschluss übersendet das Finanzamt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (siehe eigener Artikel), in dem bereits wichtige Weichen gestellt werden – etwa ob die Kleinunternehmerregelung genutzt werden soll und wie hoch der voraussichtliche Gewinn der ersten Jahre geschätzt wird.

Die zweite wichtige Entscheidung betrifft die Art der Gewinnermittlung. Die meisten Existenzgründer – Freiberufler und kleinere Gewerbetreibende unterhalb bestimmter Umsatz- und Gewinngrenzen – dürfen die vereinfachte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nutzen, bei der lediglich tatsächlich geflossene Einnahmen den tatsächlich geflossenen Ausgaben gegenübergestellt werden. Erst bei Überschreiten bestimmter Schwellen oder bei Gründung einer Kapitalgesellschaft wird die aufwendigere doppelte Buchführung mit Bilanz verpflichtend (siehe Artikel zur Buchführungspflicht).

Von Anfang an entscheidend ist eine saubere, zeitnahe Erfassung aller Geschäftsvorfälle: Ein- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge und – falls vorhanden – Kassenbewegungen sollten möglichst direkt bei Entstehen digitalisiert und einem Konto zugeordnet werden, statt Belege erst am Monatsende oder noch später zu sammeln. Das erleichtert nicht nur die spätere Umsatzsteuervoranmeldung, sondern verhindert auch, dass Belege verloren gehen oder Details in Vergessenheit geraten. Digitale Werkzeuge mit direkten Scan- und Uploadfunktionen – etwa ein Mandantenportal – nehmen einen Großteil dieser Organisation ab.

Eine der ersten inhaltlichen Weichenstellungen betrifft die Umsatzsteuer: Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, muss keine Umsatzsteuer ausweisen und abführen, verzichtet dafür aber auch auf den Vorsteuerabzug. Wer stattdessen regulär umsatzsteuerpflichtig ist, muss – zunächst meist monatlich – Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben (siehe eigener Artikel) und dabei alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben auf eigenen Rechnungen beachten. Welche Variante sinnvoller ist, hängt stark davon ab, ob die eigenen Kunden überwiegend selbst vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen sind oder Privatpersonen, bei denen die Kleinunternehmerregelung durch niedrigere Endpreise einen echten Wettbewerbsvorteil bedeuten kann.

Nicht zuletzt sollten Existenzgründer von Beginn an regelmäßig Geld für Steuerzahlungen zurücklegen – anders als bei Angestellten wird bei Selbstständigen keine Lohnsteuer automatisch einbehalten, stattdessen folgen oft erst mit deutlicher Verzögerung Einkommensteuer-Vorauszahlungen oder sogar eine größere Nachzahlung für das Gründungsjahr. Ein eigener Blick auf den Fristenkalender (siehe eigener Artikel) hilft, Umsatzsteuervoranmeldungen, Lohnsteueranmeldungen und die jährliche Einkommensteuererklärung nicht aus den Augen zu verlieren. Wer diese Grundlagen von Anfang an sauber aufsetzt, erspart sich später viel Nacharbeit.

Quelle: Zusammenfassung verschiedener Grundlagen, siehe verlinkte Einzelartikel

Die Gründung einer GmbH beginnt lange vor dem eigentlichen Notartermin: Zunächst muss der Gesellschaftszweck klar definiert und ein zulässiger, nicht irreführender Firmenname gefunden werden (siehe Artikel zum Firmenrecht) – eine Vorabprüfung bei der zuständigen Industrie- und Handelskammer hilft, spätere Konflikte mit bereits bestehenden Firmennamen zu vermeiden. Parallel dazu sollten sich die Gründer über die Verteilung der Geschäftsanteile, etwaige unterschiedliche Stimmrechte und die Bestellung der Geschäftsführung einig werden, da diese Punkte im Gesellschaftsvertrag festgehalten werden müssen.

Für besonders einfache Gründungen mit bis zu drei Gesellschaftern und einem Geschäftsführer kann das gesetzlich vorgesehene Musterprotokoll genutzt werden (siehe eigener Artikel), das Gründungskosten spart, aber keine individuellen Regelungen zulässt. In allen anderen Fällen – etwa bei mehreren Gesellschaftern mit unterschiedlichen Beteiligungen, geplanten Nachfolgeregelungen oder speziellen Wettbewerbsverboten – wird ein individueller Gesellschaftsvertrag notariell beurkundet.

Für die Eintragung ins Handelsregister muss das gesetzliche Mindeststammkapital mindestens zur Hälfte tatsächlich eingezahlt sein (siehe eigener Artikel) – bei knappem Startkapital kommt alternativ die Gründung als UG (haftungsbeschränkt) infrage. Nach notarieller Beurkundung meldet der Notar die GmbH zur Eintragung beim zuständigen Handelsregister an; mit der Eintragung entsteht die GmbH als eigenständige juristische Person mit der vollen, auf das Gesellschaftsvermögen beschränkten Haftung.

Nach der Handelsregistereintragung folgt die steuerliche Anmeldung beim Finanzamt über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (siehe eigener Artikel), außerdem – je nach Tätigkeit – eine Gewerbeanmeldung. Ab diesem Zeitpunkt gelten für die GmbH die vollen kaufmännischen Buchführungs- und Bilanzierungspflichten des Handelsgesetzbuchs (siehe Artikel zu Kleingewerbe vs. Kaufmann), unabhängig von der tatsächlichen Unternehmensgröße – anders als bei Einzelunternehmern gibt es hier keine vereinfachte EÜR-Option.

Für den laufenden Geschäftsbetrieb braucht die GmbH ein eigenes Geschäftskonto (siehe eigener Artikel), eine laufende doppelte Buchführung sowie einen jährlichen, fristgerecht zu erstellenden und offenzulegenden Jahresabschluss (siehe eigener Artikel). Gerade in der Gründungsphase lohnt sich eine enge Abstimmung mit einer Buchhaltungsstelle oder einem Steuerberater, um von Anfang an eine saubere, den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Struktur aufzubauen, statt spätere Fehler mühsam korrigieren zu müssen.

Quelle: §§2 ff. GmbHG, allgemeine Gründungspraxis

Jedes umsatzsteuerpflichtige Unternehmen – also alle außer Kleinunternehmern nach §19 UStG – muss dem Finanzamt regelmäßig melden, wie viel Umsatzsteuer es eingenommen und wie viel Vorsteuer es selbst gezahlt hat (siehe Artikel zur USt-Voranmeldung). Wie oft diese Meldung erfolgen muss, hängt von der Steuerzahllast des Vorjahres ab: Neu gegründete Unternehmen melden in der Regel in den ersten beiden Jahren monatlich, danach wird der Rhythmus anhand der tatsächlichen Zahllast neu festgelegt.

Grundlage jeder Voranmeldung ist eine vollständige, zum jeweiligen Meldezeitraum abgeschlossene Buchhaltung: alle Ausgangsrechnungen des Zeitraums (aufgeschlüsselt nach Steuersatz), alle Eingangsrechnungen mit abzugsfähiger Vorsteuer sowie eventuelle Sonderfälle wie innergemeinschaftliche Erwerbe, Reverse-Charge-Umsätze oder Anzahlungen (siehe jeweils eigene Artikel). Je später und unvollständiger Belege erfasst werden, desto größer das Risiko, dass die Voranmeldung fehlerhaft oder gar nicht fristgerecht erstellt werden kann.

Aus der Differenz zwischen eingenommener Umsatzsteuer und gezahlter Vorsteuer ergibt sich entweder eine Zahllast oder ein Vorsteuerüberschuss. Die Meldung selbst erfolgt elektronisch über ELSTER, spätestens bis zum 10. des auf den Meldezeitraum folgenden Monats – bei Nutzung einer Dauerfristverlängerung (siehe eigener Artikel) einen Monat später. Eine verspätete oder unrichtige Voranmeldung kann Verspätungszuschläge oder im Wiederholungsfall verschärfte Prüfungen durch das Finanzamt nach sich ziehen.

Die errechnete Zahllast muss fristgerecht überwiesen werden, üblicherweise per SEPA-Lastschriftmandat automatisch eingezogen, sofern ein solches erteilt wurde – das vermeidet verspätete Zahlungen allein durch Vergesslichkeit. Am Jahresende folgt zusätzlich eine zusammenfassende Umsatzsteuer-Jahreserklärung, die alle Voranmeldungen des Jahres zusammenführt und etwaige Differenzen ausgleicht.

Für einen reibungslosen Ablauf lohnt sich ein fester monatlicher Rhythmus: Belege zeitnah erfassen, Kontoauszüge zeitnah abgleichen und die Voranmeldung nicht erst kurz vor Fristablauf vorbereiten. Wird die laufende Buchhaltung an eine externe Stelle wie Steuerwerk Bonn ausgelagert, verschiebt sich der eigene Aufwand im Wesentlichen auf das zeitnahe Hochladen der Belege – die eigentliche Berechnung und fristgerechte Übermittlung der Voranmeldung übernimmt dann die Buchhaltungsstelle.

Quelle: §18 UStG, allgemeine Grundsätze

Bevor die erste Lohnabrechnung erstellt werden kann, müssen für jede/jeden Beschäftigte/n vollständige Stammdaten vorliegen: Steuerklasse, Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Kirchensteuermerkmal sowie die vertraglich vereinbarte Vergütung. Fehlen einzelne dieser Angaben zu Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses, muss übergangsweise oft die ungünstigste Steuerklasse VI angesetzt werden, bis die korrekten Daten vorliegen – ein guter Grund, diese Angaben bereits vor dem ersten Arbeitstag vollständig einzuholen.

Für jeden Abrechnungsmonat müssen zusätzlich variable Bestandteile erfasst werden – etwa Überstunden, Krankheitstage mit Entgeltfortzahlung, Urlaubstage, Sachbezüge oder einmalige Zahlungen wie Weihnachtsgeld. Je nach Beschäftigungsart (regulär sozialversicherungspflichtig, Minijob, Midijob, kurzfristige Beschäftigung – siehe jeweils eigene Artikel) gelten dabei unterschiedliche Berechnungsformeln für Steuern und Sozialversicherungsbeiträge.

Aus dem Bruttogehalt werden anhand der individuellen Steuerklasse und etwaiger Freibeträge die Lohnsteuer, der Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls die Kirchensteuer berechnet, sowie die Arbeitnehmeranteile zu Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Der Arbeitgeber trägt zusätzlich eigene Sozialversicherungsanteile sowie die Umlagen zur Unfallversicherung, die als eigener Kostenblock in der Lohnabrechnung ausgewiesen werden.

Nach Abschluss der Berechnung wird das Nettogehalt an die/den Beschäftigte/n ausgezahlt, während Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge getrennt an Finanzamt und die zuständige Krankenkasse als Einzugsstelle abgeführt werden. Zusätzlich müssen monatlich Lohnsteueranmeldungen sowie die Beitragsnachweise zur Sozialversicherung fristgerecht elektronisch übermittelt werden – Versäumnisse können zu Säumniszuschlägen führen.

Zum Jahresende wird für jede/jeden Beschäftigte/n eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung erstellt und übermittelt (siehe eigener Artikel), die alle relevanten Jahreswerte zusammenfasst. Angesichts der Vielzahl an Sonderfällen – Minijob, Kurzarbeit, Pfändung, Elternzeit und viele mehr – lohnt sich für die meisten kleineren Unternehmen eine Auslagerung der Lohnabrechnung an eine spezialisierte Stelle, um Fehler und daraus resultierende Nachzahlungen zu vermeiden.

Quelle: allgemeine lohnsteuerliche und sozialversicherungsrechtliche Grundsätze

Nicht jedes Unternehmen erstellt denselben Jahresabschluss – Einzelunternehmer und Personengesellschaften ohne Bilanzierungspflicht schließen das Jahr mit der vereinfachten EÜR ab, während bilanzierungspflichtige Unternehmen (u. a. alle Kapitalgesellschaften) Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung erstellen müssen, ergänzt um Anhang und teilweise Lagebericht (siehe eigener Artikel). Welche Variante zutrifft, sollte spätestens zu Beginn des letzten Quartals klar sein, damit die Vorbereitung rechtzeitig beginnen kann.

Der erste Schritt ist die Kontrolle, ob die laufende Buchhaltung des gesamten Jahres tatsächlich vollständig ist: Sind alle Bankkonten bis zum Stichtag abgeglichen, alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen erfasst, alle offenen Posten korrekt zugeordnet? Bei bilanzierungspflichtigen Unternehmen kommt eine körperliche oder zeitverschobene Inventur hinzu (siehe eigener Artikel), um Warenbestände und sonstiges Vermögen zum Stichtag zu erfassen.

Am Jahresende müssen periodenfremde Buchungen abgegrenzt werden – etwa Rechnungen, die das alte Jahr betreffen, aber erst im neuen Jahr eingehen, oder umgekehrt bereits gezahlte Beträge, die eigentlich das Folgejahr betreffen. Bilanzierungspflichtige Unternehmen müssen zusätzlich prüfen, ob Abschreibungen korrekt erfasst wurden, ob Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden sind und ob eine Teilwertabschreibung notwendig ist (siehe jeweils eigene Artikel).

Aus den aufbereiteten Daten wird der eigentliche Jahresabschluss erstellt – bei Kapitalgesellschaften anschließend von den Gesellschaftern formell festgestellt. Aus dem Jahresabschluss ergibt sich unmittelbar die Grundlage für die jährlichen Steuererklärungen (Einkommensteuer, Körperschaftsteuer bei Kapitalgesellschaften, Gewerbesteuer), die in enger zeitlicher Nähe zum Jahresabschluss erstellt werden.

Bilanzierungspflichtige Kapitalgesellschaften müssen ihren Jahresabschluss zusätzlich fristgerecht beim Bundesanzeiger elektronisch offenlegen – bei Versäumnis drohen Ordnungsgelder, die sich bei fortgesetzter Nichteinhaltung wiederholen können. Eine frühzeitige, gut vorbereitete Zusammenarbeit mit der Buchhaltungsstelle oder dem Steuerberater erleichtert es, sämtliche Fristen – von der Erstellung bis zur Offenlegung – zuverlässig einzuhalten, statt am Jahresende in Zeitdruck zu geraten.

Quelle: §242 ff. HGB, allgemeine bilanzielle Grundsätze

Wer Waren in Verpackungen erstmals gewerbsmäßig in Deutschland in Verkehr bringt – auch beim Online-Versand an Endkunden – muss sich vor dem Inverkehrbringen im Verpackungsregister LUCID registrieren und die eingesetzten Verpackungen bei einem dualen System lizenzieren. Die Pflicht trifft auch kleine Shops und Einzelunternehmer; Verstöße können mit Vertriebsverboten und Bußgeldern geahndet werden.

Quelle: Verpackungsgesetz (VerpackG), Zentrale Stelle Verpackungsregister

Seit 2020 müssen Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen jedem Kunden einen Beleg ausstellen – in Papierform oder, mit Zustimmung des Kunden, elektronisch. Eine generelle Befreiung für den Verkauf an eine Vielzahl von Personen (etwa im Bäckerei- oder Kiosk-Betrieb) ist auf Antrag beim Finanzamt möglich, wenn dies für den Betrieb sachlich gerechtfertigt und unzumutbar ist.

Quelle: §146a AO, BMF-Schreiben zur Bonpflicht

Elektronische Aufzeichnungssysteme wie Registrierkassen müssen über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, die jede Kassenbewegung fälschungssicher protokolliert. Die Anschaffung und Inbetriebnahme eines TSE-fähigen Systems ist dem zuständigen Finanzamt innerhalb eines Monats mitzuteilen; ohne TSE drohen bei einer Prüfung Hinzuschätzungen.

Quelle: §146a AO, Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)

Die USt-IdNr. wird für den innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb der EU benötigt und ist von der normalen Steuernummer zu unterscheiden. Sie kann formlos oder online beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt werden; bei Neugründung meist direkt über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung mit. Kleinunternehmer benötigen sie nur, wenn sie tatsächlich innergemeinschaftlich tätig werden.

Quelle: §27a UStG, Bundeszentralamt für Steuern

Die Steuernummer wird vom zuständigen Finanzamt vergeben, gilt national und ändert sich bei Wohnsitz- oder Zuständigkeitswechsel; sie gehört auf jede inländische Rechnung. Die USt-IdNr. wird zentral vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben, bleibt dauerhaft gleich und wird speziell für grenzüberschreitende Geschäfte innerhalb der EU benötigt. Beide können parallel auf einer Rechnung stehen, ersetzen sich aber nicht gegenseitig.

Quelle: §14 Abs. 4 UStG, §27a UStG

Um Steuererklärungen und Voranmeldungen elektronisch einzureichen, wird ein ELSTER-Zertifikat benötigt, das nach einer Registrierung auf elster.de per Post-Identifizierung freigeschaltet wird – der gesamte Vorgang kann mehrere Werktage dauern. Da viele Fristen (etwa die USt-VA) taggenau gelten, lohnt sich die Registrierung deutlich vor der ersten fälligen Meldung.

Quelle: ELSTER – Elektronische Steuererklärung, Bundesfinanzverwaltung

Die Anlage EÜR ist das amtlich vorgeschriebene Formular für die Einnahmenüberschussrechnung und gliedert Betriebseinnahmen und -ausgaben in feste, standardisierte Kategorien (z. B. Wareneinkauf, Personalkosten, Abschreibungen, Raumkosten). Sie muss elektronisch über ELSTER übermittelt werden; nur bei sehr geringen Betriebseinnahmen ist ausnahmsweise eine formlose Gewinnermittlung zulässig.

Quelle: §60 Abs. 4 EStDV, Anlage EÜR

Wird ein privates Handy auch beruflich genutzt, kann der betriebliche Anteil der Kosten (Gerät und Vertrag) als Betriebsausgabe angesetzt werden – üblich ist eine Schätzung anhand des tatsächlichen Nutzungsanteils, ersatzweise ohne Einzelnachweis pauschal 20 % der Kosten, maximal 20 €/Monat. Ein separates, ausschließlich betrieblich genutztes Gerät lässt sich dagegen vollständig absetzen.

Quelle: R 3.45 LStR, allgemeine Betriebsausgabengrundsätze

Lieferungen in Länder außerhalb der EU (Drittland) sind bei Vorliegen der Ausfuhrnachweise regelmäßig umsatzsteuerfrei; auf der Rechnung ist ein Hinweis auf die Steuerbefreiung als Ausfuhrlieferung anzugeben. Bei Dienstleistungen an Drittlandskunden richtet sich der Ort der Leistung meist nach dem Empfängerland, sodass häufig ebenfalls keine deutsche Umsatzsteuer anfällt – die Einzelheiten hängen stark von der Leistungsart ab.

Quelle: §4 Nr. 1a UStG, §6 UStG

Eine Warenlieferung an einen Unternehmer in einem anderen EU-Land ist steuerfrei, wenn der Abnehmer eine gültige USt-IdNr. vorweist, die Ware tatsächlich in das übrige EU-Gebiet gelangt und dies buch- und belegmäßig nachgewiesen wird. Die Lieferung muss zusätzlich in der Zusammenfassenden Meldung erfasst werden – ohne gültige USt-IdNr. des Abnehmers entfällt die Steuerbefreiung.

Quelle: §6a UStG, §4 Nr. 1b UStG

Wer Waren mit Ländern außerhalb der EU importiert oder exportiert, benötigt eine EORI-Nummer zur zollrechtlichen Identifizierung – ohne sie können Zollanmeldungen nicht abgegeben werden. Die Registrierung erfolgt kostenlos online beim Bundeszentralamt für Steuern und sollte rechtzeitig vor der ersten Zollanmeldung beantragt werden, da die Bearbeitung einige Tage dauern kann.

Quelle: Unionszollkodex (UZK), Bundeszentralamt für Steuern

Beauftragt ein Unternehmer eine Bauleistung, muss er grundsätzlich 15 % der Rechnungssumme einbehalten und an das Finanzamt des Leistenden abführen – zum Schutz vor Steuerausfällen in der Baubranche. Der Einbehalt entfällt, wenn der Auftragnehmer eine gültige Freistellungsbescheinigung vorlegt oder bestimmte Bagatellgrenzen nicht überschritten werden.

Quelle: §48 ff. EStG

Bauunternehmen können beim Finanzamt eine Freistellungsbescheinigung beantragen, mit der ihre Auftraggeber vom 15%igen Steuerabzug nach §48 EStG befreit werden. Die Bescheinigung ist befristet und sollte dem Auftraggeber im Original oder als Kopie vor der ersten Zahlung vorgelegt werden, damit dieser den vollen Rechnungsbetrag auszahlen darf.

Quelle: §48b EStG

Wird eine Steuererklärung nicht fristgerecht abgegeben, kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen – in vielen Fällen ist dieser inzwischen gesetzlich vorgeschrieben und beträgt mindestens 25 € pro angefangenem Verspätungsmonat. Ein rechtzeitiger, begründeter Antrag auf Fristverlängerung vermeidet den Zuschlag in der Regel vollständig.

Quelle: §152 AO

Wird eine fällige Steuerzahlung nicht rechtzeitig geleistet, entsteht automatisch ein Säumniszuschlag von 1 % des rückständigen, auf volle 50 € abgerundeten Betrags pro angefangenem Monat – unabhängig vom Verschulden. Eine SEPA-Lastschrift für Steuerzahlungen ist der zuverlässigste Weg, Säumniszuschläge durch verpasste Überweisungstermine zu vermeiden.

Quelle: §240 AO

Bei vorübergehenden Zahlungsschwierigkeiten kann beim Finanzamt formlos oder per Vordruck eine Stundung beantragt werden – die sofortige Fälligkeit wird dann gegen Ratenzahlung und meist gegen Stundungszinsen hinausgeschoben. Der Antrag sollte möglichst vor Ablauf der eigentlichen Zahlungsfrist gestellt und die Zahlungsschwierigkeit glaubhaft dargelegt werden.

Quelle: §222 AO

Seit 2025 kann die deutsche Kleinunternehmerregelung unter bestimmten Voraussetzungen auch für Umsätze in anderen EU-Mitgliedstaaten genutzt werden, sofern der EU-weite Jahresumsatz eine unionsweite Obergrenze nicht übersteigt und eine besondere Meldung beim Bundeszentralamt für Steuern erfolgt. Vorher war für jedes Land, in dem man umsatzsteuerpflichtig wurde, eine gesonderte lokale Regelung nötig.

Quelle: §19a UStG (neu ab 2025), EU-Richtlinie 2020/285

Für bestimmte eigentlich steuerfreie Umsätze (z. B. Vermietung an Unternehmer) kann freiwillig zur Umsatzsteuerpflicht optiert werden, wenn der Leistungsempfänger selbst vorsteuerabzugsberechtigt ist. Der Vorteil: der eigene Vorsteuerabzug aus zugehörigen Eingangsleistungen bleibt erhalten, wo er sonst verloren ginge – die Option ist aber grundsätzlich langfristig bindend.

Quelle: §9 UStG

Überlässt der Arbeitgeber ein Fahrrad oder E-Bike (bis 25 km/h Motorunterstützung) zusätzlich zum Gehalt auch zur privaten Nutzung, bleibt der geldwerte Vorteil derzeit steuerfrei; bei Gehaltsumwandlung wird ein pauschaler Prozentsatz des Listenpreises versteuert. Schnellere Pedelecs gelten steuerlich meist wie Kraftfahrzeuge und unterliegen der regulären 1%-Regel.

Quelle: §3 Nr. 37 EStG

Arbeitgeber können Mahlzeiten ihrer Beschäftigten mit dem amtlichen Sachbezugswert bezuschussen oder Restaurantschecks/digitale Essensmarken ausgeben, die bis zu bestimmten Tagesgrenzen lohnsteuer- und sozialversicherungsgünstig behandelt werden. Voraussetzung ist meist, dass der Zuschuss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird und arbeitstäglich nur einmal beansprucht wird.

Quelle: §8 Abs. 2 EStG, Sozialversicherungsentgeltverordnung

Für die Beschäftigung von Jugendlichen unter 18 Jahren gelten besondere Schutzvorschriften: begrenzte Arbeitszeiten, Verbot bestimmter Tätigkeiten und Nachtarbeit, verpflichtende Pausen sowie in vielen Fällen ein ärztliches Erstuntersuchungszeugnis vor Beschäftigungsbeginn. Kinder unter 13 bzw. 15 Jahren dürfen grundsätzlich nur in engen Ausnahmefällen beschäftigt werden.

Quelle: Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG)

Beschäftigte müssen eine Arbeitsunfähigkeit unverzüglich melden; die ärztliche Feststellung wird bei gesetzlich Versicherten heute überwiegend elektronisch (eAU) direkt von der Arztpraxis an die Krankenkasse übermittelt, sodass Arbeitgeber sie digital abrufen können. Für privat Versicherte oder in Ausnahmefällen bleibt der Papier-Nachweis relevant, weshalb sich Arbeitgeber die konkrete Vorlagepflicht in ihrem Betrieb ansehen sollten.

Quelle: §5 EFZG, eAU-Verfahren §109 SGB IV

Gesellschaften wie GmbH, UG und teils auch GbR müssen ihre wirtschaftlich Berechtigten im Transparenzregister eintragen lassen – eine gesonderte Meldung ist auch dann nötig, wenn die Angaben bereits aus dem Handelsregister ableitbar wären, da beide Register technisch nicht automatisch verknüpft sind. Bei Verstößen drohen empfindliche Bußgelder, die zunehmend auch tatsächlich verhängt werden.

Quelle: Geldwäschegesetz (GwG), §§18-20

Ausländische Vorsteuer, die im EU-Ausland z. B. auf Hotelrechnungen oder Messekosten angefallen ist, kann nicht in der deutschen USt-VA geltend gemacht werden, sondern nur über das separate Vorsteuervergütungsverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern. Der Antrag muss elektronisch bis zum 30. September des Folgejahres gestellt werden – eine feste, nicht verlängerbare Ausschlussfrist.

Quelle: §18g UStG, Vorsteuervergütungsverfahren

Wer Bargeschäfte tätigt, muss ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führen, das täglich, lückenlos und in zeitlicher Reihenfolge alle Bareinnahmen und -ausgaben erfasst; der rechnerische Kassenbestand muss jederzeit mit dem tatsächlichen Bargeldbestand übereinstimmen. Nachträgliche Änderungen müssen so dokumentiert werden, dass der ursprüngliche Eintrag nachvollziehbar bleibt – Excel-Kassenbücher ohne Änderungshistorie gelten nicht als GoBD-konform.

Quelle: GoBD, §146 AO

Gewerbliche Wiederverkäufer sind verpflichtet, den Wareneingang gesondert aufzuzeichnen – mit Datum, Lieferant, Bezeichnung, Menge und Preis der eingekauften Ware sowie einem Hinweis auf den Beleg. Das Wareneingangsbuch ist von der eigentlichen Finanzbuchhaltung getrennt zu führen und dient vor allem der lückenlosen Nachprüfbarkeit des Wareneinsatzes.

Quelle: §143 AO

Statt geringwertige Wirtschaftsgüter zwischen 250 € und 1.000 € einzeln sofort abzuschreiben, kann alternativ ein jahrgangsbezogener Sammelposten gebildet werden, der über fünf Jahre linear gleichmäßig aufgelöst wird – unabhängig davon, ob einzelne Güter vorher ausscheiden. Welche Methode günstiger ist, hängt von der Zusammensetzung der Anschaffungen im jeweiligen Jahr ab.

Quelle: §6 Abs. 2a EStG

Jedes abnutzbare Anlagegut (Maschinen, Fahrzeuge, Büroausstattung) wird im Anlagenverzeichnis mit Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten, Nutzungsdauer und laufendem Restbuchwert geführt – die Grundlage für korrekte Abschreibungen (AfA) im Jahresabschluss. Ohne gepflegtes Anlagenverzeichnis lässt sich der Buchwert des Anlagevermögens am Bilanzstichtag praktisch nicht verlässlich nachvollziehen.

Quelle: §240 ff. HGB, allgemeine bilanzielle Grundsätze

Jeder Geschäftsvorfall wird nach dem Prinzip "Soll an Haben" auf mindestens zwei Konten gebucht – ein einfacher Buchungssatz betrifft je ein Soll- und ein Haben-Konto, zusammengesetzte Buchungssätze mehrere. Beispiel: Beim Kauf von Büromaterial gegen Barzahlung wird das Aufwandskonto "Bürobedarf" im Soll und das Bestandskonto "Kasse" im Haben angesprochen – Summe Soll und Summe Haben müssen dabei stets übereinstimmen.

Quelle: allgemeine Grundsätze der doppelten Buchführung

Sind mehrere rechtlich selbstständige Unternehmen finanziell, wirtschaftlich und organisatorisch eng in ein Mutterunternehmen eingegliedert, können sie umsatzsteuerlich als ein einziges Unternehmen behandelt werden – Innenumsätze zwischen den Gesellschaften bleiben dann nicht steuerbar, nur der Organträger gibt eine gemeinsame USt-Erklärung ab. Die Voraussetzungen werden von der Finanzverwaltung eng ausgelegt und sollten im Einzelfall sorgfältig geprüft werden.

Quelle: §2 Abs. 2 Nr. 2 UStG

Kapitalgesellschaften, die zwei von drei Schwellenwerten nicht überschreiten (u. a. Bilanzsumme bis 450.000 €, Umsatzerlöse bis 900.000 €, bis 10 Mitarbeitende im Jahresdurchschnitt), gelten als Kleinstkapitalgesellschaft und dürfen eine stark verkürzte Bilanz offenlegen, auf einen Anhang teils verzichten und statt Offenlegung auch nur eine Hinterlegung beim Bundesanzeiger wählen. Das reduziert den Aufwand für sehr kleine GmbHs/UGs spürbar.

Quelle: §267a HGB

Bilanzierungspflichtige Unternehmen müssen ihre Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung nicht mehr in Papierform, sondern als standardisierten E-Bilanz-Datensatz (XBRL-Format, nach der amtlichen Taxonomie) elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Eine Übermittlung in Papierform ist nur noch in eng begrenzten Härtefällen zulässig.

Quelle: §5b EStG

Finanzämter tauschen im Rahmen von Prüfungen oder automatisiert Kontrollmitteilungen über Geschäftsbeziehungen aus – etwa wenn bei einem Geschäftspartner eine Betriebsprüfung stattfindet und dabei Rechnungen an das eigene Unternehmen auffallen. Solche Mitteilungen können unabhängig von einer eigenen Prüfung zu Rückfragen führen, weshalb eine durchgängig konsistente, saubere Belegführung auf beiden Seiten wichtig ist.

Quelle: §194 Abs. 3 AO

Reagiert ein Unternehmen trotz Erinnerung nicht auf die Aufforderung, überfällige Steuererklärungen abzugeben, kann das Finanzamt ein Zwangsgeld androhen und anschließend festsetzen, um die Abgabe zu erzwingen. Das Zwangsgeld ist von einem Verspätungszuschlag zu unterscheiden und kann parallel zu diesem verhängt werden, wenn weiterhin keine Erklärung eingereicht wird.

Quelle: §§328-332 AO

Kapitalgesellschaften leisten wie Einzelunternehmer vierteljährliche Vorauszahlungen auf die zu erwartende Körperschaftsteuer, deren Höhe sich am zuletzt veranlagten Gewinn orientiert. Bei absehbar geringerem Gewinn im laufenden Jahr kann formlos eine Herabsetzung der Vorauszahlungen beantragt werden, um Liquidität zu schonen.

Quelle: §31 KStG i. V. m. §37 EStG

Statt einen steuerlichen Verlust ausschließlich in künftige Jahre vorzutragen, kann er wahlweise (in begrenzter Höhe) in das unmittelbar vorangegangene Veranlagungsjahr zurückgetragen werden und mindert dort rückwirkend den zu versteuernden Gewinn – das kann zu einer Steuererstattung für das Vorjahr führen. Ob Rücktrag oder Vortrag vorteilhafter ist, hängt von der individuellen Steuerbelastung beider Jahre ab.

Quelle: §10d EStG

Übt eine Person mehrere selbstständige oder gewerbliche Tätigkeiten aus, werden die Umsätze aus allen Tätigkeiten für die Prüfung der Kleinunternehmergrenzen (25.000 € Vorjahr / 100.000 € laufendes Jahr) zusammengerechnet – es zählt die Person als Unternehmer, nicht die einzelne Tätigkeit. Getrennte Gewerbe oder Betriebe führen also nicht zu getrennten, jeweils eigenen Freigrenzen.

Quelle: §19 UStG, Unternehmereinheit

Rechnungen dürfen auch in einer Fremdwährung ausgestellt werden; für die Umsatzsteuer muss der Betrag jedoch zusätzlich in Euro umgerechnet werden, in der Regel zum von der EZB veröffentlichten Umrechnungskurs des Vorjahresmonats bzw. -tages der Leistungserbringung. Verbucht wird grundsätzlich der Euro-Betrag zum Umsatz-/Buchungszeitpunkt, Kursdifferenzen bei späterer Zahlung werden gesondert erfasst.

Quelle: §14 Abs. 4 UStG, §16 Abs. 6 UStG

Spendet ein Unternehmen Waren aus dem eigenen Bestand, wird die Entnahme grundsätzlich wie eine unentgeltliche Wertabgabe behandelt und kann umsatzsteuerlich relevant sein; bei drohendem Verderb (z. B. Lebensmittel kurz vor Ablauf) lässt die Finanzverwaltung jedoch eine Bemessung mit 0 € zu. Für den Spendenabzug beim Empfängernachweis ist zusätzlich eine ordnungsgemäße Zuwendungsbestätigung erforderlich.

Quelle: §3 Abs. 1b UStG, BMF-Schreiben zu Sachspenden

Geldspenden an gemeinnützige Organisationen können als Betriebsausgabe (Sponsoring) oder als Spende steuerlich geltend gemacht werden – für den Spendenabzug ist zwingend eine ordnungsgemäße Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster der empfangenden Organisation erforderlich. Kleinbeträge bis 300 € können teils vereinfacht per Kontoauszug nachgewiesen werden, wenn der Empfänger dies zulässt.

Quelle: §10b EStG, §50 EStDV

Der Grundsatz der auf das Gesellschaftsvermögen beschränkten Haftung einer GmbH schützt den Geschäftsführer nicht uneingeschränkt: Verletzt er seine Sorgfaltspflichten – etwa durch verspätete Insolvenzantragstellung, Nichtabführung von Sozialversicherungsbeiträgen oder Steuerschulden – haftet er persönlich mit seinem Privatvermögen gegenüber der Gesellschaft, Gläubigern oder dem Finanzamt.

Besonders praxisrelevant ist die persönliche Haftung für nicht abgeführte Lohnsteuer und Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung: Reicht das Gesellschaftsvermögen nicht mehr aus, um alle fälligen Zahlungen zu leisten, muss der Geschäftsführer die Löhne notfalls kürzen, statt die Abzüge schuldig zu bleiben – sonst drohen persönliche Haftung und in Fällen der Sozialversicherung sogar strafrechtliche Konsequenzen.

Auch die verspätete Stellung eines Insolvenzantrags bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung ("Insolvenzverschleppung") ist eine der häufigsten Haftungsfallen: Die Frist zur Antragstellung beträgt in der Regel maximal drei Wochen ab Eintritt des Insolvenzgrundes. Eine D&O-Versicherung kann einen Teil dieser Risiken abfedern, ersetzt aber nicht die laufende, sorgfältige Beobachtung der wirtschaftlichen Lage der Gesellschaft.

Quelle: §64 GmbHG a. F./§15a InsO, §69 AO, §266a StGB

Die Gesellschafterversammlung ist das oberste Organ einer GmbH und muss mindestens einmal jährlich einberufen werden, insbesondere um über die Feststellung des Jahresabschlusses und die Ergebnisverwendung zu beschließen. Die Einberufung erfolgt förmlich durch den Geschäftsführer per eingeschriebenem Brief unter Einhaltung einer im Gesellschaftsvertrag festgelegten Frist – üblicherweise mindestens eine Woche.

Über jeden Beschluss ist ein Protokoll zu führen, das den Wortlaut der gefassten Beschlüsse und das Abstimmungsergebnis dokumentiert; bei Ein-Personen-GmbHs genügt eine schriftliche Niederschrift durch den alleinigen Gesellschafter. Beschlüsse, die eine Änderung des Gesellschaftsvertrags betreffen, bedürfen zusätzlich einer notariellen Beurkundung und der Anmeldung zum Handelsregister.

Wird die jährliche Versammlung versäumt oder werden Beschlüsse formfehlerhaft gefasst, können diese im Streitfall anfechtbar oder sogar nichtig sein – gerade bei mehreren Gesellschaftern lohnt sich daher eine sorgfältige, dokumentierte Durchführung auch dann, wenn im Alltag zwischen den Gesellschaftern Einigkeit herrscht.

Quelle: §§46-51 GmbHG

Die Wahl der Rechtsform hat weitreichende Folgen für Haftung, Steuerlast, Gründungsaufwand und Außenwirkung. Ein Einzelunternehmen ist schnell und kostenlos gegründet, haftet aber unbeschränkt mit dem gesamten Privatvermögen; eine GmbH erfordert ein Stammkapital von mindestens 25.000 € (hälftig einzuzahlen), notarielle Beurkundung und laufende Bilanzierungspflicht, beschränkt die Haftung aber grundsätzlich auf das Gesellschaftsvermögen.

Steuerlich unterliegt das Einzelunternehmen der Einkommensteuer mit persönlichem, progressivem Steuersatz auf den gesamten Gewinn; die GmbH zahlt Körperschaftsteuer plus Gewerbesteuer auf Gesellschaftsebene (kombiniert grob 30 %), Ausschüttungen an die Gesellschafter werden zusätzlich mit Abgeltungsteuer belastet. Bei niedrigeren Gewinnen ist das Einzelunternehmen oft steuerlich günstiger, bei hohen, im Unternehmen verbleibenden Gewinnen kann die GmbH Vorteile bieten.

Neben Steuern und Haftung spielen auch weiche Faktoren eine Rolle: Manche Geschäftspartner, Investoren oder Ausschreibungen bevorzugen eine Kapitalgesellschaft, während ein Einzelunternehmen für ein Ein-Personen-Geschäft mit überschaubarem Risiko oft unnötig komplex wäre. Eine pauschale "richtige" Antwort gibt es nicht – die Entscheidung sollte anhand von Haftungsrisiko, erwartetem Gewinn und Wachstumsplänen im Einzelfall getroffen werden.

Quelle: HGB, GmbHG, EStG/KStG – allgemeine Rechtsformvergleiche

Jede gewerbliche Tätigkeit (mit Ausnahme der Freien Berufe) muss vor Aufnahme beim zuständigen Gewerbeamt der Stadt oder Gemeinde angemeldet werden – benötigt werden in der Regel ein amtlicher Ausweis, bei bestimmten Tätigkeiten zusätzliche Erlaubnisse oder Sachkundenachweise (z. B. Handwerkskarte, Gaststättenerlaubnis) sowie eine Gebühr von meist 20-60 €.

Nach der Anmeldung informiert das Gewerbeamt automatisch das Finanzamt, die zuständige IHK oder Handwerkskammer sowie die Berufsgenossenschaft; das Finanzamt sendet daraufhin den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu. Eine gesonderte Anmeldung bei diesen Stellen ist normalerweise nicht mehr nötig, es sei denn, eine Rückmeldung bleibt aus.

Für Freiberufler (u. a. Ärzte, Anwälte, viele IT- und Kreativberufe, siehe eigener Artikel zu Katalogberufen) entfällt die Gewerbeanmeldung vollständig – hier genügt die formlose Anzeige direkt beim Finanzamt über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, ohne Gewerbeamt und ohne Gewerbesteuerpflicht.

Quelle: §14 GewO

Belege per Smartphone zu fotografieren und in eine Buchhaltungs-App hochzuladen ist grundsätzlich zulässig und spart erheblich Zeit gegenüber Papierordnern (siehe auch eigener Artikel zum Handyfoto-Beleg) – Voraussetzung ist, dass das Original danach nicht mehr benötigt wird (bildliche Wiedergabe genügt bei den meisten Belegarten) und die digitale Erfassung zeitnah, vollständig und unveränderbar erfolgt.

Wichtig ist der Unterschied zwischen einem einfachen Foto-Archiv und einem GoBD-konformen System: Eine echte Verfahrensdokumentation, ein Index/Suchsystem und ein Schutz vor nachträglicher Veränderung (Versionierung, Protokollierung) sind erforderlich, damit ein Betriebsprüfer die digitalen Belege als vollwertigen Ersatz für Papier akzeptiert. Eine bloße Foto-Galerie ohne Struktur erfüllt diese Anforderungen in der Regel nicht.

Für Unternehmen, die noch nicht vollständig digitalisiert haben, bietet sich ein schrittweiser Umstieg an: zunächst Eingangsrechnungen und Kassenbelege, später auch Verträge und Geschäftskorrespondenz. Eine gute vorbereitende Buchhaltung mit sauberer digitaler Ablage reduziert nicht nur den eigenen Aufwand, sondern auch die Bearbeitungszeit und damit Kosten bei der Buchhaltungsstelle.

Quelle: GoBD, BMF-Schreiben zur digitalen Belegführung

Anders als die Gewinn- und Verlustrechnung, die Erträge und Aufwendungen periodengerecht abbildet, zeigt die Liquiditätsplanung, wann tatsächlich Geld auf dem Konto ein- und ausgeht – ein Unternehmen kann profitabel sein und trotzdem zahlungsunfähig werden, wenn Kunden spät zahlen, während eigene Verbindlichkeiten (Löhne, Miete, Steuervorauszahlungen) pünktlich fällig werden.

Eine einfache rollierende Liquiditätsplanung über 8-13 Wochen, die bekannte Ein- und Auszahlungen wöchentlich gegenüberstellt, reicht für die meisten kleinen Unternehmen aus, um Engpässe frühzeitig zu erkennen. Besonders zu berücksichtigen sind saisonale Schwankungen, größere Einmalzahlungen (Umsatzsteuer-Vorauszahlungen, Jahresabschlusskosten) und das tatsächliche, nicht das vertragliche Zahlungsverhalten der eigenen Kunden.

Wird ein Engpass frühzeitig sichtbar, lassen sich Gegenmaßnahmen rechtzeitig einleiten – etwa ein Gespräch mit der Bank, eine Stundung beim Finanzamt (siehe eigener Artikel), straffes Mahnwesen bei offenen Forderungen oder eine kurzfristige Anpassung von Zahlungszielen gegenüber Lieferanten. Wer erst reagiert, wenn das Konto bereits leer ist, hat deutlich weniger Handlungsspielraum.

Quelle: allgemeine betriebswirtschaftliche Grundsätze der Liquiditätsplanung

Über das Jahr verteilt fallen für die meisten Unternehmen wiederkehrende Fristen an: monatliche oder vierteljährliche USt-Voranmeldungen (jeweils bis zum 10. des Folgemonats, mit Dauerfristverlängerung einen Monat später), monatliche Lohnsteuer-Anmeldungen, vierteljährliche Vorauszahlungen zu Einkommen-/Körperschaft- und Gewerbesteuer sowie die jährliche Steuererklärung, die bei steuerlicher Vertretung deutlich später fällig wird als bei Selbstabgabe.

Hinzu kommen unternehmensindividuelle Termine wie die jährliche Inventur, die Abgabe des Jahresabschlusses zur Offenlegung beim Bundesanzeiger (bei Kapitalgesellschaften) und, je nach Branche, Meldungen an Berufsgenossenschaft oder IHK. Wer diese Termine nicht zentral erfasst, läuft Gefahr, einzelne Fristen erst durch eine Mahnung des Finanzamts zu bemerken.

Ein einfacher digitaler Kalender mit wiederkehrenden Erinnerungen, ergänzt um unternehmensspezifische Einzeltermine, reduziert das Risiko von Verspätungs- und Säumniszuschlägen erheblich (siehe eigene Artikel dazu) – gerade in den ersten Jahren nach der Gründung, wenn noch keine Routine für die wiederkehrenden Pflichten besteht.

Quelle: AO, UStG, EStG – zusammengefasste Fristenübersicht

Bei der Wahl einer Buchhaltungssoftware sollte zunächst die tatsächliche Gewinnermittlungsart (EÜR oder Bilanz) und Unternehmensgröße berücksichtigt werden – eine Software für Kleinunternehmer mit wenigen Belegen im Monat braucht andere Funktionen als ein bilanzierendes Unternehmen mit Lager, mehreren Mitarbeitenden und komplexer Kostenstellenrechnung.

Wichtige, oft übersehene Kriterien sind GoBD-Konformität (unveränderbare Belegablage, Verfahrensdokumentation), eine funktionierende DATEV- oder vergleichbare Schnittstelle zur eigenen Buchhaltungsstelle (siehe eigener Artikel dazu), automatischer Bankabgleich sowie die Fähigkeit, E-Rechnungen im richtigen Format (XRechnung/ZUGFeRD) zu erstellen und zu empfangen, da dies ab 2025 stufenweise verpflichtend wird.

Ein häufiger Fehler ist die Wahl einer Software rein nach Preis oder Bekanntheit, ohne vorher mit der eigenen Buchhaltungsstelle abzustimmen, welches System dort tatsächlich unterstützt wird – ein Wechsel der Software nach der ersten Einrichtung ist mit spürbarem Mehraufwand verbunden, eine kurze Abstimmung vorab spart am Ende Zeit und Kosten.

Quelle: GoBD, allgemeine Marktübersicht Buchhaltungssoftware

Bleibt ein Kunde trotz eigener Zahlungserinnerungen und Mahnungen (siehe eigener Artikel zum Mahnwesen) untätig, kann ein gerichtliches Mahnverfahren beantragt werden – ein vereinfachtes, meist online über das Mahnportal der Länder abgewickeltes Verfahren, das ohne mündliche Verhandlung zu einem vollstreckbaren Titel führen kann, wenn der Schuldner nicht widerspricht.

Widerspricht der Schuldner form- und fristgerecht, geht das Verfahren in ein normales streitiges Gerichtsverfahren über; bleibt der Widerspruch aus, kann nach Ablauf der Frist ein Vollstreckungsbescheid beantragt werden, der die Grundlage für Zwangsvollstreckungsmaßnahmen wie Kontopfändung bildet. Die Gerichtskosten trägt zunächst der Antragsteller, sie werden bei Erfolg aber vom Schuldner erstattet.

Für kleine, unstrittige Forderungen ist das Mahnverfahren deutlich günstiger und schneller als eine sofortige Klage; bei absehbarem Widerspruch oder komplexeren Sachverhalten (z. B. Streit über die Leistung selbst) kann eine direkte Klage der schnellere Weg sein. Eine realistische Einschätzung der Erfolgsaussichten und der Bonität des Schuldners lohnt sich vor Einleitung des Verfahrens.

Quelle: §§688 ff. ZPO

Neben dem bereits behandelten Gründungszuschuss der Agentur für Arbeit (siehe eigener Artikel) gibt es weitere öffentliche Förderungen für Gründer: zinsgünstige KfW-Gründerkredite (u. a. ERP-Gründerkredit-StartGeld für kleinere Vorhaben), regionale Förderprogramme der Bundesländer sowie Gründerzuschüsse einzelner Kommunen und Kammern, deren Angebot je nach Standort stark variiert.

Für viele dieser Programme ist ein tragfähiger Businessplan mit Finanzierungs- und Rentabilitätsplanung Voraussetzung, häufig ergänzt um eine Stellungnahme einer fachkundigen Stelle (IHK, Handwerkskammer oder Gründungsberater) zur Tragfähigkeit des Vorhabens. Die Beantragung sollte grundsätzlich vor Aufnahme der Tätigkeit erfolgen, da eine rückwirkende Förderung meist ausgeschlossen ist.

Eine gute erste Anlaufstelle sind die Gründungsberatungen der örtlichen IHK oder Handwerkskammer sowie die bundesweite Förderdatenbank des Bundeswirtschaftsministeriums, die alle verfügbaren Programme nach Region und Vorhaben filterbar auflistet – eine unabhängige Ersteinschätzung dort ist in der Regel kostenlos.

Quelle: KfW, Förderdatenbank des Bundes, IHK/HWK-Gründungsberatung

Während der Mutterschutzfristen zahlt die Krankenkasse gesetzlich versicherten Arbeitnehmerinnen Mutterschaftsgeld; der Arbeitgeber muss die Differenz zum bisherigen Nettogehalt als Zuschuss aufstocken. Diese Aufwendungen erhält der Arbeitgeber über das U2-Umlageverfahren unabhängig von der Betriebsgröße vollständig von der Krankenkasse erstattet – anders als beim U1-Verfahren (Krankheit), das nur kleinere Betriebe betrifft.

Quelle: §1 Abs. 2 AAG, Mutterschutzgesetz (MuSchG)

Beschäftigte in Betrieben mit mehr als 15 Mitarbeitenden haben Anspruch auf bis zu sechs Monate vollständige oder teilweise Freistellung zur Pflege naher Angehöriger; für die kurzfristige Akutpflege (bis zu zehn Arbeitstage) gilt der Anspruch unabhängig von der Betriebsgröße. Während der Pflegezeit besteht ein besonderer Kündigungsschutz, ein zinsloses Darlehen beim Bundesamt für Familie kann die Einkommenslücke abfedern.

Quelle: Pflegezeitgesetz (PflegeZG)

Ein gesetzlicher Anspruch auf ein Sabbatical besteht nicht – es beruht auf einer freiwilligen Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, häufig über ein Wertguthabenkonto (Zeitwertkonto, siehe eigener Artikel) oder unbezahlte Freistellung. Während eines unbezahlten Sonderurlaubs ruht in der Regel die gesetzliche Kranken- und Rentenversicherungspflicht ab dem Monat nach einem Monat Auszeit, eine freiwillige Weiterversicherung sollte rechtzeitig geklärt werden.

Quelle: §7 Abs. 3 SGB IV

Bei der Altersteilzeit reduzieren ältere Beschäftigte ihre Arbeitszeit auf die Hälfte, meist im Blockmodell (erst Vollzeit arbeiten, dann vollständig freigestellt) statt gleichmäßig verteilt. Der Arbeitgeber stockt Gehalt und Rentenbeiträge auf; eine Förderung durch die Agentur für Arbeit gibt es nur noch für Vereinbarungen, die bestimmte ältere Regelungen erfüllen – neue Altersteilzeitverträge werden heute überwiegend tariflich oder betrieblich geregelt statt staatlich gefördert.

Quelle: Altersteilzeitgesetz (AltTZG)

Bevor Kurzarbeitergeld beantragt werden kann, muss der Arbeitsausfall schriftlich oder elektronisch bei der zuständigen Agentur für Arbeit angezeigt werden – möglichst noch im laufenden Monat, da eine rückwirkende Anzeige ausgeschlossen ist. Erst nach positivem Bescheid über die Anzeige kann die eigentliche Leistung (Kurzarbeitergeld) für die Beschäftigten monatlich abgerechnet und beantragt werden.

Quelle: §99 SGB III

Beschäftigte können einen Teil ihres Bruttogehalts in eine betriebliche Altersvorsorge umwandeln lassen – dieser Anspruch besteht gesetzlich bis zu einer bestimmten Höhe. Der Arbeitgeber muss die dadurch ersparten Sozialversicherungsbeiträge mit mindestens 15 % als Zuschuss an die Vorsorgeeinrichtung weitergeben, wenn eine tatsächliche Ersparnis entsteht – eine Pflicht, die seit 2019 für neue Vereinbarungen gilt und seit 2022 auch für Altverträge.

Quelle: §1a BetrAVG, §1 Abs. 1a BetrAVG

Bezuschusst der Arbeitgeber das Deutschlandticket zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, bleibt der Zuschuss bis zur Höhe des Ticketpreises steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn er für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt; darüber hinausgehende Zuschüsse sind pauschal mit 25 % versteuerbar. Der steuerfreie Zuschuss mindert allerdings die als Werbungskosten absetzbare Entfernungspauschale der Beschäftigten.

Quelle: §3 Nr. 15 EStG

Während der Elternzeit besteht unter bestimmten Voraussetzungen (Betrieb mit mehr als 15 Mitarbeitenden, Beschäftigungsdauer, rechtzeitige Anmeldung) ein Anspruch auf Teilzeitarbeit von 15 bis 32 Wochenstunden beim bisherigen Arbeitgeber. Lehnt der Arbeitgeber den Antrag ab, muss er dies fristgerecht und schriftlich begründen – ansonsten gilt der Antrag unter bestimmten Voraussetzungen als genehmigt.

Quelle: §15 BEEG

Für den Verkauf von Waren mit geringem Wert (bis 150 €) aus Drittländern an private Endkunden in der EU kann der Import-One-Stop-Shop genutzt werden, um die Einfuhrumsatzsteuer aller EU-Mitgliedstaaten zentral über eine Meldung anzumelden und abzuführen, statt sich in jedem Bestimmungsland einzeln registrieren zu müssen. Ohne IOSS-Registrierung wird die Einfuhrumsatzsteuer stattdessen direkt bei der Einfuhr fällig, was für Endkunden oft zu unerwarteten Nachzahlungen beim Zoll führt.

Quelle: §18k UStG

Liefert ein Unternehmer Ware in ein Lager in einem anderen EU-Land, aus dem ein bereits feststehender Abnehmer bei Bedarf entnimmt, kann die vereinfachte Konsignationslagerregelung genutzt werden: Die eigentliche Lieferung gilt erst im Zeitpunkt der Entnahme als ausgeführt, eine sofortige umsatzsteuerliche Registrierung im Lagerland entfällt. Die Regelung ist an enge zeitliche (maximal 12 Monate Lagerdauer) und formale Voraussetzungen geknüpft.

Quelle: §6b UStG

Bei bestimmten Umsätzen (u. a. Bauleistungen, Werklieferungen ausländischer Unternehmer, Gebäudereinigung) schuldet nicht der leistende Unternehmer, sondern der unternehmerische Leistungsempfänger die Umsatzsteuer und muss sie selbst anmelden – die Rechnung wird dafür ohne Umsatzsteuerausweis mit dem Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" gestellt. Der Leistungsempfänger kann die selbst geschuldete Steuer im gleichen Zug meist als Vorsteuer geltend machen, wenn er zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

Quelle: §13b UStG

Reiseveranstalter, die Reisevorleistungen (Hotel, Transport) im eigenen Namen einkaufen und an Endkunden weiterverkaufen, versteuern nicht den vollen Reisepreis, sondern nur die eigene Marge – die Differenz zwischen Verkaufspreis und den bezogenen Reisevorleistungen. Ein gesonderter Vorsteuerabzug aus den eingekauften Reisevorleistungen ist dabei ausgeschlossen, da diese bereits in die Margenberechnung einfließen.

Quelle: §25 UStG

Die Partnerschaftsgesellschaft ist eine Rechtsform speziell für den Zusammenschluss von Angehörigen Freier Berufe (z. B. Ärzte, Anwälte, Steuerberater, Architekten) – sie kombiniert eine einfache, GbR-ähnliche Gründung mit einer Haftungsbeschränkung für Berufsfehler einzelner Partner auf denjenigen, der den Fehler tatsächlich verursacht hat. Die PartG wird in ein eigenes Partnerschaftsregister eingetragen und darf, anders als eine GmbH, keine gewerbliche Tätigkeit ausüben.

Quelle: Partnerschaftsgesellschaftsgesetz (PartGG)

Die eingetragene Genossenschaft ist auf die Förderung ihrer Mitglieder ausgerichtet (z. B. gemeinsamer Einkauf, Wohnraum, Energieerzeugung), haftet nur mit dem Genossenschaftsvermögen und erfordert mindestens drei Gründungsmitglieder sowie eine Satzung nach dem Genossenschaftsgesetz. Vor der Eintragung ins Genossenschaftsregister ist eine Prüfung durch einen genossenschaftlichen Prüfungsverband verpflichtend – eine im Vereinsrecht und GmbH-Recht unbekannte Besonderheit.

Quelle: Genossenschaftsgesetz (GenG)

Eine Betriebsstätte ist jede feste Geschäftseinrichtung, die der Tätigkeit eines Unternehmens dient – etwa eine Zweigniederlassung, ein Lager oder unter Umständen auch ein dauerhaft genutztes Homeoffice. Wird im Ausland eine Betriebsstätte begründet, kann das dortige Land ein eigenes Besteuerungsrecht auf den ihr zuzurechnenden Gewinn beanspruchen – ein Thema, das bei grenzüberschreitender Tätigkeit frühzeitig geprüft werden sollte, um doppelte oder unerwartete Besteuerung zu vermeiden.

Quelle: §12 AO

Eine Kapitalerhöhung erhöht das im Handelsregister eingetragene Stammkapital der GmbH – etwa um neue Investoren aufzunehmen oder die Eigenkapitalbasis zu stärken. Sie erfordert einen notariell beurkundeten Gesellschafterbeschluss, die tatsächliche Einzahlung der neuen Einlagen und die Anmeldung zum Handelsregister; erst mit Eintragung ist die Kapitalerhöhung wirksam.

Quelle: §§55 ff. GmbHG

Soll eine GmbH beendet werden, muss sie zunächst durch Gesellschafterbeschluss aufgelöst und dies zum Handelsregister angemeldet werden; anschließend beginnt die Liquidationsphase, in der ein Liquidator offene Geschäfte abwickelt, Gläubiger befriedigt und das verbleibende Vermögen verteilt. Ein Sperrjahr von mindestens einem Jahr nach dem im Bundesanzeiger veröffentlichten Gläubigeraufruf muss abgewartet werden, bevor die GmbH endgültig aus dem Handelsregister gelöscht werden kann.

Quelle: §§60 ff. GmbHG

Zahlungen, die wirtschaftlich ein anderes Geschäftsjahr betreffen als das, in dem sie gezahlt werden, müssen bilanzierungspflichtige Unternehmen über Rechnungsabgrenzungsposten periodengerecht zuordnen – ein aktiver RAP etwa für im Voraus gezahlte Versicherungsbeiträge, die teilweise das Folgejahr betreffen, ein passiver RAP für im Voraus erhaltene Einnahmen, die eigentlich erst später verdient werden.

Quelle: §250 HGB

Neben der Einzelwertberichtigung für konkret gefährdete einzelne Forderungen können bilanzierungspflichtige Unternehmen für den gesamten übrigen Forderungsbestand eine Pauschalwertberichtigung bilden – ein branchenüblicher Prozentsatz, der das allgemeine, statistisch erfahrungsgemäß zu erwartende Ausfallrisiko abbildet, ohne dass für jede einzelne Forderung ein konkreter Ausfallgrund vorliegen muss.

Quelle: allgemeine bilanzielle Vorsichtsprinzipien, §252 HGB

Steht endgültig fest, dass eine Forderung nicht mehr beglichen wird (z. B. nach erfolgloser Zwangsvollstreckung oder Insolvenz des Schuldners), muss sie als uneinbringlich ausgebucht werden – gleichzeitig kann die darauf entfallende, bereits abgeführte Umsatzsteuer über eine Berichtigung der Bemessungsgrundlage zurückgefordert werden. Wird die Forderung später doch noch teilweise beglichen, ist die Umsatzsteuer entsprechend erneut zu berichtigen.

Quelle: §17 Abs. 2 UStG

Wer Kundenzahlungen per Lastschrift einziehen möchte, benötigt eine gültige Gläubiger-Identifikationsnummer (bei der Bundesbank zu beantragen) sowie ein vom Kunden unterschriebenes SEPA-Lastschriftmandat, das Mandatsreferenz und Fälligkeitsdatum enthält. Das Mandat muss dauerhaft aufbewahrt werden, da im Streitfall der Zahlungsempfänger die ordnungsgemäße Erteilung nachweisen muss – nicht der Kunde die fehlende Zustimmung.

Quelle: SEPA-Lastschriftverfahren, Deutsche Bundesbank

Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt auf digital geführte, steuerlich relevante Daten in drei Formen zugreifen: unmittelbarer Nur-Lese-Zugriff auf das System selbst (Z1), mittelbarer Zugriff über eine vom Unternehmen durchgeführte Auswertung nach Vorgaben des Prüfers (Z2), oder Datenträgerüberlassung eines strukturierten Exports (Z3). Welche Zugriffsart gewählt wird, entscheidet die Finanzverwaltung – ein GoBD-konformes System muss alle drei technisch ermöglichen können.

Quelle: §147 Abs. 6 AO, GoBD

Gegen einen fehlerhaften Steuerbescheid kann innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe formlos schriftlich oder elektronisch Einspruch beim zuständigen Finanzamt eingelegt werden – eine Begründung ist zunächst nicht zwingend, sollte aber möglichst zeitnah nachgereicht werden. Während des Einspruchsverfahrens bleibt der Bescheid grundsätzlich vollziehbar, sodass eine festgesetzte Steuer trotz laufendem Einspruch zunächst gezahlt werden muss, sofern keine Aussetzung der Vollziehung beantragt wird.

Quelle: §§347 ff. AO

Bestehen ernsthafte Zweifel an der Rechtmäßigkeit eines angefochtenen Steuerbescheids, kann zusätzlich zum Einspruch eine Aussetzung der Vollziehung beantragt werden – die strittige Zahlung muss dann bis zur Klärung nicht sofort geleistet werden. Bestätigt sich der Bescheid am Ende doch als rechtmäßig, fallen für den ausgesetzten Betrag rückwirkend Aussetzungszinsen an, sodass der Antrag nur bei tatsächlich berechtigten Zweifeln sinnvoll ist.

Quelle: §361 AO

Seit einer Vereinfachung müssen Belege bei der Steuererklärung grundsätzlich nicht mehr automatisch eingereicht werden – es genügt, sie geordnet aufzubewahren und auf Nachfrage des Finanzamts vorzulegen (Belegvorhaltepflicht). Das entbindet nicht von der Pflicht, überhaupt Belege zu sammeln: Bei einer Rückfrage oder Prüfung müssen sie weiterhin vollständig und zeitnah nachgereicht werden können.

Quelle: Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens

Wer Amazons FBA-Programm nutzt, lässt Waren oft automatisch in Lager in mehreren EU-Ländern verteilen – jedes Land, in dem Ware tatsächlich gelagert wird, kann eine eigenständige umsatzsteuerliche Registrierungspflicht auslösen, unabhängig vom OSS-Verfahren (das nur den Verkauf, nicht die Lagerhaltung abdeckt). Amazon stellt Händlern Lagerortberichte zur Verfügung, die regelmäßig ausgewertet werden sollten, um neue Registrierungspflichten frühzeitig zu erkennen.

Quelle: allgemeine Grundsätze zu innergemeinschaftlichem Verbringen, §3 Abs. 1a UStG

Beim Dropshipping verkauft der Händler Ware, die ein Lieferant direkt an den Endkunden versendet, ohne dass der Händler selbst physischen Kontakt zur Ware hat – umsatzsteuerlich handelt es sich dennoch um zwei getrennte Lieferungen (Lieferant an Händler, Händler an Endkunde), die jeweils eigenständig zu beurteilen sind. Versendet der Lieferant aus einem Drittland direkt an EU-Endkunden, können zusätzlich Einfuhrumsatzsteuer- und IOSS-Fragen relevant werden.

Quelle: allgemeine Grundsätze des Reihengeschäfts, §3 Abs. 6a UStG

Studierende, die neben dem Studium arbeiten, sind im sogenannten Werkstudentenprivileg meist kranken-, pflege- und arbeitslosenversicherungsfrei – Voraussetzung ist, dass die Arbeitszeit während der Vorlesungszeit 20 Wochenstunden nicht regelmäßig überschreitet und das Studium eindeutig im Vordergrund steht. Rentenversicherungspflicht besteht davon unabhängig weiterhin, anders als beim Minijob.

Quelle: §6 Abs. 1 Nr. 3 SGB V, Werkstudentenprivileg

Anders als klassische Werkstudenten gelten dual Studierende sozialversicherungsrechtlich meist als Auszubildende, da Theorie- und Praxisphasen fest im Ausbildungsvertrag verzahnt sind – sie unterliegen daher grundsätzlich der vollen Sozialversicherungspflicht in allen Zweigen, unabhängig von der Wochenstundenzahl während der Praxisphasen. Das Werkstudentenprivileg mit seiner 20-Stunden-Grenze findet auf sie keine Anwendung.

Quelle: Gemeinsame Grundsätze der Sozialversicherungsträger zu dualen Studiengängen

Bei Rufbereitschaft muss sich der Beschäftigte nicht an einem vom Arbeitgeber bestimmten Ort aufhalten, sondern lediglich erreichbar sein und im Bedarfsfall die Arbeit aufnehmen können – das unterscheidet sie vom Bereitschaftsdienst, bei dem der Aufenthaltsort vorgegeben ist und der arbeitszeitrechtlich meist voll als Arbeitszeit zählt. Die reine Rufbereitschaftszeit selbst gilt regelmäßig nicht als Arbeitszeit, wird aber üblicherweise gesondert vergütet; erst der tatsächliche Einsatz zählt voll als Arbeitszeit.

Quelle: Arbeitszeitgesetz (ArbZG), BAG-Rechtsprechung zur Rufbereitschaft

Kurzarbeit schützt nicht automatisch vor Kündigung – wird während der Kurzarbeit betriebsbedingt gekündigt, entfällt rückwirkend häufig der Anspruch auf Kurzarbeitergeld für die gekündigte Person, da der Arbeitsausfall dann nicht mehr als vorübergehend gilt. Arbeitgeber sollten daher Kündigungen während laufender Kurzarbeit sorgfältig prüfen, um eine nachträgliche Rückforderung des bereits gezahlten Kurzarbeitergelds durch die Agentur für Arbeit zu vermeiden.

Quelle: §95 ff. SGB III

Für die Neuschaffung vermieteter Wohnungen kann unter bestimmten Voraussetzungen (u. a. Bauantrag in einem begünstigten Zeitraum, Einhaltung von Baukosten- und Effizienzgrenzen) zusätzlich zur regulären linearen AfA eine zeitlich befristete Sonderabschreibung geltend gemacht werden. Die Förderung wurde mehrfach verlängert und an neue Zeiträume angepasst – der genaue Rahmen sollte für das jeweilige Bauvorhaben individuell geprüft werden.

Quelle: §7b EStG

Sanierungskosten an einem Gebäude, das unter Denkmalschutz steht oder in einem Sanierungsgebiet liegt, können über neun Jahre mit erhöhten Sätzen abgeschrieben werden – deutlich schneller als die reguläre Gebäude-AfA. Voraussetzung ist eine vorherige Abstimmung der Baumaßnahmen mit der zuständigen Denkmalschutzbehörde und eine entsprechende Bescheinigung, die vor Beginn der Arbeiten eingeholt werden sollte.

Quelle: §7i, §7h EStG

Beim Kauf eines Grundstücks oder einer Immobilie fällt Grunderwerbsteuer an, deren Satz von Bundesland zu Bundesland stark variiert (aktuell etwa zwischen 3,5 % und 6,5 % des Kaufpreises) – anders als viele andere Steuern ist sie reine Landessache. Für Unternehmen relevant: Unter bestimmten Voraussetzungen kann auch der mittelbare oder unmittelbare Wechsel von Anteilen an einer grundbesitzenden Gesellschaft (Share Deal) Grunderwerbsteuer auslösen, selbst ohne direkten Grundstückskauf.

Quelle: Grunderwerbsteuergesetz (GrEStG)

Die Kassennachschau ist eine unangekündigte, auf die Prüfung ordnungsgemäßer Kassenführung beschränkte Kontrolle durch das Finanzamt während der üblichen Geschäftszeiten – der Prüfer muss sich ausweisen, darf aber ohne vorherige Ankündigung Kassenaufzeichnungen, TSE-Daten und Kassenbelege einsehen. Werden dabei Mängel festgestellt, kann ohne weitere Vorankündigung in eine reguläre Außenprüfung übergegangen werden.

Quelle: §146b AO

Beschäftigte in Betrieben mit mehr als 15 Mitarbeitenden haben nach mindestens sechsmonatiger Betriebszugehörigkeit einen gesetzlichen Anspruch, ihre Arbeitszeit dauerhaft zu reduzieren – der Antrag muss spätestens drei Monate vor dem gewünschten Beginn gestellt werden. Der Arbeitgeber kann nur aus betrieblichen Gründen ablehnen und muss dies fristgerecht schriftlich begründen, sonst gilt die gewünschte Verringerung als genehmigt.

Quelle: §8 TzBfG

Anders als der klassische Teilzeitanspruch ist die Brückenteilzeit von vornherein zeitlich befristet (ein bis fünf Jahre) und garantiert danach automatisch die Rückkehr zur ursprünglichen Arbeitszeit, ohne dass dafür ein neuer Antrag nötig ist. Sie steht nur Beschäftigten in Betrieben mit mehr als 45 Mitarbeitenden zu, wobei der Arbeitgeber je nach Betriebsgröße nur eine begrenzte Zahl gleichzeitiger Brückenteilzeit-Anträge genehmigen muss.

Quelle: §9a TzBfG

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage bei einer Sechs-Tage-Woche, was bei der heute üblichen Fünf-Tage-Woche umgerechnet 20 Arbeitstagen entspricht. Bei Teilzeit mit weniger Arbeitstagen pro Woche wird der Anspruch anteilig nach der Formel „Wochenarbeitstage × 4" (bezogen auf die gesetzliche Mindestwoche) neu berechnet – viele Arbeitsverträge gewähren freiwillig mehr als das gesetzliche Minimum.

Quelle: §3 BUrlG

Auch im Homeoffice bleibt der Arbeitgeber grundsätzlich zur Gefährdungsbeurteilung des Arbeitsplatzes verpflichtet, wenn auch mit eingeschränkten Kontrollmöglichkeiten gegenüber dem privaten Wohnraum. In der Praxis wird dies meist über Selbstauskünfte, Checklisten und ergonomische Ausstattungsangebote gelöst; die gesetzliche Unfallversicherung greift bei echten Arbeitsunfällen im Homeoffice grundsätzlich ebenso wie im Betrieb, bei reinen Wegeunfällen gelten jedoch besondere Abgrenzungsfragen.

Quelle: Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), §8 Abs. 1 SGB VII

Das Umwandlungsgesetz erlaubt es, Unternehmen zu verschmelzen, zu spalten oder ihre Rechtsform zu wechseln, ohne dass dafür einzelne Wirtschaftsgüter separat übertragen werden müssen – bei einer Verschmelzung geht das gesamte Vermögen im Wege der Gesamtrechtsnachfolge auf den übernehmenden Rechtsträger über, samt aller Verträge und Verbindlichkeiten. Das ist deutlich einfacher als ein klassischer Asset Deal, bei dem jeder Vermögensgegenstand und jeder Vertrag einzeln übertragen und oft von Vertragspartnern zugestimmt werden müsste.

Steuerlich kann eine Umwandlung unter bestimmten Voraussetzungen zum Buchwert erfolgen, sodass stille Reserven nicht sofort aufgedeckt und versteuert werden müssen – das Umwandlungssteuergesetz stellt dafür ein eigenes, kompliziertes Regelwerk mit Fristen (u. a. Sperrfristen nach der Umwandlung) und Bewertungswahlrechten bereit. Wird die Umwandlung falsch strukturiert oder eine Frist verpasst, drohen erhebliche, teils rückwirkende Steuerbelastungen.

Typische Anlässe sind der Formwechsel eines Einzelunternehmens in eine GmbH bei wachsendem Geschäft, die Verschmelzung mehrerer Konzerngesellschaften zur Vereinfachung der Struktur, oder die Abspaltung eines Geschäftsbereichs vor einem Verkauf. Aufgrund der Komplexität und der teils sehr hohen finanziellen Tragweite sollte eine Umwandlung frühzeitig mit einem im Umwandlungssteuerrecht erfahrenen Berater geplant werden.

Quelle: Umwandlungsgesetz (UmwG), Umwandlungssteuergesetz (UmwStG)

Vor dem Kauf eines Unternehmens oder wesentlicher Anteile daran prüft der Käufer im Rahmen einer Due Diligence systematisch Risiken und Werttreiber – typischerweise aufgeteilt in Financial (Zahlen, Bilanzen, Cashflow), Legal (Verträge, Rechtsstreitigkeiten, Genehmigungen), Tax (Steuerrisiken, offene Betriebsprüfungen) und häufig auch Commercial (Markt, Kunden, Wettbewerb) Due Diligence.

Ziel ist es, Risiken frühzeitig zu erkennen, bevor sie Teil des eigenen Unternehmens werden – etwa eine drohende Steuernachzahlung, ein auslaufender Großkundenvertrag oder eine ungeklärte Patentstreitigkeit. Die Ergebnisse fließen direkt in die Kaufpreisverhandlung ein und können zu Anpassungen, Garantien oder speziellen vertraglichen Freistellungen im Kaufvertrag führen.

Für den Verkäufer bedeutet eine bevorstehende Due Diligence, dass Unterlagen, Verträge und Buchhaltung im Vorfeld in einem strukturierten, prüfbaren Zustand vorliegen sollten – eine unvollständige oder unordentliche Dokumentation verzögert den Prozess erheblich und kann den erzielbaren Kaufpreis spürbar drücken, selbst wenn das Unternehmen inhaltlich solide aufgestellt ist.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Transaktionspraxis

Der Verkauf oder die Übertragung von GmbH-Geschäftsanteilen muss zwingend notariell beurkundet werden – anders als bei einer Personengesellschaft genügt eine formlose, private Vereinbarung nicht. Nach der Beurkundung reicht der Notar eine aktualisierte Gesellschafterliste beim Handelsregister ein, die künftig als maßgebliche Grundlage dafür gilt, wer gegenüber der Gesellschaft als Gesellschafter gilt.

Der Gesellschaftsvertrag kann den Wechsel zusätzlich einschränken, etwa durch eine Zustimmungspflicht der übrigen Gesellschafter (Vinkulierung) oder ein Vorkaufsrecht zugunsten der bestehenden Gesellschafter – solche Klauseln sollten vor einem geplanten Wechsel sorgfältig geprüft werden, da ein Verstoß die Übertragung unwirksam machen kann.

Steuerlich kann der Verkauf von GmbH-Anteilen beim veräußernden Gesellschafter je nach Beteiligungshöhe und Haltedauer unterschiedlich behandelt werden (u. a. Teileinkünfteverfahren bei einer Beteiligung von mindestens 1 %) – auch das sollte vor der Übertragung mit steuerlicher Beratung geklärt werden, da die Behandlung sich vom bloßen Aktienverkauf im Privatvermögen deutlich unterscheiden kann.

Quelle: §15 GmbHG

Wer bislang unrichtige oder unvollständige Steuererklärungen abgegeben hat, kann durch eine Selbstanzeige unter bestimmten, eng gefassten Voraussetzungen Straffreiheit erlangen – Voraussetzung ist, dass alle unrichtigen Angaben der letzten zehn Jahre für die jeweilige Steuerart vollständig korrigiert werden und die Tat noch nicht entdeckt bzw. eine Prüfung noch nicht angekündigt wurde. Eine nur teilweise Korrektur ("Teil-Selbstanzeige") führt nicht mehr zur Straffreiheit, sondern seit einer Gesetzesverschärfung im Regelfall zur vollständigen Unwirksamkeit der gesamten Selbstanzeige.

Neben der vollständigen und rechtzeitigen Korrektur muss die hinterzogene Steuer inklusive Hinterziehungszinsen fristgerecht nachgezahlt werden; ab einem hinterzogenen Betrag von 25.000 € pro Tat wird zusätzlich ein Geldzuschlag fällig, damit Straffreiheit eintritt. Wegen der hohen formalen Anforderungen und der Tragweite eines Scheiterns sollte eine Selbstanzeige praktisch immer mit spezialisierter rechtlicher/steuerlicher Beratung vorbereitet werden, nicht in Eigenregie.

Quelle: §371 AO

Wird ein angeschaffter Gegenstand (etwa ein Fahrzeug oder ein Gebäude) sowohl unternehmerisch als auch privat genutzt, muss die Vorsteuer aus der Anschaffung entsprechend dem unternehmerischen Nutzungsanteil aufgeteilt werden – nur der unternehmerisch genutzte Anteil ist als Vorsteuer abziehbar. Bei mindestens 10 % unternehmerischer Nutzung kann der Gegenstand wahlweise vollständig dem Unternehmen zugeordnet werden, wodurch der volle Vorsteuerabzug möglich wird, im Gegenzug aber die private Nutzung als unentgeltliche Wertabgabe versteuert werden muss.

Die Zuordnungsentscheidung muss zeitnah – grundsätzlich bis zum 31. Juli des Folgejahres – gegenüber dem Finanzamt dokumentiert werden, praktisch meist durch den vollen oder anteiligen Vorsteuerabzug in der entsprechenden USt-Voranmeldung. Wird keine rechtzeitige Zuordnungsentscheidung getroffen, geht der Vorsteuerabzug für den unternehmerisch genutzten Anteil nachträglich häufig verloren.

Quelle: §15 Abs. 1 UStG, BMF-Schreiben zur Zuordnung gemischt genutzter Gegenstände

Nach einem Urteil des Bundesverfassungsgerichts mussten alle Grundstücke in Deutschland auf Basis eines neuen Bewertungsverfahrens neu bewertet werden – die neuen Werte gelten ab 2025 als Grundlage für die Grundsteuer, wobei Bundesländer teils eigene, vom Bundesmodell abweichende Bewertungsverfahren gewählt haben. Für gewerblich genutzte Grundstücke kann sich die Steuerlast dadurch spürbar verändern, unabhängig von tatsächlichen Wertsteigerungen der Immobilie selbst.

Da die Gemeinden ihre Hebesätze im Zuge der Reform anpassen (teilweise separat für Wohn- und Nichtwohngrundstücke), lässt sich die tatsächliche Belastung erst nach Vorliegen des neuen Hebesatzes verlässlich einschätzen – ein pauschaler Vergleich mit dem alten Bescheid ist wegen der komplett neuen Bemessungsgrundlage meist nicht aussagekräftig. Unternehmen mit eigenem Betriebsgrundstück sollten den neuen Bescheid daher sorgfältig prüfen und bei offensichtlichen Bewertungsfehlern fristgerecht Einspruch einlegen.

Quelle: Grundsteuer-Reformgesetz, BVerfG-Urteil vom 10.04.2018

Gutes Forderungsmanagement beginnt schon vor der Rechnungsstellung: ein klar kommuniziertes, realistisches Zahlungsziel, bei neuen oder größeren Kunden ggf. eine Bonitätsprüfung, und bei Unsicherheit eine Anzahlung (siehe eigener Artikel) reduzieren das Ausfallrisiko von vornherein. Die Rechnung selbst sollte alle Pflichtangaben enthalten und das Zahlungsziel unmissverständlich benennen, da Unklarheiten im Streitfall zulasten des Rechnungsstellers gehen können.

Bleibt eine Zahlung nach Fälligkeit aus, sollte zeitnah – meist automatisiert über die Buchhaltungssoftware – eine freundliche Zahlungserinnerung folgen, gefolgt von ein bis zwei Mahnungen mit ansteigendem Nachdruck (siehe eigener Artikel zum Mahnwesen). Ab der ersten Mahnung befindet sich der Schuldner in Verzug, wodurch Verzugszinsen und eine pauschale Verzugskostenpauschale von 40 € geltend gemacht werden können, ohne dass diese eigens vereinbart sein müssen.

Bleibt auch die Mahnung erfolglos, ist das gerichtliche Mahnverfahren (siehe eigener Artikel) meist der nächste, kostengünstigste Schritt vor einer regulären Klage. Ein strukturierter, konsequent durchgehaltener Prozess – von der ersten Erinnerung bis zur letzten Eskalationsstufe – verbessert die Zahlungsmoral der eigenen Kunden spürbar und reduziert Forderungsausfälle (siehe eigener Artikel) langfristig deutlich.

Quelle: §286 ff. BGB, allgemeine Grundsätze des Forderungsmanagements

Viele beliebte Mitarbeiter-Benefits sind bis zu bestimmten Grenzen steuer- und sozialversicherungsfrei oder zumindest pauschal günstiger versteuerbar als eine reine Gehaltserhöhung – etwa das bezuschusste Deutschlandticket, Sachbezüge bis zur monatlichen Freigrenze, ein JobRad, Zuschüsse zur betrieblichen Altersvorsorge oder Essenszuschüsse (siehe jeweils eigene Artikel). Für Arbeitgeber bedeutet das: der gleiche Netto-Vorteil für Beschäftigte lässt sich oft günstiger finanzieren als über eine Bruttogehaltserhöhung, die voll steuer- und beitragspflichtig ist.

Wichtig ist dabei die Unterscheidung zwischen "zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn" gewährten Leistungen (die für viele Steuerbefreiungen Voraussetzung sind) und einer Gehaltsumwandlung, bei der ein Teil des ohnehin vereinbarten Gehalts lediglich anders benannt wird – Letzteres erfüllt die Voraussetzungen für viele der günstigen Regelungen gerade nicht und kann bei einer Prüfung nachträglich zu Steuer- und Beitragsnachzahlungen führen.

Ein durchdachtes Benefits-Paket kombiniert typischerweise mehrere kleinere Bausteine statt eines einzelnen großen Vorteils, da die meisten Regelungen eigene, relativ niedrige monatliche oder jährliche Höchstgrenzen haben. Eine regelmäßige Überprüfung lohnt sich, da sich Freigrenzen und Pauschalierungssätze immer wieder gesetzlich ändern.

Quelle: §3, §8 Abs. 2, §40 EStG – zusammengefasste Grundsätze

Wohin verkauft wird, entscheidet maßgeblich über die richtige umsatzsteuerliche Behandlung einer Rechnung: Bei B2B-Lieferungen an Unternehmer in einem anderen EU-Land greift bei gültiger USt-IdNr. des Abnehmers die Steuerbefreiung als innergemeinschaftliche Lieferung (siehe eigener Artikel), bei B2C-Verkäufen digitaler oder physischer Waren an Privatpersonen in der EU kommt meist das OSS-Verfahren zum Einsatz. Lieferungen in Drittländer sind bei Vorliegen der Ausfuhrnachweise regelmäßig steuerfrei (siehe eigener Artikel).

Bei digitalen Dienstleistungen (Software, E-Books, Online-Kurse) an Privatpersonen gilt grundsätzlich das Bestimmungslandprinzip – es fällt die Umsatzsteuer des Landes an, in dem der Kunde ansässig ist, nicht die des eigenen Standorts. Das macht bei Verkäufen in viele verschiedene EU-Länder ohne OSS-Verfahren theoretisch dutzende einzelne Registrierungen nötig, weshalb die Nutzung des OSS für die meisten digitalen Anbieter praktisch unverzichtbar ist.

Unabhängig vom Zielland gelten für jede Rechnung weiterhin die deutschen Pflichtangaben (siehe eigener Artikel), ergänzt um Ländercode und ggf. Fremdwährungsangaben (siehe eigener Artikel) – eine sorgfältige, konsistente Rechnungsvorlage, die automatisch die richtigen Hinweise je nach Zielland und Kundentyp einfügt, erspart im internationalen Geschäft viele Einzelfallprüfungen.

Quelle: §3a, §4, §6a, §18j UStG – zusammengefasste Grundsätze

Wer Bargeschäfte tätigt, muss mehrere, ineinandergreifende Pflichten gleichzeitig erfüllen: eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) in jedem elektronischen Kassensystem (siehe eigener Artikel), die Ausgabe eines Belegs an jeden Kunden (Bonpflicht, siehe eigener Artikel), ein lückenlos geführtes Kassenbuch bei offener Ladenkasse (siehe eigener Artikel) sowie die rechtzeitige Meldung von Anschaffung und Außerbetriebnahme jedes Kassensystems beim Finanzamt.

Zusätzlich kann jederzeit unangekündigt eine Kassennachschau stattfinden (siehe eigener Artikel), bei der die tatsächliche technische und organisatorische Umsetzung all dieser Pflichten kontrolliert wird – Mängel an einer einzelnen Stelle (etwa eine nicht aktivierte TSE oder ein unvollständiges Kassenbuch) können bereits ausreichen, um Zweifel an der gesamten Kassenführung zu wecken und zu einer Hinzuschätzung zu führen.

Für neu startende bargeldintensive Betriebe (Gastronomie, Einzelhandel, Friseure u. Ä.) lohnt es sich daher, ein TSE-fähiges, GoBD-konformes Kassensystem von Anfang an korrekt einzurichten, statt Einzelanforderungen nachträglich und unter Zeitdruck nachzurüsten – die meisten modernen Kassensysteme decken alle genannten Pflichten ab, wenn sie korrekt konfiguriert sind.

Quelle: §146a, §146b AO, Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)

Ein Unternehmensverkauf beginnt lange vor der eigentlichen Vertragsunterschrift: Zunächst muss geklärt werden, ob ein Share Deal (Verkauf von Anteilen, siehe eigener Artikel zum Gesellschafterwechsel) oder ein Asset Deal (Verkauf einzelner Vermögensgegenstände) sinnvoller ist – die Wahl hat erhebliche steuerliche und haftungsrechtliche Konsequenzen für beide Seiten und wird oft kontrovers zwischen Käufer und Verkäufer verhandelt, da sie in der Regel gegenläufige Interessen haben.

Bevor ein konkreter Kaufpreis verhandelt wird, folgt meist eine Unternehmensbewertung sowie, sobald ein grundsätzliches Interesse besteht, eine Due-Diligence-Prüfung durch den Käufer (siehe eigener Artikel) – deren Ergebnisse häufig noch zu Anpassungen des Kaufpreises oder zusätzlichen vertraglichen Garantien führen. Parallel dazu sollte frühzeitig geprüft werden, ob eine Umwandlung der Rechtsform vor dem Verkauf steuerlich sinnvoll ist (siehe eigener Artikel).

Nach Abschluss des Kaufvertrags folgen je nach Struktur weitere Schritte – bei einer GmbH die notarielle Beurkundung der Anteilsübertragung und Aktualisierung der Gesellschafterliste, bei einem Asset Deal die einzelne Übertragung von Verträgen, Mitarbeitern (Betriebsübergang nach §613a BGB) und Vermögensgegenständen. Ein strukturierter, professionell begleiteter Prozess reduziert typische Fallstricke wie übersehene Vertragsklauseln, ungeklärte Steuerrisiken oder eine suboptimale steuerliche Struktur des Verkaufserlöses erheblich.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Unternehmenstransaktion, §613a BGB

Unternehmen, die regelmäßig selbstständige Künstler oder Publizisten beauftragen (z. B. Grafikdesigner, Texter, Fotografen), müssen auf die dafür gezahlten Honorare eine Künstlersozialabgabe an die Künstlersozialkasse entrichten – unabhängig davon, dass der Auftragnehmer selbst bereits Mitglied der KSK ist. Die Abgabepflicht wird häufig übersehen, da sie nicht am Vertrag selbst, sondern an der jährlich meldepflichtigen Honorarsumme hängt.

Quelle: Künstlersozialversicherungsgesetz (KSVG)

Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte können pro Arbeitstag pauschal 30 Cent je Entfernungskilometer für die ersten 20 Kilometer und 38 Cent für jeden weiteren Kilometer als Werbungskosten angesetzt werden – unabhängig vom tatsächlich genutzten Verkehrsmittel. Maßgeblich ist die kürzeste, nicht zwingend die tatsächlich gefahrene Straßenverbindung, außer eine längere Route ist offensichtlich verkehrsgünstiger.

Quelle: §9 Abs. 1 Nr. 4 EStG

Kosten für Bewerbungsfotos, Porto, Fahrten zu Vorstellungsgesprächen oder professionelle Lebenslauf-Beratung können als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden – auch dann, wenn die Bewerbung letztlich erfolglos bleibt. Ohne Einzelnachweise erkennen viele Finanzämter erfahrungsgemäß eine grobe Pauschale pro Bewerbung an, ein Rechtsanspruch darauf besteht jedoch nicht; Einzelbelege sind sicherer.

Quelle: §9 Abs. 1 EStG, allgemeine Werbungskostengrundsätze

Ohne Einzelnachweis erkennen die meisten Finanzämter für ein privates Girokonto pauschal 16 € im Jahr als Werbungskosten an, sofern darüber auch beruflich veranlasste Zahlungen (z. B. Gehaltseingang) laufen. Wird ein separates Geschäftskonto geführt, sind die tatsächlichen, meist höheren Kontoführungsgebühren als reguläre Betriebsausgabe in voller Höhe absetzbar.

Quelle: R 9.1 Abs. 4 LStR

Ohne Einzelnachweis der beruflichen Veranlassung erkennen Finanzämter üblicherweise pauschal 20 % der Telefon- und Internetkosten, maximal 20 € pro Monat, als Werbungskosten oder Betriebsausgabe an. Wer einen höheren beruflichen Nutzungsanteil nachweisen kann – etwa über eine repräsentative Aufzeichnung einiger Monate – darf auch den tatsächlichen, höheren Anteil ansetzen.

Quelle: R 3.50 LStR, allgemeine Betriebsausgabengrundsätze

Kosten für eine erstmalige Berufsausbildung oder ein Erststudium (ohne vorherige abgeschlossene Ausbildung) sind steuerlich nur eingeschränkt als Sonderausgaben abziehbar und bringen ohne eigenes Einkommen meist keinen steuerlichen Vorteil. Kosten für eine Fortbildung, ein Zweitstudium oder eine Ausbildung im Rahmen eines Dienstverhältnisses (z. B. duale Ausbildung) sind dagegen in voller Höhe als Werbungskosten oder Betriebsausgaben absetzbar – ein wichtiger, oft unterschätzter Unterschied.

Quelle: §9 Abs. 6, §10 Abs. 1 Nr. 7 EStG

Bei einer KG haftet mindestens ein Komplementär unbeschränkt mit seinem Privatvermögen und führt die Geschäfte, während ein oder mehrere Kommanditisten nur bis zur Höhe ihrer im Handelsregister eingetragenen Einlage haften und von der Geschäftsführung ausgeschlossen sind. Das macht die KG als Struktur interessant, um Kapitalgeber einzubinden, ohne ihnen operative Kontrolle oder unbeschränkte Haftung zu übertragen.

Quelle: §§161 ff. HGB

Bei der GmbH & Co. KG übernimmt eine GmbH die Rolle des unbeschränkt haftenden Komplementärs – da die GmbH selbst nur mit ihrem Gesellschaftsvermögen haftet, kombiniert die Struktur faktisch die Flexibilität und steuerliche Behandlung einer Personengesellschaft mit einer im Ergebnis auf das GmbH-Kapital begrenzten Haftung, ohne dass eine natürliche Person unbeschränkt persönlich haftet.

Quelle: §161 HGB i. V. m. GmbHG

Bei einer stillen Gesellschaft beteiligt sich ein Investor mit einer Kapitaleinlage am Geschäft eines Unternehmens, tritt aber nach außen nicht in Erscheinung und haftet grundsätzlich nicht für Verbindlichkeiten des Unternehmens. Er ist am Gewinn (und je nach Vertrag am Verlust) beteiligt, ohne im Handelsregister sichtbar zu werden – eine diskrete Finanzierungsform, die sich steuerlich deutlich von einer klassischen Gesellschafterstellung unterscheidet.

Quelle: §§230 ff. HGB

Stellt ein Gesellschafter einer Personengesellschaft (z. B. GbR, OHG, KG) eigene Wirtschaftsgüter zur betrieblichen Nutzung zur Verfügung – etwa ein Grundstück, das er selbst besitzt, aber an die Gesellschaft vermietet – zählt dieses Wirtschaftsgut steuerlich als Sonderbetriebsvermögen und wird in einer eigenen Sonderbilanz neben der eigentlichen Gesamthandsbilanz der Gesellschaft erfasst.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Mitunternehmerbesteuerung, §15 EStG

Gewerbetreibende erklären ihre Einkünfte in der Einkommensteuererklärung über die Anlage G – hier fließen die Ergebnisse der EÜR oder Bilanz (siehe eigener Artikel) sowie Beteiligungen an gewerblichen Personengesellschaften ein. Von den anderen Gewinnermittlungsanlagen unterscheidet sie sich dadurch, dass hier zusätzlich Angaben zur Gewerbesteueranrechnung nach §35 EStG gemacht werden.

Quelle: Anlage G zur Einkommensteuererklärung

Freiberufler und andere Selbstständige im Sinne des §18 EStG (z. B. Ärzte, Anwälte, viele Kreativ- und IT-Berufe) erklären ihren Gewinn über die Anlage S statt der Anlage G – ein wichtiger äußerer Hinweis darauf, dass keine Gewerbesteuerpflicht besteht. Wird die Anlage versehentlich verwechselt oder eine tatsächlich gewerbliche Tätigkeit fälschlich als freiberuflich eingestuft, kann das bei einer späteren Prüfung zu Nachfragen führen.

Quelle: Anlage S zur Einkommensteuererklärung, §18 EStG

Verheiratete und eingetragene Lebenspartner können zwischen einer gemeinsamen Zusammenveranlagung (mit Splittingtarif, meist günstiger bei unterschiedlich hohem Einkommen beider Partner) und einer Einzelveranlagung wählen, bei der jeder Partner seine eigene Steuererklärung mit individuellem Steuersatz abgibt. Eine Einzelveranlagung kann in Ausnahmefällen vorteilhaft sein, etwa bei Lohnersatzleistungen mit Progressionsvorbehalt oder bei einem laufenden Insolvenzverfahren eines Partners.

Quelle: §26 EStG

Betreiber digitaler Plattformen (z. B. für Vermietung, Verkauf gebrauchter Waren oder Dienstleistungen) müssen seit 2023 Umsätze ihrer Anbieter jährlich an das Bundeszentralamt für Steuern melden, sobald bestimmte Bagatellgrenzen überschritten werden. Wer regelmäßig über solche Plattformen verkauft oder vermietet, sollte davon ausgehen, dass diese Umsätze dem Finanzamt automatisch bekannt werden, und sie entsprechend vollständig in der eigenen Steuererklärung berücksichtigen.

Quelle: Plattformen-Steuertransparenzgesetz (PStTG)

Erhalten Content-Creator oder Influencer Produkte kostenlos im Tausch gegen eine Erwähnung oder Bewertung, handelt es sich steuerlich um eine Sachzuwendung im Rahmen der eigenen gewerblichen oder selbstständigen Tätigkeit – der marktübliche Wert des Produkts zählt grundsätzlich als Betriebseinnahme, unabhängig davon, dass kein Geld geflossen ist. Rein private, unaufgefordert zugesandte Geschenke ohne jede Gegenleistungspflicht sind davon abzugrenzen und in der Regel steuerlich irrelevant.

Quelle: allgemeine Grundsätze zu Sachbezügen und Tauschgeschäften, §8 EStG

Ein Aufhebungsvertrag beendet das Arbeitsverhältnis einvernehmlich, ohne die Fristen und Formvorschriften einer Kündigung – üblicherweise gegen eine Abfindung. Anders als bei einer Kündigung sollte vor Unterschrift geprüft werden, ob eine Sperrzeit beim Arbeitslosengeld droht, da die Agentur für Arbeit eine "Mitwirkung an der eigenen Arbeitslosigkeit" unterstellen kann, wenn kein wichtiger Grund für die einvernehmliche Beendigung vorliegt.

Quelle: §159 SGB III, allgemeine arbeitsrechtliche Grundsätze

Kann restlicher Urlaub wegen des Ausscheidens aus dem Unternehmen nicht mehr genommen werden, muss er finanziell abgegolten werden – der Abgeltungsanspruch entsteht automatisch mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses und kann nicht durch den Arbeitgeber einseitig verweigert werden. Die Berechnung erfolgt auf Basis des durchschnittlichen Verdienstes der letzten 13 Wochen vor dem Ausscheiden.

Quelle: §7 Abs. 4 BUrlG

Während einer vereinbarten Probezeit (maximal sechs Monate) kann das Arbeitsverhältnis von beiden Seiten mit einer verkürzten Frist von nur zwei Wochen gekündigt werden, ohne dass ein bestimmtes Datum (Monatsende o. Ä.) eingehalten werden muss. Nach Ablauf der Probezeit gelten automatisch die regulären, mit der Beschäftigungsdauer wachsenden gesetzlichen oder vertraglichen Kündigungsfristen.

Quelle: §622 Abs. 3 BGB

Der Betrieb einer privaten Photovoltaikanlage mit Einspeisung ins Netz gilt grundsätzlich als gewerbliche Tätigkeit, ist aber für kleinere Anlagen an Ein-/Zweifamilienhäusern von der Gewerbeanmeldung befreit, wenn bestimmte Leistungsgrenzen nicht überschritten werden. Unabhängig von der Gewerbeanmeldung bleibt die Anmeldung beim Marktstammdatenregister der Bundesnetzagentur in jedem Fall verpflichtend.

Quelle: §3 Abs. 3 GewO, Marktstammdatenregisterverordnung

Für die Anschaffung und Installation von Ladepunkten für Elektrofahrzeuge gibt es je nach Förderprogramm und Bundesland unterschiedliche Zuschüsse, etwa über die KfW oder regionale Programme – die konkrete Förderlandschaft ändert sich häufig, sodass sich eine aktuelle Prüfung vor der Investition lohnt. Steuerlich kann eine betrieblich genutzte Ladestation je nach Nutzung ganz oder teilweise über die reguläre AfA abgeschrieben werden.

Quelle: KfW-Förderprogramme, allgemeine AfA-Grundsätze

Kleine Sachgeschenke zu persönlichen Anlässen wie Geburtstag, Hochzeit oder Betriebsjubiläum bleiben bis zu einem Wert von 60 € brutto je Anlass als "Aufmerksamkeit" steuer- und sozialversicherungsfrei – anders als der allgemeine monatliche Sachbezug ist diese Grenze anlassbezogen und kann daher mehrfach im Jahr genutzt werden. Geldgeschenke fallen nicht unter diese Regelung und sind immer voll steuerpflichtig.

Quelle: R 19.6 LStR

Wird begünstigtes Betriebsvermögen vererbt oder verschenkt, kann unter bestimmten Voraussetzungen (u. a. Fortführung des Betriebs, Lohnsummenregelung, Behaltensfristen von fünf oder sieben Jahren) ein erheblicher Teil bis hin zur vollständigen Steuerbefreiung erreicht werden. Wird eine der Voraussetzungen nachträglich verletzt – etwa der Betrieb zu früh verkauft – kann die Verschonung rückwirkend anteilig entfallen.

Quelle: §§13a, 13b ErbStG

Wird ein Unternehmen zu Lebzeiten an die nächste Generation übertragen, gelten grundsätzlich dieselben Verschonungsregeln wie bei einer Vererbung (siehe eigener Artikel) – der Vorteil einer geplanten Schenkung liegt darin, dass die persönlichen Freibeträge (je nach Verwandtschaftsgrad) alle zehn Jahre erneut genutzt werden können, wodurch eine frühzeitige, gestaffelte Übergabe die Gesamtsteuerlast oft deutlich senkt.

Quelle: §§13a, 13b, 16 ErbStG

Betrieblich zugelassene Fahrzeuge unterliegen wie private Fahrzeuge der Kraftfahrzeugsteuer, die sich bei Verbrennern nach Hubraum und CO2-Ausstoß richtet – die volle Steuer wird als Betriebsausgabe berücksichtigt. Rein elektrische Fahrzeuge sind befristet von der Kfz-Steuer befreit, was bei der Kalkulation der laufenden Fuhrparkkosten mit eingerechnet werden sollte.

Quelle: Kraftfahrzeugsteuergesetz (KraftStG)

Auf viele Versicherungsprämien (u. a. Sach-, Haftpflicht- und Rechtsschutzversicherungen) fällt Versicherungsteuer an, die der Versicherer einbehält und abführt – der reguläre Steuersatz liegt bei 19 %, für bestimmte Versicherungsarten gelten abweichende Sätze. Für Unternehmen ist die Versicherungsteuer im Gegensatz zur Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehbar, da beide Steuern sich systematisch gegenseitig ausschließen.

Quelle: Versicherungsteuergesetz (VersStG)

Eine E-Rechnung im Sinne der neuen Vorgaben ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz (XRechnung oder ZUGFeRD im hybriden Format) – neben den üblichen Pflichtangaben nach §14 UStG müssen zusätzlich strukturierte Leitweg-ID (bei Behördenrechnungen) und eindeutige, standardisierte Feldbezeichnungen für Beträge, Steuersätze und Positionen enthalten sein, damit das empfangende System die Rechnung automatisiert verarbeiten kann.

Quelle: EN 16931, §14 UStG

Cloud-Speicherung von Buchhaltungsunterlagen ist grundsätzlich zulässig, solange der Server-Standort und die vertraglichen Zugriffsrechte gewährleisten, dass die deutsche Finanzverwaltung im Bedarfsfall (Betriebsprüfung) Zugriff auf die Daten erhalten kann – eine reine Speicherung ohne Kontrolle über Zugriffsrechte oder mit Serverstandort außerhalb der EU kann hierbei zusätzliche Prüfungen auslösen. Der Cloud-Anbieter sollte vertraglich zur revisionssicheren, unveränderbaren Speicherung verpflichtet werden.

Quelle: GoBD, §146 Abs. 2a AO

Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation beschreibt nachvollziehbar, wie Belege im Unternehmen erfasst, verarbeitet, aufbewahrt und vor Veränderung geschützt werden – typischerweise mit einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation (wer macht was), einer technischen Systemdokumentation und einer Beschreibung der internen Kontrollen. Sie muss nicht kompliziert sein, aber tatsächlich existieren und mit der gelebten Praxis übereinstimmen – eine reine Vorlage ohne Bezug zum eigenen Betrieb genügt bei einer Prüfung nicht.

Quelle: GoBD, Tz. 151 ff.

Wer gleichzeitig mehreren sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungen nachgeht, muss dies dem Arbeitgeber melden, da die Beitragsbemessungsgrenzen arbeitgeberübergreifend für alle Beschäftigungen zusammen gelten. Wird die Grenze durch die Summe aller Gehälter überschritten, kann es zu einer nachträglichen Beitragserstattung kommen – die korrekte Meldung aller Beschäftigungen an die jeweiligen Arbeitgeber ist daher wichtig, um Abrechnungsfehler zu vermeiden.

Quelle: §22 Abs. 2 SGB IV

Ehepartner und Kinder ohne eigenes oder nur geringes Einkommen können über die Familienversicherung beitragsfrei in der gesetzlichen Krankenversicherung eines Familienmitglieds mitversichert werden – Voraussetzung ist, dass das eigene Einkommen bestimmte, regelmäßig angepasste Grenzen nicht überschreitet und keine hauptberuflich selbstständige Tätigkeit vorliegt. Wird die Einkommensgrenze überschritten, endet die Familienversicherung automatisch und eine eigenständige Versicherung wird nötig.

Quelle: §10 SGB V

Im Übergangsbereich zwischen Minijob-Grenze und regulärer Sozialversicherungspflicht (Midijob) zahlt der Arbeitgeber seinen vollen regulären Beitragsanteil, während der Arbeitnehmeranteil gleitend von niedrig auf den vollen Satz ansteigt – die Berechnung erfolgt automatisch über eine gesetzlich festgelegte Formel, die von jeder gängigen Lohnsoftware abgebildet wird. Für den Arbeitgeber ändert sich administrativ wenig gegenüber einer regulären Beschäftigung, außer der abweichenden Beitragsberechnung selbst.

Quelle: §20 Abs. 2a SGB IV

ElterngeldPlus zahlt statt des regulären Elterngeldes über die doppelte Bezugsdauer einen halb so hohen Monatsbetrag – besonders attraktiv für Eltern, die bereits während der Elternzeit in Teilzeit arbeiten, da es sich dann günstiger mit dem Teilzeiteinkommen kombinieren lässt als das reguläre Elterngeld. Arbeiten beide Elternteile gleichzeitig 24 bis 32 Wochenstunden Teilzeit, kann zusätzlich ein Partnerschaftsbonus von je vier weiteren ElterngeldPlus-Monaten beantragt werden.

Quelle: §4 BEEG

Arbeitgeber mit mindestens 20 Arbeitsplätzen müssen mindestens 5 % davon mit schwerbehinderten Menschen besetzen; wird diese Quote nicht erreicht, wird für jeden fehlenden Pflichtplatz eine gestaffelte, monatliche Ausgleichsabgabe fällig, die mit sinkender tatsächlicher Beschäftigungsquote steigt. Die Abgabe ist keine Strafzahlung im engeren Sinne, sondern fließt zweckgebunden in Förderprogramme für die Beschäftigung schwerbehinderter Menschen.

Quelle: §§154 ff. SGB IX

Inklusionsbetriebe beschäftigen einen überdurchschnittlich hohen Anteil schwerbehinderter Menschen und erhalten dafür besondere Zuschüsse (u. a. zu Investitionen und zur Betriebsführung) von den Integrationsämtern – ein Modell, das reguläre Marktbedingungen mit gezielter Beschäftigungsförderung verbindet, statt auf klassische Werkstätten zu setzen. Die konkrete Förderhöhe und -art unterscheidet sich je nach Bundesland und Integrationsamt.

Quelle: §§215 ff. SGB IX

Eine Befristung ohne Sachgrund ist für maximal zwei Jahre möglich und höchstens dreimal verlängerbar, setzt aber voraus, dass zwischen den Parteien zuvor noch kein Arbeitsverhältnis bestand. Eine Befristung mit Sachgrund (z. B. Vertretung, Projektarbeit, Saisonbedarf) kennt diese zeitliche Obergrenze nicht, muss aber den jeweiligen Sachgrund konkret im Vertrag benennen können – ein pauschaler Verweis auf "vorübergehenden Bedarf" genügt dafür nicht.

Quelle: §14 TzBfG

Leiharbeitnehmer haben nach spätestens neun Monaten Einsatz beim selben Entleihbetrieb grundsätzlich Anspruch auf das gleiche Arbeitsentgelt wie vergleichbare Stammbeschäftigte (Equal Pay) – abweichende, meist niedrigere Vergütung ist nur bei Anwendung eines einschlägigen Tarifvertrags der Zeitarbeitsbranche und dann auch nur befristet zulässig. Verleiher und Entleiher haften bei Verstößen gegen diese Vorgaben gemeinsam.

Quelle: §8 AÜG

Bei einem virtuellen Mitarbeiterbeteiligungsprogramm (Virtual Stock Option Plan) erhalten Beschäftigte keine echten Gesellschaftsanteile, sondern eine vertraglich zugesicherte Zahlung, die sich am Wert des Unternehmens bei einem künftigen Exit orientiert – beliebt bei Startups, da keine notarielle Anteilsübertragung nötig ist. Steuerlich fällt die Auszahlung meist erst bei tatsächlichem Zufluss (z. B. beim Exit) als regulärer Arbeitslohn an, nicht bereits bei der Zusage.

Quelle: allgemeine Grundsätze zu virtuellen Beteiligungsprogrammen

Überlässt der Arbeitgeber Beschäftigten echte Unternehmensanteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, bleibt ein bestimmter Betrag pro Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei – ein Instrument, das besonders für wachsende Start-ups relevant ist, um Mitarbeiter am Unternehmenserfolg zu beteiligen, ohne zusätzliche Liquidität in Form von Gehalt aufwenden zu müssen. Für Start-ups gelten seit einer Gesetzesreform zusätzlich vereinfachte Regelungen zur nachgelagerten Besteuerung.

Quelle: §3 Nr. 39 EStG

In der Anlage Vorsorgeaufwand werden Beiträge zur gesetzlichen oder privaten Kranken- und Pflegeversicherung sowie zur Altersvorsorge (u. a. Rentenversicherung, Rürup-Rente) als Sonderausgaben erfasst – ein Großteil der Basisabsicherung ist dabei ohne Höchstgrenze abziehbar, während für sonstige Vorsorgeaufwendungen (z. B. Haftpflicht-, Risikolebensversicherung) niedrigere, gedeckelte Höchstbeträge gelten.

Quelle: §10 EStG, Anlage Vorsorgeaufwand

Eine Riester-geförderte betriebliche Altersvorsorge kombiniert staatliche Zulagen und Sonderausgabenabzug mit der praktischen Abwicklung über den Arbeitgeber – anders als bei der klassischen Entgeltumwandlung (siehe eigener Artikel) sind die Beiträge hier aus bereits versteuertem und verbeitragtem Einkommen zu leisten, wodurch sich in der Ansparphase kein Sozialversicherungsvorteil ergibt, dafür aber staatliche Zulagen zusätzlich fließen.

Quelle: §82 EStG, Altersvorsorgeverträge-Zertifizierungsgesetz

Kurzarbeitergeld ersetzt einen Teil des durch den Arbeitsausfall entgangenen Nettoentgelts – regulär 60 %, für Beschäftigte mit mindestens einem Kind 67 %. Berechnungsgrundlage ist die Differenz zwischen dem pauschalierten Soll-Nettoentgelt (ohne Kurzarbeit) und dem tatsächlichen Ist-Nettoentgelt (mit Kurzarbeit) – die konkrete Berechnung übernimmt in der Praxis fast immer die Lohnsoftware anhand amtlicher Tabellen.

Quelle: §105 SGB III

Anders als reguläres Kurzarbeitergeld setzt Transferkurzarbeitergeld nicht auf die Überbrückung eines vorübergehenden Arbeitsausfalls, sondern begleitet den endgültigen Abbau von Arbeitsplätzen – Beschäftigte wechseln dafür in eine eigens gegründete Transfergesellschaft, die während einer befristeten Zeit (meist bis zu zwölf Monate) Qualifizierung und Vermittlung in neue Beschäftigung organisiert, finanziert über Transferkurzarbeitergeld und Arbeitgeberzuschüsse.

Quelle: §111 SGB III

Bei größeren Betriebsänderungen (z. B. Betriebsschließung, größerer Personalabbau) muss der Arbeitgeber mit dem Betriebsrat, sofern vorhanden, über einen Interessenausgleich verhandeln und regelmäßig einen Sozialplan aufstellen, der die wirtschaftlichen Nachteile für betroffene Beschäftigte abmildert – meist in Form gestaffelter Abfindungen nach Betriebszugehörigkeit. Ohne Betriebsrat besteht kein Anspruch auf einen Sozialplan im rechtlichen Sinne, Abfindungen werden dann individuell verhandelt.

Quelle: §§111 ff. BetrVG

Geht ein Betrieb oder Betriebsteil durch Verkauf, Verschmelzung oder Ähnliches auf einen neuen Inhaber über, treten die bestehenden Arbeitsverhältnisse automatisch mit allen Rechten und Pflichten auf den neuen Inhaber über – eine Kündigung allein wegen des Betriebsübergangs ist unwirksam. Betroffene Beschäftigte müssen vorab schriftlich über den Übergang informiert werden und haben ein zeitlich befristetes Widerspruchsrecht gegen den automatischen Übergang ihres Arbeitsverhältnisses.

Quelle: §613a BGB

Sollen innerhalb von 30 Tagen mehr als eine gesetzlich festgelegte Anzahl von Beschäftigten entlassen werden (die Schwelle steigt mit der Betriebsgröße), muss dies der Agentur für Arbeit vorab angezeigt werden – ohne wirksame Massenentlassungsanzeige sind die betroffenen Kündigungen unwirksam, selbst wenn sie inhaltlich sozial gerechtfertigt wären. Zusätzlich muss der Betriebsrat, sofern vorhanden, rechtzeitig konsultiert werden.

Quelle: §17 KSchG

Der Mutterschutz beginnt sechs Wochen vor dem errechneten Geburtstermin (Beschäftigung hier nur auf ausdrücklichen Wunsch der Mutter erlaubt) und dauert danach grundsätzlich acht Wochen, bei Früh- oder Mehrlingsgeburten sowie bei Behinderung des Kindes zwölf Wochen. Während dieser Zeit besteht ein striktes Beschäftigungsverbot, unabhängig vom Willen der Beschäftigten – die tatsächliche Berechnung erfolgt individuell nach dem errechneten oder tatsächlichen Geburtstermin.

Quelle: §3 MuSchG

Neben den festen Mutterschutzfristen kann bereits während der Schwangerschaft ein individuelles ärztliches Beschäftigungsverbot ausgesprochen werden, wenn die konkrete Tätigkeit eine Gefahr für Mutter oder Kind darstellt – der Arbeitgeber muss den Arbeitsplatz dann anpassen oder die Beschäftigte bei vollem Lohn freistellen (Mutterschutzlohn). Diese Kosten werden dem Arbeitgeber über das U2-Umlageverfahren (siehe eigener Artikel) vollständig erstattet.

Quelle: §16 MuSchG

Jugendliche unter 18 Jahren müssen bei einer Arbeitszeit von mehr als 4,5 Stunden mindestens 30 Minuten, bei mehr als sechs Stunden mindestens 60 Minuten Pause erhalten – deutlich mehr als die Mindestpausen für erwachsene Beschäftigte. Die Ruhepausen müssen im Voraus feststehen und dürfen frühestens nach einer Stunde Arbeit, spätestens eine Stunde vor Arbeitsende liegen.

Quelle: §11 JArbSchG

Ein Arbeitszeitkonto erfasst Plus- und Minusstunden gegenüber der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit und muss laufend, nachvollziehbar und für die Beschäftigten einsehbar geführt werden – seit einem BAG-Urteil sind Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtet, die tatsächliche Arbeitszeit systematisch zu erfassen, nicht nur bei ausdrücklicher Kontoführung. Ohne klare betriebliche Regelung zu Ausgleichszeiträumen und Kappungsgrenzen können sich unkontrolliert hohe Zeitguthaben aufbauen.

Quelle: §3 ArbSchG, BAG-Urteil vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21)

In bestimmten Branchen (u. a. Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung, Speditionen) sowie bei geringfügig Beschäftigten muss der Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung schriftlich aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden – unabhängig davon, ob überhaupt ein Mindestlohnverstoß vorliegt. Die Aufzeichnungen dienen dem Zoll als Grundlage für Kontrollen nach dem Mindestlohngesetz.

Quelle: §17 MiLoG

Bei der Beschäftigung von Arbeitnehmern aus Nicht-EU-Ländern muss vor Arbeitsbeginn ein gültiger Aufenthaltstitel mit Arbeitserlaubnis vorliegen – für EU-/EWR-Bürger und Schweizer Staatsangehörige gilt dagegen uneingeschränkte Arbeitnehmerfreizügigkeit ohne gesonderte Erlaubnis. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Aufenthaltstitel vor Beschäftigungsbeginn zu prüfen und eine Kopie aufzubewahren, da eine Beschäftigung ohne gültige Erlaubnis auch für den Arbeitgeber strafbar sein kann.

Quelle: §4a AufenthG

In besonders von Schwarzarbeit betroffenen Branchen (u. a. Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung, Fleischwirtschaft) muss jede Beschäftigung – auch Minijobs – zusätzlich zur regulären Anmeldung schon bei Arbeitsantritt sofort elektronisch an die Datenstelle der Rentenversicherung gemeldet werden, nicht erst wie üblich innerhalb von sechs Wochen. Ziel ist es, bei Kontrollen sofort prüfen zu können, ob eine angetroffene Person überhaupt angemeldet ist.

Quelle: §28a Abs. 4 SGB IV, Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz

Der Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) kontrolliert branchenübergreifend, aber besonders in bargeldintensiven und personalintensiven Branchen, ob Beschäftigte korrekt angemeldet sind, Mindestlohn gezahlt wird und Rechnungen tatsächlichen Leistungen entsprechen. Unternehmen sollten bei Kontrollen alle relevanten Unterlagen (Arbeitsverträge, Anmeldebestätigungen, Zeitaufzeichnungen) griffbereit halten – eine Verweigerung der Mitwirkung kann selbst bei fehlerfreier Beschäftigung zu Bußgeldern führen.

Quelle: Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG)

Lohnsteuerhilfevereine dürfen Mitglieder mit Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit (Angestellte, Rentner) bei der Einkommensteuererklärung unterstützen, jedoch ausdrücklich nicht bei eigenen Einkünften aus Gewerbebetrieb oder selbstständiger Arbeit, die eine bestimmte Bagatellgrenze übersteigen. Für Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen bleibt daher ausschließlich ein Steuerberater oder eine entsprechend befugte Buchhaltungsstelle im gesetzlich zulässigen Rahmen zuständig.

Quelle: §4 Nr. 11 StBerG

Die umfassende, unbeschränkte geschäftsmäßige Hilfeleistung in Steuersachen ist ausschließlich Steuerberatern, Steuerbevollmächtigten, Wirtschaftsprüfern und wenigen anderen gesetzlich benannten Berufsgruppen vorbehalten. Bewusstes Umgehen dieses Vorbehalts (unerlaubte Rechtsberatung/Steuerberatung) ist eine Ordnungswidrigkeit – seriöse Buchhaltungsdienstleister, die keine Steuerberatung sind, weisen daher ausdrücklich auf die Grenzen ihres gesetzlich zulässigen Tätigkeitsbereichs hin.

Quelle: §3, §5 StBerG

Einzelkaufleute, deren Umsatz und Gewinn zwei aufeinanderfolgende Jahre unter bestimmten Schwellenwerten bleiben, sind von der handelsrechtlichen Buchführungs- und Bilanzierungspflicht befreit und dürfen stattdessen die einfachere Einnahmenüberschussrechnung nutzen – eine wichtige Erleichterung, die bei überschreiten der Werte automatisch entfällt und dann eine Umstellung auf doppelte Buchführung erfordert.

Quelle: §241a HGB, §141 AO

Die E-Bilanz muss nach einer amtlich vorgeschriebenen Gliederung (Taxonomie) übermittelt werden, die deutlich detaillierter ist als eine klassische Papierbilanz – einzelne Bilanz- und GuV-Positionen müssen auf vorgegebene, teils sehr granulare Positionen der Taxonomie gemappt werden. Die Taxonomie wird regelmäßig aktualisiert, weshalb Buchhaltungssoftware stets auf dem aktuellen Stand gehalten werden sollte, um eine korrekte Übermittlung sicherzustellen.

Quelle: §5b EStG, amtliche E-Bilanz-Taxonomie

Beherrscht ein Mutterunternehmen ein oder mehrere Tochterunternehmen, kann eine Pflicht zur Aufstellung eines Konzernabschlusses entstehen, der die wirtschaftliche Lage aller einbezogenen Unternehmen wie ein einziges Unternehmen darstellt – kleinere Konzerne, die bestimmte Schwellenwerte nicht überschreiten, sind davon befreit. Innenumsätze und -forderungen zwischen den Konzerngesellschaften werden dabei konsolidiert, also aus dem Konzernabschluss herausgerechnet.

Quelle: §290 ff. HGB

Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften müssen ihrem Jahresabschluss einen Lagebericht beifügen, der über Geschäftsverlauf, Lage und voraussichtliche Entwicklung des Unternehmens sowie wesentliche Risiken und Chancen berichtet – kleine Kapitalgesellschaften und Kleinstkapitalgesellschaften (siehe eigener Artikel) sind davon befreit. Der Lagebericht ist kein reiner Zahlenbericht, sondern eine qualitative Einschätzung der Geschäftsführung zur wirtschaftlichen Situation.

Quelle: §289 HGB

Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften müssen ihren Jahresabschluss durch einen Wirtschaftsprüfer prüfen lassen, bevor er von den Gesellschaftern festgestellt werden darf – kleine und Kleinstkapitalgesellschaften sind von dieser Pflichtprüfung befreit. Ohne testierten Abschluss dürfen prüfungspflichtige Unternehmen ihren Jahresabschluss formal nicht wirksam feststellen, was auch die spätere Offenlegung betrifft.

Quelle: §316 HGB

Ein Steuerberater unterstützt bei laufender Steuererklärung, Buchhaltung und steuerlicher Gestaltung, während ein Wirtschaftsprüfer auf die unabhängige Prüfung von Jahresabschlüssen (Abschlussprüfung) spezialisiert ist – beide Berufe erfordern unterschiedliche Examina, viele größere Kanzleien vereinen jedoch beide Qualifikationen unter einem Dach. Bei prüfungspflichtigen Unternehmen dürfen laufende Steuerberatung und Abschlussprüfung aus Unabhängigkeitsgründen teilweise nicht von derselben Person erbracht werden.

Quelle: WPO, StBerG

Beim Factoring verkauft ein Unternehmen seine offenen Kundenforderungen gegen einen sofortigen Barbetrag (abzüglich Gebühr) an eine Factoring-Gesellschaft, die das Ausfallrisiko und häufig auch das Mahnwesen übernimmt – dadurch verbessert sich die eigene Liquidität sofort, statt auf die vereinbarten Zahlungsziele der Kunden warten zu müssen. Factoring ist besonders für wachsende Unternehmen mit langen Zahlungszielen attraktiv, kostet aber spürbar mehr als ein klassischer Kontokorrentkredit.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Absatzfinanzierung

Bei klassischem Operating-Leasing bleibt der Leasinggegenstand beim Leasinggeber bilanziert, die Leasingraten werden beim Leasingnehmer als laufende Betriebsausgabe verbucht – die Bilanz bleibt dadurch "schlank". Bei einem wirtschaftlich einem Kauf gleichkommenden Finanzierungsleasing muss der Gegenstand dagegen beim Leasingnehmer selbst aktiviert und abgeschrieben werden, ähnlich wie bei einem klassischen Kauf auf Kredit.

Quelle: allgemeine bilanzielle Leasing-Grundsätze, BMF-Leasingerlasse

Beim Mietkauf zahlt der Käufer den Kaufpreis in Raten, nutzt den Gegenstand aber bereits ab Vertragsbeginn wie ein Eigentümer – anders als beim klassischen Leasing ist von Anfang an der Übergang ins Eigentum vorgesehen. Bilanziell wird der Gegenstand daher meist von Beginn an beim Käufer aktiviert und abgeschrieben, während die noch offenen Raten als Verbindlichkeit ausgewiesen werden.

Quelle: allgemeine bilanzielle Grundsätze zum wirtschaftlichen Eigentum, §39 AO

Ein Kontokorrentkredit (Dispo für Geschäftskunden) erlaubt es, das Geschäftskonto bis zu einem vereinbarten Rahmen zu überziehen, um kurzfristige Liquiditätsengpässe zu überbrücken – etwa zwischen dem Bezahlen eigener Rechnungen und dem Zahlungseingang von Kunden. Die Zinsen sind meist deutlich höher als bei einem klassischen Investitionskredit, wofür der Kontokorrentkredit im Gegenzug flexibel und ohne feste Rückzahlungspläne jederzeit nutzbar ist.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Unternehmensfinanzierung

Mitarbeiterbeteiligung reicht von einfachen Erfolgsprämien bis zu echten Unternehmensanteilen – die drei gebräuchlichsten Modelle sind steuerfreie Mitarbeiterkapitalbeteiligung (siehe eigener Artikel, echte Anteile, begünstigt bis zu einem Jahresbetrag), virtuelle Beteiligungsprogramme wie VSOP (siehe eigener Artikel, vertragliche Zahlungsansprüche ohne echte Anteile) und klassische Erfolgs- oder Gewinnbeteiligungen als variabler Gehaltsbestandteil ohne jeden Gesellschaftsbezug.

Echte Anteile binden Mitarbeiter am stärksten an den langfristigen Erfolg, erfordern aber eine notarielle Übertragung und öffnen die Gesellschafterstruktur für unter Umständen viele kleine Anteilseigner – bei Start-ups mit häufigem Personalwechsel praktisch oft schwer handhabbar. Virtuelle Modelle vermeiden diesen Aufwand, sind rechtlich aber "nur" ein schuldrechtlicher Anspruch und daher im Zweifel weniger werthaltig als echtes Eigentum.

Welches Modell passt, hängt stark von Unternehmensgröße, Wachstumsphase und angestrebter Exit-Strategie ab – ein früh gegründetes Start-up mit geplanter Finanzierungsrunde wählt oft ein VSOP, ein etabliertes mittelständisches Unternehmen ohne Exit-Absicht eher eine laufende Erfolgsbeteiligung. In jedem Fall sollte das Modell vertraglich präzise und für alle Beteiligten verständlich dokumentiert werden, um spätere Streitigkeiten über den tatsächlichen Anspruch zu vermeiden.

Quelle: §3 Nr. 39 EStG, allgemeine Grundsätze der Mitarbeiterbeteiligung

Kurzarbeit beginnt immer mit der Anzeige des Arbeitsausfalls bei der zuständigen Agentur für Arbeit (siehe eigener Artikel) – ohne diese, möglichst noch im laufenden Monat gestellte Anzeige ist eine spätere Erstattung ausgeschlossen. Voraussetzung ist ein erheblicher, vorübergehender und unvermeidbarer Arbeitsausfall, der mindestens einen bestimmten Anteil der Belegschaft betrifft; interne betriebliche oder tarifliche Vereinbarungen zur Einführung von Kurzarbeit müssen zusätzlich vorliegen.

Nach positivem Anzeigebescheid folgt monatlich die eigentliche Abrechnung: Für jeden Beschäftigten wird die Differenz zwischen Soll- und Ist-Entgelt ermittelt und das Kurzarbeitergeld in der gesetzlich vorgesehenen Höhe berechnet (siehe eigener Artikel) – in der Praxis übernimmt dies nahezu immer die Lohnsoftware. Der Arbeitgeber zahlt das Kurzarbeitergeld zunächst selbst aus und erhält es anschließend von der Agentur für Arbeit erstattet.

Während laufender Kurzarbeit sollten Arbeitgeber besonders vorsichtig mit betriebsbedingten Kündigungen umgehen, da diese rückwirkend den Anspruch auf Kurzarbeitergeld für die betroffene Person gefährden können (siehe eigener Artikel zum Kündigungsschutz). Bei länger andauerndem, endgültigem Personalabbau ist stattdessen häufig Transferkurzarbeitergeld (siehe eigener Artikel) die passendere Lösung.

Quelle: §§95 ff., §99, §105 SGB III

Eine Unternehmensnachfolge sollte idealerweise mehrere Jahre vor der geplanten Übergabe beginnen – zunächst mit der Klärung, ob ein Nachfolger innerhalb der Familie, im Management (MBO) oder extern gesucht wird, und mit einer realistischen Unternehmensbewertung als gemeinsame Verhandlungsgrundlage. Je früher die Planung beginnt, desto mehr steuerliche Gestaltungsspielräume bleiben nutzbar.

Steuerlich unterscheidet sich eine unentgeltliche Übergabe (Schenkung, siehe eigener Artikel, oder Erbfall, siehe eigener Artikel zur Verschonung von Betriebsvermögen) grundlegend von einem entgeltlichen Verkauf (siehe eigener Artikel zum Unternehmensverkauf) – bei unentgeltlicher Übergabe stehen Freibeträge und Verschonungsregelungen im Vordergrund, bei einem Verkauf eher die Wahl zwischen Share und Asset Deal sowie die steuerliche Behandlung des Veräußerungserlöses.

Eine gestaffelte, frühzeitig begonnene Übergabe – etwa schrittweise Anteilsübertragungen über mehrere Jahre, um Freibeträge mehrfach zu nutzen (siehe eigener Artikel zur Schenkungsteuer) – ist in den meisten Fällen steuerlich günstiger als eine einmalige, späte Komplettübergabe. Da mehrere Rechtsgebiete (Erbrecht, Gesellschaftsrecht, Steuerrecht) gleichzeitig betroffen sind, lohnt sich eine interdisziplinär abgestimmte Beratung von Anfang an.

Quelle: ErbStG, allgemeine Grundsätze der Unternehmensnachfolge

Neben dem klassischen Bankkredit stehen kleinen Unternehmen mehrere alternative Finanzierungswege offen: der flexible, aber teure Kontokorrentkredit (siehe eigener Artikel) für kurzfristige Engpässe, Factoring (siehe eigener Artikel) zur sofortigen Liquidität aus offenen Forderungen, sowie Leasing oder Mietkauf (siehe jeweils eigene Artikel) statt eines vollständigen Eigenkauf von Anlagevermögen.

Für Gründer und junge Unternehmen kommen zusätzlich öffentliche Förderprogramme infrage (siehe eigener Artikel zu Förderprogrammen), die oft zu deutlich günstigeren Konditionen als am freien Kapitalmarkt verfügbar sind, oder – bei entsprechendem Wachstumspotenzial – Eigenkapital von Investoren, das im Gegenzug meist Mitspracherechte einräumt. Welche Kombination sinnvoll ist, hängt stark vom Kapitalbedarf, der Kapitalbindungsdauer und der gewünschten Kontrolle über das Unternehmen ab.

Eine gute Faustregel: kurzfristige, wiederkehrende Liquiditätsbedürfnisse (z. B. Warenlager, offene Forderungen) sollten mit kurzfristigen Instrumenten (Kontokorrent, Factoring) gedeckt werden, langfristige Investitionen (Maschinen, Immobilien) dagegen mit passend langfristigen Krediten oder Eigenkapital – eine Fristeninkongruenz zwischen Finanzierung und Investition ist einer der häufigsten Gründe für spätere Liquiditätsprobleme.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Unternehmensfinanzierung

Kapitalgesellschaften müssen gegenüber Einzelunternehmen und Personengesellschaften deutlich strengere Anforderungen an ihren Jahresabschluss erfüllen: Je nach Größenklasse kommen zum reinen Zahlenwerk ein Anhang, ein Lagebericht (siehe eigener Artikel) und eine Pflichtprüfung durch einen Wirtschaftsprüfer (siehe eigener Artikel) hinzu. Welche Erleichterungen greifen, hängt von der Einstufung als Kleinst-, kleine, mittelgroße oder große Kapitalgesellschaft ab (siehe eigener Artikel zu Kleinstkapitalgesellschaften).

Der festgestellte Jahresabschluss muss zusätzlich fristgerecht beim Bundesanzeiger offengelegt werden – bei Kleinstkapitalgesellschaften genügt teils eine bloße Hinterlegung ohne öffentliche Einsehbarkeit, größere Gesellschaften müssen vollständig und öffentlich einsehbar offenlegen. Die elektronische Übermittlung an das Finanzamt erfolgt zusätzlich als E-Bilanz nach der amtlichen Taxonomie (siehe eigener Artikel).

Wegen der vielen ineinandergreifenden Fristen – Aufstellung, Feststellung durch die Gesellschafterversammlung (siehe eigener Artikel), Prüfung, Offenlegung – lohnt sich für Kapitalgesellschaften ein früh im Jahr beginnender, klar terminierter Abschlussprozess deutlich mehr als bei einem Einzelunternehmen, bei dem die Anforderungen überschaubarer sind.

Quelle: §§242 ff., §267, §267a, §290 ff., §316 HGB

Die GbR (siehe eigener Artikel) ist die einfachste Form, formlos gründbar, aber mit unbeschränkter persönlicher Haftung aller Gesellschafter – geeignet für kleine, risikoarme gemeinsame Vorhaben. Die OHG (siehe eigener Artikel) ähnelt ihr stark, ist aber auf den Betrieb eines vollkaufmännischen Handelsgewerbes ausgelegt und muss ins Handelsregister eingetragen werden.

Die KG (siehe eigener Artikel) erlaubt es, Kapitalgeber als Kommanditisten mit auf ihre Einlage beschränkter Haftung einzubinden, während mindestens ein Komplementär weiterhin unbeschränkt haftet und die Geschäfte führt – bei der verbreiteten GmbH & Co. KG (siehe eigener Artikel) übernimmt eine GmbH diese Komplementärrolle, sodass im Ergebnis keine natürliche Person unbeschränkt haftet.

Die Partnerschaftsgesellschaft (siehe eigener Artikel) schließlich ist speziell auf Freie Berufe zugeschnitten und begrenzt die Haftung für Berufsfehler auf den tatsächlich verantwortlichen Partner. Welche Form passt, hängt maßgeblich davon ab, wie viel Haftungsbeschränkung gewünscht ist und ob überhaupt eine kaufmännische, gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit vorliegt – eine falsche Einordnung kann später aufwendige Umwandlungen nötig machen (siehe eigener Artikel).

Quelle: BGB, HGB, PartGG – zusammengefasste Grundsätze

Mutterschutz und Elternzeit sind rechtlich getrennte, aber oft direkt aufeinanderfolgende Phasen: Der Mutterschutz beginnt sechs Wochen vor der Geburt und dauert danach acht bis zwölf Wochen (siehe eigener Artikel zu den Fristen), mit striktem Beschäftigungsverbot und Zahlung von Mutterschaftsgeld plus Arbeitgeberzuschuss (siehe eigener Artikel zum U2-Verfahren). Bereits während der Schwangerschaft kann zusätzlich ein individuelles ärztliches Beschäftigungsverbot hinzukommen (siehe eigener Artikel).

Im Anschluss an den Mutterschutz kann Elternzeit bis zum dritten Geburtstag des Kindes genommen werden – wahlweise in Vollzeit-Freistellung oder mit einem Teilzeitanspruch bis 32 Wochenstunden (siehe eigener Artikel). Während der gesamten Elternzeit besteht ein besonderer Kündigungsschutz, der bereits ab der Anmeldung, spätestens acht Wochen vor Beginn, greift.

Für den Arbeitgeber bedeutet das praktisch: rechtzeitige Anmeldung der Fristen im Lohnsystem, korrekte Berechnung von Mutterschaftsgeld-Zuschuss und späterem Elterngeld-Bezug (der über die Elterngeldstelle läuft, nicht über den Arbeitgeber), sowie eine klare Planung der Vertretung während der teils mehrjährigen Abwesenheit. Eine frühzeitige, offene Kommunikation mit der betroffenen Person erleichtert die Personalplanung auf beiden Seiten erheblich.

Quelle: MuSchG, BEEG – zusammengefasste Grundsätze

Der Umstieg auf eine digitale Buchhaltung lohnt sich meist schrittweise: zunächst Eingangsrechnungen und Kassenbelege per Foto oder E-Mail-Import erfassen (siehe eigener Artikel zur Digitalisierung des Belegwesens), dann Bankkonten automatisch abgleichen lassen, und erst danach auch Verträge und sonstige Geschäftskorrespondenz digital ablegen. Ein kompletter Umstieg an einem Stichtag überfordert die meisten kleinen Teams, ein gestaffelter Prozess über einige Monate ist realistischer.

Wichtig ist von Anfang an eine GoBD-konforme Struktur, nicht nur eine praktische: eine geordnete, nachvollziehbare Ablage, Schutz vor nachträglicher Veränderung, und eine – wenn auch einfache – Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie im Betrieb tatsächlich mit Belegen umgegangen wird (siehe eigener Artikel). Cloud-Lösungen sind zulässig, sollten aber vertraglich sicherstellen, dass die Finanzverwaltung im Prüfungsfall Zugriff erhalten kann (siehe eigener Artikel).

Am Ende sollte die digitale Buchhaltung nicht nur Papier ersetzen, sondern auch schnelleren Austausch mit der Buchhaltungsstelle ermöglichen – etwa über eine DATEV-kompatible Schnittstelle (siehe eigener Artikel) statt monatlicher Ordnerübergabe. Der Zeitgewinn zeigt sich dann nicht nur beim eigenen Belegablegen, sondern auch in schnellerer, günstigerer externer Bearbeitung.

Quelle: GoBD, allgemeine Grundsätze der digitalen Buchhaltung

Mindestlohn-Compliance bedeutet mehr als nur den korrekten Stundenlohn zu zahlen: In bestimmten Branchen kommen Aufzeichnungspflichten zur täglichen Arbeitszeit hinzu (siehe eigener Artikel), teils eine Sofortmeldepflicht ab dem ersten Arbeitstag (siehe eigener Artikel), und regelmäßig unangekündigte Kontrollen durch den Zoll im Rahmen der Schwarzarbeitsbekämpfung (siehe eigener Artikel).

Ein häufiger Fehler ist die versteckte Unterschreitung des Mindestlohns durch unbezahlte Überstunden, nicht erfasste Vor- und Nacharbeiten oder pauschale Anrechnung von Sachleistungen auf den Mindestlohn, obwohl das nur sehr eingeschränkt zulässig ist. Auch bei Minijobs gilt der volle gesetzliche Mindestlohn – die Verdienstgrenze von 603 € ist unabhängig davon einzuhalten, ergibt sich aber aus der Kombination von Mindestlohn und maximaler Wochenstundenzahl.

Verstöße gegen den Mindestlohn können empfindliche Bußgelder nach sich ziehen und schließen betroffene Unternehmen unter Umständen zeitweise von der Vergabe öffentlicher Aufträge aus. Eine regelmäßige interne Prüfung der tatsächlich gezahlten Stundenlöhne – inklusive korrekt erfasster Arbeitszeit (siehe eigener Artikel zum Arbeitszeitkonto) – ist der wirksamste Schutz vor unbeabsichtigten Verstößen.

Quelle: Mindestlohngesetz (MiLoG)

Freiberufliche Tätigkeit liegt nur vor, wenn eine der im Gesetz benannten Katalogberufe (u. a. Ärzte, Anwälte, Architekten, viele beratende und künstlerische Berufe, siehe eigener Artikel) oder eine diesen ähnliche Tätigkeit vorliegt – alle anderen selbstständigen Tätigkeiten gelten als Gewerbebetrieb. Die Abgrenzung entscheidet direkt über Gewerbesteuerpflicht und Gewerbeanmeldung (siehe eigener Artikel): Freiberufler zahlen keine Gewerbesteuer und melden sich formlos beim Finanzamt an, Gewerbetreibende müssen sich beim Gewerbeamt anmelden und unterliegen der Gewerbesteuer.

In der Praxis ist die Grenze nicht immer eindeutig – etwa bei IT-Dienstleistern, die zwischen "beratender Ingenieurtätigkeit" (freiberuflich) und reiner Programmierung ohne höhere fachliche Qualifikation (gewerblich) liegen können, oder bei Kreativberufen mit teils gewerblichem Verkaufsanteil. Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (siehe eigener Artikel) trifft das Finanzamt eine erste Einordnung, die aber später bei einer Prüfung revidiert werden kann.

Wird eine ursprünglich als freiberuflich eingestufte Tätigkeit rückwirkend als gewerblich umqualifiziert, kann das zu einer rückwirkenden Gewerbesteuernachzahlung führen – bei gemischten Tätigkeiten (teils freiberuflich, teils gewerblich) sollte daher frühzeitig geklärt werden, ob eine strikte Trennung (z. B. über zwei getrennte Unternehmen) sinnvoll ist, um die freiberuflichen Einkünfte nicht durch den gewerblichen Anteil "infizieren" zu lassen.

Quelle: §18 EStG, §15 Abs. 3 EStG (Abfärbetheorie)

Neben dem einzuzahlenden Stammkapital (mindestens 25.000 € bei der GmbH, davon die Hälfte sofort fällig; 1 € bei der UG, siehe jeweils eigene Artikel) fallen bei der Gründung Notarkosten für die Beurkundung des Gesellschaftsvertrags und der Geschäftsführerbestellung an, die sich nach dem Stammkapital richten. Hinzu kommen Gebühren für die Handelsregistereintragung sowie, bei individuellem statt Musterprotokoll-Vertrag (siehe eigener Artikel), zusätzliche Beratungskosten für die Vertragsgestaltung.

Laufend – nicht einmalig, aber bei der Budgetplanung oft unterschätzt – kommen die deutlich höheren Kosten für Buchführung, Jahresabschluss und ggf. Pflichtprüfung hinzu (siehe eigener Artikel), da Kapitalgesellschaften anders als die meisten Einzelunternehmen zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet sind. Auch die Offenlegungspflicht beim Bundesanzeiger und mögliche IHK-Pflichtbeiträge (siehe eigener Artikel) sollten in die Kalkulation einfließen.

In der Gesamtbetrachtung liegen die tatsächlichen Voll-Kosten einer GmbH-Gründung inklusive des ersten Jahres laufender Mehrkosten gegenüber einem Einzelunternehmen daher oft deutlich über dem reinen Stammkapital – ein realistischer Kostenvergleich beider Rechtsformen (siehe eigener Artikel) sollte diese laufenden Folgekosten immer mit einbeziehen, nicht nur die einmaligen Gründungskosten.

Quelle: GmbHG, Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG)

Zum vereinbarten Bruttogehalt kommen für den Arbeitgeber zusätzliche Lohnnebenkosten hinzu, die bei der Budgetplanung leicht unterschätzt werden: die Arbeitgeberanteile zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung (zusammen grob 20 % des Bruttogehalts), die Umlagen U1 und U2 für Krankheit und Mutterschutz (siehe eigener Artikel), die Insolvenzgeldumlage, sowie Beiträge zur zuständigen Berufsgenossenschaft.

Hinzu kommen je nach Betrieb und Branche weitere Posten: die Ausgleichsabgabe bei nicht erfüllter Schwerbehinderten-Beschäftigungsquote (siehe eigener Artikel), IHK-/Handwerkskammerbeiträge (siehe eigener Artikel), sowie freiwillige, aber am Arbeitsmarkt zunehmend erwartete Zusatzleistungen wie Zuschüsse zur betrieblichen Altersvorsorge (siehe eigener Artikel) oder zum Deutschlandticket (siehe eigener Artikel).

In der Praxis liegen die tatsächlichen Gesamtkosten eines Arbeitsplatzes für den Arbeitgeber damit üblicherweise 20 bis 30 % über dem reinen Bruttogehalt – eine realistische Personalkostenkalkulation sollte immer mit diesem Faktor rechnen, nicht mit dem Bruttogehalt allein, um spätere Liquiditätsengpässe bei wachsender Belegschaft zu vermeiden.

Quelle: SGB III, SGB IV, SGB V, SGB VI – zusammengefasste Grundsätze

Über die Forschungszulage können Unternehmen jeder Größe und Rechtsform einen Teil ihrer Aufwendungen für Forschungs- und Entwicklungsprojekte als direkten Steuerabzug geltend machen – anders als viele klassische Förderprogramme ist die Forschungszulage kein Zuschussantrag, sondern ein gesetzlicher Anspruch, der unabhängig vom laufenden Geschäftsergebnis sogar bei Verlusten als Auszahlung erfolgen kann.

Förderfähig sind förderfähige Personalkosten eigener Mitarbeiter sowie unter bestimmten Voraussetzungen Auftragsforschung bei externen Dienstleistern – Voraussetzung ist eine vorherige, inhaltliche Bescheinigung durch eine bundesweit zuständige Bescheinigungsstelle, dass das konkrete Vorhaben tatsächlich förderfähige Forschung und Entwicklung im Sinne des Gesetzes darstellt, nicht nur reine Produktentwicklung ohne Forschungscharakter.

Gerade kleinere Unternehmen, die "Forschung" eher mit Großkonzernen assoziieren, übersehen häufig, dass auch die Weiterentwicklung eigener Software, neuer Fertigungsverfahren oder innovativer Produkte förderfähig sein kann. Eine frühzeitige Prüfung, ob ein geplantes Projekt die Kriterien erfüllt, lohnt sich meist schon vor Projektbeginn, da die Bescheinigung idealerweise parallel zum Projektstart beantragt wird.

Quelle: Forschungszulagengesetz (FZulG)

Wird ein Beschäftigter vorübergehend im Ausland eingesetzt, bleibt er bei einer Entsendung innerhalb der EU/EWR oder in Länder mit Sozialversicherungsabkommen unter bestimmten Voraussetzungen (u. a. zeitliche Befristung, vorherige Beschäftigung im Entsendestaat) im deutschen Sozialversicherungssystem – nachzuweisen über eine sogenannte A1-Bescheinigung, die vor Reiseantritt beantragt werden sollte, da Kontrollen im Zielland ohne gültige A1-Bescheinigung zu Bußgeldern führen können.

Steuerlich richtet sich die Besteuerung des Arbeitslohns während der Entsendung nach dem jeweils einschlägigen Doppelbesteuerungsabkommen – häufig bleibt das Besteuerungsrecht bei kurzen Einsätzen (meist bis 183 Tage im Zielland) beim deutschen Arbeitgeberstaat, bei längeren Einsätzen kann es auf den Tätigkeitsstaat übergehen. Wird dabei im Zielland eine Betriebsstätte begründet (siehe eigener Artikel), können zusätzlich eigene steuerliche Pflichten des Unternehmens im Ausland entstehen.

Neben Sozialversicherung und Steuern sollten bei einer Entsendung auch arbeitsrechtliche Fragen (anwendbares Arbeitsrecht, ggf. lokale Mindeststandards nach der EU-Entsenderichtlinie) sowie eine ausreichende Auslandskrankenversicherung frühzeitig geklärt werden – eine unvorbereitete Entsendung kann sowohl für das Unternehmen als auch für die entsandte Person zu unerwarteten Nachzahlungen und rechtlichen Risiken führen.

Quelle: VO (EG) 883/2004, Doppelbesteuerungsabkommen, EU-Entsenderichtlinie

Die EU-Nachhaltigkeitsberichterstattungsrichtlinie (CSRD) verpflichtet zunehmend mehr Unternehmen, neben dem klassischen Lagebericht (siehe eigener Artikel) auch ausführlich über Umwelt-, Sozial- und Governance-Aspekte (ESG) zu berichten – die Pflicht wird stufenweise auf immer kleinere Unternehmen ausgeweitet, beginnend bei großen, kapitalmarktorientierten Unternehmen. Auch kleinere Unternehmen ohne eigene direkte Berichtspflicht spüren die Auswirkungen zunehmend indirekt, wenn größere Geschäftspartner Nachhaltigkeitsdaten für ihre eigene Lieferkette abfragen.

Inhaltlich verlangt die CSRD deutlich detailliertere, standardisierte Angaben als bisherige freiwillige Nachhaltigkeitsberichte – etwa zu CO2-Emissionen der eigenen Geschäftstätigkeit und der Lieferkette, Arbeitsbedingungen, Diversität und Governance-Strukturen, jeweils nach einheitlichen europäischen Berichtsstandards (ESRS). Die Angaben müssen zudem, ähnlich wie der Jahresabschluss, extern geprüft werden.

Für kleinere Unternehmen, die noch nicht direkt berichtspflichtig sind, lohnt sich dennoch ein früher Blick auf die kommenden Anforderungen – wer als Zulieferer größerer, bereits berichtspflichtiger Unternehmen tätig ist, wird in absehbarer Zeit ohnehin um grundlegende Nachhaltigkeitskennzahlen gebeten werden, unabhängig von der eigenen formalen Berichtspflicht.

Quelle: Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), CSR-Richtlinie-Umsetzungsgesetz

Seit einer Reform zahlen rund 90 % der Einkommensteuerzahler keinen Solidaritätszuschlag mehr, da eine großzügige Freigrenze eingeführt wurde – erst bei höheren Einkommen setzt der Soli wieder ein, zunächst in einer Übergangszone mit reduziertem Satz, ab einem noch höheren Einkommen dann in voller Höhe von 5,5 % der Einkommen- bzw. Körperschaftsteuer. Kapitalgesellschaften zahlen den Soli auf die Körperschaftsteuer unabhängig von dieser Freigrenze weiterhin vollständig.

Quelle: Solidaritätszuschlagsgesetz (SolZG)

Da Kirchensteuer regulär als Prozentsatz der Einkommensteuer berechnet wird, kann sie bei sehr hohen Einkommen überproportional ansteigen – die meisten Bundesländer erlauben deshalb auf Antrag eine Kappung der Kirchensteuer auf einen bestimmten Prozentsatz des zu versteuernden Einkommens selbst, unabhängig von der eigentlichen Einkommensteuer. Der Antrag muss aktiv beim Finanzamt oder der Kirche gestellt werden, eine automatische Kappung erfolgt nicht.

Quelle: landeskirchliche Kirchensteuerbeschlüsse

Statt hohe Werbungskosten oder Sonderausgaben erst über die Jahressteuererklärung zurückzuerhalten, kann beim Finanzamt ein Freibetrag beantragt werden, der bereits während des Jahres die monatliche Lohnsteuer senkt – das verbessert die laufende Liquidität, statt ein Jahr lang auf eine Erstattung zu warten. Der Antrag gilt in der Regel für zwei Kalenderjahre und muss bei wesentlichen Änderungen der Verhältnisse angepasst werden.

Quelle: §39a EStG

Statt der klassischen Kombination III/V können Ehepaare die Steuerklasse IV mit Faktor wählen – dabei berechnet das Finanzamt einen individuellen Faktor, der die monatliche Lohnsteuer beider Partner möglichst nah an die tatsächlich zu erwartende gemeinsame Jahressteuer heranführt. Der Vorteil: keine hohen Nachzahlungen wie bei der Kombination III/V, dafür ist eine Steuererklärung in diesem Fall verpflichtend.

Quelle: §39f EStG

Ein beim Finanzamt eingetragener Freibetrag mindert direkt die monatlichen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM), die der Arbeitgeber automatisch abruft – der Beschäftigte muss dem Arbeitgeber dafür nichts extra vorlegen. Typische Gründe für einen Freibetrag sind hohe Werbungskosten, außergewöhnliche Belastungen oder ein Verlustvortrag aus Vermietungseinkünften.

Quelle: §39a EStG, ELStAM-Verfahren

Sozialversicherungsbeiträge werden nur bis zu einer jährlich angepassten Beitragsbemessungsgrenze erhoben – Einkommen darüber hinaus bleibt beitragsfrei. Für Kranken- und Pflegeversicherung gilt eine niedrigere Grenze als für Renten- und Arbeitslosenversicherung, zudem unterscheiden sich die Werte teils noch zwischen alten und neuen Bundesländern in Restfällen, wobei diese Angleichung inzwischen weitgehend abgeschlossen ist.

Quelle: §223 SGB V, §159 SGB VI, Sozialversicherungs-Rechengrößenverordnung

Für die Erziehung eines Kindes werden automatisch Kindererziehungszeiten als eigenständige Rentenversicherungszeiten angerechnet – unabhängig davon, ob während dieser Zeit tatsächlich gearbeitet wurde. Die Zeiten müssen bei der Deutschen Rentenversicherung beantragt werden, sind aber auch rückwirkend noch nachträglich anrechenbar, was besonders für Eltern relevant ist, die diese Anrechnung bislang übersehen haben.

Quelle: §56, §249 SGB VI

Selbstständige, die nicht der gesetzlichen Rentenversicherungspflicht unterliegen, können sich freiwillig weiterversichern und dabei die Höhe der Beiträge innerhalb bestimmter Grenzen selbst wählen – ein Instrument, um Lücken im Versicherungsverlauf zu vermeiden und Anspruch auf spätere Rentenleistungen sowie Erwerbsminderungsschutz aufzubauen. Die freiwillige Versicherung muss aktiv beantragt werden und läuft nicht automatisch.

Quelle: §7 SGB VI

Anspruch auf Arbeitslosengeld I besteht, wer sich arbeitslos meldet, der Arbeitsvermittlung zur Verfügung steht und innerhalb der letzten 30 Monate mindestens zwölf Monate sozialversicherungspflichtig beschäftigt war (Anwartschaftszeit). Die Bezugsdauer richtet sich nach Alter und vorheriger Beschäftigungsdauer und reicht von sechs bis zu 24 Monaten für ältere, langjährig Beschäftigte.

Quelle: §§136 ff., §142, §147 SGB III

Nach Ablauf der sechswöchigen Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber (siehe eigener Artikel) zahlt die Krankenkasse Krankengeld in Höhe von 70 % des Bruttoverdienstes, gedeckelt auf maximal 90 % des Nettoverdienstes – für dieselbe Krankheit maximal 78 Wochen innerhalb von drei Jahren. Während des Krankengeldbezugs bleibt die Sozialversicherung mit reduzierten, von der Krankenkasse übernommenen Beiträgen weiterlaufend.

Quelle: §47 SGB V

Während einer medizinischen Rehabilitationsmaßnahme, die eine Erwerbstätigkeit verhindert, zahlt der zuständige Rehabilitationsträger (meist die Rentenversicherung) Übergangsgeld als Lohnersatzleistung – ähnlich strukturiert wie Krankengeld, aber eigenständig geregelt und nicht von der Krankenkasse, sondern vom Reha-Träger finanziert. Der Arbeitgeber muss während dieser Zeit keine eigenen Zahlungen leisten.

Quelle: §§65 ff. SGB IX

Ein Geschäftsführervertrag regelt Vergütung, Aufgabenbereich, Wettbewerbsverbot, Urlaubsanspruch und Kündigungsfristen des Geschäftsführers gegenüber der Gesellschaft – rechtlich handelt es sich dabei nicht um einen klassischen Arbeitsvertrag, weshalb viele arbeitsrechtliche Schutzvorschriften (z. B. Kündigungsschutzgesetz) für Fremdgeschäftsführer regelmäßig nicht gelten. Der Vertrag sollte insbesondere Regelungen zur Abberufung und deren Folgen für die Vergütung eindeutig festlegen.

Quelle: allgemeine Grundsätze des Geschäftsführer-Dienstvertrags, §35 GmbHG

Das Gehalt eines GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführers muss einem Fremdvergleich standhalten – ist es im Verhältnis zur Unternehmensgröße, Branche und Leistung unangemessen hoch, kann das Finanzamt den übersteigenden Teil als verdeckte Gewinnausschüttung umqualifizieren (siehe eigener Artikel) und entsprechend anders besteuern. Gehaltsstudien und Vergleichswerte dienen in der Praxis als Orientierung, eine feste gesetzliche Obergrenze gibt es nicht.

Quelle: allgemeine Grundsätze zur verdeckten Gewinnausschüttung, §8 Abs. 3 KStG

Anders als bei größeren Aktiengesellschaften ist ein Aufsichtsgremium bei der GmbH gesetzlich meist nicht vorgeschrieben – viele mittelständische GmbHs richten dennoch freiwillig einen Beirat ein, der die Geschäftsführung berät und teils überwacht, etwa um externe Expertise einzubinden oder Nachfolgekonflikte zu moderieren. Umfang und Befugnisse eines solchen Beirats werden frei im Gesellschaftsvertrag oder einer eigenen Beiratsordnung festgelegt.

Quelle: allgemeine gesellschaftsrechtliche Gestaltungsfreiheit, §52 GmbHG

In einer Poolvereinbarung verpflichten sich mehrere Gesellschafter, ihre Stimmrechte einheitlich auszuüben oder Anteile nur mit Zustimmung der anderen Pool-Mitglieder zu übertragen – ein Instrument, um trotz verteilter Anteile geschlossen aufzutreten, etwa gegenüber einem Mehrheitsgesellschafter oder bei einer geplanten Unternehmensnachfolge. Erbschaftsteuerlich kann eine wirksame Poolvereinbarung zusätzlich Voraussetzung für bestimmte Verschonungsregelungen sein.

Quelle: §13b Abs. 1 Nr. 3 ErbStG, allgemeine gesellschaftsrechtliche Grundsätze

Eine Vinkulierungsklausel im Gesellschaftsvertrag macht die Übertragung von GmbH-Geschäftsanteilen von der vorherigen Zustimmung der Gesellschaft oder der übrigen Gesellschafter abhängig – ohne diese Zustimmung ist ein Verkauf oder eine Schenkung der Anteile unwirksam. Das schützt bestehende Gesellschafter davor, unerwünschte neue Mitgesellschafter zu bekommen, kann aber auch die eigene Verkaufsfähigkeit der Anteile einschränken.

Quelle: §15 Abs. 5 GmbHG

Nur wer in der beim Handelsregister hinterlegten Gesellschafterliste als Gesellschafter eingetragen ist, gilt gegenüber der GmbH als Gesellschafter – unabhängig davon, wer nach dem eigentlichen Kaufvertrag "wirklich" Anteilseigner sein sollte. Nach jeder Veränderung (Verkauf, Kapitalerhöhung) muss der Notar unverzüglich eine aktualisierte Liste einreichen, da sonst Stimmrechte und Gewinnansprüche formal noch beim bisherigen Gesellschafter liegen.

Quelle: §16 GmbHG

Der Anlagenspiegel zeigt für jede Gruppe des Anlagevermögens die Entwicklung der Anschaffungs-/Herstellungskosten und der kumulierten Abschreibungen über das Geschäftsjahr – von Zugängen über Abgänge bis zu Umbuchungen. Bilanzierungspflichtige Kapitalgesellschaften müssen ihn verpflichtend im Anhang darstellen, er dient als Nachweis für die im Anlagenverzeichnis (siehe eigener Artikel) geführten Einzelwerte.

Quelle: §284 Abs. 3 HGB

Anschaffungskosten fallen an, wenn ein bereits fertiges Wirtschaftsgut von einem Dritten erworben wird – inklusive Nebenkosten wie Transport oder Montage. Herstellungskosten entstehen dagegen, wenn ein Wirtschaftsgut selbst produziert oder wesentlich erweitert wird, und umfassen alle direkt zurechenbaren Fertigungskosten. Die Unterscheidung ist wichtig, da für Herstellungskosten teils andere, striktere Ansatz- und Bewertungsregeln gelten als für Anschaffungskosten.

Quelle: §255 HGB

Der Teilwert ist der Betrag, den ein gedachter Erwerber des gesamten Unternehmens für ein einzelnes Wirtschaftsgut im Rahmen des Gesamtkaufpreises ansetzen würde – ein fiktiver, für steuerliche Bewertungszwecke konstruierter Wert, der vom tatsächlichen Marktpreis abweichen kann. Er spielt vor allem bei der Teilwertabschreibung (siehe eigener Artikel) eine zentrale Rolle, wenn der Wert eines Wirtschaftsguts dauerhaft unter die Anschaffungskosten gesunken ist.

Quelle: §6 Abs. 1 Nr. 1 EStG

Das Niederstwertprinzip verlangt, Vermögensgegenstände im Zweifel mit dem niedrigeren von zwei möglichen Werten anzusetzen – bei Umlaufvermögen strikt (gesunkener Marktwert muss immer angesetzt werden), bei Anlagevermögen gemildert (nur bei dauerhafter Wertminderung). Es ist Ausdruck des kaufmännischen Vorsichtsprinzips: Verluste werden frühzeitig erfasst, Gewinne erst bei tatsächlicher Realisierung.

Quelle: §253 Abs. 3, 4 HGB

Nach dem Realisationsprinzip dürfen Gewinne erst dann bilanziell erfasst werden, wenn sie tatsächlich durch einen Umsatzakt (in der Regel Lieferung oder Leistungserbringung) realisiert wurden – ein bloß erwarteter oder wahrscheinlicher künftiger Gewinn darf nicht vorab ausgewiesen werden. Dieses Prinzip verhindert, dass Unternehmen ihre Ertragslage durch optimistische Vorwegnahme zukünftiger Erfolge beschönigen.

Quelle: §252 Abs. 1 Nr. 4 HGB

Das Imparitätsprinzip behandelt absehbare Verluste und Gewinne bewusst ungleich ("imparitätisch"): Drohende Verluste müssen bereits antizipiert und über Rückstellungen erfasst werden, sobald sie hinreichend wahrscheinlich sind, während erwartete Gewinne erst bei tatsächlicher Realisierung ausgewiesen werden dürfen (siehe eigener Artikel zum Realisationsprinzip). Zusammen mit dem Niederstwertprinzip bildet es den Kern des kaufmännischen Vorsichtsprinzips.

Quelle: §252 Abs. 1 Nr. 4 HGB

Einmal gewählte Bewertungsmethoden (z. B. für Vorräte oder Abschreibungen) sollen grundsätzlich von Jahr zu Jahr beibehalten werden, damit aufeinanderfolgende Jahresabschlüsse tatsächlich vergleichbar bleiben – ein willkürlicher Methodenwechsel allein zur Ergebnissteuerung ist unzulässig. Abweichungen sind nur bei begründeten Ausnahmefällen zulässig und müssen im Anhang offengelegt werden.

Quelle: §252 Abs. 1 Nr. 6 HGB

Weicht der bei der Inventur (siehe eigener Artikel) tatsächlich gezählte Bestand vom buchhalterisch erfassten Sollbestand ab, muss die Differenz erfolgswirksam gebucht werden – ein Fehlbestand als außerordentlicher Aufwand, ein Mehrbestand als außerordentlicher Ertrag. Größere, wiederkehrende Differenzen sollten zum Anlass genommen werden, die laufende Lager- und Bestandsbuchführung auf systematische Fehlerquellen zu prüfen.

Quelle: allgemeine bilanzielle Grundsätze zur Inventur

Betreiber von Online-Marktplätzen (z. B. Amazon, eBay) müssen für ihre Händler bestimmte steuerliche Nachweise (u. a. eine gültige steuerliche Registrierungsbescheinigung) aufzeichnen – fehlen diese, haftet der Marktplatz selbst für die nicht abgeführte Umsatzsteuer des Händlers. In der Praxis führt das dazu, dass Marktplätze Händlerkonten ohne gültigen Nachweis sperren, bis die entsprechende Bescheinigung beim Finanzamt beantragt und vorgelegt wurde.

Quelle: §22f, §25e UStG

Vor einer steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung (siehe eigener Artikel) sollte die USt-IdNr. des Kunden über das kostenlose Bestätigungsverfahren des Bundeszentralamts für Steuern geprüft werden – eine einfache Bestätigungsanfrage prüft nur, ob die Nummer grundsätzlich gültig ist, eine qualifizierte Anfrage zusätzlich, ob sie zum angegebenen Firmennamen und zur Adresse passt. Nur die qualifizierte Bestätigung schützt im Streitfall wirksam vor dem späteren Vorwurf mangelnder Sorgfalt.

Quelle: §18e UStG

Wer innergemeinschaftliche Lieferungen oder bestimmte grenzüberschreitende Dienstleistungen erbringt, muss diese zusätzlich zur regulären USt-Voranmeldung in der Zusammenfassenden Meldung erfassen – grundsätzlich monatlich, bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums, bei geringeren Lieferwerten teils vierteljährlich. Die Frist läuft unabhängig vom eigenen USt-Voranmeldungsrhythmus und wird häufig übersehen, wenn der Fokus allein auf der USt-VA liegt.

Quelle: §18a UStG

Unternehmen, deren innergemeinschaftlicher Warenverkehr mit anderen EU-Ländern bestimmte jährliche Schwellenwerte übersteigt, müssen zusätzlich zur Zusammenfassenden Meldung monatlich eine Intrastat-Meldung an das Statistische Bundesamt abgeben – anders als die Zusammenfassende Meldung dient sie rein statistischen Zwecken, nicht der Umsatzsteuerkontrolle, ist aber ebenso verpflichtend, sobald die Schwelle überschritten wird.

Quelle: Außenhandelsstatistikgesetz, EU-Verordnung über Intrahandelsstatistiken

Für Arbeit zwischen 23 und 6 Uhr steht Beschäftigten grundsätzlich ein angemessener Ausgleich zu – entweder in Form eines Lohnzuschlags oder bezahlter Freizeit; die genaue Höhe ist gesetzlich nicht fest vorgeschrieben, orientiert sich aber häufig an der branchenüblichen Praxis oder Tarifverträgen von etwa 25 % bis 30 %. Ohne jeden Ausgleich verstößt eine Nachtarbeitsregelung gegen das Arbeitszeitgesetz und kann arbeitsgerichtlich angreifbar sein.

Quelle: §6 Abs. 5 ArbZG

Grundsätzlich gilt an Sonn- und Feiertagen ein Beschäftigungsverbot – Ausnahmen bestehen aber für bestimmte, gesetzlich benannte Branchen und Tätigkeiten (u. a. Gastronomie, Gesundheitswesen, Notdienste, bestimmte Produktionsprozesse, die nicht unterbrochen werden können). Auch bei zulässiger Sonntagsarbeit müssen den Beschäftigten mindestens 15 freie Sonntage im Jahr gewährt werden.

Quelle: §§9-13 ArbZG

Eine Betriebsvereinbarung wird zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat schriftlich geschlossen und gilt unmittelbar und zwingend für alle Beschäftigten des Betriebs, ohne dass einzelne Arbeitsverträge angepasst werden müssten – typische Themen sind Arbeitszeitmodelle, betriebliche Altersvorsorge oder Regelungen zur mobilen Arbeit. Individuelle Arbeitsverträge dürfen von einer Betriebsvereinbarung nur zugunsten der Beschäftigten abweichen, nicht zu deren Nachteil.

Quelle: §77 BetrVG

Eine allgemeine gesetzliche Pflicht, Auszubildende nach bestandener Prüfung unbefristet zu übernehmen, besteht nicht – anders sieht es aus, wenn ein Betriebsrat besteht und der Auszubildende innerhalb bestimmter Fristen schriftlich die Weiterbeschäftigung verlangt: Dann kann unter bestimmten Voraussetzungen ein Arbeitsverhältnis kraft Gesetzes entstehen, sofern der Arbeitgeber nicht rechtzeitig gerichtlich widerspricht. Viele Tarifverträge sehen zusätzlich eigene, weitergehende Übernahmeregelungen vor.

Quelle: §78a BetrVG

Eine allgemeine Pflicht, Beschäftigte laufend fortzubilden, gibt es im deutschen Arbeitsrecht nicht flächendeckend – wohl aber punktuelle Pflichten, etwa wenn technologische Veränderungen den bisherigen Arbeitsplatz grundlegend verändern (Beschäftigungssicherung) oder wenn eine betriebsbedingte Kündigung durch zumutbare Fortbildung vermeidbar wäre. Bei Arbeitszeitkonten (siehe eigener Artikel) und Betriebsvereinbarungen wird Weiterbildung zunehmend auch freiwillig vertraglich verankert.

Quelle: allgemeine arbeitsrechtliche Fürsorgepflicht, §106 GewO

War ein Beschäftigter innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig, muss der Arbeitgeber ihm ein betriebliches Eingliederungsmanagement anbieten – ein freiwilliges, vertrauliches Gespräch zur Klärung, wie die Arbeitsunfähigkeit überwunden und einer erneuten vorgebeugt werden kann. Die Durchführung ist verpflichtend anzubieten, die Teilnahme selbst bleibt für den Beschäftigten freiwillig.

Quelle: §167 Abs. 2 SGB IX

Bewerbungsunterlagen dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie es für das konkrete Bewerbungsverfahren erforderlich ist – nach einer Absage empfiehlt sich üblicherweise eine Löschfrist von etwa sechs Monaten, um sich gegen mögliche Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz absichern zu können, danach müssen die Daten grundsätzlich gelöscht werden. Eine längere Aufbewahrung (z. B. für einen Talentpool) ist nur mit ausdrücklicher, gesonderter Einwilligung der Bewerberin oder des Bewerbers zulässig.

Quelle: Art. 5, 6 DSGVO, §26 BDSG

Nach einer Grundsatzentscheidung des Bundesarbeitsgerichts sind Arbeitgeber verpflichtet, ein System zur Erfassung der tatsächlichen täglichen Arbeitszeit aller Beschäftigten einzuführen – nicht nur der Überstunden, wie zuvor teils angenommen. Eine gesetzliche Konkretisierung der genauen technischen Anforderungen steht zwar noch aus, die grundsätzliche Pflicht gilt aber bereits jetzt und sollte nicht auf eine spätere gesetzliche Regelung verschoben werden.

Quelle: BAG-Urteil vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21), §3 ArbSchG

Gründerzentren bieten jungen Unternehmen vergünstigte Büroflächen, gemeinsame Infrastruktur und oft auch Beratung an, meist getragen von Kommunen, Hochschulen oder Kammern. Inkubator- und Accelerator-Programme gehen einen Schritt weiter und bieten neben Räumlichkeiten auch strukturierte Mentoring-Programme, Kontakte zu Investoren und teilweise Startkapital gegen Unternehmensanteile – besonders verbreitet im Tech- und Start-up-Bereich.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Gründungsförderung

Wie Crowdfunding-Einnahmen steuerlich behandelt werden, hängt stark vom Modell ab: Reward-based Crowdfunding (Gegenleistung in Form eines Produkts) gilt umsatzsteuerlich meist als normaler Verkauf, Spendenbasiertes Crowdfunding ohne Gegenleistung kann als steuerfreie Schenkung gelten, und Crowdinvesting (Beteiligung am Unternehmenserfolg) wird oft wie eine Fremd- oder Eigenkapitalfinanzierung behandelt. Die genaue Einordnung sollte vor dem Start der Kampagne geklärt werden, nicht erst danach.

Quelle: allgemeine Grundsätze zu Zuwendungen und Umsätzen, §3 UStG

Das EXIST-Gründerstipendium des Bundeswirtschaftsministeriums unterstützt Studierende, Absolventen und Wissenschaftler bei innovativen, technologie- oder wissensbasierten Gründungsvorhaben mit einem einjährigen Lebensunterhaltszuschuss sowie Sachmitteln – Voraussetzung ist eine Anbindung an eine Hochschule oder Forschungseinrichtung, die das Vorhaben begleitet und den Antrag mitträgt. Rein gewerbliche Gründungen ohne innovativen oder wissenschaftlichen Kern sind nicht förderfähig.

Quelle: EXIST-Förderrichtlinie, Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz

Für kleinere Finanzierungsbedarfe, die klassische Bankkredite oft nicht bedienen wollen, bieten spezialisierte Mikrofinanzinstitute (z. B. über das Deutsche Mikrofinanz Institut vermittelt) Kredite in überschaubarer Höhe mit vereinfachtem Antragsverfahren an – meist ohne die umfangreichen Sicherheiten, die Banken bei regulären Krediten verlangen. Die Zinssätze liegen dafür oft über denen klassischer Förderkredite.

Quelle: Deutsches Mikrofinanz Institut (DMI)

Vermietete Gebäude werden linear abgeschrieben, wobei sich der jährliche Satz nach Baujahr und Nutzungsart richtet – für nach 2023 fertiggestellte Wohngebäude gilt ein erhöhter Satz von 3 % pro Jahr, für ältere Bestandsgebäude meist 2 % oder in Ausnahmefällen 2,5 %. Der Grund und Boden selbst ist nicht abschreibungsfähig, weshalb beim Kauf einer bebauten Immobilie der Kaufpreis anteilig zwischen Grundstück und Gebäude aufgeteilt werden muss.

Quelle: §7 Abs. 4 EStG

Übersteigen die Werbungskosten einer vermieteten Immobilie (u. a. AfA, Zinsen, Instandhaltung) die Mieteinnahmen, entsteht ein Verlust aus Vermietung und Verpachtung, der mit anderen positiven Einkünften verrechnet werden kann und so die Gesamtsteuerlast senkt. Bei dauerhaft defizitärer Vermietung, etwa durch deutlich unter dem Marktniveau liegende Miete, kann das Finanzamt die Einkünfteerzielungsabsicht infrage stellen und den Verlustabzug versagen.

Quelle: §21 EStG

Wird eine Wohnung möbliert vermietet, kann für die mitvermieteten Möbel und Einrichtungsgegenstände zusätzlich zur Gebäude-AfA eine eigene Abschreibung angesetzt werden – bei Möbelpaketen mit einer Nutzungsdauer von mehreren Jahren üblicherweise über die jeweilige betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt. Ein für möblierten Wohnraum erhobener Möblierungszuschlag zur Miete ist regulär in vollem Umfang steuerpflichtige Einnahme.

Quelle: §21 EStG, allgemeine AfA-Grundsätze

Regelmäßige, kurzfristige Vermietung über Plattformen wie Airbnb kann je nach Umfang und Ausgestaltung von einer einkommensteuerlichen Vermietungseinkunft in eine gewerbliche Tätigkeit umschlagen – etwa wenn zusätzliche Serviceleistungen wie tägliche Reinigung oder Frühstück angeboten werden. Ab einer bestimmten Umsatzhöhe wird zudem regelmäßig Umsatzsteuer auf die Beherbergungsleistung fällig, anders als bei einer normalen, langfristigen Wohnraumvermietung.

Quelle: allgemeine Abgrenzung Vermietung/Gewerbe, §4 Nr. 12 UStG

Bei der Quellensteuer wird die Steuer direkt an der "Quelle" der Zahlung einbehalten und abgeführt, bevor der Betrag beim Empfänger ankommt – ein Prinzip, das in Deutschland etwa bei der Lohnsteuer (Arbeitgeber führt ab) oder der Kapitalertragsteuer (Bank führt ab) angewendet wird. Bei grenzüberschreitenden Zahlungen (z. B. Lizenzgebühren, Dividenden ins Ausland) kann zusätzlich ausländische Quellensteuer einbehalten werden, die unter bestimmten Voraussetzungen auf die deutsche Steuer angerechnet werden kann.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Quellenbesteuerung

Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) regeln zwischen zwei Staaten, welchem Land bei grenzüberschreitenden Einkünften das Besteuerungsrecht zusteht, damit dasselbe Einkommen nicht zweimal voll versteuert wird – Deutschland hat mit den meisten Industrieländern ein solches Abkommen geschlossen. Fehlt ein DBA mit einem bestimmten Land, kann es im Einzelfall tatsächlich zu einer echten Doppelbesteuerung kommen, die nur über innerstaatliche Anrechnungsregeln teilweise abgemildert wird.

Quelle: OECD-Musterabkommen, bilaterale DBA

Doppelbesteuerungsabkommen vermeiden eine Doppelbesteuerung typischerweise über eine von zwei Methoden: Bei der Freistellungsmethode verzichtet Deutschland vollständig auf die Besteuerung der im Ausland bereits versteuerten Einkünfte (wirkt sich aber über den Progressionsvorbehalt auf den Steuersatz der übrigen Einkünfte aus), bei der Anrechnungsmethode wird die ausländische Steuer auf die deutsche Steuerschuld angerechnet. Welche Methode greift, hängt von der jeweiligen Einkunftsart und dem konkreten DBA ab.

Quelle: §34c EStG, jeweiliges DBA

Verlegt ein wesentlich an einer Kapitalgesellschaft beteiligter Gesellschafter (ab 1 % Beteiligung) seinen Wohnsitz dauerhaft ins Ausland, unterstellt die Wegzugsbesteuerung fiktiv einen Verkauf der Anteile zum Verkehrswert im Zeitpunkt des Wegzugs – die darauf entfallende Steuer wird fällig, obwohl tatsächlich kein Verkauf stattgefunden hat. Bei Wegzug innerhalb der EU/EWR kann die Steuer unter bestimmten Voraussetzungen zinslos und dauerhaft gestundet werden.

Quelle: §6 AStG

Anders als die reguläre Betriebsprüfung ermittelt die Steuerfahndung bei konkretem Verdacht auf Steuerstraftaten und verfügt dabei über weitreichendere Befugnisse, etwa Durchsuchungen und Beschlagnahmen mit richterlichem Beschluss. Wird während einer Steuerfahndungsmaßnahme der Kontakt zu einem Rechtsanwalt oder Steuerberater gesucht, sollte vor jeder weiteren Aussage zunächst rechtlicher Rat eingeholt werden, da Angaben strafrechtlich verwertet werden können.

Quelle: §§208 ff. AO

Finanzämter können unter bestimmten, gesetzlich eng umgrenzten Voraussetzungen automatisiert Kontostammdaten (nicht Kontostände oder Umsätze) bei Banken abrufen, etwa im Rahmen der Steuerfestsetzung oder bei begründetem Verdacht auf unvollständige Angaben. Der eigentliche Kontostand und die Umsätze selbst werden dabei nicht automatisch übermittelt – dafür ist regelmäßig ein weiterer, konkreter Auskunftsersuchen an die Bank nötig.

Quelle: §93b, §93 AO

Ein Steuerbescheid kann in bestimmten Punkten für vorläufig erklärt werden, etwa wenn eine gesetzliche Regelung gerichtlich angefochten ist oder eine Sachverhaltsfrage noch nicht abschließend geklärt werden kann – der Bescheid kann dann später, ohne eigenen Einspruch, in diesen vorläufigen Punkten noch geändert werden, sobald Klarheit besteht. Für alle nicht als vorläufig gekennzeichneten Teile des Bescheids gilt weiterhin die reguläre einmonatige Einspruchsfrist.

Quelle: §165 AO

Ein selbstständiger Handelsvertreter vermittelt oder schließt Geschäfte im Namen eines Unternehmens, ohne selbst dessen Angestellter zu sein – er handelt als eigenständiger Gewerbetreibender, ist also gewerbesteuerpflichtig und meldet sein Gewerbe an. Für seine Vermittlungsleistung erhält er üblicherweise eine Provision, zusätzlich kann ihm beim Vertragsende unter bestimmten Voraussetzungen ein gesetzlicher Ausgleichsanspruch für den von ihm aufgebauten Kundenstamm zustehen.

Quelle: §84 ff. HGB

Ein Franchisenehmer betreibt als rechtlich und wirtschaftlich eigenständiger Unternehmer ein eigenes Gewerbe unter der Marke und dem Geschäftskonzept des Franchisegebers – die laufende Franchisegebühr sowie eine etwaige Einstiegsgebühr sind reguläre Betriebsausgaben, während erhaltene Systemleistungen (Marketing, Schulung, Einkaufskonditionen) den Gegenwert dafür darstellen. Steuerlich und sozialversicherungsrechtlich gilt der Franchisenehmer als normaler Selbstständiger mit allen üblichen Pflichten, nicht als Angestellter des Franchisegebers.

Quelle: allgemeine Grundsätze des Franchiserechts

Vereine gliedern sich steuerlich in bis zu vier Bereiche mit jeweils eigener Behandlung: den steuerfreien ideellen Bereich (Mitgliedsbeiträge, Spenden), die grundsätzlich steuerfreie Vermögensverwaltung (z. B. Zinserträge), den steuerbegünstigten Zweckbetrieb (satzungsgemäße Tätigkeit gegen Entgelt) und den voll steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (siehe eigener Artikel). Nur wenn diese Bereiche sauber getrennt geführt werden, bleibt die Gemeinnützigkeit des Vereins insgesamt unangetastet.

Quelle: §§64-68 AO

Übt ein gemeinnütziger Verein eine nachhaltige, selbstständige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen außerhalb der eigentlichen satzungsgemäßen Zwecke aus (z. B. Vereinsgastronomie, Werbeflächen-Vermietung), gilt dies als wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb und unterliegt regulär der Körperschaft- und Gewerbesteuer, sobald ein jährlicher Freibetrag überschritten wird. Zu umfangreiche wirtschaftliche Aktivitäten können im Extremfall sogar die Gemeinnützigkeit des gesamten Vereins gefährden.

Quelle: §64 AO, §14 AO

Für nebenberufliche Tätigkeiten im gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Bereich (z. B. Vereinsvorstand, Platzwart, Kassenwart) kann ein Verein eine jährliche Ehrenamtspauschale steuer- und sozialversicherungsfrei auszahlen – anders als die Übungsleiterpauschale (siehe eigener Artikel) ist sie nicht auf pädagogische, betreuende oder künstlerische Tätigkeiten beschränkt, sondern gilt breiter für alle ehrenamtlichen Vereinstätigkeiten. Beide Pauschalen können nicht für dieselbe Tätigkeit gleichzeitig genutzt werden.

Quelle: §3 Nr. 26a EStG

Ein Verein oder eine Stiftung gilt als gemeinnützig, wenn er ausschließlich und unmittelbar einen der im Gesetz abschließend aufgezählten gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecke verfolgt (u. a. Sport, Bildung, Umweltschutz, Wohlfahrtspflege) und dies durch eine entsprechend formulierte Satzung sowie die tatsächliche Geschäftsführung nachweist. Das Finanzamt prüft die Gemeinnützigkeit regelmäßig über einen Freistellungsbescheid neu, der bei Verstößen auch rückwirkend aberkannt werden kann.

Quelle: §§51-68 AO

Gemeinnützige Vereine dürfen für erhaltene Spenden eine Zuwendungsbestätigung nach amtlich vorgeschriebenem Muster ausstellen, die dem Spender den steuerlichen Abzug als Sonderausgabe ermöglicht – wird eine solche Bestätigung fehlerhaft ausgestellt (z. B. für tatsächlich nicht gemeinnützige Zwecke), haftet der Verein selbst für die dadurch beim Spender zu Unrecht ersparte Steuer. Bei Kleinbeträgen bis 300 € genügt vereinfacht ein Bareinzahlungsbeleg oder Kontoauszug ohne gesonderte Bestätigung.

Quelle: §50 EStDV, §10b Abs. 4 EStG

Gemeinnützige Vereine müssen ihre Mittel grundsätzlich zeitnah, also spätestens bis zum Ende des übernächsten Kalender- oder Wirtschaftsjahres, tatsächlich für die satzungsmäßigen Zwecke verwenden – ein dauerhaftes "Ansparen" ohne konkreten Verwendungszweck ist nur in gesetzlich benannten Ausnahmefällen (z. B. zweckgebundene Rücklagen für ein konkretes Projekt) zulässig. Verstöße können im Extremfall zur Aberkennung der Gemeinnützigkeit führen.

Quelle: §55 Abs. 1 Nr. 5 AO, §62 AO

Rückstellungen bilden ungewisse Verbindlichkeiten oder drohende Verluste ab, deren Höhe oder Eintrittszeitpunkt am Bilanzstichtag noch nicht sicher feststeht – gängige Arten sind Rückstellungen für ausstehende Rechnungen, Prozessrisiken, Pensionsverpflichtungen (siehe eigener Artikel), Gewährleistungen (siehe eigener Artikel zu Garantierückstellungen) oder nicht genommenen Urlaub (siehe eigener Artikel). Sie mindern den steuerlichen Gewinn bereits im Jahr ihrer Bildung, nicht erst bei tatsächlicher Zahlung.

Quelle: §249 HGB

Sagt eine GmbH ihrem Gesellschafter-Geschäftsführer eine betriebliche Pensionszusage zu, muss sie hierfür eine Pensionsrückstellung bilden, die den Gewinn während der aktiven Dienstzeit mindert – die Berechnung erfolgt nach versicherungsmathematischen Grundsätzen und ist steuerlich streng reglementiert. Wird die Zusage nicht fremdüblich gestaltet (z. B. unrealistisches Pensionsalter, überhöhte Höhe), droht auch hier die Umqualifizierung als verdeckte Gewinnausschüttung.

Quelle: §6a EStG

Zeichnet sich bei einem noch laufenden Geschäft (z. B. einem langfristigen Liefervertrag) bereits am Bilanzstichtag ab, dass die eigenen Verpflichtungen mehr wert sind als die dafür erwartete Gegenleistung, muss handelsrechtlich eine Drohverlustrückstellung gebildet werden. Steuerlich ist der Ansatz von Drohverlustrückstellungen dagegen ausdrücklich untersagt – ein bekannter Unterschied zwischen Handels- und Steuerbilanz, der bei der Steuererklärung entsprechend korrigiert werden muss.

Quelle: §249 Abs. 1 HGB, §5 Abs. 4a EStG

Unternehmen, die Kunden vertragliche oder gesetzliche Gewährleistungen einräumen, müssen für zu erwartende künftige Garantiefälle eine Rückstellung bilden – meist auf Basis eines statistisch ermittelten Erfahrungssatzes aus vergangenen Jahren, angewendet auf die im laufenden Jahr erzielten garantiebehafteten Umsätze. Die Höhe muss sachlich begründbar und nachvollziehbar dokumentiert sein, eine rein pauschale, unbegründete Schätzung erkennt das Finanzamt bei einer Prüfung häufig nicht an.

Quelle: §249 HGB, allgemeine Grundsätze der Rückstellungsbewertung

Nicht genommener, aber bereits erworbener Urlaub von Beschäftigten muss zum Bilanzstichtag als Rückstellung erfasst werden – schließlich hat das Unternehmen die entsprechende Arbeitsleistung wirtschaftlich bereits "geschuldet bekommen" und muss sie später vergüten (Freistellung oder Abgeltung). Die Rückstellung wird meist auf Basis des durchschnittlichen Tagesverdienstes je Beschäftigtem und der Anzahl offener Urlaubstage berechnet.

Quelle: §249 HGB, allgemeine bilanzielle Grundsätze zu Personalrückstellungen

Sowohl SKR03 als auch SKR04 gliedern Konten in zehn Kontenklassen (0 bis 9), auch wenn die konkreten Kontonummern innerhalb dieser Klassen zwischen beiden Systemen stark variieren (siehe eigener Artikel zur Kontenrahmen-Suche) – Klasse 0/1-2 betreffen meist Anlage- bzw. Umlaufvermögen, mittlere Klassen Erträge und Aufwendungen, hohe Klassen Abschluss- und statistische Konten. Ein grobes Verständnis der Klassenstruktur erleichtert die Orientierung im jeweiligen Kontenrahmen erheblich.

Quelle: DATEV-Standardkontenrahmen SKR03/SKR04

Der Grundsatz "keine Buchung ohne Beleg" verlangt, dass jede Buchung durch einen nachvollziehbaren Beleg gedeckt ist – dieser sollte Datum, Betrag, Geschäftspartner, Art des Geschäftsvorfalls sowie im Idealfall einen Buchungsvermerk (Kontierung) enthalten. Fehlt ein Originalbeleg ausnahmsweise, muss ein selbst erstellter Eigenbeleg mit plausibler Begründung erstellt werden, der die fehlenden Angaben so gut wie möglich ersetzt.

Quelle: GoBD, allgemeiner Grundsatz der Belegpflicht

Eine fehlerhafte Buchung darf in einer GoBD-konformen Buchhaltung nicht einfach gelöscht oder überschrieben werden, sondern muss durch eine nachvollziehbare Stornobuchung rückgängig gemacht werden – entweder als exakte Gegenbuchung oder als Buchung mit negativem Vorzeichen, je nach Software. Anschließend wird die korrekte Buchung neu erfasst; sowohl die ursprüngliche fehlerhafte Buchung als auch die Korrektur bleiben dabei für eine spätere Prüfung nachvollziehbar erhalten.

Quelle: GoBD, §146 Abs. 4 AO (Veränderungsverbot)

Sachkonten bilden Geschäftsvorfälle nach ihrer sachlichen Art ab (z. B. Bürobedarf, Erlöse 19 %), während Personenkonten (Debitoren für Kunden, Kreditoren für Lieferanten) die offenen Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber einzelnen Geschäftspartnern nachvollziehbar machen. In der Praxis wird für jeden regelmäßigen Kunden oder Lieferanten ein eigenes Personenkonto angelegt, damit die Offene-Posten-Liste (siehe eigener Artikel) pro Geschäftspartner geführt werden kann.

Quelle: allgemeine Grundsätze der doppelten Buchführung

Die Offene-Posten-Liste zeigt zu jedem Zeitpunkt, welche Rechnungen noch nicht bezahlt sind – getrennt nach Debitoren (was Kunden noch schulden) und Kreditoren (was das eigene Unternehmen noch schuldet). Sie ist die zentrale Arbeitsgrundlage für das Forderungsmanagement (siehe eigener Artikel) und die eigene Zahlungsplanung, da sie fällige und überfällige Posten auf einen Blick sichtbar macht, statt einzelne Rechnungen manuell nachverfolgen zu müssen.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung

Ohne ausdrückliche vertragliche Vereinbarung gilt gesetzlich ein Zahlungsziel von 30 Tagen nach Rechnungszugang, in der Praxis variieren übliche Zahlungsziele aber stark nach Branche – im B2B-Geschäft mit größeren Kunden sind 30 bis 60 Tage üblich, im Handwerk und bei Privatkunden oft sofort oder binnen 14 Tagen. Ein bewusst gewähltes, klar kommuniziertes Zahlungsziel ist ein wichtiger, oft unterschätzter Baustein des eigenen Forderungsmanagements (siehe eigener Artikel).

Quelle: §271 BGB, allgemeine Branchenpraxis

Ein Rabatt reduziert den Kaufpreis unmittelbar bei Rechnungsstellung (z. B. Mengenrabatt) und wird bereits auf der Rechnung mit dem reduzierten Betrag ausgewiesen. Skonto ist dagegen ein nachträglicher, bedingter Preisnachlass für besonders schnelle Zahlung innerhalb einer kurzen Frist – er wird auf der Rechnung nur als Bedingung angegeben und erst bei tatsächlicher fristgerechter Zahlung als eigener Buchungsvorgang (Skontoertrag/-aufwand) erfasst.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Rechnungsstellung und Buchführung

Die Vergütung eines GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführers setzt sich meist aus einem Festgehalt, variablen Tantiemen und Nebenleistungen (Firmenwagen, betriebliche Altersvorsorge, siehe jeweils eigene Artikel) zusammen – jeder Bestandteil muss für sich fremdüblich sein, damit das Finanzamt ihn als Betriebsausgabe der GmbH anerkennt statt als verdeckte Gewinnausschüttung umzuqualifizieren (siehe eigener Artikel).

Besonders häufige Fallstricke sind zu hohe Tantiemen im Verhältnis zum Festgehalt, fehlende schriftliche Vereinbarungen vor Beginn der Leistung (rückwirkende Vergütungsvereinbarungen erkennt das Finanzamt grundsätzlich nicht an) sowie eine Pensionszusage (siehe eigener Artikel), die nicht erdienbar ist – etwa weil der Geschäftsführer bei Zusage bereits zu nah am Pensionsalter steht.

Eine regelmäßige, dokumentierte Überprüfung der Gesamtvergütung anhand von Gehaltsstudien vergleichbarer Unternehmen schützt am wirksamsten vor nachträglichen Beanstandungen bei einer Betriebsprüfung – gerade bei wachsendem Unternehmenserfolg sollte die Geschäftsführervergütung nicht "automatisch mitwachsen", ohne die Angemessenheit neu zu prüfen.

Quelle: §8 Abs. 3 KStG, allgemeine Grundsätze zur verdeckten Gewinnausschüttung

Ein Verein entsteht formal durch eine Gründungsversammlung von mindestens sieben Personen, die eine Satzung beschließen und einen Vorstand wählen – erst mit Eintragung ins Vereinsregister wird aus dem zunächst nicht rechtsfähigen ein eingetragener Verein (e. V.) mit eigener Rechtspersönlichkeit, dessen Mitglieder dann nicht mehr persönlich für Vereinsverbindlichkeiten haften.

Soll der Verein zusätzlich als gemeinnützig anerkannt werden (siehe eigener Artikel zu den Voraussetzungen), muss die Satzung bereits von Anfang an exakt den steuerlichen Anforderungen entsprechen – ein nachträglicher Formulierungsfehler in der Satzung kann die Anerkennung verzögern oder sogar verhindern. Eine vorherige Abstimmung des Satzungsentwurfs mit dem zuständigen Finanzamt ist daher üblich und empfehlenswert.

Nach der Gründung folgen laufende Pflichten: eine saubere, nach ideellem Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb (siehe eigener Artikel) getrennte Buchführung, korrekt ausgestellte Spendenquittungen (siehe eigener Artikel) sowie die zeitnahe Verwendung der Mittel (siehe eigener Artikel) – Versäumnisse in diesen Bereichen gefährden die einmal erteilte Gemeinnützigkeit auch rückwirkend.

Quelle: §§21 ff. BGB, §§51 ff. AO

Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung ergeben sich aus der Differenz zwischen Mieteinnahmen und Werbungskosten – zu den wichtigsten Werbungskosten zählen die Gebäude-AfA (siehe eigener Artikel), Schuldzinsen für einen Immobilienkredit, Instandhaltungskosten und Verwaltungskosten. Übersteigen die Werbungskosten die Mieteinnahmen, entsteht ein Verlust, der mit anderen Einkünften verrechnet werden kann (siehe eigener Artikel).

Besondere Konstellationen erfordern eigene Regeln: Möblierte Vermietung erlaubt eine zusätzliche Möbel-Abschreibung (siehe eigener Artikel), kurzfristige Vermietung über Plattformen wie Airbnb kann in eine gewerbliche Tätigkeit umschlagen (siehe eigener Artikel), und beim späteren Verkauf einer vermieteten Immobilie kann innerhalb der zehnjährigen Spekulationsfrist eine Spekulationssteuer anfallen.

Wer mehrere Immobilien vermietet oder größere Instandhaltungsmaßnahmen plant, sollte frühzeitig auch die Abgrenzung zwischen sofort abzugsfähigem Erhaltungsaufwand und über die AfA zu verteilendem Herstellungsaufwand (siehe eigener Artikel) klären – diese Einordnung hat erheblichen Einfluss darauf, wann sich eine Investition steuerlich auswirkt.

Quelle: §21 EStG, §7 Abs. 4 EStG

Sobald ein Unternehmer grenzüberschreitend tätig wird – sei es durch Auslandsentsendung von Mitarbeitern (siehe eigener Artikel), eine ausländische Betriebsstätte (siehe eigener Artikel) oder Einkünfte aus dem Ausland – wird geklärt, welchem Staat das Besteuerungsrecht zusteht. Grundlage dafür sind die zwischen Deutschland und dem jeweiligen Land bestehenden Doppelbesteuerungsabkommen (siehe eigener Artikel), die entweder die Freistellungs- oder die Anrechnungsmethode vorsehen (siehe eigener Artikel).

Fehlt ein DBA mit dem betreffenden Land oder ist die Situation nicht eindeutig geregelt, greifen innerstaatliche Auffangregelungen wie die einseitige Anrechnung ausländischer Steuer (§34c EStG) – diese schützen zwar teilweise vor Doppelbesteuerung, sind aber meist weniger vorteilhaft als eine klare DBA-Regelung. Bei Verlegung des Wohnsitzes mit wesentlicher Unternehmensbeteiligung kann zusätzlich die Wegzugsbesteuerung greifen (siehe eigener Artikel).

Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen mit gelegentlichen Auslandsgeschäften genügt ein grundlegendes Verständnis dieser Mechanik, um Risiken frühzeitig zu erkennen – bei regelmäßiger, umfangreicher internationaler Tätigkeit lohnt sich dagegen eine spezialisierte, auf internationales Steuerrecht ausgerichtete Beratung, da die Materie komplex und fehleranfällig ist.

Quelle: DBA-Netzwerk, §34c EStG, §6 AStG

Rückstellungen sorgen dafür, dass wirtschaftlich bereits entstandene, aber der Höhe oder dem Zeitpunkt nach noch ungewisse Verpflichtungen schon im Jahr ihrer Verursachung erfolgsmindernd erfasst werden (siehe eigener Artikel zu den Arten) – ein zentrales Element des kaufmännischen Vorsichtsprinzips, konkret des Imparitätsprinzips (siehe eigener Artikel).

Zu den häufigsten Rückstellungsarten in kleinen und mittleren Unternehmen zählen Personalrückstellungen für Urlaub (siehe eigener Artikel) und Pensionszusagen (siehe eigener Artikel), Gewährleistungs- bzw. Garantierückstellungen (siehe eigener Artikel) sowie Rückstellungen für ausstehende Rechnungen und Prozessrisiken. Handels- und Steuerbilanz weichen dabei teilweise ab – am bekanntesten ist das steuerliche Verbot von Drohverlustrückstellungen (siehe eigener Artikel), das handelsrechtlich zulässig, steuerlich aber ausgeschlossen ist.

Eine sorgfältige, jährlich neu geprüfte Rückstellungsbildung verhindert sowohl eine zu optimistische als auch eine übertrieben vorsichtige Darstellung der wirtschaftlichen Lage – beides kann bei einer späteren Prüfung zu Korrekturen und Nachfragen führen, wenn die zugrunde liegenden Schätzungen nicht nachvollziehbar dokumentiert sind.

Quelle: §249, §252 Abs. 1 Nr. 4 HGB, §5 Abs. 4a EStG

In Betrieben mit mindestens fünf wahlberechtigten Beschäftigten, von denen drei wählbar sind, kann ein Betriebsrat gegründet werden – die Initiative dazu kann von der Belegschaft selbst oder einer im Betrieb vertretenen Gewerkschaft ausgehen, ein vereinfachtes Wahlverfahren gilt für kleinere Betriebe bis 100 Beschäftigte. Der Arbeitgeber darf die Gründung eines Betriebsrats weder behindern noch Beschäftigte, die sich daran beteiligen, benachteiligen.

Ist ein Betriebsrat gewählt, erhält er weitreichende Mitbestimmungsrechte – von zwingender Zustimmung bei sozialen Angelegenheiten (Arbeitszeit, Urlaubsgrundsätze) über Mitwirkung bei personellen Einzelmaßnahmen bis zu Verhandlungen über Betriebsvereinbarungen (siehe eigener Artikel) bei größeren Betriebsänderungen wie Sozialplänen (siehe eigener Artikel). Auszubildende erhalten durch einen bestehenden Betriebsrat zusätzlich einen möglichen Anspruch auf Übernahme nach der Ausbildung (siehe eigener Artikel).

Für Arbeitgeber bedeutet ein neu gegründeter Betriebsrat vor allem einen strukturierten, formalisierten Kommunikationskanal statt individueller Absprachen mit einzelnen Beschäftigten – viele Unternehmen empfinden das anfangs als zusätzlichen Aufwand, profitieren aber langfristig von klareren, einheitlichen Regelungen und einer geregelten Konfliktlösung.

Quelle: Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)

Crowdfunding sammelt Kapital von einer Vielzahl kleiner Geldgeber über spezialisierte Online-Plattformen ein, statt von einer einzelnen Bank oder wenigen Investoren – je nach Modell unterscheidet sich sowohl die rechtliche als auch die steuerliche Behandlung erheblich (siehe eigener Artikel zur steuerlichen Einordnung). Reward-based Crowdfunding eignet sich besonders für Produktideen mit greifbarer Gegenleistung, Crowdinvesting eher für wachstumsstarke Unternehmen mit Exit-Perspektive.

Der große Vorteil gegenüber klassischen Finanzierungswegen liegt neben dem eigentlichen Kapital in der gleichzeitigen Marktvalidierung – eine erfolgreiche Kampagne zeigt bereits vor dem eigentlichen Markteintritt, ob echte Nachfrage besteht. Der Nachteil: Kampagnen erfordern erheblichen Marketingaufwand im Vorfeld, und ein Scheitern der Kampagne ist öffentlich sichtbar, was sich negativ auf die Außenwahrnehmung auswirken kann.

Vor dem Start einer Kampagne sollten die steuerliche Einordnung, die AGB der gewählten Plattform sowie – bei Crowdinvesting – mögliche prospektrechtliche Pflichten (ab bestimmten Fundingsummen) mit fachkundiger Beratung geklärt werden, da nachträgliche Korrekturen nach Kampagnenstart kaum mehr möglich sind.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Schwarmfinanzierung, Vermögensanlagengesetz

Eine Betriebsprüfung (siehe eigener Artikel) beginnt mit einer schriftlichen Prüfungsanordnung, die den Prüfungszeitraum und die betroffenen Steuerarten benennt – zwischen Ankündigung und tatsächlichem Prüfungsbeginn liegt üblicherweise ausreichend Zeit, um Unterlagen vorzubereiten und, falls gewünscht, eine steuerliche Vertretung hinzuzuziehen.

Während der Prüfung selbst kann der Prüfer je nach GoBD-Zugriffsart (siehe eigener Artikel zu Z1/Z2/Z3) direkt oder mittelbar auf die Buchhaltung zugreifen, Belege stichprobenartig oder vollständig einsehen und Rückfragen zu einzelnen Geschäftsvorfällen stellen. Am Ende steht eine Schlussbesprechung, in der vorläufige Prüfungsfeststellungen besprochen werden, bevor der offizielle Prüfungsbericht folgt.

Werden im Prüfungsbericht Änderungen festgestellt, ergehen entsprechend geänderte Steuerbescheide, gegen die wie gewohnt Einspruch eingelegt werden kann (siehe eigener Artikel), bei Bedarf verbunden mit einem Antrag auf Aussetzung der Vollziehung (siehe eigener Artikel). Eine gut vorbereitete, GoBD-konforme laufende Buchhaltung ist der wirksamste Schutz vor unangenehmen Überraschungen bei einer Prüfung.

Quelle: §§193 ff. AO, GoBD

Verheiratete können zwischen drei Steuerklassen-Kombinationen wählen: IV/IV (gleichmäßige Aufteilung, sinnvoll bei ähnlichem Einkommen beider Partner), III/V (der Besserverdienende wählt III mit niedrigerer monatlicher Steuer, der andere V mit höherer – sinnvoll bei deutlich unterschiedlichem Einkommen, führt aber oft zu einer Steuererklärungspflicht und teils hohen Nachzahlungen beim V-Partner bei eigener Veranlagung) oder IV/IV mit Faktor (siehe eigener Artikel, gleichmäßigere monatliche Belastung als III/V bei ähnlicher Gesamtsteuerlast).

Wichtig zu verstehen: Die Wahl der Steuerklassen-Kombination ändert nichts an der tatsächlichen Jahressteuerschuld des Ehepaares – sie beeinflusst nur, wie diese Steuerlast monatlich auf beide Partner verteilt wird. Bei der abschließenden Zusammenveranlagung (siehe eigener Artikel) wird ohnehin die korrekte gemeinsame Steuer nach Splittingtarif berechnet, unabhängig von der während des Jahres gewählten Kombination.

Die Kombination III/V kann sich negativ auf Lohnersatzleistungen (z. B. Elterngeld, Arbeitslosengeld) auswirken, da diese sich am zuletzt bezogenen Nettogehalt orientieren – bei geplanter Elternzeit oder absehbarem Jobwechsel lohnt sich daher ein rechtzeitiger, vorausschauender Wechsel der Steuerklasse, idealerweise Monate vor dem relevanten Ereignis.

Quelle: §38b, §39f EStG

Eine gGmbH kombiniert die Rechtsform und Haftungsbeschränkung einer klassischen GmbH (siehe eigener Artikel) mit den steuerlichen Vorteilen der Gemeinnützigkeit (siehe eigener Artikel) – anders als beim eingetragenen Verein steht dabei nicht die Mitgliederdemokratie, sondern eine unternehmerisch geführte, aber gemeinwohlorientierte Struktur im Vordergrund, wie sie etwa bei sozialen Unternehmen oder größeren Bildungsträgern verbreitet ist.

Da eine gGmbH keine Gewinne an ihre Gesellschafter ausschütten darf (Ausschüttungssperre), unterscheidet sich die praktische Führung deutlich von einer gewinnorientierten GmbH – erzielte Überschüsse müssen vollständig im Rahmen der satzungsmäßigen gemeinnützigen Zwecke reinvestiert werden. Auch bei einer Liquidation der gGmbH fällt das verbleibende Vermögen nicht an die Gesellschafter, sondern muss weiterhin gemeinnützigen Zwecken zugutekommen (Vermögensbindung).

Die Gründung folgt formal dem regulären GmbH-Gründungsprozess (notarielle Beurkundung, Stammkapital, Handelsregistereintragung), die Satzung muss aber wie beim gemeinnützigen Verein von Beginn an exakt den steuerlichen Gemeinnützigkeitsvoraussetzungen entsprechen – auch hier empfiehlt sich eine vorherige Abstimmung mit dem zuständigen Finanzamt.

Quelle: GmbHG, §§51 ff. AO

Der Vorsteuerabzug (siehe eigener Artikel) setzt zunächst voraus, dass eine formal ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben vorliegt (siehe eigener Artikel), die Leistung tatsächlich für unternehmerische Zwecke bezogen wurde und der Unternehmer selbst zum Vorsteuerabzug berechtigt ist – Kleinunternehmer (siehe eigener Artikel) und Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Ausgangsumsätzen sind davon grundsätzlich ausgeschlossen.

Bei gemischt genutzten Gegenständen (privat und unternehmerisch) ist zusätzlich eine korrekte Zuordnungsentscheidung nötig (siehe eigener Artikel), bei Bauleistungen und bestimmten anderen Umsätzen kann stattdessen die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers greifen (siehe eigener Artikel zu §13b UStG), wodurch sich Steuerschuld und Vorsteuerabzug in derselben Voranmeldung neutralisieren.

Ein häufiger, vermeidbarer Fehler ist der Vorsteuerabzug aus formal fehlerhaften Rechnungen (falsche oder fehlende Steuernummer, fehlende Rechnungsnummer) – bei einer Prüfung wird der Vorsteuerabzug in solchen Fällen regelmäßig komplett versagt, bis eine korrigierte Rechnung vorliegt. Ein kurzer Eingangs-Check jeder Rechnung auf die Pflichtangaben (siehe eigener Artikel, oder der Belege-Checker) spart im Ernstfall viel Ärger.

Quelle: §15 UStG

Über den reinen Gewinn hinaus liefert ein Jahresabschluss (siehe eigener Artikel) eine Reihe aussagekräftiger Kennzahlen: Die Eigenkapitalquote (Eigenkapital im Verhältnis zur Bilanzsumme) zeigt die finanzielle Stabilität, die Liquiditätsgrade setzen kurzfristige Vermögenswerte ins Verhältnis zu kurzfristigen Verbindlichkeiten, und die Umsatzrentabilität zeigt, wie viel Gewinn pro Euro Umsatz tatsächlich erwirtschaftet wird.

Für die Beurteilung der eigenen Entwicklung sind Kennzahlen im Zeitverlauf (Mehrjahresvergleich) aussagekräftiger als eine einzelne Momentaufnahme – ein einzelnes Jahr kann durch Sondereffekte (z. B. eine größere Investition) verzerrt sein, während ein Trend über mehrere Jahre echte strukturelle Entwicklungen sichtbar macht. Auch der Vergleich mit branchenüblichen Kennzahlen hilft, die eigene Position realistisch einzuordnen.

Banken und Investoren nutzen genau diese Kennzahlen regelmäßig für Kreditentscheidungen oder Investitionsprüfungen (siehe eigener Artikel zur Due Diligence) – wer die eigenen Kennzahlen kennt und aktiv steuert, statt sie erst im Rahmen einer externen Finanzierungsanfrage zu betrachten, verhandelt aus einer deutlich stärkeren Position.

Quelle: allgemeine betriebswirtschaftliche Bilanzanalyse-Grundsätze

Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen nur verarbeitet werden, soweit dies für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses tatsächlich erforderlich ist – von Bewerberdaten (siehe eigener Artikel) über Gehaltsabrechnungen bis zu Arbeitszeitaufzeichnungen (siehe eigener Artikel). Eine darüberhinausgehende Nutzung, etwa für ein allgemeines Mitarbeiter-Ranking ohne konkreten Zweck, ist ohne gesonderte Rechtsgrundlage unzulässig.

Besonders sensibel sind Gesundheitsdaten, etwa im Rahmen des betrieblichen Eingliederungsmanagements (siehe eigener Artikel) – hier gelten wegen der besonderen Kategorie personenbezogener Daten nach der DSGVO strengere Anforderungen, unter anderem eine vertrauliche, von der übrigen Personalakte getrennte Aufbewahrung und ein eng begrenzter Zugriffskreis.

Videoüberwachung, private Nutzung von Firmen-E-Mail und -Internet sowie der Einsatz von Mitarbeiter-Tracking-Software sind weitere Bereiche, in denen Arbeitgeber häufig unbewusst gegen Datenschutzvorgaben verstoßen – eine schriftliche, transparente betriebliche Regelung (idealerweise als Betriebsvereinbarung, siehe eigener Artikel, sofern ein Betriebsrat besteht) schafft hier Rechtssicherheit für beide Seiten.

Quelle: DSGVO, §26 BDSG

Wer regelmäßig über Amazon, eBay oder ähnliche Plattformen verkauft, muss dem Marktplatzbetreiber eine gültige steuerliche Registrierungsbescheinigung vorlegen, da dieser sonst für nicht abgeführte Umsatzsteuer mithaften kann (siehe eigener Artikel zur Marktplatzhaftung) – ohne gültigen Nachweis drohen gesperrte Verkäuferkonten. Gleichzeitig melden Plattformen Verkäuferumsätze automatisch an das Bundeszentralamt für Steuern (siehe eigener Artikel zum PStTG).

Wird über mehrere EU-Länder verkauft oder Ware in ausländischen Lagern der Plattform selbst gelagert (z. B. Amazon FBA, siehe eigener Artikel), können parallel mehrere umsatzsteuerliche Registrierungspflichten in verschiedenen Ländern entstehen – das OSS-Verfahren (siehe eigener Artikel) vereinfacht zwar die Meldung der Verkaufsumsätze selbst, deckt aber nicht automatisch auch Registrierungspflichten ab, die durch reine Lagerhaltung im Ausland entstehen.

Wer als Kleinunternehmer (siehe eigener Artikel) startet, sollte die Umsatzgrenzen besonders im Blick behalten, da Marktplatzverkäufe schnell zu höheren Umsätzen führen können als ursprünglich geplant – ein unbemerktes Überschreiten der Kleinunternehmergrenze mitten im Jahr kann rückwirkend zu einer unerwarteten Umsatzsteuerpflicht auf bereits getätigte Verkäufe führen.

Quelle: §22f, §25e UStG, PStTG

Bei einer Holdingstruktur hält eine Muttergesellschaft (meist eine GmbH) die Anteile an einer oder mehreren operativen Tochtergesellschaften, statt dass die operative Tätigkeit direkt von den Gesellschaftern gehalten wird – der wichtigste steuerliche Vorteil: Gewinnausschüttungen von der Tochter- an die Muttergesellschaft sind zu 95 % von der Körperschaft- und Gewerbesteuer befreit, wodurch sich Gewinne innerhalb der Struktur nahezu steuerfrei ansammeln und für neue Investitionen nutzen lassen.

Auch beim späteren Verkauf einer Tochtergesellschaft (siehe eigener Artikel zum Unternehmensverkauf) profitiert eine Holdingstruktur von einer vergleichbaren, weitgehenden Steuerbefreiung des Veräußerungsgewinns auf Ebene der Holding – ein Vorteil, den ein direkt haltender Privatgesellschafter in dieser Form nicht hat, da bei ihm der volle Veräußerungsgewinn dem Teileinkünfteverfahren unterliegt.

Diese Vorteile gehen mit höherem administrativem Aufwand einher – zwei statt einer Buchhaltung, zwei Jahresabschlüsse, ggf. eine separate Geschäftsführung – weshalb sich eine Holdingstruktur vor allem für Unternehmer lohnt, die Gewinne dauerhaft im Unternehmen thesaurieren statt privat zu entnehmen, oder die einen späteren Verkauf einzelner Geschäftsbereiche bereits einplanen. Eine nachträgliche Umstrukturierung in eine Holding ist möglich (siehe eigener Artikel zur Umwandlung), aber aufwendiger als eine von Anfang an so geplante Struktur.

Quelle: §8b KStG, allgemeine Grundsätze der Holdingstruktur

Die klassische Stichtagsinventur zählt den gesamten Warenbestand am oder in engem zeitlichem Zusammenhang mit dem Bilanzstichtag – sie ist am einfachsten zu verstehen, aber gerade bei größeren Lagern organisatorisch aufwendig, da der laufende Geschäftsbetrieb dafür oft kurzzeitig eingeschränkt werden muss.

Die permanente Inventur erfasst Bestände dagegen laufend über ein ganzjähriges Lagerbuchführungssystem, sodass der Bestand zum Bilanzstichtag rechnerisch ermittelt werden kann, ohne an diesem Tag tatsächlich alles zu zählen – Voraussetzung ist ein zuverlässiges, lückenloses System, das Zu- und Abgänge korrekt erfasst. Die verlegte Inventur wiederum erlaubt eine körperliche Zählung innerhalb eines Zeitfensters von bis zu drei Monaten vor oder zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag, mit rechnerischer Fortschreibung zum eigentlichen Stichtag.

Welche Methode passt, hängt von Lagergröße, Warenumschlag und der vorhandenen Systemunterstützung ab – kleine Unternehmen mit überschaubarem Bestand kommen meist mit der einfachen Stichtagsinventur aus, größere, lagerintensive Betriebe profitieren von einer permanenten Inventur, die den einmaligen Jahresendstress vermeidet. Entstehende Inventurdifferenzen (siehe eigener Artikel) müssen bei jeder Methode am Ende korrekt gebucht werden.

Quelle: §241 HGB

Maßnahmen zur betrieblichen Gesundheitsförderung (z. B. Rückenschulungen, Stressbewältigungskurse, Ernährungsberatung), die bestimmte, von den Krankenkassen anerkannte Qualitätskriterien erfüllen, bleiben zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn bis zu einem jährlichen Freibetrag pro Beschäftigtem steuer- und sozialversicherungsfrei. Klassische Fitnessstudio-Mitgliedschaften ohne konkreten Gesundheitsförderungsbezug fallen in der Regel nicht darunter, sondern gelten als normaler geldwerter Vorteil.

Neben der reinen Steuerbefreiung profitieren Unternehmen von Gesundheitsförderung auch indirekt über geringere Fehlzeiten und eine bessere Arbeitgeberattraktivität – ein Aspekt, der bei der Kalkulation des Nutzens oft unterschätzt wird, da er sich nicht unmittelbar in der Lohnbuchhaltung, sondern erst über einen längeren Zeitraum in geringeren Krankheitskosten und Fluktuation zeigt.

Kombiniert mit anderen steuerbegünstigten Benefits (siehe eigener Leitfaden zu Mitarbeiter-Benefits) lässt sich ein attraktives, aber steuerlich effizientes Gesamtpaket zusammenstellen – wichtig ist auch hier, jede einzelne Maßnahme korrekt zu dokumentieren, da das Finanzamt bei einer Prüfung die Einhaltung der jeweiligen Voraussetzungen einzeln nachprüfen kann.

Quelle: §3 Nr. 34 EStG

Eine erfolgreiche Unternehmensnachfolge (siehe eigener Artikel) beginnt idealerweise fünf bis zehn Jahre vor der eigentlichen Übergabe – zunächst mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme: Gibt es einen geeigneten Nachfolger in der Familie oder im Unternehmen, oder wird ein externer Käufer gesucht? Parallel dazu sollte eine erste, grobe Unternehmensbewertung Klarheit über die realistische Größenordnung schaffen.

In der mittleren Phase folgen die konkrete Rechtsform- und Steuerplanung (siehe eigener Artikel zur Holdingstruktur, falls relevant), die schrittweise Einbindung des designierten Nachfolgers in operative Verantwortung, sowie – bei familieninterner Übergabe – die frühzeitige, gestaffelte Nutzung von Freibeträgen durch vorgezogene Schenkungen (siehe eigener Artikel). Bei geplantem externem Verkauf beginnt in dieser Phase meist die Vorbereitung auf eine Due-Diligence-Prüfung (siehe eigener Artikel).

In der letzten Phase vor der eigentlichen Übergabe sollten alle rechtlichen und steuerlichen Strukturen final geprüft und abgestimmt sein, sodass die eigentliche Transaktion (Schenkung, Erbfall oder Verkauf) reibungslos und ohne Zeitdruck vollzogen werden kann – Nachfolgen, die unter Zeitdruck (z. B. durch plötzliche Krankheit) improvisiert werden müssen, verlaufen erfahrungsgemäß deutlich seltener zufriedenstellend als langfristig geplante.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Unternehmensnachfolgeplanung

Ein Warengutschein, den der Arbeitgeber zusätzlich zum Gehalt ausgibt, zählt als Sachbezug und bleibt bis zur monatlichen Freigrenze steuer- und sozialversicherungsfrei – Voraussetzung ist, dass der Gutschein ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigt und kein Bargeld oder eine bargeldähnliche Zahlungsfunktion enthält. Seit einer Gesetzesverschärfung müssen Gutscheine und Guthabenkarten dafür bestimmte, eng gefasste Kriterien nach dem Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz erfüllen.

Quelle: §8 Abs. 1 Satz 3 EStG

Zahlt der Arbeitgeber einen Zuschuss zu den Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zusätzlich zum Gehalt, kann er diesen bis zur Höhe der Entfernungspauschale pauschal mit 15 % versteuern, statt ihn individuell nach der Lohnsteuerklasse des Beschäftigten zu versteuern – dafür bleibt der Zuschuss auch sozialversicherungsfrei. Im Gegenzug mindert der pauschal versteuerte Zuschuss die vom Beschäftigten selbst als Werbungskosten absetzbare Entfernungspauschale.

Quelle: §40 Abs. 2 Satz 2 EStG

Neben den bundesweit einheitlichen Feiertagen (z. B. Neujahr, Tag der Deutschen Einheit, Weihnachten) legt jedes Bundesland zusätzliche, teils sehr unterschiedliche Feiertage fest – etwa Fronleichnam nur in einigen, Reformationstag oder Allerheiligen nur in bestimmten Ländern. Für Unternehmen mit Standorten oder Homeoffice-Beschäftigten in mehreren Bundesländern ist bei der Lohnabrechnung und Arbeitszeitplanung deshalb der jeweils am Beschäftigungsort geltende Feiertagskalender maßgeblich, nicht der Sitz des Unternehmens.

Quelle: landesrechtliche Feiertagsgesetze

Während der Kurzarbeit werden Sozialversicherungsbeiträge nicht nur auf das tatsächlich reduzierte Ist-Entgelt, sondern zusätzlich auf 80 % der Differenz zum ursprünglichen Soll-Entgelt berechnet – diese zusätzlichen Beiträge trägt allein der Arbeitgeber, ohne Beteiligung des Beschäftigten. Dadurch bleibt der Rentenversicherungsschutz während der Kurzarbeit nahezu vollständig erhalten, auch wenn tatsächlich weniger gearbeitet und verdient wird.

Quelle: §106a SGB III

Bei Beginn und Ende einer Beschäftigung sowie zum Jahreswechsel muss der Arbeitgeber der zuständigen Krankenkasse elektronisch eine Meldung zur Sozialversicherung übermitteln, aus der Beschäftigungszeitraum, Beitragsgruppen und Entgelt hervorgehen – der Beschäftigte erhält auf Wunsch eine Kopie als Nachweis. Diese Meldungen bilden die Datengrundlage für spätere Rentenansprüche und werden von der Deutschen Rentenversicherung im Versicherungsverlauf gespeichert.

Quelle: Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV)

Bei einer Lohnpfändung (siehe eigener Artikel) bestimmt die regelmäßig angepasste Lohnpfändungstabelle, welcher Teil des Nettoeinkommens dem Beschäftigten als unpfändbarer Grundfreibetrag verbleibt und wie sich der pfändbare Betrag mit steigendem Einkommen sowie der Anzahl unterhaltsberechtigter Personen erhöht. Der Arbeitgeber muss den korrekten pfändbaren Betrag nach dieser Tabelle selbst berechnen und einbehalten – ein Berechnungsfehler kann ihn gegenüber dem Gläubiger haftbar machen.

Quelle: §850c ZPO

Bei einer Nettolohnvereinbarung sichert der Arbeitgeber dem Beschäftigten einen festen Netto-Auszahlungsbetrag zu, unabhängig von Steuerklasse oder Sozialversicherungsbeiträgen – der Arbeitgeber trägt dadurch faktisch alle Lohnsteuer- und Sozialversicherungsschwankungen selbst und muss das erforderliche Bruttogehalt entsprechend hochrechnen. Diese Konstellation ist eher unüblich und wird meist bei Auslandsentsendungen (siehe eigener Artikel) oder besonderen Vertragskonstellationen genutzt.

Quelle: R 39b.9 LStR

Stellt der Arbeitgeber kostenlose oder verbilligte Unterkunft oder Verpflegung zur Verfügung (z. B. bei Saisonarbeit, in der Gastronomie oder Landwirtschaft), wird dafür ein amtlicher Sachbezugswert als geldwerter Vorteil versteuert – die Werte werden jährlich neu festgelegt und unterscheiden sich zwischen freier Unterkunft und den einzelnen Mahlzeiten (Frühstück, Mittag-, Abendessen). Diese Sachbezugswerte gelten unabhängig von den tatsächlichen Kosten des Arbeitgebers einheitlich bundesweit.

Quelle: Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV)

Erstattet der Arbeitgeber Beschäftigten Auslagen, die sie im dienstlichen Interesse verauslagt haben (z. B. Porto, Parkgebühren, Materialkosten), bleibt diese Erstattung steuerfreier Auslagenersatz, solange sie sich exakt an den nachgewiesenen tatsächlichen Kosten orientiert – anders als bei Sachbezügen oder Pauschalen ist hier keine besondere Freigrenze zu beachten, da es sich gar nicht um Arbeitslohn handelt. Ohne Einzelnachweis wird eine solche Erstattung dagegen als normaler steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt.

Quelle: R 3.50 LStR

Die Höhe des Elterngeldes richtet sich nach dem durchschnittlichen Nettoeinkommen der zwölf Kalendermonate vor der Geburt des Kindes (bei Selbstständigen: des letzten abgeschlossenen Veranlagungszeitraums) – Monate mit coronabedingten Einkommenseinbußen, Mutterschutz, vorheriger Elternzeit oder schwangerschaftsbedingter Erkrankung können auf Antrag aus diesem Bemessungszeitraum herausgerechnet werden, damit sie das Elterngeld nicht unnötig mindern.

Quelle: §2b BEEG

Mutterschaftsgeld muss die werdende Mutter selbst rechtzeitig vor Beginn der Mutterschutzfrist bei ihrer gesetzlichen Krankenkasse beantragen, üblicherweise unter Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung über den voraussichtlichen Geburtstermin – ohne rechtzeitigen Antrag verzögert sich die Auszahlung entsprechend. Privat versicherte Frauen ohne eigenen Krankengeldanspruch beantragen eine vergleichbare Leistung stattdessen beim Bundesamt für Familie.

Quelle: §19 MuSchG

Kinderlose Mitglieder der gesetzlichen Pflegeversicherung ab 23 Jahren zahlen einen zusätzlichen Beitragszuschlag oben auf den regulären Pflegeversicherungsbeitrag – dieser Zuschlag wird allein vom Beschäftigten getragen, nicht vom Arbeitgeber mitfinanziert. Mit der Geburt eines Kindes entfällt der Zuschlag nach entsprechendem Nachweis gegenüber der Krankenkasse für die Zukunft.

Quelle: §55 Abs. 3 SGB XI

Abgabepflichtige Unternehmen (siehe eigener Artikel) müssen der Künstlersozialkasse jährlich bis zum 31. März die im Vorjahr an selbstständige Künstler und Publizisten gezahlten Honorare melden – auf dieser Grundlage berechnet die KSK die endgültige Jahresabgabe und passt die monatlichen Vorauszahlungen für das laufende Jahr an. Wird die Meldung versäumt, schätzt die KSK die Bemessungsgrundlage, was in der Regel zu höheren Nachzahlungen führt als eine korrekte eigene Meldung.

Quelle: §27 KSVG

Der Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) berechnet sich aus der gemeldeten Lohnsumme des Unternehmens, multipliziert mit einem branchenspezifischen Gefahrtarif, der das statistische Unfallrisiko der jeweiligen Tätigkeit widerspiegelt – anders als bei der übrigen Sozialversicherung trägt allein der Arbeitgeber diesen Beitrag, ohne Arbeitnehmeranteil. Die Beiträge werden nachträglich für das Vorjahr per Umlageverfahren abgerechnet, nicht laufend monatlich wie andere Sozialversicherungszweige.

Quelle: §150 ff. SGB VII

Führt ein Arbeitsunfall zu einer Arbeitsunfähigkeit von mehr als drei Tagen oder zum Tod des Beschäftigten, muss der Arbeitgeber dies der zuständigen Berufsgenossenschaft binnen drei Tagen anzeigen – unabhängig davon, wer den Unfall verschuldet hat. Kleinere Unfälle ohne solche Folgen müssen nicht offiziell gemeldet, aber dennoch im Verbandbuch dokumentiert werden, um bei späteren Spätfolgen einen lückenlosen Nachweis zu haben.

Quelle: §193 SGB VII

Um rechtssicher zu klären, ob eine geplante Zusammenarbeit als selbstständige Tätigkeit oder als abhängige Beschäftigung einzustufen ist (siehe eigener Artikel zur Scheinselbstständigkeit), können Auftraggeber und Auftragnehmer gemeinsam ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung beantragen. Der daraus resultierende Bescheid schafft für beide Seiten Rechtssicherheit und schützt – bei rechtzeitiger Antragstellung – vor rückwirkenden Beitragsnachforderungen, falls sich die Einstufung später als falsch herausstellen sollte.

Quelle: §7a SGB IV

Sobald ein Unternehmen erstmals sozialversicherungspflichtige Beschäftigte (auch Minijobber) einstellt, muss es kostenlos eine Betriebsnummer beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit beantragen – sie ist zwingende Voraussetzung für alle Meldungen zur Sozialversicherung und identifiziert den Betrieb eindeutig gegenüber allen Sozialversicherungsträgern. Ohne gültige Betriebsnummer können Anmeldungen zur Sozialversicherung technisch nicht verarbeitet werden.

Quelle: §18i SGB IV

Wer ein zulassungspflichtiges Handwerk (Anlage A der Handwerksordnung, z. B. Elektrotechniker, Friseur, Bäcker) selbstständig ausüben möchte, muss sich vor Betriebsaufnahme in die Handwerksrolle der zuständigen Handwerkskammer eintragen lassen – Voraussetzung ist in der Regel der Meisterbrief oder eine gleichwertige Qualifikation (siehe eigener Artikel zu Ausnahmebewilligungen). Zulassungsfreie Handwerke (Anlage B) benötigen dagegen keine Eintragung in die Handwerksrolle, sondern nur eine formlose Anzeige.

Quelle: §1, §7 Handwerksordnung (HwO)

Für zulassungspflichtige Handwerke ist grundsätzlich der Meisterbrief Voraussetzung für die selbstständige Ausübung – wer diesen nicht besitzt, aber über langjährige praktische Erfahrung und Kenntnisse verfügt, kann bei der Handwerkskammer eine Ausnahmebewilligung beantragen. Auch die Beschäftigung eines Meisters als fachlich verantwortlichen Betriebsleiter kann unter bestimmten Voraussetzungen den fehlenden eigenen Meisterbrief des Inhabers ersetzen.

Quelle: §7, §7b Handwerksordnung (HwO)

Für bestimmte erlaubnispflichtige Gewerbe (z. B. Immobilienmakler, Versicherungsvermittler, Finanzanlagenvermittler, Bewachungsgewerbe) verlangt die zuständige IHK vor der Gewerbeerlaubnis einen Sachkundenachweis – üblicherweise über eine bestandene IHK-Prüfung. Ohne diesen Nachweis wird die für die jeweilige Tätigkeit erforderliche behördliche Erlaubnis nicht erteilt, unabhängig von einer bereits erfolgten Gewerbeanmeldung.

Quelle: §34 ff. GewO

Wird eine Wohnung an nahe Angehörige vermietet, erkennt das Finanzamt den vollen Werbungskostenabzug nur an, wenn Mietvertrag und tatsächliche Durchführung einem Fremdvergleich standhalten – also einem Vertrag zwischen fremden Dritten entsprechen, insbesondere bei Miethöhe und tatsächlicher Zahlung. Liegt die vereinbarte Miete deutlich unter der ortsüblichen Miete, kann der Werbungskostenabzug anteilig gekürzt werden (siehe eigener Artikel zur verbilligten Vermietung).

Quelle: §21 Abs. 2 EStG, allgemeiner Fremdvergleichsgrundsatz

Beträgt die vereinbarte Miete mindestens 66 % der ortsüblichen Vergleichsmiete, bleibt der volle Werbungskostenabzug erhalten, obwohl unter Marktniveau vermietet wird. Liegt die Miete darunter, muss die Vermietung in einen entgeltlichen und einen unentgeltlichen Teil aufgeteilt werden – Werbungskosten sind dann nur noch anteilig für den entgeltlichen Teil abziehbar, was den steuerlichen Vorteil einer "Gefälligkeitsmiete" deutlich einschränkt.

Quelle: §21 Abs. 2 EStG

Wird eine Ferienwohnung sowohl vermietet als auch selbst genutzt, müssen Werbungskosten entsprechend dem Verhältnis von Vermietungs- zu Eigennutzungstagen aufgeteilt werden – nur der auf die Vermietung entfallende Anteil ist steuerlich abziehbar. Bei ausschließlicher Vermietung ohne jede Selbstnutzung (nachweisbar u. a. über einen entsprechenden Vermietungsvertrag mit einer Ferienwohnungsagentur) kann der volle Werbungskostenabzug geltend gemacht werden, wobei eine Überschussprognose die Gewinnerzielungsabsicht belegen sollte.

Quelle: §21 EStG, BMF-Schreiben zu Ferienwohnungen

Wer Waren nach Gewicht, Volumen, Länge oder Fläche verkauft, muss neben dem Gesamtpreis zusätzlich einen Grundpreis je Mengeneinheit (z. B. Preis pro Kilogramm oder Liter) angeben – das gilt sowohl im stationären Handel als auch im Online-Shop. Ausnahmen bestehen für sehr kleine Verpackungseinheiten und einige Sonderfälle; ein Verstoß gegen die Grundpreispflicht kann wettbewerbsrechtlich abgemahnt werden.

Quelle: Preisangabenverordnung (PAngV)

Verkäufer, die Waren oder Dienstleistungen an Verbraucher im Fernabsatz (v. a. online) anbieten, müssen vor Vertragsschluss über das gesetzliche 14-tägige Widerrufsrecht informieren – eine fehlerhafte oder fehlende Widerrufsbelehrung verlängert die Widerrufsfrist auf bis zu zwölf Monate und 14 Tage. Für die korrekte Formulierung existiert ein amtliches Muster, dessen wortgetreue Verwendung als rechtssicher gilt, sofern die individuellen Angaben (Firmenname, Fristbeginn) korrekt eingesetzt werden.

Quelle: §355, §356 BGB, Anlage 1 zu Art. 246a §1 EGBGB

Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle einrichten, über die Hinweisgeber Rechtsverstöße vertraulich melden können, ohne berufliche Nachteile befürchten zu müssen – kleinere Unternehmen unter dieser Schwelle sind zwar nicht verpflichtet, können aber freiwillig eine solche Stelle einrichten. Die Meldestelle muss Hinweise innerhalb bestimmter Fristen bestätigen und bearbeiten sowie die Identität des Hinweisgebers grundsätzlich vertraulich behandeln.

Quelle: Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

Seit Mitte 2025 müssen bestimmte digitale Produkte und Dienstleistungen für Verbraucher (u. a. Online-Shops, E-Books, bestimmte Bankdienstleistungen) barrierefrei zugänglich sein – betroffen sind vor allem größere Anbieter, während Kleinstunternehmen unter bestimmten Voraussetzungen ausgenommen sein können. Wer einen Online-Shop betreibt, sollte frühzeitig prüfen, ob die eigene Größe und Tätigkeit unter die Ausnahmeregelung fällt oder tatsächlich Anpassungsbedarf besteht.

Quelle: Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG)

Beauftragt ein Unternehmen einen externen Dienstleister mit der Verarbeitung personenbezogener Daten in seinem Auftrag (z. B. Hosting, Cloud-Buchhaltung, Newsletter-Versand), muss dafür ein schriftlicher Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen werden, der u. a. Umfang, Zweck und Sicherheitsmaßnahmen der Datenverarbeitung regelt. Ohne einen solchen Vertrag haftet das beauftragende Unternehmen für Datenschutzverstöße des Dienstleisters mit, selbst wenn es den Verstoß nicht selbst verursacht hat.

Quelle: Art. 28 DSGVO

Die meisten Unternehmen müssen ein Verzeichnis führen, das dokumentiert, welche personenbezogenen Daten sie zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange verarbeiten – von der Kundenverwaltung über die Lohnbuchhaltung bis zur Website-Analyse. Kleine Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten sind nur dann befreit, wenn die Verarbeitung kein Risiko für Betroffene birgt und nicht regelmäßig erfolgt, was in der Praxis selten zutrifft.

Quelle: Art. 30 DSGVO

Bei kostenpflichtigen Online-Bestellungen von Verbrauchern muss die Schaltfläche zum Vertragsabschluss unmissverständlich mit einer Formulierung wie "zahlungspflichtig bestellen" beschriftet sein – ein Vertrag kommt ohne eine solche eindeutige Beschriftung gar nicht wirksam zustande, der Verbraucher ist dann nicht zur Zahlung verpflichtet. Diese sogenannte Button-Lösung soll versteckte Kostenfallen im Online-Handel verhindern.

Quelle: §312j Abs. 3 BGB

Erst wenn die EU-weiten grenzüberschreitenden B2C-Umsätze (digitale Leistungen und Fernverkäufe zusammengerechnet) im Vorjahr oder laufenden Jahr 10.000 € übersteigen, greift zwingend das Bestimmungslandprinzip mit Meldung über das OSS-Verfahren (siehe eigener Artikel) – unterhalb dieser Bagatellgrenze darf weiterhin der inländische Steuersatz angewendet werden. Die Grenze gilt EU-weit einheitlich für alle betroffenen Umsätze zusammen, nicht separat je Zielland.

Quelle: §3a Abs. 5 UStG

Eine Proforma-Rechnung dokumentiert einen bevorstehenden Geschäftsvorfall, ohne eine echte Zahlungsforderung auszulösen – sie wird etwa bei Zollabfertigungen, zur Vorabinformation über Preise oder für Kreditsicherungszwecke genutzt. Steuerlich löst eine Proforma-Rechnung keine Umsatzsteuerschuld aus und ersetzt nicht die spätere, echte Rechnung mit allen Pflichtangaben, die nach der tatsächlichen Leistung ausgestellt werden muss.

Quelle: allgemeine Handelsbräuche, §14 UStG

Bei länger laufenden Projekten (z. B. Bauleistungen) können Teilrechnungen für bereits erbrachte Teilleistungen gestellt werden, während die abschließende Schlussrechnung am Ende die Gesamtleistung abrechnet und bereits gezahlte Teilbeträge offen ausweist und abzieht. Die Schlussrechnung muss dabei alle Pflichtangaben (siehe eigener Artikel) für den vollständigen Auftrag enthalten und die einzelnen Teilzahlungen nachvollziehbar gegenrechnen, damit der tatsächlich noch offene Restbetrag korrekt ausgewiesen wird.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Rechnungsstellung, §14 UStG

Wird vor Abschluss einer Leistung eine Anzahlung vereinbart, muss dafür eine eigene Anzahlungsrechnung mit gesondertem Steuerausweis gestellt werden – die Umsatzsteuer auf die Anzahlung wird bereits mit deren Vereinnahmung fällig, nicht erst bei Fertigstellung der Gesamtleistung. In der späteren Schlussrechnung (siehe eigener Artikel) müssen bereits abgerechnete Anzahlungen samt der darauf entfallenden Umsatzsteuer offen abgezogen werden, um eine doppelte Besteuerung zu vermeiden.

Quelle: §14 Abs. 5 UStG, §13 Abs. 1 Nr. 1a UStG

Eine Zahlungserinnerung ist ein freundlicher Hinweis auf eine offene, noch nicht überfällige oder gerade erst überfällige Rechnung und löst rechtlich noch keinen Verzug aus. Eine Mahnung dagegen setzt den Schuldner ausdrücklich in Verzug (sofern er nicht bereits automatisch nach 30 Tagen in Verzug geraten ist) und berechtigt ab diesem Zeitpunkt zu Verzugszinsen und der pauschalen Verzugskostenpauschale von 40 € (siehe eigener Artikel zum Forderungsmanagement).

Quelle: §286 BGB

Für den Betriebsausgabenabzug von Bewirtungskosten (siehe eigener Artikel) verlangt das Finanzamt einen maschinell erstellten, detaillierten Bewirtungsbeleg mit Anlass, Teilnehmern, Ort, Datum und Unterschrift des Gastgebers – ein einfacher Kassenbon allein genügt nicht, auch wenn er alle Pflichtangaben nach §14 UStG enthält. Seit einer GoBD-Anpassung wird zusätzlich ein maschinell erstellter, nicht handschriftlich ausgefüllter Beleg verlangt, sofern die Gaststätte über eine elektronische Kasse verfügt.

Quelle: §4 Abs. 5 Nr. 2 EStG, BMF-Schreiben zu Bewirtungskosten

Wird ein Sabbatical über ein Zeitwertkonto (siehe eigener Artikel) finanziert, muss der Arbeitgeber das angesparte Wertguthaben oberhalb eines Bagatellbetrags gegen eine eigene Insolvenz absichern – etwa über eine Bankbürgschaft, ein Treuhandmodell oder eine Versicherung. Ohne wirksamen Insolvenzschutz würden Beschäftigte im Insolvenzfall des Arbeitgebers ihr angespartes Guthaben verlieren, weshalb der Gesetzgeber diesen Schutz zwingend vorschreibt.

Quelle: §7e SGB IV

Die Kündigung eines schwerbehinderten oder ihm gleichgestellten Beschäftigten bedarf grundsätzlich der vorherigen Zustimmung des Integrationsamts – ohne diese Zustimmung ist die Kündigung unwirksam, unabhängig von den sonstigen kündigungsrechtlichen Voraussetzungen. Der besondere Kündigungsschutz gilt erst nach einer sechsmonatigen Wartezeit im Betrieb und kann unter bestimmten Voraussetzungen (z. B. Betriebsstilllegung) leichter durchbrochen werden als in anderen Fällen.

Quelle: §168 ff. SGB IX

Beschäftigte, deren Arbeitsverhältnis durch einen Betriebsübergang (siehe eigener Artikel) automatisch auf einen neuen Inhaber übergeht, können diesem Übergang innerhalb eines Monats nach ordnungsgemäßer schriftlicher Information widersprechen – ihr Arbeitsverhältnis bleibt dann beim bisherigen Arbeitgeber bestehen, was für diesen allerdings betriebsbedingte Kündigungsüberlegungen nach sich ziehen kann, wenn die entsprechende Stelle beim neuen Inhaber weggefallen ist. Eine fehlerhafte Information setzt die Monatsfrist nicht in Gang und lässt das Widerspruchsrecht faktisch zeitlich unbegrenzt fortbestehen.

Quelle: §613a Abs. 6 BGB

Kurzarbeitergeld selbst ist steuerfrei, unterliegt aber dem Progressionsvorbehalt – es erhöht rechnerisch den Steuersatz, der auf das übrige, tatsächlich steuerpflichtige Einkommen des Jahres angewendet wird. In der Praxis führt der Bezug von Kurzarbeitergeld deshalb häufig zu einer Nachzahlung bei der Einkommensteuererklärung, obwohl die Leistung selbst nicht direkt versteuert wird – ein Effekt, der Beschäftigte oft überrascht.

Quelle: §32b Abs. 1 Nr. 1a EStG

Wer eine Altersrente vor Erreichen der regulären Altersgrenze in Anspruch nimmt und daneben weiterarbeitet, unterlag früher einer festen Hinzuverdienstgrenze – diese wurde inzwischen vollständig abgeschafft, sodass beliebig viel hinzuverdient werden kann, ohne dass die Rente gekürzt wird. Für Erwerbsminderungsrenten gelten davon abweichend weiterhin eigene, individuelle Hinzuverdienstgrenzen.

Quelle: §34 SGB VI

Minijobber sind seit einer Gesetzesreform grundsätzlich rentenversicherungspflichtig und bauen dadurch reguläre Rentenansprüche auf – sie können sich davon jedoch auf schriftlichen Antrag beim Arbeitgeber befreien lassen (Opt-out). Die Befreiung gilt einheitlich für alle Minijobs der betreffenden Person und kann während der laufenden Beschäftigung nicht mehr rückgängig gemacht werden.

Quelle: §6 Abs. 1b SGB VI

Auch Selbstständige haben Anspruch auf Elterngeld – die Berechnung erfolgt auf Basis des Gewinns laut letztem Einkommensteuerbescheid vor der Geburt, nicht auf Basis eines Nettogehalts wie bei Angestellten. Wer während des Elterngeldbezugs weiterhin selbstständig tätig bleibt, muss die tatsächlich erzielten Gewinne während dieser Zeit angeben, da sie auf das Elterngeld angerechnet werden können.

Quelle: §2d BEEG

Beim Wechsel aus einer Festanstellung in die Selbstständigkeit muss frühzeitig geklärt werden, ob die bisherige gesetzliche Krankenversicherung als freiwillig versicherter Selbstständiger fortgeführt wird oder ein Wechsel in die private Krankenversicherung sinnvoll ist – die Beiträge in der gesetzlichen Versicherung richten sich bei Selbstständigen nach dem tatsächlichen Einkommen, mit einem Mindestbeitrag auch bei anfänglich geringem Gewinn. Ein rechtzeitiger Vergleich beider Optionen vor der Gründung vermeidet teure spätere Korrekturen.

Quelle: §240 SGB V

Reparaturen, die den ursprünglichen Zustand eines Gebäudes lediglich erhalten (z. B. ein Dach ausbessern), sind als Erhaltungsaufwand sofort in voller Höhe als Betriebsausgabe oder Werbungskosten abziehbar. Übersteigt eine Sanierung innerhalb von drei Jahren nach Anschaffung 15 % der Anschaffungskosten des Gebäudes (ohne Grund und Boden), gelten die Kosten dagegen als anschaffungsnahe Herstellungskosten und müssen über die AfA verteilt werden – eine oft unterschätzte, teure Falle bei frisch erworbenen Immobilien.

Quelle: §6 Abs. 1 Nr. 1a EStG

Selbstständig nutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis 800 € netto (952 € brutto bei Vorsteuerabzugsberechtigung) können im Jahr der Anschaffung sofort in voller Höhe abgeschrieben werden, statt über mehrere Jahre verteilt – oberhalb dieser Grenze greift entweder die reguläre AfA oder der Sammelposten (siehe eigener Artikel) bis 1.000 €. Die Grenze bezieht sich auf den Nettobetrag, unabhängig davon, ob tatsächlich Vorsteuerabzug möglich ist.

Quelle: §6 Abs. 2 EStG

Eine zu Beginn eines Leasingvertrags gezahlte Leasingsonderzahlung darf bei bilanzierenden Unternehmen nicht sofort in voller Höhe als Aufwand gebucht werden, sondern muss über die Vertragslaufzeit anteilig abgegrenzt werden (aktiver Rechnungsabgrenzungsposten, siehe eigener Artikel). Bei der einfachen Einnahmenüberschussrechnung ist dagegen grundsätzlich der volle Sofortabzug im Zahlungsjahr möglich, was einen wichtigen Unterschied zwischen beiden Gewinnermittlungsarten darstellt.

Quelle: §5 Abs. 5 EStG, allgemeine Grundsätze zu Leasingsonderzahlungen

Erhält ein Unternehmen eine Anzahlung, bevor die eigentliche Leistung erbracht wurde, entsteht die Umsatzsteuer darauf bereits mit dem Zahlungseingang, nicht erst mit der späteren Leistungserbringung – unabhängig davon, ob überhaupt schon eine Rechnung gestellt wurde. Wird die Anzahlung ohne Rechnung vereinnahmt (z. B. per Überweisung ohne vorherige Anzahlungsrechnung, siehe eigener Artikel), muss die Umsatzsteuer trotzdem im entsprechenden Voranmeldungszeitraum erklärt werden.

Quelle: §13 Abs. 1 Nr. 1a UStG

Wird ein Grundstück oder Gebäude aus dem Betriebsvermögen mit Gewinn verkauft, kann dieser Gewinn statt sofortiger Versteuerung in eine steuerfreie Rücklage eingestellt und später auf die Anschaffungskosten eines innerhalb von vier Jahren neu erworbenen, vergleichbaren Wirtschaftsguts übertragen werden – dadurch verschiebt sich die Besteuerung auf die Zukunft, statt bei der Ersatzbeschaffung sofort in voller Höhe fällig zu werden. Wird innerhalb der Frist keine passende Ersatzinvestition getätigt, muss die Rücklage gewinnerhöhend aufgelöst werden, zuzüglich eines Zinszuschlags.

Quelle: §6b EStG

Wird eine in Fremdwährung gestellte Rechnung (siehe eigener Artikel) zu einem späteren Zeitpunkt zu einem anderen Wechselkurs bezahlt als bei ihrer Verbuchung angesetzt, entsteht eine Kursdifferenz, die je nach Richtung als Kursgewinn oder Kursverlust separat gebucht werden muss – sie ist buchhalterisch von der eigentlichen Forderung bzw. Verbindlichkeit zu trennen und wirkt sich unmittelbar auf das steuerliche Ergebnis aus.

Quelle: allgemeine Grundsätze zur Fremdwährungsbuchhaltung, §256a HGB

Wird ein Jahresbeitrag für eine Versicherung im Voraus gezahlt, der teilweise das folgende Geschäftsjahr betrifft (z. B. Zahlung im Dezember für den Zeitraum bis zum November des Folgejahres), muss der auf das Folgejahr entfallende Anteil als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten (siehe eigener Artikel) ausgewiesen werden, statt den gesamten Betrag sofort als Aufwand des Zahlungsjahres zu erfassen. Das sorgt dafür, dass jedes Geschäftsjahr nur mit dem tatsächlich auf dieses Jahr entfallenden Versicherungsaufwand belastet wird.

Quelle: §250 Abs. 1 HGB

Über ein Verrechnungskonto werden laufende Geldbewegungen zwischen einer Gesellschaft und ihrem Gesellschafter erfasst, die nicht eindeutig als Gehalt, Ausschüttung oder Darlehen deklariert sind – etwa private Ausgaben, die zunächst über die Firma laufen. Ein dauerhaft im Soll stehendes Verrechnungskonto (die Gesellschaft "leiht" dem Gesellschafter faktisch Geld) muss fremdüblich verzinst werden, sonst droht auch hier eine verdeckte Gewinnausschüttung (siehe eigener Artikel).

Quelle: allgemeine Grundsätze zur verdeckten Gewinnausschüttung

Eine schriftliche Kontokorrentvereinbarung regelt im Voraus die Konditionen (Zinssatz, Kreditrahmen, Rückzahlungsmodalitäten) für laufende Verrechnungen zwischen Gesellschaft und Gesellschafter über das Verrechnungskonto (siehe eigener Artikel) – ohne eine solche im Vorfeld getroffene, fremdübliche Vereinbarung unterstellt das Finanzamt bei einer Prüfung häufig, dass die Konditionen nicht ernsthaft geschäftlich gemeint waren, was zur steuerlichen Aberkennung führen kann.

Quelle: allgemeine Grundsätze zum Fremdvergleich bei Gesellschafterdarlehen

Überlässt ein Gesellschafter seiner GmbH einen Vermögensvorteil, ohne dass dies durch eine reguläre, im Gesellschaftsvertrag vorgesehene Einlage geschieht – etwa indem er ihr ein Wirtschaftsgut unter dem tatsächlichen Wert verkauft – spricht man von einer verdeckten Einlage. Sie erhöht das steuerliche Einlagekonto der Gesellschaft, ohne dass dafür neue Geschäftsanteile ausgegeben werden, und wirkt sich beim Gesellschafter auf die Anschaffungskosten seiner Beteiligung aus.

Quelle: allgemeine Grundsätze zur verdeckten Einlage, §4 Abs. 1 EStG

Wird eine GmbH mit hohen steuerlichen Verlustvorträgen (siehe eigener Artikel) übernommen, um allein diese Verluste mit künftigen Gewinnen zu verrechnen ("Mantelkauf"), kann der Verlustvortrag bei einem Wechsel von mehr als 50 % der Anteile innerhalb von fünf Jahren ganz oder teilweise untergehen – der Gesetzgeber will damit verhindern, dass leere Firmenhüllen allein wegen ihrer Verlustvorträge gehandelt werden. Unter bestimmten engen Voraussetzungen (Fortführung des Geschäftsbetriebs) kann der Verlust ausnahmsweise dennoch erhalten bleiben.

Quelle: §8c, §8d KStG

Am Ende jedes Monats sollte der im Kassenbuch (siehe eigener Artikel) rechnerisch ermittelte Bestand mit dem tatsächlich gezählten Bargeldbestand abgeglichen und das Ergebnis dokumentiert werden – auch wenn keine Differenz besteht. Dieser regelmäßige Abgleich ist nicht nur eine gute kaufmännische Praxis, sondern liefert bei einer späteren Kassennachschau (siehe eigener Artikel) oder Betriebsprüfung einen belastbaren Nachweis für eine ordnungsgemäße, lückenlose Kassenführung.

Quelle: GoBD, allgemeine Grundsätze der Kassenführung

Arbeitgeber übermitteln die Lohnsteuerbescheinigung jedes Jahr elektronisch an die Finanzverwaltung – Beschäftigte müssen sie nicht mehr in Papierform vorlegen, da das Finanzamt bei der Steuererklärung automatisch auf die übermittelten Daten zugreift. Beschäftigte können ihre eigenen übermittelten Daten zusätzlich über ihr ELSTER-Konto einsehen, um sie vor der eigenen Steuererklärung auf Richtigkeit zu prüfen.

Quelle: §41b EStG

Jede Gehaltsabrechnung muss bestimmte Mindestangaben enthalten – u. a. Namen und Anschrift von Arbeitgeber und Beschäftigtem, Abrechnungszeitraum, Zusammensetzung des Arbeitsentgelts (Grundlohn, Zuschläge, Sachbezüge), Art und Höhe der Abzüge sowie den Auszahlungsbetrag. Fehlt eine dieser Pflichtangaben, kann der Beschäftigte eine korrigierte Abrechnung verlangen – wichtig auch für die eigene Nachvollziehbarkeit bei späteren Rückfragen oder Streitigkeiten.

Quelle: §108 GewO

Meldungen zur Sozialversicherung (siehe eigener Artikel) müssen grundsätzlich mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung, spätestens jedoch innerhalb von sechs Wochen nach dem meldepflichtigen Ereignis (z. B. Beschäftigungsbeginn oder -ende) an die zuständige Krankenkasse übermittelt werden – die jährliche Jahresmeldung für weiterhin bestehende Beschäftigungsverhältnisse ist bis zum 15. Februar des Folgejahres fällig. Verspätete Meldungen können zu Bußgeldern führen.

Quelle: §28a SGB IV, DEÜV

Die Minijob-Zentrale (bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See angesiedelt) ist die zentrale Einzugsstelle für alle Abgaben aus geringfügigen Beschäftigungen (siehe eigener Artikel zum Minijob) und Beschäftigungen in Privathaushalten – Arbeitgeber melden Minijobber dort an und ab, unabhängig von der individuellen Krankenkasse des Beschäftigten, und die Minijob-Zentrale zieht die pauschalen Abgaben zentral per Lastschrift ein.

Quelle: §28i SGB IV

Bei der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (siehe eigener Artikel) muss der Arbeitgeber die eAU-Daten aktiv bei der zuständigen Krankenkasse des Beschäftigten abrufen, sobald er von einer Erkrankung erfährt – ein automatischer, unaufgeforderter Versand durch die Krankenkasse erfolgt nicht. Der Beschäftigte bleibt weiterhin verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich formlos mitzuteilen, damit dieser überhaupt weiß, wann er die eAU-Daten abrufen muss.

Quelle: §5 EFZG, §109 SGB IV

Eine vollständige Gehaltsabrechnung gliedert sich typischerweise in Bruttobezüge (Grundgehalt, Zulagen, geldwerte Vorteile), die Abzüge (Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, ggf. Kirchensteuer, Sozialversicherungsbeiträge) sowie den daraus resultierenden Nettoauszahlungsbetrag – ergänzt um kumulative Jahreswerte, die bei der späteren Steuererklärung oder bei Anträgen auf Lohnersatzleistungen benötigt werden. Ein grundlegendes Verständnis dieser Struktur hilft, die eigene Abrechnung selbst nachzuvollziehen und Fehler frühzeitig zu erkennen.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Entgeltabrechnung

Durch gezielte Kombination steuerbegünstigter Zusatzleistungen (siehe eigener Leitfaden zu Mitarbeiter-Benefits) statt einer reinen Bruttogehaltserhöhung lässt sich für Beschäftigte oft ein höheres Nettoergebnis bei gleichzeitig geringeren Arbeitgeberkosten erzielen – da viele dieser Leistungen teilweise oder vollständig von Steuern und Sozialabgaben befreit sind. Wichtig bleibt dabei, dass die Zusatzleistung tatsächlich "on top" zum ohnehin geschuldeten Gehalt gewährt wird, nicht als bloße Umwandlung.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Gehaltsoptimierung, §8, §40 EStG

Die Höhe des gesetzlichen Mindestlohns wird nicht direkt vom Gesetzgeber festgelegt, sondern von einer unabhängigen Mindestlohnkommission aus Vertretern der Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite vorgeschlagen und in der Regel alle zwei Jahre angepasst – die Bundesregierung setzt den vorgeschlagenen Betrag anschließend per Rechtsverordnung um. Für Unternehmen bedeutet das: Anpassungen des Mindestlohns sind meist frühzeitig absehbar und sollten in die Personalkostenplanung mit einbezogen werden.

Quelle: §§4-11 MiLoG

Ein Wechsel der Steuerklassen-Kombination bei Ehepaaren (siehe eigener Artikel zur Wahl) kann formlos beim zuständigen Finanzamt beantragt werden, grundsätzlich einmal pro Kalenderjahr – bei besonderen Anlässen wie Geburt eines Kindes, Tod des Partners oder Trennung ist auch ein zusätzlicher Wechsel möglich. Der Antrag wirkt für die Zukunft und wird über die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) automatisch an den Arbeitgeber weitergegeben.

Quelle: §39 Abs. 6 EStG

Wurde eine steuerliche Frist (z. B. für einen Einspruch, siehe eigener Artikel) ohne eigenes Verschulden versäumt – etwa durch eine nachweisbare plötzliche schwere Erkrankung – kann innerhalb von zwei Wochen nach Wegfall des Hindernisses eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand beantragt werden. Das Finanzamt prüft dabei streng, ob tatsächlich kein Verschulden vorlag; ein bloßes Vergessen oder Zeitmangel reicht dafür in aller Regel nicht aus.

Quelle: §110 AO

Wird gegen einen Steuerbescheid innerhalb der einmonatigen Frist kein Einspruch eingelegt, wird er bestandskräftig und kann grundsätzlich nicht mehr angefochten werden – auch dann nicht, wenn sich später herausstellt, dass er inhaltlich fehlerhaft war. Nur in eng begrenzten Ausnahmefällen (z. B. offenbare Unrichtigkeit, siehe eigener Artikel, oder neue Tatsachen bei einem unter Vorbehalt der Nachprüfung stehenden Bescheid) ist eine nachträgliche Änderung noch möglich.

Quelle: §172 ff. AO

Ein bereits bestandskräftiger Steuerbescheid kann in bestimmten, gesetzlich benannten Fällen dennoch nachträglich geändert werden – etwa wenn der Steuerpflichtige zustimmt, neue Tatsachen bekannt werden, die zu einer niedrigeren Steuer führen würden, oder ein offensichtlicher Fehler vorliegt. Diese Änderungsvorschriften sind eng auszulegen und ersetzen keinen versäumten Einspruch – sie greifen nur in klar umrissenen Ausnahmesituationen.

Quelle: §172 AO

Reine Schreib-, Rechen- oder Übertragungsfehler in einem Steuerbescheid (z. B. eine falsch übernommene Zahl) können auch nach Ablauf der Einspruchsfrist noch als offenbare Unrichtigkeit korrigiert werden – Voraussetzung ist, dass der Fehler mechanischer Natur ist und keine rechtliche Würdigung durch das Finanzamt erforderte. Ein bloßer Rechtsirrtum oder eine bewusste, aber falsche rechtliche Einschätzung fällt nicht unter diese Korrekturmöglichkeit.

Quelle: §129 AO

Während einer Betriebsprüfung (siehe eigener Artikel) ist der geprüfte Unternehmer verpflichtet, aktiv mitzuwirken – etwa angeforderte Unterlagen vorzulegen, Auskünfte zu erteilen und bei Bedarf Datenzugriff nach GoBD zu gewähren (siehe eigener Artikel zu Z1/Z2/Z3). Eine Verweigerung der Mitwirkung ohne triftigen Grund kann zu Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen zu Ungunsten des Unternehmens führen und im Extremfall ein Verzögerungsgeld nach sich ziehen (siehe eigener Artikel).

Quelle: §200 AO

Kommt ein Unternehmen seinen Mitwirkungspflichten bei einer Außenprüfung (siehe eigener Artikel) trotz Aufforderung nicht oder nur unzureichend nach, kann das Finanzamt ein Verzögerungsgeld zwischen 2.500 € und 250.000 € festsetzen – zusätzlich zu einer möglichen Schätzung der Besteuerungsgrundlagen. Das Verzögerungsgeld soll gezielt Anreize setzen, angeforderte Unterlagen und Auskünfte zeitnah bereitzustellen, statt eine Prüfung durch Verzögerung zu erschweren.

Quelle: §146 Abs. 2c, §200a AO

Zahlt das Finanzamt bei verzögerter Bearbeitung Zinsen auf eine Steuererstattung, sind diese Erstattungszinsen selbst als steuerpflichtige Kapitalerträge zu versteuern – umgekehrt sind vom Steuerpflichtigen gezahlte Nachzahlungszinsen bei privaten Steuern nicht als Werbungskosten oder Sonderausgaben abziehbar, im betrieblichen Bereich dagegen unter bestimmten Voraussetzungen als Betriebsausgabe. Diese asymmetrische Behandlung wird gelegentlich kritisiert, entspricht aber der geltenden Rechtslage.

Quelle: §20 Abs. 1 Nr. 7 EStG, §233a AO

Aus Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (siehe eigener Artikel) kann der Vorsteuerabzug bereits mit den vereinfachten Pflichtangaben geltend gemacht werden – insbesondere ohne gesonderten Ausweis des Namens und der Anschrift des Rechnungsempfängers, was bei normalen Rechnungen zwingend erforderlich wäre. Der anzuwendende Steuersatz oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung muss aber auch hier angegeben sein, damit der Vorsteuerabzug korrekt berechnet werden kann.

Quelle: §33 UStDV

Bei einem Einzweckgutschein steht bereits bei der Ausgabe fest, wo und zu welchem Steuersatz er eingelöst wird – die Umsatzsteuer entsteht deshalb schon beim Verkauf des Gutscheins. Bei einem Mehrzweckgutschein (z. B. einlösbar in verschiedenen Filialen mit unterschiedlichen Steuersätzen) steht dies noch nicht fest, sodass die Umsatzsteuer erst bei der tatsächlichen Einlösung entsteht – ein wichtiger, oft übersehener Unterschied bei der Buchung von Gutscheinverkäufen.

Quelle: §3 Abs. 13-15 UStG

Bei Sale-and-Lease-Back verkauft ein Unternehmen ein eigenes Wirtschaftsgut (z. B. eine Maschine) an eine Leasinggesellschaft und least es anschließend sofort zurück – dadurch fließt kurzfristig Liquidität aus dem bereits vorhandenen Anlagevermögen, ohne dass auf die tatsächliche Nutzung des Gegenstands verzichtet werden muss. Der entstehende Veräußerungsgewinn oder -verlust sowie die laufenden Leasingraten müssen dabei steuerlich korrekt erfasst werden.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Unternehmensfinanzierung

Bei der Forfaitierung verkauft ein Unternehmen eine einzelne, meist größere Forderung endgültig und ohne Rückgriffsmöglichkeit an einen Forfaiteur – anders als beim laufenden Factoring (siehe eigener Artikel) handelt es sich um ein Einzelgeschäft, oft im Außenhandel bei Exportforderungen mit längeren Zahlungszielen. Der Forfaiteur übernimmt dabei vollständig das Ausfallrisiko der verkauften Forderung.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Außenhandelsfinanzierung

Bei einem Avalkredit stellt die Bank keine liquiden Mittel bereit, sondern übernimmt gegenüber einem Dritten eine Bürgschaft oder Garantie für das Unternehmen – etwa als Mietkaution, Anzahlungsgarantie oder Gewährleistungsbürgschaft gegenüber einem Auftraggeber. Da kein tatsächlicher Geldfluss stattfindet, sind die Kosten meist deutlich niedriger als bei einem klassischen Kredit, das Unternehmen benötigt dafür aber ausreichende Bonität bei der Bank.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Unternehmensfinanzierung

Ein Betriebsmittelkredit finanziert den laufenden Geschäftsbetrieb – etwa Wareneinkäufe, Personalkosten oder saisonale Schwankungen – statt einzelner Investitionsgüter. Er ist meist flexibler nutzbar als ein zweckgebundener Investitionskredit, aber auch mit höheren Zinsen verbunden, und ergänzt häufig einen Kontokorrentkredit (siehe eigener Artikel) für größere, planbare Liquiditätsbedarfe.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Unternehmensfinanzierung

Ein Investitionskredit finanziert konkrete, längerfristig genutzte Anschaffungen (z. B. Maschinen, Fahrzeuge, Immobilien) und wird über einen festen Tilgungsplan mit meist gleichbleibenden Raten (Annuität) oder fallenden Raten (Ratentilgung) zurückgeführt – die Kreditlaufzeit sollte sich dabei an der voraussichtlichen Nutzungsdauer des finanzierten Gegenstands orientieren, um eine Fristenkongruenz zwischen Finanzierung und Investition zu wahren.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Investitionsfinanzierung

Die Eigenkapitalquote setzt das Eigenkapital ins Verhältnis zur gesamten Bilanzsumme und zeigt, wie finanziell stabil und unabhängig von Fremdkapitalgebern ein Unternehmen ist – eine höhere Quote bedeutet in der Regel bessere Konditionen bei künftigen Kreditverhandlungen, da Banken das Ausfallrisiko geringer einschätzen. Es gibt keine allgemeingültige "richtige" Quote, branchenübliche Vergleichswerte liefern aber eine sinnvolle Orientierung.

Quelle: allgemeine betriebswirtschaftliche Kennzahlenanalyse

Die Liquiditätsgrade setzen kurzfristige Vermögenswerte ins Verhältnis zu kurzfristigen Verbindlichkeiten: Liquidität 1. Grades berücksichtigt nur liquide Mittel (Kasse, Bank), Liquidität 2. Grades zusätzlich kurzfristige Forderungen, Liquidität 3. Grades zusätzlich Vorräte. Alle drei Kennzahlen zusammen geben ein differenziertes Bild davon, wie kurzfristig ein Unternehmen seine fälligen Verbindlichkeiten tatsächlich bedienen könnte.

Quelle: allgemeine betriebswirtschaftliche Kennzahlenanalyse

Der Cashflow zeigt, wie viel liquide Mittel ein Unternehmen tatsächlich aus seiner laufenden Geschäftstätigkeit erwirtschaftet hat – im Unterschied zum bilanziellen Gewinn, der auch nicht zahlungswirksame Positionen wie Abschreibungen enthält. Eine vereinfachte Berechnung addiert zum Jahresüberschuss die Abschreibungen und Rückstellungsveränderungen wieder hinzu, da diese den Gewinn zwar mindern, aber keinen tatsächlichen Geldabfluss darstellen.

Quelle: allgemeine betriebswirtschaftliche Kennzahlenanalyse

Die Break-Even-Analyse ermittelt, ab welchem Umsatz oder welcher Verkaufsmenge ein Unternehmen seine fixen und variablen Kosten vollständig deckt und erstmals Gewinn erwirtschaftet – ein zentrales Planungsinstrument gerade in der Gründungsphase, um realistisch einzuschätzen, wie lange die Anlaufphase finanziell überbrückt werden muss. Die Berechnung setzt eine saubere Trennung zwischen fixen (umsatzunabhängigen) und variablen (umsatzabhängigen) Kosten voraus.

Quelle: allgemeine betriebswirtschaftliche Grundsätze

Die Deckungsbeitragsrechnung zeigt für ein einzelnes Produkt oder eine Dienstleistung, wie viel nach Abzug der variablen Kosten vom Verkaufspreis übrig bleibt, um die fixen Kosten des Unternehmens zu decken und Gewinn zu erwirtschaften – anders als eine reine Vollkostenrechnung hilft sie, kurzfristige Preisentscheidungen (z. B. Sonderaufträge zu reduzierten Preisen) fundiert zu treffen, solange der Deckungsbeitrag positiv bleibt.

Quelle: allgemeine Kosten- und Leistungsrechnung

Der Kalkulationszuschlag gibt an, um wie viel Prozent der Einkaufspreis einer Ware aufgeschlagen werden muss, um Gemeinkosten und den gewünschten Gewinn zu decken und so den Verkaufspreis zu bilden – er unterscheidet sich von der Handelsspanne (siehe eigener Artikel), die dasselbe Verhältnis stattdessen bezogen auf den Verkaufspreis ausdrückt. Beide Kennzahlen lassen sich ineinander umrechnen, führen aber bei unreflektierter Verwechslung leicht zu Kalkulationsfehlern.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Preiskalkulation

Die Handelsspanne setzt den Rohertrag (Verkaufspreis abzüglich Einkaufspreis) ins Verhältnis zum Verkaufspreis und zeigt so, welcher Anteil des Verkaufspreises als Bruttomarge beim Händler verbleibt – ein branchenüblicher Vergleichswert, der hilft einzuschätzen, ob die eigene Preisgestaltung im Marktdurchschnitt liegt. Sie ist von der Umsatzrentabilität zu unterscheiden, die zusätzlich alle übrigen Betriebskosten mit einbezieht.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Preiskalkulation

Der Rohertrag (auch Bruttoergebnis) ergibt sich aus dem Umsatz abzüglich des Wareneinsatzes und zeigt, was nach reinen Einkaufskosten für Ware übrig bleibt – der tatsächliche Gewinn entsteht erst danach, nach Abzug aller weiteren Betriebskosten wie Personal, Miete und Abschreibungen. Ein hoher Rohertrag ist deshalb kein verlässlicher Hinweis auf einen ebenso hohen tatsächlichen Gewinn, wenn die übrigen Kostenblöcke unverhältnismäßig hoch sind.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Gewinn- und Verlustrechnung

Über das Programm "Gründercoaching Deutschland" können Existenzgründer nach der Gründung einen Zuschuss zu den Kosten einer professionellen Unternehmensberatung erhalten – gefördert werden dabei Beratungsleistungen zu betriebswirtschaftlichen, organisatorischen oder finanziellen Fragen in den ersten Jahren nach der Gründung. Die Förderquote und genauen Bedingungen unterscheiden sich je nach Region und Programmvariante der jeweiligen Bürgschaftsbank oder KfW.

Quelle: KfW, Bürgschaftsbanken der Länder

Fehlen einem Gründer oder kleinen Unternehmen ausreichende eigene Sicherheiten für einen Bankkredit, kann eine landeseigene Bürgschaftsbank einen Großteil des Kreditrisikos gegenüber der finanzierenden Hausbank absichern – dadurch werden Finanzierungen möglich, die sonst mangels Sicherheiten abgelehnt würden. Die Bürgschaft wird über die Hausbank beantragt, nicht direkt bei der Bürgschaftsbank selbst.

Quelle: Verband Deutscher Bürgschaftsbanken (VDB)

Venture-Capital-Gesellschaften investieren Eigenkapital in wachstumsstarke, meist noch nicht profitable Start-ups im Austausch gegen Unternehmensanteile – anders als ein Kredit muss diese Finanzierung nicht zurückgezahlt werden, dafür geben Gründer einen Teil der Kontrolle und künftiger Gewinne ab. VC-Finanzierung eignet sich vor allem für Geschäftsmodelle mit sehr hohem, schnellem Wachstumspotenzial, nicht für die meisten klassischen kleinen und mittleren Unternehmen.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Wagniskapitalfinanzierung

Business Angels sind vermögende Privatpersonen, oft selbst ehemalige Unternehmer, die eigenes Geld in junge Unternehmen investieren und zusätzlich ihre Erfahrung und ihr Netzwerk einbringen – im Unterschied zu institutionellen Venture-Capital-Gesellschaften (siehe eigener Artikel) investieren sie meist kleinere Beträge in einer früheren Unternehmensphase. Der Zugang erfolgt häufig über regionale Business-Angel-Netzwerke oder Gründungsveranstaltungen.

Quelle: Business Angels Netzwerk Deutschland (BAND)

Öffnungsklauseln im Gesellschaftsvertrag erlauben es, bestimmte Regelungen später durch einfachen Gesellschafterbeschluss anzupassen, statt dafür jedes Mal eine notarielle Vertragsänderung vorzunehmen – etwa bei Geschäftsführervergütungen oder internen Geschäftsordnungen. Eine durchdachte Nutzung solcher Klauseln bei der Gründung spart spätere Notar- und Registerkosten für häufig wiederkehrende Anpassungen.

Quelle: allgemeine gesellschaftsrechtliche Gestaltungspraxis

Scheidet ein Gesellschafter aus, regelt eine im Vorfeld vereinbarte Abfindungsklausel, wie sein Anteil bewertet und vergütet wird – ohne eine solche Klausel gilt gesetzlich grundsätzlich der volle Verkehrswert, was insbesondere bei Streit oder Ausschluss eines Gesellschafters zu erheblichen finanziellen Belastungen für die verbleibende Gesellschaft führen kann. Viele Gesellschaftsverträge sehen deshalb bewusst reduzierte, planbare Abfindungsregelungen vor.

Quelle: allgemeine gesellschaftsrechtliche Gestaltungspraxis

Ein im Gesellschaftsvertrag vereinbartes Wettbewerbsverbot untersagt Gesellschaftern, während ihrer Beteiligung konkurrierende Geschäfte zu betreiben – ohne ausdrückliche vertragliche Regelung besteht ein solches Verbot bei einer GmbH anders als bei Personengesellschaften nicht automatisch kraft Gesetzes. Ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot nach dem Ausscheiden ist zusätzlich zeitlich, räumlich und gegenständlich zu begrenzen, sonst kann es unwirksam sein.

Quelle: allgemeine gesellschaftsrechtliche Grundsätze, §112 HGB (für OHG)

Eine Geheimhaltungsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement) verpflichtet Vertragspartner, vertrauliche Informationen – etwa Geschäftsgeheimnisse, Kundendaten oder Produktideen – nicht an Dritte weiterzugeben. Sie wird häufig vor Verhandlungen mit potenziellen Investoren, Geschäftspartnern oder Dienstleistern abgeschlossen und sollte konkret festlegen, welche Informationen als vertraulich gelten und welche Konsequenzen ein Verstoß nach sich zieht (z. B. eine Vertragsstrafe).

Quelle: Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG)

Ein Firmen- oder Produktname kann beim Deutschen Patent- und Markenamt (DPMA) als Marke angemeldet werden, um bundesweiten rechtlichen Schutz gegen Nachahmer und Trittbrettfahrer zu erhalten – vor der Anmeldung lohnt sich eine Recherche, ob bereits identische oder verwechslungsfähig ähnliche Marken existieren. Ohne eigene Markenanmeldung besteht nur ein deutlich schwächerer, meist regional begrenzter Schutz über das bloße Namensrecht.

Quelle: Markengesetz (MarkenG), DPMA

Eine Internet-Domain wird nach dem Prioritätsprinzip vergeben – wer sie zuerst registriert, erhält grundsätzlich das Nutzungsrecht, unabhängig davon, ob ein Dritter denselben Namen als Marke oder Unternehmensbezeichnung führt. Kollidiert eine Domain mit einer älteren, bereits geschützten Marke oder einem Unternehmensnamen, kann der Rechteinhaber die Freigabe oder Übertragung der Domain verlangen – ein frühzeitiger Domain-Check vor der eigenen Namenswahl beugt solchen Konflikten vor.

Quelle: allgemeine domainrechtliche Grundsätze, MarkenG

Nahezu jede geschäftsmäßig betriebene Website benötigt ein leicht auffindbares, vollständiges Impressum mit Namen, Anschrift und Kontaktdaten des Betreibers – bei Kapitalgesellschaften zusätzlich Handelsregisternummer und vertretungsberechtigte Personen. Ein fehlendes oder unvollständiges Impressum ist ein häufiger, leicht abmahnbarer Wettbewerbsverstoß und sollte bei jeder neuen Website oder jedem neuen Social-Media-Auftritt von Anfang an korrekt eingerichtet werden.

Quelle: §5 DDG

Allgemeine Geschäftsbedingungen regeln standardisiert wiederkehrende Vertragsbedingungen (Zahlungsziele, Gewährleistung, Haftungsbegrenzungen) gegenüber vielen Kunden gleichermaßen – sie müssen wirksam in den Vertrag einbezogen werden (z. B. deutlicher Hinweis und Zugriffsmöglichkeit vor Vertragsschluss) und dürfen den Vertragspartner nicht unangemessen benachteiligen, sonst sind einzelne Klauseln unwirksam. Gegenüber Verbrauchern gelten dabei strengere Anforderungen als im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen.

Quelle: §§305 ff. BGB

Die gesetzliche Gewährleistung (Sachmängelhaftung) besteht automatisch bei jedem Kaufvertrag und verpflichtet den Verkäufer, für Mängel einzustehen, die bereits bei Übergabe vorlagen – sie kann gegenüber Verbrauchern nicht ausgeschlossen werden. Eine Garantie ist dagegen eine freiwillige, zusätzliche Zusage des Herstellers oder Verkäufers, die über die gesetzliche Gewährleistung hinausgeht und in ihrem Umfang frei gestaltet werden kann – beide Ansprüche können nebeneinander bestehen.

Quelle: §§434 ff., §443 BGB

Verursacht ein fehlerhaftes Produkt einen Personen- oder Sachschaden, haftet der Hersteller nach dem Produkthaftungsgesetz verschuldensunabhängig – es genügt der Nachweis, dass das Produkt fehlerhaft war und dadurch der Schaden entstanden ist. Auch Importeure und unter bestimmten Voraussetzungen Händler können in die Haftung einbezogen werden, insbesondere wenn der eigentliche Hersteller nicht identifizierbar ist.

Quelle: Produkthaftungsgesetz (ProdHaftG)

Die Betriebshaftpflichtversicherung schützt vor Ansprüchen Dritter, die im Rahmen der geschäftlichen Tätigkeit einen Personen-, Sach- oder Vermögensschaden erleiden – etwa wenn ein Kunde in den Geschäftsräumen stürzt oder ein Mitarbeiter versehentlich Eigentum eines Kunden beschädigt. Sie ist für die meisten Unternehmen zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, gilt aber als eine der wichtigsten Basisabsicherungen, da Schadenersatzansprüche existenzbedrohende Höhen erreichen können.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Betriebsversicherung

Anders als die Betriebshaftpflicht (siehe eigener Artikel), die vor allem Personen- und Sachschäden abdeckt, greift die Vermögensschadenhaftpflicht bei reinen finanziellen Schäden, die durch einen Beratungs- oder Bearbeitungsfehler entstehen – besonders relevant für Berater, Dienstleister und alle, deren Tätigkeit direkte wirtschaftliche Folgen für ihre Kunden hat. Für manche Berufsgruppen (z. B. Steuerberater, Rechtsanwälte) ist eine solche Versicherung sogar gesetzlich vorgeschrieben.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Berufshaftpflicht

Eine betriebliche Rechtsschutzversicherung übernimmt Anwalts-, Gerichts- und Gutachterkosten bei Rechtsstreitigkeiten des Unternehmens, etwa mit Kunden, Lieferanten oder Behörden – je nach gewähltem Baustein sind auch arbeitsrechtliche oder steuerrechtliche Streitigkeiten mitversichert. Wichtig ist, den Umfang der einzelnen Rechtsschutzbausteine genau zu prüfen, da nicht jeder Streitfall automatisch von jedem Vertrag abgedeckt ist.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Rechtsschutzversicherung

Eine Cyberversicherung deckt finanzielle Folgen von IT-Sicherheitsvorfällen ab – etwa Kosten für die Wiederherstellung nach einem Hackerangriff, Betriebsunterbrechung durch Systemausfälle, oder Haftungsansprüche Dritter nach einem Datenleck. Angesichts zunehmender Cyberkriminalität auch gegen kleine Unternehmen gewinnt diese Absicherung an Bedeutung, wobei Versicherer oft Mindeststandards bei der eigenen IT-Sicherheit als Voraussetzung für den Versicherungsschutz verlangen.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Cyberversicherung

Muss der Geschäftsbetrieb nach einem versicherten Schadensereignis (z. B. Brand, Wasserschaden) vorübergehend eingestellt werden, ersetzt die Betriebsunterbrechungsversicherung den dadurch entstehenden entgangenen Gewinn sowie weiterlaufende Fixkosten wie Miete und Gehälter – sie ergänzt damit die reine Sachversicherung, die nur den unmittelbaren Sachschaden abdeckt, nicht aber den finanziellen Folgeschaden durch den Betriebsausfall selbst.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Betriebsunterbrechungsversicherung

Die Inventarversicherung schützt die Betriebseinrichtung, Waren und technischen Geräte eines Unternehmens gegen Schäden durch Feuer, Wasser, Sturm, Einbruchdiebstahl oder Vandalismus – der Versicherungswert sollte regelmäßig an tatsächliche Neuanschaffungen und Wertsteigerungen des Inventars angepasst werden, um im Schadensfall nicht unterversichert zu sein und dadurch nur anteilig entschädigt zu werden.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Sachversicherung

Eine Transportversicherung deckt Schäden oder Verluste an Waren während des Versands ab – über die begrenzte, oft unzureichende Standardhaftung des Transportunternehmens hinaus. Besonders für Unternehmen mit regelmäßigem, wertvollem Warenversand (z. B. im Online-Handel) kann sich eine laufende Transportversicherungspolice lohnen, statt Einzelsendungen jeweils separat zu versichern.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Transportversicherung

Eine Warenkreditversicherung schützt Unternehmen davor, dass Kundenforderungen durch Zahlungsunfähigkeit des Kunden ganz oder teilweise ausfallen (siehe eigener Artikel zum Forderungsausfall) – der Versicherer prüft dafür laufend die Bonität der versicherten Kunden und übernimmt im Schadensfall einen vereinbarten Anteil des Ausfalls. Besonders für Unternehmen mit hohem Auslandsgeschäft oder wenigen, umsatzstarken Großkunden reduziert das ein erhebliches Klumpenrisiko.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Warenkreditversicherung

Über eine betriebliche Krankenzusatzversicherung kann der Arbeitgeber seinen Beschäftigten zusätzliche Gesundheitsleistungen (z. B. Zahnzusatz, Sehhilfen, Chefarztbehandlung) finanzieren, ohne dass diese eine eigene private Zusatzversicherung abschließen müssen – bis zu einer monatlichen Freigrenze bleibt der Vorteil für die Beschäftigten steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn er zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Eine bKV wird zunehmend als attraktives Instrument der Mitarbeiterbindung eingesetzt.

Quelle: §3 Nr. 34, §8 Abs. 2 EStG

Für jeden Kalendertag, an dem überwiegend von zu Hause gearbeitet wird, kann eine Tagespauschale steuerlich geltend gemacht werden, ohne dass ein separates häusliches Arbeitszimmer nachgewiesen werden muss – dies gilt zeitlich unbegrenzt für Arbeitnehmer und Selbstständige gleichermaßen, gedeckelt auf einen jährlichen Höchstbetrag. Wer stattdessen ein anerkanntes häusliches Arbeitszimmer nutzt, kann wahlweise die tatsächlichen Kosten oder die Pauschale ansetzen, je nachdem was günstiger ist.

Quelle: §4 Abs. 5 Nr. 6c EStG

Für die private Nutzung eines rein elektrischen Dienstwagens wird bei der 1-%-Methode nicht der volle, sondern nur ein Viertel des Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil angesetzt, sofern der Bruttolistenpreis eine bestimmte Grenze nicht übersteigt – oberhalb dieser Grenze gilt eine hälftige Bemessungsgrundlage. Diese Vergünstigung gilt aktuell nicht in gleichem Umfang für Plug-in-Hybride, für die eigene, meist ungünstigere Regeln greifen.

Quelle: §6 Abs. 1 Nr. 4 EStG

Lädt ein Arbeitnehmer seinen elektrischen Dienstwagen kostenlos oder verbilligt beim Arbeitgeber auf, bleibt dieser geldwerte Vorteil steuerfrei – wird stattdessen zu Hause geladen und die Kosten vom Arbeitgeber erstattet, gelten je nach Nachweislage entweder die tatsächlichen Stromkosten oder pauschale Beträge pro kWh als steuerfreier Auslagenersatz. Eine korrekte Dokumentation der Lademengen ist dafür Voraussetzung.

Quelle: §3 Nr. 46 EStG

Überlässt der Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn ein Dienstfahrrad auch zur privaten Nutzung, bleibt dieser geldwerte Vorteil vollständig steuerfrei – häufig wird das Modell über eine Gehaltsumwandlung finanziert, wobei dann statt Steuerfreiheit eine pauschale, vergünstigte 0,25-%-Regelung greift. Für Unternehmen ist Dienstfahrrad-Leasing zudem ein beliebtes, kostengünstiges Instrument der Mitarbeiterbindung.

Quelle: §3 Nr. 37 EStG, gleichlautende Ländererlasse

Arbeitgeber können Mahlzeiten ihrer Beschäftigten über Restaurantschecks oder digitale Essensmarken bezuschussen, wobei der Zuschuss bis zu einem festgelegten amtlichen Sachbezugswert lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei bleiben kann, wenn bestimmte Voraussetzungen eingehalten werden – etwa maximal ein Scheck pro Arbeitstag und tatsächliche Abwesenheit vom Betrieb. Dies ist ein beliebter, unkomplizierter Gehaltsbestandteil ohne großen Verwaltungsaufwand.

Quelle: Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV)

Eine Erholungsbeihilfe kann der Arbeitgeber zusätzlich zum Gehalt gewähren und dabei pauschal mit 25 % versteuern lassen, statt sie über die individuelle Lohnsteuer des Beschäftigten abzurechnen – dafür gelten festgelegte jährliche Höchstbeträge, gestaffelt nach Beschäftigtem, Ehepartner und Kind. Die Beihilfe muss zweckgebunden für Erholungszwecke verwendet werden, was in der Praxis meist formlos angenommen wird.

Quelle: §40 Abs. 2 Nr. 3 EStG

Zuwendungen anlässlich eines Arbeits- oder Firmenjubiläums sind steuerlich nicht generell begünstigt und grundsätzlich wie normaler Arbeitslohn zu behandeln, können aber unter bestimmten Voraussetzungen als Sachbezug im Rahmen der monatlichen Freigrenze oder als Aufmerksamkeit zu besonderen persönlichen Anlässen steuerfrei bleiben. Eine sorgfältige Prüfung des konkreten Einzelfalls verhindert unerwartete Lohnsteuernachzahlungen.

Quelle: R 19.6 LStR

Erhalten Beschäftigte Waren oder Dienstleistungen ihres Arbeitgebers verbilligt, bleibt der Preisvorteil bis zu einem jährlichen Rabattfreibetrag steuerfrei – Voraussetzung ist, dass die Waren üblicherweise auch an fremde Dritte verkauft werden und die Vergünstigung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Übersteigt der Vorteil den Freibetrag, ist nur der übersteigende Teil steuerpflichtig.

Quelle: §8 Abs. 3 EStG

Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für ein Firmenfitness-Programm (z. B. Zugang zu einem Netzwerk von Fitnessstudios), kann dies innerhalb der monatlichen Sachbezugsfreigrenze steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben, wenn die Leistung zusätzlich zum Gehalt gewährt wird. Übersteigt der monatliche Vorteil die Freigrenze auch nur geringfügig, wird der gesamte Betrag steuerpflichtig – eine genaue Kalkulation ist deshalb wichtig.

Quelle: §8 Abs. 2 Satz 11 EStG

Der Arbeitgeber kann einem Beschäftigten einen pauschalen Zuschuss zu den privaten Internetkosten steuerfrei erstatten, wenn dieser glaubhaft macht, dass ihm entsprechende Kosten entstehen – eine detaillierte Einzelabrechnung ist dafür nicht zwingend erforderlich, eine formlose Erklärung genügt meist. Diese Pauschale ist von der Erstattung beruflich veranlasster Telekommunikationskosten zu unterscheiden, die unter anderen Voraussetzungen steuerfrei bleiben kann.

Quelle: R 3.50 LStR

Zuschüsse des Arbeitgebers zur Unterbringung und Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen sind der Höhe nach unbegrenzt steuer- und sozialversicherungsfrei, sofern sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden und die tatsächlichen Kosten nicht übersteigen. Ein Nachweis der Kosten (z. B. Rechnung der Einrichtung) sollte dafür beim Arbeitgeber hinterlegt werden.

Quelle: §3 Nr. 33 EStG

Erfolgt ein Umzug aus beruflichen Gründen (z. B. erhebliche Verkürzung des Arbeitswegs, Arbeitgeberwechsel), können neben den tatsächlichen Umzugskosten auch sonstige Umzugsauslagen über eine amtliche Pauschale geltend gemacht werden, ohne dass dafür Einzelbelege erforderlich sind. Übernimmt der Arbeitgeber die Umzugskosten, kann dies unter denselben Voraussetzungen steuerfrei erfolgen.

Quelle: Bundesumzugskostengesetz (BUKG), R 9.9 LStR

Im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung ist grundsätzlich eine wöchentliche Familienheimfahrt zum Hauptwohnsitz steuerlich begünstigt, abgerechnet über dieselbe Entfernungspauschale wie bei normalen Pendelfahrten zur Arbeit – bei Nutzung eines Flugzeugs sind stattdessen die tatsächlichen Kosten anzusetzen, nicht die Pauschale. Wird statt einer tatsächlichen Fahrt telefoniert oder video-telefoniert, kann alternativ und einmal wöchentlich eine Telekommunikationspauschale angesetzt werden.

Quelle: §9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 Satz 6 EStG

Die tatsächlichen Kosten eines häuslichen Arbeitszimmers sind nur absetzbar, wenn dieses den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit bildet – in diesem Fall unbegrenzt, wahlweise auch über eine Jahrespauschale statt Einzelnachweis. Steht kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, das Zimmer bildet aber nicht den Tätigkeitsmittelpunkt, greift stattdessen die tageweise Homeoffice-Pauschale (siehe eigener Artikel).

Quelle: §4 Abs. 5 Nr. 6b EStG

Gegenstände, die überwiegend beruflich genutzt werden – vom Fachbuch über den Bürostuhl bis zum Notebook – können als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgesetzt werden, bei einer Nutzungsdauer über einem Jahr grundsätzlich verteilt über die Abschreibung, bei geringwertigen Wirtschaftsgütern auch sofort in voller Höhe. Bei gemischter privater und beruflicher Nutzung ist nur der beruflich veranlasste Anteil absetzbar.

Quelle: §9 Abs. 1 EStG

Kosten für berufliche Fortbildungen – Seminare, Fachliteratur, Reisekosten zur Veranstaltung – sind als Werbungskosten oder Betriebsausgaben in voller Höhe absetzbar, wenn ein hinreichender Zusammenhang mit der aktuellen oder einer angestrebten beruflichen Tätigkeit besteht. Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten direkt, bleibt dies für den Beschäftigten regelmäßig steuerfrei, sofern die Fortbildung im überwiegend betrieblichen Interesse liegt.

Quelle: §9 Abs. 1 EStG, R 19.7 LStR

Kosten für eine Erstausbildung (erste Berufsausbildung oder erstes Studium ohne vorherige Ausbildung) sind steuerlich nur begrenzt als Sonderausgaben abziehbar und wirken sich mangels ausreichendem Einkommen oft gar nicht aus – Kosten für eine Zweitausbildung dagegen (z. B. ein Studium nach abgeschlossener Berufsausbildung) sind unbegrenzt als Werbungskosten absetzbar und können auch als Verlustvortrag in spätere, einkommensstärkere Jahre übertragen werden.

Quelle: §9 Abs. 6, §10 Abs. 1 Nr. 7 EStG

Die Riester-Rente ist eine staatlich geförderte private Altersvorsorge, bei der eigene Beiträge durch eine jährliche Grundzulage sowie Kinderzulagen ergänzt werden – zusätzlich können die Beiträge im Rahmen des steuerlichen Sonderausgabenabzugs geltend gemacht werden, wobei das Finanzamt automatisch prüft, ob der Sonderausgabenabzug oder die Zulage günstiger ist (Günstigerprüfung). Förderberechtigt sind vor allem sozialversicherungspflichtig Beschäftigte und Beamte.

Quelle: §10a, §79 ff. EStG

Die Rürup-Rente, auch Basisrente genannt, ist eine private Altersvorsorge, deren Beiträge in wachsendem Umfang als Sonderausgaben absetzbar sind, und die besonders für Selbstständige interessant ist, die keinen Zugang zur Riester-Förderung oder zur gesetzlichen Rentenversicherung haben. Im Gegenzug ist das angesparte Kapital nicht vererbbar, nicht beleihbar und nicht vorzeitig kapitalisierbar – es fließt ausschließlich als lebenslange Rente.

Quelle: §10 Abs. 1 Nr. 2 EStG

Bei der Entgeltumwandlung verzichtet ein Beschäftigter auf einen Teil seines Bruttogehalts zugunsten von Beiträgen in eine betriebliche Altersvorsorge – dies mindert unmittelbar die steuer- und beitragspflichtigen Einkünfte und damit auch die Abzüge für Lohnsteuer und Sozialversicherung. Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, einen Teil der eingesparten Sozialversicherungsbeiträge als Zuschuss an die Vorsorge weiterzugeben.

Quelle: §1a BetrAVG, §3 Nr. 63 EStG

Bei der Direktversicherung schließt der Arbeitgeber zugunsten des Beschäftigten eine Lebens- oder Rentenversicherung ab, deren Beiträge bis zu bestimmten Höchstgrenzen steuer- und sozialversicherungsfrei eingezahlt werden können – einer der praktisch am häufigsten genutzten Durchführungswege der betrieblichen Altersvorsorge neben Pensionskasse, Pensionsfonds, Unterstützungskasse und Direktzusage. Die Auszahlung im Alter ist dann nachgelagert zu versteuern.

Quelle: §3 Nr. 63 EStG, BetrAVG

Beim Verkauf an Verbraucher über das Internet gelten besondere Informationspflichten und ein grundsätzliches 14-tägiges Widerrufsrecht, das vor Vertragsschluss klar und verständlich kommuniziert werden muss – fehlt eine ordnungsgemäße Widerrufsbelehrung, verlängert sich die Widerrufsfrist automatisch auf bis zu ein Jahr und 14 Tage. Für bestimmte Waren (z. B. versiegelte, aus Hygienegründen nicht rückgabefähige Artikel) gelten gesetzliche Ausnahmen vom Widerrufsrecht.

Quelle: §§312 ff. BGB

Wer verpackte Waren erstmals in Deutschland in Verkehr bringt, muss sich vor Geschäftsaufnahme im Verpackungsregister LUCID registrieren und die eingesetzten Verpackungsmengen bei einem dualen System lizenzieren – dies betrifft nicht nur klassische Händler, sondern auch Online-Verkäufer, die z. B. über Marktplätze versenden. Ein Verstoß gegen die Registrierungspflicht kann zu Vertriebsverboten und Bußgeldern führen.

Quelle: Verpackungsgesetz (VerpackG)

Hersteller und Importeure von Elektro- und Elektronikgeräten müssen sich bei der Stiftung Elektro-Altgeräte Register (EAR) registrieren, bevor sie entsprechende Geräte in Deutschland in Verkehr bringen – die Registrierungsnummer muss auf Rechnungen und im Impressum bzw. bei Online-Angeboten angegeben werden. Auch hier drohen bei Verstößen Vertriebsverbote und wettbewerbsrechtliche Abmahnungen durch Mitbewerber.

Quelle: Elektro- und Elektronikgerätegesetz (ElektroG)

Wer Batterien oder Akkus – auch als Bestandteil verkaufter Geräte – erstmals gewerblich in Deutschland vertreibt, muss sich vor dem Inverkehrbringen beim Umweltbundesamt registrieren lassen. Diese Pflicht wird in der Praxis häufig übersehen, insbesondere von Online-Händlern, die Elektronikartikel mit eingebauten Akkus verkaufen, obwohl sie primär gar nicht als "Batteriehändler" auftreten.

Quelle: Batteriegesetz (BattG)

Betreiber elektronischer Marktplätze (z. B. Amazon, eBay) haften unter bestimmten Voraussetzungen für nicht abgeführte Umsatzsteuer ihrer Händler und verlangen deshalb von jedem gewerblichen Verkäufer eine gültige steuerliche Bescheinigung nach §22f UStG – ohne diese Bescheinigung wird das Verkäuferkonto in der Regel gesperrt. Die Bescheinigung wird beim zuständigen Finanzamt beantragt und sollte rechtzeitig vor dem geplanten Verkaufsstart vorliegen.

Quelle: §22f UStG

Beim Dropshipping verkauft der Händler Ware, die direkt vom Lieferanten an den Endkunden versendet wird, ohne dass die Ware physisch beim Händler ankommt – umsatzsteuerlich liegen dabei zwei getrennte Lieferungen vor (Lieferant an Händler, Händler an Kunde), deren jeweiliger Ort sich nach eigenen Regeln bestimmt, besonders komplex bei Lieferungen aus Drittländern oder über Fulfillment-Lager im Ausland. Eine saubere umsatzsteuerliche Einordnung jeder Lieferkette ist hier unverzichtbar.

Quelle: §3 Abs. 6-8 UStG

Wer Ware in einem ausländischen Fulfillment-Lager (z. B. eines Marktplatzbetreibers) einlagert, begründet dadurch häufig eine umsatzsteuerliche Registrierungspflicht in diesem Land, da die anschließende Lieferung an den Endkunden dort als Inlandslieferung gilt. Diese Konstellation wird beim reinen OSS-Verfahren (siehe eigener Artikel) nicht automatisch mit abgedeckt und erfordert oft zusätzliche lokale Registrierungen.

Quelle: allgemeine umsatzsteuerliche Grundsätze zu Lagerkonstellationen

Einnahmen aus Werbekooperationen, Affiliate-Links oder Produktplatzierungen sind für Influencer steuerpflichtige Betriebseinnahmen, unabhängig davon, ob die Vergütung in Geld oder in Form kostenlos überlassener Produkte erfolgt – auch reine Sachzuwendungen müssen mit ihrem Marktwert versteuert werden. Zusätzlich gelten wettbewerbsrechtliche Kennzeichnungspflichten für Werbung, die unabhängig von der steuerlichen Behandlung eingehalten werden müssen.

Quelle: §22 EStG, allgemeine Grundsätze der Einnahmenerfassung

Erhält ein Selbstständiger oder Influencer Produkte kostenlos zu Testzwecken mit der Erwartung einer Gegenleistung (z. B. Bewertung, Beitrag), handelt es sich steuerlich um eine Sachzuwendung, die mit dem üblichen Verkaufspreis als Betriebseinnahme zu erfassen ist – auch wenn kein Geld fließt. Wird das Produkt anschließend privat behalten, ändert dies nichts an der bereits entstandenen Steuerpflicht zum Zeitpunkt des Erhalts.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Einnahmenerfassung, §8 EStG

Das Finanzamt kann unangekündigt eine Kassennachschau durchführen, bei der die ordnungsgemäße Kassenführung, die Programmierung der TSE (siehe eigener Artikel) sowie stichprobenartig einzelne Geschäftsvorfälle geprüft werden – besonders häufig betroffen sind bargeldintensive Branchen wie Gastronomie und Einzelhandel. Werden dabei formelle Mängel festgestellt, kann die Kassennachschau ohne weitere Vorankündigung in eine reguläre Außenprüfung übergehen.

Quelle: §146b AO

Trinkgelder, die Arbeitnehmern von Kunden freiwillig und zusätzlich zum vereinbarten Lohn gegeben werden, sind vollständig steuer- und sozialversicherungsfrei, unabhängig von der Höhe – Voraussetzung ist, dass kein Rechtsanspruch auf das Trinkgeld besteht. Für den Unternehmer selbst (z. B. den Gastronomen) gelten dagegen eigene Trinkgelder als steuerpflichtige Betriebseinnahme, da die Steuerbefreiung nur für Arbeitnehmer gilt.

Quelle: §3 Nr. 51 EStG

Bewirtet ein Gastronom Geschäftspartner in seinem eigenen Restaurant, gelten die allgemeinen Beschränkungen für Bewirtungskosten (siehe eigener Artikel zum Bewirtungsbeleg) grundsätzlich nicht in gleicher Weise, da es sich um eine Leistung aus dem eigenen Betrieb handelt – hier sind lediglich die tatsächlichen Selbstkosten (Wareneinsatz) als Betriebsausgabe anzusetzen, nicht der volle Verkaufspreis. Eine korrekte interne Dokumentation ist auch hier erforderlich.

Quelle: R 4.10 EStR

Kurzfristige Beschäftigungen – etwa Erntehelfer oder Saisonkräfte in der Gastronomie – sind unter bestimmten Zeitgrenzen sozialversicherungsfrei, wenn die Beschäftigung von vornherein auf eine kurze Dauer im Kalenderjahr befristet ist und nicht berufsmäßig ausgeübt wird. Die Lohnsteuer kann dabei individuell nach Steuerklasse oder unter bestimmten Voraussetzungen pauschal abgeführt werden.

Quelle: §8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV

Schüler- und Studentenjobs werden sozialversicherungsrechtlich meist entweder als Minijob (siehe eigener Artikel) oder als kurzfristige Beschäftigung eingestuft – bei Werkstudenten während des Semesters gilt zusätzlich eine besondere Zeitgrenze für wöchentliche Arbeitsstunden, um die Sozialversicherungsfreiheit als Werkstudent zu erhalten. Eine falsche Einstufung kann zu Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen führen.

Quelle: §6 Abs. 1 Nr. 3 SGB V, allgemeine Werkstudentenregelung

Pflichtpraktika im Rahmen einer schulischen oder akademischen Ausbildung sind vom gesetzlichen Mindestlohn ausgenommen – freiwillige Praktika dagegen unterliegen dem Mindestlohn, sofern sie länger als drei Monate dauern oder es sich nicht um ein Orientierungspraktikum vor Ausbildungs- oder Studienbeginn handelt. Eine korrekte Einordnung des Praktikumstyps ist entscheidend, um Nachzahlungsansprüche zu vermeiden.

Quelle: §22 MiLoG

Die Vergütung von Auszubildenden muss angemessen sein und darf eine gesetzlich vorgegebene Mindestausbildungsvergütung nicht unterschreiten, es sei denn, ein einschlägiger Tarifvertrag sieht abweichende (in der Praxis meist höhere) Sätze vor – ist der Ausbildungsbetrieb tarifgebunden oder wendet den Tarifvertrag üblicherweise an, gilt dieser vorrangig vor der gesetzlichen Mindestvergütung.

Quelle: §17 BBiG

Eltern eines volljährigen Kindes in Berufsausbildung, das auswärtig untergebracht ist, können unter bestimmten Voraussetzungen einen Ausbildungsfreibetrag als Sonderausgabe geltend machen – Voraussetzung ist unter anderem, dass für das Kind noch Kindergeld oder ein Kinderfreibetrag beansprucht werden kann. Der Freibetrag wird bei unterjähriger Ausbildung zeitanteilig gekürzt.

Quelle: §33a Abs. 2 EStG

Unterhaltszahlungen an bedürftige, gesetzlich unterhaltsberechtigte Personen (z. B. volljährige Kinder ohne Kindergeldanspruch) können bis zu einem jährlichen Höchstbetrag als außergewöhnliche Belastung abgesetzt werden – der Betrag reduziert sich, soweit die unterhaltene Person eigene Einkünfte oder Bezüge oberhalb eines Freibetrags hat. Für Unterhalt an den geschiedenen oder dauernd getrennt lebenden Ehegatten gelten gesonderte Regeln (Realsplitting).

Quelle: §33a Abs. 1 EStG

Beim Realsplitting kann Unterhalt an den geschiedenen oder dauernd getrennt lebenden Ehegatten bis zu einem hohen Höchstbetrag als Sonderausgabe abgesetzt werden – im Gegenzug muss der empfangende Ex-Partner diesen Betrag als sonstige Einkünfte versteuern, weshalb dessen Zustimmung auf einer amtlichen Anlage U erforderlich ist. Ohne diese Zustimmung ist nur der deutlich niedrigere Höchstbetrag als außergewöhnliche Belastung absetzbar.

Quelle: §10 Abs. 1a Nr. 1 EStG

Zwei Drittel der Kosten für die Betreuung eines Kindes unter 14 Jahren – etwa Kita, Tagesmutter oder Hort – können bis zu einem jährlichen Höchstbetrag als Sonderausgaben abgesetzt werden, unabhängig davon, ob beide Elternteile erwerbstätig sind. Reine Verpflegungskosten oder Kosten für Unterricht bzw. Freizeitgestaltung (z. B. Sportverein, Musikunterricht) fallen dagegen nicht unter die begünstigten Betreuungskosten.

Quelle: §10 Abs. 1 Nr. 5 EStG

Zusätzlich zum Behinderten-Pauschbetrag können Menschen mit eingeschränkter Mobilität eine gesonderte Fahrtkostenpauschale als außergewöhnliche Belastung geltend machen, deren Höhe sich nach dem Grad der Behinderung sowie bestimmten Merkzeichen im Schwerbehindertenausweis richtet – bei außergewöhnlicher Gehbehinderung, Blindheit oder Hilflosigkeit gilt ein deutlich höherer Satz. Ein Einzelnachweis der tatsächlichen Fahrten ist bei Nutzung der Pauschale nicht erforderlich.

Quelle: §33 EStG i. V. m. amtlichen Pauschalen für behinderungsbedingte Fahrtkosten

Wer eine nahestehende Person unentgeltlich und persönlich in der eigenen Wohnung oder der Wohnung der gepflegten Person pflegt, kann anstelle des Einzelnachweises der Kosten einen gestaffelten Pauschbetrag geltend machen, dessen Höhe vom festgestellten Pflegegrad abhängt – ab Pflegegrad 4 oder 5 wird der Höchstsatz gewährt. Wird die Pflege von mehreren Personen gemeinsam geleistet, wird der Pauschbetrag entsprechend aufgeteilt.

Quelle: §33b Abs. 6 EStG

Kosten für haushaltsnahe Dienstleistungen (z. B. Reinigungskraft, Gartenpflege) sowie Handwerkerleistungen im eigenen Haushalt können direkt von der tariflichen Einkommensteuer abgezogen werden – ein Abzug direkt von der Steuerschuld ist deutlich wirksamer als ein Abzug von der Bemessungsgrundlage. Voraussetzung ist stets eine Rechnung sowie eine unbare Zahlung per Überweisung; Barzahlungen werden vom Finanzamt grundsätzlich nicht anerkannt.

Quelle: §35a EStG

Beschäftigt ein Privathaushalt eine Haushaltshilfe geringfügig, wird diese über das vereinfachte Haushaltsscheckverfahren der Minijob-Zentrale angemeldet – die Abgaben sind hier deutlich niedriger als bei einem gewerblichen Minijob, und zusätzlich kann ein Teil der Lohnkosten über §35a EStG direkt von der Steuerschuld abgezogen werden. Diese Kombination macht die legale Beschäftigung einer Haushaltshilfe finanziell sehr attraktiv gegenüber Schwarzarbeit.

Quelle: Haushaltsscheckverfahren, Minijob-Zentrale, §35a EStG

Gewinne aus dem Verkauf von Kryptowährungen im Privatvermögen sind als privates Veräußerungsgeschäft steuerpflichtig, wenn zwischen Kauf und Verkauf weniger als ein Jahr liegt – nach Ablauf dieser Haltefrist ist der Gewinn steuerfrei. Innerhalb der Frist bleiben Gewinne bis zu einer jährlichen Freigrenze steuerfrei; wird sie überschritten, ist der gesamte Gewinn steuerpflichtig, nicht nur der übersteigende Teil.

Quelle: §23 EStG, BMF-Schreiben zu virtuellen Währungen

Werden Kryptowährungen zum Staking oder Lending eingesetzt, gelten die daraus erzielten Erträge als sonstige Einkünfte und sind grundsätzlich steuerpflichtig – nach aktueller Verwaltungsauffassung verlängert das reine Staking anders als früher teils angenommen die einjährige Haltefrist für die eingesetzten Coins selbst nicht mehr automatisch auf zehn Jahre. Die steuerliche Behandlung im Detail hängt stark von der konkreten technischen Ausgestaltung ab.

Quelle: BMF-Schreiben zur ertragsteuerlichen Behandlung von virtuellen Währungen

Der An- und Verkauf von NFTs (Non-Fungible Tokens) im Privatvermögen wird steuerlich ähnlich wie bei Kryptowährungen behandelt und kann ein privates Veräußerungsgeschäft mit einjähriger Spekulationsfrist darstellen – bei gewerblichem Handel oder eigener Erstellung und Vermarktung von NFTs (z. B. durch digitale Künstler) liegen dagegen gewerbliche Einkünfte vor. Die Abgrenzung im Einzelfall ist noch nicht abschließend höchstrichterlich geklärt.

Quelle: allgemeine Grundsätze analog zur Krypto-Besteuerung, §23 EStG

Wird Krypto-Mining in nennenswertem Umfang mit eigener Hardware betrieben, wird dies in der Regel als gewerbliche Tätigkeit eingestuft, mit entsprechender Gewerbeanmeldung, Gewinnermittlungspflicht und Gewerbesteuerpflicht – ein rein gelegentliches, kleines Mining kann im Einzelfall auch als sonstige Einkünfte eingeordnet werden. Die konkrete Einordnung hängt von Umfang, Regelmäßigkeit und Gewinnerzielungsabsicht ab.

Quelle: allgemeine Abgrenzungsgrundsätze Gewerbebetrieb, §15 EStG

Der Verkauf digitaler Apps oder Software an Privatkunden über App-Stores oder eigene Plattformen gilt umsatzsteuerlich meist als elektronisch erbrachte Dienstleistung, deren Umsatzsteuer sich nach dem Wohnsitzland des Kunden richtet – bei Verkauf über einen App-Store-Betreiber, der als Vermittler im eigenen Namen auftritt, verlagert sich die umsatzsteuerliche Pflicht meist auf den Store-Betreiber selbst. Bei Direktverkauf über die eigene Website greift dagegen regelmäßig das OSS-Verfahren.

Quelle: §3a Abs. 5 UStG

Bei Software-as-a-Service-Abonnements mit vorab bezahlten Jahresbeiträgen darf der Umsatz nicht vollständig bei Zahlungseingang vereinnahmt werden, sondern muss periodengerecht über die Vertragslaufzeit verteilt werden – der noch nicht "verdiente" Anteil ist als passiver Rechnungsabgrenzungsposten (siehe eigener Artikel) zu bilanzieren. Für die laufende Liquiditätsplanung ist dennoch der tatsächliche Zahlungseingang die relevante Größe, unabhängig von der bilanziellen Verteilung.

Quelle: §250 HGB, allgemeine Grundsätze der Periodenabgrenzung

Freiberufliche Webdesigner, Texter und Entwickler erzielen in der Regel Einkünfte aus selbstständiger Arbeit, sofern die Tätigkeit überwiegend eigenschöpferisch geprägt ist – bei stark standardisierten, reproduzierbaren Leistungen (z. B. Massenproduktion einfacher Templates) kann im Einzelfall auch eine gewerbliche Einordnung drohen. Eine einfache Einnahmenüberschussrechnung genügt für die meisten dieser Tätigkeiten zur Gewinnermittlung.

Quelle: §18 EStG

Verkauft ein Fotograf oder Grafiker Nutzungsrechte an eigenen Werken über Stockplattformen, sind die daraus erzielten Lizenzeinnahmen steuerpflichtige Betriebseinnahmen – bei regelmäßiger, auf Wiederholung angelegter Tätigkeit liegt meist eine selbstständige oder gewerbliche Tätigkeit vor, nicht bloß eine gelegentliche private Verwertung. Ausländische Plattformbetreiber behalten teils Quellensteuer ein, die unter Umständen auf die deutsche Steuer angerechnet werden kann.

Quelle: §18 bzw. §15 EStG, allgemeine Grundsätze zur Anrechnung ausländischer Quellensteuer

Einnahmen aus Werbeanteilen, Kanalmitgliedschaften, Spenden ("Donations") oder Sponsoring auf YouTube, Twitch oder vergleichbaren Plattformen sind steuerpflichtige Einkünfte, die je nach Umfang und Organisation der Tätigkeit als gewerblich oder in selteneren Fällen als selbstständig einzuordnen sind. Auch Auszahlungen ausländischer Plattformbetreiber müssen in Deutschland vollständig erfasst werden, unabhängig von einem eventuellen Steuerabzug im Ausland.

Quelle: §15 EStG, allgemeine Grundsätze der Einnahmenerfassung

Autoren, die eigene E-Books über Plattformen wie Amazon KDP vertreiben, erzielen daraus in der Regel Einkünfte aus selbstständiger schriftstellerischer Tätigkeit – bei sehr breiter, arbeitsteiliger Produktion (z. B. Beauftragung von Ghostwritern in großem Stil) kann die Tätigkeit gewerblich werden. Ausländische Auszahlungsplattformen erfordern zudem oft eine korrekte Steuer-Identifikationsangabe (z. B. US-Steuerformular), um überhöhten Quellensteuerabzug zu vermeiden.

Quelle: §18 EStG, allgemeine Abgrenzung zur gewerblichen Tätigkeit

Einnahmen aus Podcast-Werbung, Sponsoring oder Hörer-Abos sind steuerpflichtig und werden abhängig vom Gesamtbild der Tätigkeit als gewerblich oder selbstständig eingeordnet – journalistisch-redaktionell geprägte Formate tendieren eher zur selbstständigen Tätigkeit, stark vermarktungsorientierte oder produzierte Formate eher zur gewerblichen Einordnung. Die Abgrenzung sollte individuell mit steuerlicher Beratung geprüft werden.

Quelle: allgemeine Abgrenzungsgrundsätze §15/§18 EStG

Provisionen aus Affiliate-Links sind gewerbliche Betriebseinnahmen, sobald die Tätigkeit auf Nachhaltigkeit und Gewinnerzielung angelegt ist – bereits ein einzelner Blog oder Social-Media-Kanal mit regelmäßig platzierten Affiliate-Links reicht dafür in der Regel aus. Die Anmeldung eines Gewerbes ist unabhängig von der Höhe der erzielten Provisionen erforderlich, sobald eine nachhaltige Gewinnerzielungsabsicht vorliegt.

Quelle: §15 EStG

Der regelmäßige An- und Verkauf von Internetdomains zur Gewinnerzielung wird steuerlich als gewerbliche Tätigkeit eingestuft – ein einzelner, gelegentlicher privater Domainverkauf kann dagegen unter Umständen als privates Veräußerungsgeschäft mit einjähriger Spekulationsfrist behandelt werden. Bei professionellem "Domain-Investing" mit vielen Transaktionen ist von Beginn an von einer Gewerbeanmeldungspflicht auszugehen.

Quelle: allgemeine Abgrenzungsgrundsätze §15 bzw. §23 EStG

IT-Freelancer, die über längere Zeit exklusiv oder nahezu exklusiv für einen einzigen Auftraggeber tätig sind, dort feste Arbeitszeiten einhalten und in dessen Betriebsorganisation eingegliedert sind, laufen Gefahr, als scheinselbstständig eingestuft zu werden (siehe eigener Artikel zum Statusfeststellungsverfahren) – eine vorherige Statusfeststellung bei der Deutschen Rentenversicherung schafft für beide Seiten Rechtssicherheit und verhindert teure Nachzahlungen bei einer späteren Betriebsprüfung.

Quelle: §7a SGB IV, allgemeine Abgrenzungskriterien

Die reine kurzfristige Vermietung einer möblierten Ferienwohnung ohne zusätzliche hotelähnliche Dienstleistungen (Reinigung während des Aufenthalts, Frühstück, Rezeption) zählt in der Regel noch zu den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung – werden jedoch umfangreiche Zusatzleistungen erbracht, kippt die Einordnung häufig in gewerbliche Einkünfte mit entsprechender Gewerbesteuerpflicht. Auch die Vermietung über Plattformen wie Airbnb ändert daran für sich genommen nichts.

Quelle: allgemeine Abgrenzungsgrundsätze §21 vs. §15 EStG

Bei Ferienwohnungen, die auch zeitweise privat genutzt werden, prüft das Finanzamt anhand der ortsüblichen Vermietungstage, ob eine steuerlich relevante Einkünfteerzielungsabsicht vorliegt – liegt die tatsächliche Vermietung deutlich unter dem ortsüblichen Durchschnitt, kann dies die volle Absetzbarkeit der Werbungskosten gefährden. Eine sorgfältige Dokumentation der Vermietungstage über das Jahr ist deshalb ratsam.

Quelle: BMF-Schreiben zu Ferienwohnungen, §21 EStG

Kleinere land- und forstwirtschaftliche Betriebe können bei der Umsatzsteuer die Durchschnittssatzbesteuerung anwenden, bei der pauschale Steuersätze auf die Umsätze angewendet werden und im Gegenzug ein ebenso pauschalierter Vorsteuerabzug gilt – im Ergebnis führt dies oft rechnerisch zu keiner echten Umsatzsteuerzahllast. Größere Betriebe oder solche mit erheblichen Investitionen können durch freiwilligen Verzicht zur Regelbesteuerung wechseln, wenn dies vorteilhafter ist.

Quelle: §24 UStG

Die Übergabe eines landwirtschaftlichen Betriebs an die nächste Generation kann unter bestimmten Voraussetzungen steuerbegünstigt erfolgen, etwa durch Nutzung der Verschonungsregeln für Betriebsvermögen bei der Erbschaft- und Schenkungsteuer – eine frühzeitige, mehrjährige Planung der Hofübergabe ist entscheidend, um Freibeträge optimal zu nutzen und Behaltensfristen einzuhalten. Auch agrarrechtliche Sonderregelungen wie die Höfeordnung können die Nachfolge beeinflussen.

Quelle: §§13a, 13b ErbStG, Höfeordnung

Einnahmen und Entnahmen aus dem Betrieb kleinerer Photovoltaikanlagen auf oder an Gebäuden sind bis zu bestimmten Leistungsgrenzen vollständig von der Einkommensteuer befreit – dies gilt sowohl für Anlagen auf Einfamilienhäusern als auch, mit anteiligen Grenzen pro Einheit, auf Mehrfamilienhäusern und gemischt genutzten Gebäuden. Die Befreiung gilt unabhängig davon, ob der erzeugte Strom eingespeist, selbst verbraucht oder gespeichert wird.

Quelle: §3 Nr. 72 EStG

Für die Lieferung und Installation von Photovoltaikanlagen auf oder in der Nähe von Wohngebäuden gilt seit einer Gesetzesänderung ein Umsatzsteuersatz von 0 %, sofern bestimmte Leistungsgrenzen der Anlage nicht überschritten werden – dies erspart Käufern faktisch den früher nötigen Umweg über die umsatzsteuerliche Regelbesteuerung, um die Vorsteuer aus der Anschaffung erstattet zu bekommen. Der Verkäufer stellt dabei von vornherein eine Rechnung ohne Umsatzsteuerausweis.

Quelle: §12 Abs. 3 UStG

Kleine steckerfertige Solaranlagen ("Balkonkraftwerke") fallen unter dieselbe Einkommensteuerbefreiung wie größere Photovoltaikanlagen (siehe eigener Artikel) und lösen mangels gewerblicher Relevanz in der Regel auch keine Pflicht zur Gewerbeanmeldung aus – anzumelden ist eine solche Anlage dennoch beim zuständigen Netzbetreiber bzw. im Marktstammdatenregister, unabhängig von der steuerlichen Behandlung.

Quelle: §3 Nr. 72 EStG, Marktstammdatenregisterverordnung

Seit 2025 gilt im inländischen B2B-Geschäft eine stufenweise E-Rechnungspflicht: Unternehmen müssen strukturierte elektronische Rechnungen (z. B. im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format) empfangen können, mit Übergangsfristen für die eigene Ausstellungspflicht je nach Unternehmensgröße. Eine reine PDF-Rechnung per E-Mail erfüllt die neuen Anforderungen an eine "elektronische Rechnung" im rechtlichen Sinne nicht mehr, sondern gilt als sonstige Rechnung.

Quelle: §14 UStG in der ab 2025 geltenden Fassung

XRechnung ist ein rein strukturiertes, maschinenlesbares XML-Format ohne menschenlesbare Darstellung und wird vor allem im Geschäftsverkehr mit der öffentlichen Verwaltung verwendet – ZUGFeRD kombiniert dagegen ein PDF mit eingebetteten strukturierten XML-Daten und bleibt dadurch auch für Menschen direkt lesbar. Beide Formate erfüllen die Anforderungen an eine elektronische Rechnung im B2B-Bereich, unterscheiden sich aber in Verarbeitung und Benutzerfreundlichkeit.

Quelle: allgemeine technische Standards zur E-Rechnung, §14 UStG

Für die meisten Geschäftsverträge genügt die einfache elektronische Signatur (z. B. eingescannte Unterschrift oder Klick-Bestätigung); für bestimmte Rechtsgeschäfte, die gesetzlich Schriftform verlangen, ist dagegen die qualifizierte elektronische Signatur (QES) erforderlich, die einer eigenhändigen Unterschrift rechtlich gleichgestellt ist. Vor dem digitalen Vertragsabschluss lohnt sich eine Prüfung, welches Formerfordernis für den jeweiligen Vertragstyp tatsächlich gilt.

Quelle: eIDAS-Verordnung, §126a BGB

Nach den GoBD (siehe eigener Artikel zu Grundsätzen) sollten Unternehmen eine schriftliche Verfahrensdokumentation vorhalten, die beschreibt, wie Belege digital erfasst, verarbeitet, aufbewahrt und vor Verlust oder Veränderung geschützt werden – bei einer Betriebsprüfung kann das Fehlen einer solchen Dokumentation die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung insgesamt infrage stellen. Eine einfache, an den tatsächlichen betrieblichen Ablauf angepasste Dokumentation genügt meist bereits.

Quelle: GoBD, Rz. 151 ff.

Beim Einsatz cloudbasierter Buchhaltungssoftware werden Geschäfts- und teils personenbezogene Daten bei einem externen Dienstleister verarbeitet – dies erfordert regelmäßig den Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (siehe eigener Artikel) sowie die Prüfung, ob der Anbieter Daten innerhalb der EU verarbeitet oder ob zusätzliche Garantien für eine Übermittlung in Drittländer nötig sind. Auch die GoBD-Konformität des jeweiligen Cloud-Anbieters sollte vor der Auswahl geprüft werden.

Quelle: Art. 28 DSGVO, GoBD

Eine Unternehmensnachfolge sollte idealerweise mehrere Jahre vor der eigentlichen Übergabe geplant werden – dazu gehören die Klärung der Nachfolgefrage (familienintern, Verkauf, Mitarbeiterübernahme), eine realistische Unternehmensbewertung, die steueroptimierte Gestaltung der Übertragung sowie die frühzeitige Einbindung und Vorbereitung des Nachfolgers. Eine zu spät begonnene Nachfolgeplanung führt häufig zu suboptimalen, unter Zeitdruck getroffenen Entscheidungen.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Unternehmensnachfolgeplanung

Zur Ermittlung des Unternehmenswerts – etwa bei Verkauf, Nachfolge oder Gesellschafterwechsel – kommen verschiedene Verfahren zum Einsatz: das Ertragswertverfahren stellt auf künftige, abgezinste Erträge ab, das vereinfachte Ertragswertverfahren wird insbesondere steuerlich bei Erbschaft und Schenkung genutzt, und Multiplikatorverfahren orientieren sich an branchenüblichen Kennzahlen vergleichbarer Transaktionen. Die Wahl des passenden Verfahrens hängt stark vom Bewertungsanlass ab.

Quelle: IDW S1, §§199 ff. BewG

Ein Familienpool bündelt Familienvermögen (z. B. Immobilien, Beteiligungen) in einer gemeinsamen Gesellschaft, üblicherweise einer GbR oder KG, und ermöglicht so eine geordnete, steuerlich begünstigte schrittweise Übertragung an die nächste Generation unter Nutzung mehrfacher Freibeträge – gleichzeitig behalten die Eltern über vertragliche Vorbehalte oft weiterhin die Kontrolle über das Vermögen. Die Gestaltung ist rechtlich und steuerlich komplex und erfordert individuelle Beratung.

Quelle: allgemeine Grundsätze der vorweggenommenen Erbfolge

Ein naher Angehöriger kann notariell auf seinen künftigen Pflichtteil verzichten, etwa um bei der Unternehmensnachfolge eine Zersplitterung der Anteile zu vermeiden – ein solcher Verzicht setzt üblicherweise eine angemessene Abfindung voraus und muss notariell beurkundet werden. Er entfaltet Wirkung bereits zu Lebzeiten des künftigen Erblassers und kann später nicht einseitig widerrufen werden.

Quelle: §2346 BGB

Unternehmer sollten in ihrem Testament nicht nur die allgemeine Erbfolge, sondern auch spezifische Regelungen zur Fortführung des Unternehmens treffen – etwa zur Bestellung eines Testamentsvollstreckers, zur Vermeidung einer Erbengemeinschaft an Gesellschaftsanteilen oder zur Abstimmung mit den Nachfolgeklauseln im Gesellschaftsvertrag. Fehlt eine solche Abstimmung, können sich gesellschaftsvertragliche und erbrechtliche Regelungen im Ernstfall widersprechen.

Quelle: allgemeine erb- und gesellschaftsrechtliche Grundsätze

Ohne eine gültige Vorsorgevollmacht kann bei plötzlicher Geschäftsunfähigkeit des Unternehmers (z. B. durch Unfall oder Krankheit) niemand automatisch für ihn handeln – selbst Ehepartner oder Kinder haben ohne Vollmacht kein gesetzliches Vertretungsrecht in geschäftlichen Angelegenheiten. Eine rechtzeitig erteilte, auf die betrieblichen Bedürfnisse zugeschnittene Vorsorgevollmacht sichert die Handlungsfähigkeit des Unternehmens auch in einer solchen Ausnahmesituation.

Quelle: §§1814 ff. BGB (Betreuungsrecht), allgemeine Vorsorgegrundsätze

Ein Notfallordner bündelt alle wichtigen Informationen, die im Fall eines plötzlichen Ausfalls des Inhabers benötigt werden – Zugangsdaten, Vollmachten, Kontaktdaten zu Steuerberater, Bank und wichtigen Geschäftspartnern, laufende Verträge und Versicherungen. Ohne einen solchen Ordner können selbst einfache Fortführungsentscheidungen im Ernstfall wochenlang blockiert sein, während dringende Fristen (z. B. Zahlungen, Steuertermine) unbeachtet verstreichen.

Quelle: allgemeine Grundsätze der Unternehmensnotfallplanung

Ein nicht am Unternehmen beteiligter Fremdgeschäftsführer wird über einen Geschäftsführer-Anstellungsvertrag verpflichtet, der arbeitsrechtlich eine Sonderstellung einnimmt – ein GmbH-Geschäftsführer gilt grundsätzlich nicht als Arbeitnehmer im Sinne des Kündigungsschutzgesetzes, weshalb der Vertrag eigenständig Kündigungsfristen, Abfindungsregeln und Wettbewerbsverbote detailliert regeln sollte, statt sich auf gesetzlichen Arbeitnehmerschutz zu verlassen.

Quelle: §14 KSchG, allgemeine gesellschaftsrechtliche Grundsätze

Obwohl die GmbH grundsätzlich mit ihrem eigenen Vermögen haftet, kann sich ein Geschäftsführer bei bestimmten Pflichtverletzungen persönlich haftbar machen – etwa bei verspäteter Insolvenzantragstellung, bei Nichtabführung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen, oder bei Verstößen gegen die Kapitalerhaltungspflicht. Eine D&O-Versicherung (siehe eigener Artikel) kann Teile dieser persönlichen Haftungsrisiken finanziell absichern.

Quelle: §64 GmbHG a.F./§15b InsO, §69 AO

Die D&O-Versicherung (Directors-and-Officers-Versicherung) schützt Geschäftsführer und Vorstände vor den finanziellen Folgen einer persönlichen Haftung für Pflichtverletzungen in ihrer Organfunktion – sie deckt typischerweise sowohl die Abwehr unberechtigter Ansprüche als auch die Erfüllung berechtigter Schadenersatzforderungen ab. Vorsätzliche Pflichtverletzungen sind dabei regelmäßig vom Versicherungsschutz ausgeschlossen.

Quelle: allgemeine Grundsätze der D&O-Versicherung

Gewährt ein Gesellschafter seiner Gesellschaft in wirtschaftlich angespannter Lage ein Darlehen, wird dieses im Falle einer späteren Insolvenz gesetzlich nachrangig behandelt – der Gesellschafter erhält seine Rückzahlung also erst, nachdem alle übrigen Gläubiger befriedigt wurden, was faktisch oft einem Totalverlust gleichkommt. Diese Nachrangigkeit gilt unabhängig davon, ob das Darlehen zu marktüblichen Konditionen vergeben wurde.

Quelle: §39 Abs. 1 Nr. 5 InsO

Bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung einer Kapitalgesellschaft besteht eine gesetzliche Pflicht, ohne schuldhaftes Zögern, spätestens jedoch innerhalb enger gesetzlicher Fristen, einen Insolvenzantrag zu stellen – eine verspätete Antragstellung ist strafbar und kann zur persönlichen Haftung der Geschäftsführung führen. Bereits erste Anzeichen einer Krise (z. B. wiederholte Liquiditätsengpässe) sollten deshalb zum Anlass genommen werden, die Zahlungsfähigkeit engmaschig zu überwachen.

Quelle: §15a InsO

Überschuldung liegt vor, wenn das Vermögen einer Gesellschaft ihre Verbindlichkeiten nicht mehr deckt und keine positive Fortführungsprognose besteht – geprüft wird zweistufig: zunächst die Fortführungsprognose (kann das Unternehmen voraussichtlich überleben?), erst danach bei negativer Prognose eine bilanzielle Überschuldungsrechnung zu Liquidationswerten. Eine positive Fortführungsprognose schließt eine insolvenzrechtliche Überschuldung damit von vornherein aus.

Quelle: §19 InsO

Kann eine fällige Steuerzahlung nicht fristgerecht geleistet werden, kann beim Finanzamt eine Stundung beantragt werden, sofern die sofortige Zahlung eine erhebliche Härte darstellen würde und der Steueranspruch durch die Stundung nicht gefährdet wird – für die Stundungsdauer fallen in der Regel Zinsen an. Ein rechtzeitig vor Fälligkeit gestellter, gut begründeter Stundungsantrag verhindert Säumniszuschläge und Vollstreckungsmaßnahmen.

Quelle: §222 AO

Alternativ oder ergänzend zur Stundung (siehe eigener Artikel) kann mit dem Finanzamt eine Ratenzahlungsvereinbarung getroffen werden, bei der offene Steuerschulden in überschaubaren monatlichen Beträgen zurückgeführt werden – wichtig ist dabei, die vereinbarten Raten lückenlos einzuhalten, da bereits ein einzelner Zahlungsverzug die gesamte Vereinbarung zum Platzen bringen und sofortige Vollstreckung nach sich ziehen kann.

Quelle: §222 AO, allgemeine Vollstreckungsgrundsätze

In besonders begründeten Härtefällen kann das Finanzamt Steuerschulden ganz oder teilweise erlassen, wenn deren Einziehung nach Lage des Einzelfalls sachlich oder persönlich unbillig wäre – ein Erlass ist jedoch die absolute Ausnahme und setzt regelmäßig voraus, dass auch eine Stundung oder Ratenzahlung das wirtschaftliche Überleben nicht sichern würde. Ein gut dokumentierter, ausführlich begründeter Antrag mit vollständigen Vermögensunterlagen ist dafür unerlässlich.

Quelle: §227 AO

Nach Durchlaufen eines Insolvenzverfahrens können überschuldete Privatpersonen und ehemalige Unternehmer von ihren restlichen Schulden befreit werden – die Dauer bis zur Restschuldbefreiung wurde in den letzten Jahren gesetzlich deutlich verkürzt und beträgt inzwischen regelmäßig drei Jahre. Bestimmte Verbindlichkeiten, etwa aus vorsätzlicher unerlaubter Handlung, sind von der Restschuldbefreiung ausgenommen, wenn sie im Verfahren entsprechend angemeldet wurden.

Quelle: §§286 ff. InsO

Nach einer durchlaufenen Insolvenz und Restschuldbefreiung steht einer erneuten selbstständigen Tätigkeit rechtlich grundsätzlich nichts entgegen – für bestimmte erlaubnispflichtige Tätigkeiten (z. B. Handwerk, Finanzdienstleistungen) kann die Zuverlässigkeitsprüfung der jeweiligen Kammer oder Aufsichtsbehörde jedoch strenger ausfallen. Eine saubere, transparente Buchführung von Beginn an ist beim Neustart besonders wichtig, um das Vertrauen von Banken und Geschäftspartnern zurückzugewinnen.

Quelle: allgemeine gewerberechtliche Grundsätze

Die Steuer-Identifikationsnummer wird jeder Person einmalig bei Geburt oder Zuzug zugeteilt und bleibt lebenslang unverändert – die Steuernummer wird dagegen vom zuständigen Finanzamt vergeben, kann sich bei einem Wohnsitz- oder Zuständigkeitswechsel ändern und wird üblicherweise auf Rechnungen und im Geschäftsverkehr angegeben. Für die private Einkommensteuererklärung wird zunehmend nur noch die Steuer-Identifikationsnummer benötigt, während Unternehmer beide Nummern parallel im Blick behalten müssen.

Quelle: §139a AO (Steuer-ID), §139a ff. AO